醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用

孫宏

摘 要：在醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理過程中，主要以管理紙質(zhì)檔案為主，檔案查詢的復(fù)雜程度比較高，醫(yī)院綜合檔案管理效果不理想。在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時代背景下，對醫(yī)院綜合檔案管理工作提出了更高要求。因此，在開展醫(yī)院綜合檔案管理工作時，應(yīng)該積極利用信息化手段，結(jié)合實際情況開展醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性與有效性，進而推動醫(yī)院的長遠發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案；數(shù)字化建設(shè)；應(yīng)用

通常情況下，醫(yī)院的綜合檔案管理主要包括病案檔案、人事信息檔案、圖像檔案、會計信息檔案等，醫(yī)院內(nèi)的檔案資料不僅能夠精確記錄醫(yī)院的歷史信息，確保臨床治療工作有序開展，還能幫助負責(zé)人全面掌握醫(yī)院運行過程中的各項數(shù)據(jù)和信息，為后續(xù)決策提供參考，對醫(yī)院的運行與發(fā)展起著不可代替的作用。積極利用信息技術(shù)開展醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠有效解除紙質(zhì)檔案的限制，做好信息備份，確保檔案信息的完整性與準確性。

一、醫(yī)院開展綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義

所謂的醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)，就是將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槲臋n一體化的管理模式，有效解除傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，更全面地對醫(yī)院檔案信息進行控制。從實際情況來看，醫(yī)院開展綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.為醫(yī)院管理者的后續(xù)決策提供參考

一般情況下，醫(yī)院綜合檔案中包括醫(yī)院科研、治療方案等信息，由于醫(yī)院檔案資料具有較高的使用價值，必須加強對檔案信息的保護，開展醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)，能夠系統(tǒng)地整理與歸納各類檔案，為醫(yī)院管理者的后續(xù)決策提供有效參考。同時，實施醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)，還能夠總結(jié)臨床治療的相關(guān)經(jīng)驗以及醫(yī)院運行經(jīng)驗，為醫(yī)院科室人員查找檔案資料提供便利，以免出現(xiàn)醫(yī)療事故與決策失誤的現(xiàn)象。

2.實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的集中控制與管理

醫(yī)院在實際運行與發(fā)展過程中，會積累大量的檔案信息，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院內(nèi)部的檔案數(shù)量顯著提升，檔案管理的難度隨之增大，直接增加了檔案管理人員的工作壓力，對醫(yī)院綜合檔案管理工作造成不利影響。從實際情況來看，由于醫(yī)院檔案包括的內(nèi)容比較多，且某些大型醫(yī)院已經(jīng)在各地增設(shè)了分院區(qū)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案處于分散管理的狀態(tài)。開展醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)工作，能夠有效解決人力資源以及區(qū)域之間的局限性，將傳統(tǒng)的分散型檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榧袡n案管理，并結(jié)合檔案特點建立專門的數(shù)字化管理模式，不僅能夠顯著提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，還能幫助醫(yī)院管理者全面掌握各分院區(qū)的實際運行狀況，加強對分院區(qū)的管理與控制。

3.全面提升醫(yī)院檔案管理水平

對醫(yī)院來說，要想全面開展綜合檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)該從技術(shù)、員工、設(shè)備和方法多方面入手，不僅要積極引入數(shù)字化建設(shè)所需的計算機設(shè)備，還應(yīng)該利用先進的信息技術(shù)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，為數(shù)字化綜合檔案管理模式的順利實施奠定堅實的基礎(chǔ)。與此同時，在進行醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，醫(yī)院還應(yīng)該結(jié)合實際需求合理配置檔案管理人才，完善檔案管理流程，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部檔案信息的共享，從根本上提升醫(yī)院檔案管理的水平。

4.有效提高醫(yī)院檔案的利用率

如今，在我國醫(yī)院綜合檔案管理過程中，一般會利用磁帶、錄音帶和光盤等形式來完成對聲像檔案的保存，但受儲存方式的限制，此類檔案的實際應(yīng)用比較局限，導(dǎo)致檔案信息的利用率不高。一方面，讀取磁帶的設(shè)備類型比較多，無法實現(xiàn)對聲像檔案的全面分析，不能切實滿足醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，一部分檔案管理設(shè)備設(shè)施已經(jīng)被淘汰，醫(yī)院要想保證聲像檔案資料的完整性，就必須投入大量的資金維修與養(yǎng)護資料讀取設(shè)備設(shè)施，造成不必要的資金浪費，對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成不利影響。開展醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理，能夠借助模數(shù)轉(zhuǎn)換的方式對醫(yī)院聲像檔案進行收集，優(yōu)化聲像檔案的讀取方式，全面提升醫(yī)院檔案信息的利用率，推動醫(yī)院的穩(wěn)定運營與發(fā)展。除此之外，利用數(shù)字化綜合檔案管理方式，還能夠減少檔案管理人員的工作量，提高檔案信息查詢的準確性與高效性。

二、醫(yī)院綜合檔案的特點概述

1.醫(yī)院綜合檔案具有載體性的特點

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，醫(yī)院的檔案信息一般都使用紙張進行保存，查閱檔案資料時直接翻閱紙質(zhì)檔案即可。但由于醫(yī)院檔案信息量逐漸加大，再加上檔案需要記錄圖像與聲音信息，會用到磁盤或光盤為載體，對醫(yī)院檔案信息進行記錄。在此情況下，要想查閱醫(yī)院檔案信息，就必須利用相關(guān)設(shè)備設(shè)施對光盤解碼。通常來講，紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案是醫(yī)院綜合檔案管理中較為重要的載體，能夠滿足醫(yī)院檔案信息記錄的需求，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案具有載體性的特點。

2.醫(yī)院綜合檔案具有時效性的特點

將數(shù)字化技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案綜合管理中，就要求檔案管理人員必須具備熟練掌握計算機技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)，能夠及時查找與搜索查閱人所需要的檔案資料，并能夠結(jié)合實際需求完成遠程監(jiān)督管理，加強對醫(yī)院檔案信息的保護。與此同時，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，能夠最大程度上節(jié)約歸檔時間，提升了醫(yī)院檔案信息的時效性。

3.醫(yī)院綜合檔案具有共享性的特點

在醫(yī)院綜合檔案信息管理過程中，由于某些檔案是以磁帶或硬盤為載體的，所以，利用共享光盤或磁帶的形式就能實現(xiàn)檔案信息共享。與此同時，在醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，醫(yī)院員工利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院信息系統(tǒng)，就能精確查找到所需的檔案信息，避免對檔案信息的修改與損害，確保醫(yī)院檔案信息的完整性與真實性。

三、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

1.檔案管理人員的專業(yè)能力不強

從實際情況來看，大多數(shù)醫(yī)院管理者將醫(yī)療水平與經(jīng)濟效益視為工作重心，往往忽視了醫(yī)院綜合檔案管理工作，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平良莠不齊。一方面，醫(yī)院沒有針對檔案管理人員制定相關(guān)考核機制與獎懲機制，使檔案管理團隊的綜合能力不強，甚至存在自由散漫的不良工作風(fēng)氣，對醫(yī)院綜合檔案管理造成不利影響。另一方面，醫(yī)院沒有結(jié)合時代發(fā)展趨勢引進計算機技術(shù)人才，技術(shù)人才的缺乏阻礙了醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，限制了醫(yī)院綜合檔案管理水平的提升。

2.醫(yī)院缺乏健全的檔案管理制度

在醫(yī)院綜合檔案管理不斷發(fā)展過程中，要優(yōu)化與完善檔案管理的相關(guān)制度。但從實際情況來看，部分醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度較低，沒有建立健全檔案管理制度與責(zé)任制度，對檔案管理人員的約束力不足，管理工作沒有依據(jù)，造成醫(yī)院檔案管理工作雜亂無章的情況，對醫(yī)院的長遠發(fā)展造成不良影響。另外，一部分醫(yī)院雖然已經(jīng)制定了檔案管理制度，但在醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的進程中，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足新時代的檔案管理工作，而管理人員沒有結(jié)合實際需求優(yōu)化與升級檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)一系列問題。

3.檔案管理的安全技術(shù)水平偏低

由于醫(yī)院管理人員對綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的認知不全面，在實際建設(shè)過程中沒有積極創(chuàng)新安全管理技術(shù)，造成安全技術(shù)水平低的情況，無法全面滿足檔案管理的要求，難以保證醫(yī)院檔案信息的完整性。與此同時，安全技術(shù)水平對檔案數(shù)字化建設(shè)具有直接影響，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的安全技術(shù)水平不足，也會限制醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的進程和效果。

4.信息管理系統(tǒng)的建設(shè)不完善

從價值方面來講，醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)并不只是為了實現(xiàn)檔案信息的采集與保存，最重要的目的是發(fā)揮檔案資源的作用。要想充分發(fā)揮檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢，醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)該建立完善的信息系統(tǒng)，以供管理者全面掌握醫(yī)院的運行狀況，為科室人員查閱檔案資料提供便利。但從實際情況來看，由于醫(yī)院缺乏高素質(zhì)技術(shù)人員，再加上檔案管理科室與其他科室的連接不密切，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部信息管理系統(tǒng)不夠完善，無法為各科室提供優(yōu)質(zhì)的檔案查詢服務(wù)，影響了醫(yī)院檔案資源價值的發(fā)揮。

四、醫(yī)院綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化策略

1.全面提升檔案管理人員的綜合能力

由于醫(yī)院綜合檔案涉及范圍比較廣，檔案信息量大，醫(yī)院檔案信息的重要性較高，要求檔案管理人員必須具備過硬的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，確保醫(yī)院檔案的安全。與此同時，在開展醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)工作之后，對檔案管理人員提出了更高的要求。因此，為確保醫(yī)院綜合檔案的安全，醫(yī)院應(yīng)該加強對檔案管理人員的重視。首先，醫(yī)院應(yīng)該廣納賢才，積極開展人才招聘，引進一批專業(yè)人才與計算機技術(shù)人才，不僅能夠提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，還能推動檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。其次，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合實際情況定期舉辦培訓(xùn)活動，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)先進的管理技能與經(jīng)驗，并實行考核機制，從整體上提升檔案管理隊伍的綜合能力。

2.建立健全檔案管理制度

對醫(yī)院綜合檔案管理來說，檔案管理制度是開展檔案管理工作的重要依據(jù)，也是確保醫(yī)院檔案信息安全的制度保障。由于傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足新時代的要求，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合數(shù)字化建設(shè)的需求建立健全檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程，規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容，從根本上提高醫(yī)院內(nèi)部綜合檔案管理質(zhì)量。一方面，在制定檔案管理制度的過程中，醫(yī)院管理者還應(yīng)該根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的需求完善技術(shù)規(guī)定，貫徹落實責(zé)任制度，明確檔案管理部門人員的工作內(nèi)容與具體職權(quán)，提高檔案管理制度的完整性和有效性。另一方面，為實現(xiàn)檔案信息共享，還應(yīng)該結(jié)合實際情況制定完善的信息共享機制，逐漸推動醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進程，提升醫(yī)院綜合檔案管理的效果。同時，在檔案管理的實際工作過程中，應(yīng)該積極利用檔案管理制度對醫(yī)院檔案數(shù)字化信息進行監(jiān)督與管理，確保數(shù)字化建設(shè)過程中醫(yī)院檔案信息的完整性與真實性，確保醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

3.積極創(chuàng)新與升級檔案管理安全技術(shù)

在醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，要想保證檔案資源的安全，就必須創(chuàng)新與升級檔案管理安全技術(shù)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢下，醫(yī)院在開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)時，應(yīng)該積極利用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)和安全防護技術(shù)等，使用安全防護軟件對醫(yī)院檔案進行加密，以免出現(xiàn)信息被篡改或丟失的情況。同時，醫(yī)院管理人員應(yīng)該加強對技術(shù)研究方面的投入，提高檔案管理安全技術(shù)的有效性與全面性，在保障檔案安全的同時，提升檔案數(shù)字化建設(shè)效果，為醫(yī)院綜合檔案信息化管理提供保障。除此之外，在科技日新月異的新時代，計算機等硬件設(shè)備設(shè)施不斷升級，醫(yī)院還應(yīng)該及時更新與升級計算機硬件設(shè)備設(shè)施，為全面實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理提供良好的硬件支持。

4.加強檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)

醫(yī)院在進行綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，除了要實現(xiàn)對現(xiàn)階段檔案信息的保存，還需要做好檔案資源開發(fā)，利用信息技術(shù)建立完整的檔案管理信息系統(tǒng)，加強檔案管理部門與醫(yī)院科室之間的聯(lián)系。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)該將醫(yī)院的科研成就、歷史文化與病歷信息保存在信息系統(tǒng)中，技術(shù)人員將各類檔案信息歸納整理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案資料查詢提供便利。值得注意的是，由于醫(yī)院的大多數(shù)醫(yī)務(wù)人員只專注于醫(yī)療工作，對檔案管理信息系統(tǒng)的認知不全面，因此，檔案管理人員應(yīng)該為科室人員提供幫助，幫助他們?nèi)媪私鈾n案信息系統(tǒng)的功能，充分發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的作用，為后續(xù)醫(yī)療工作的開展提供資料參考，進一步提升醫(yī)院的醫(yī)療水平與服務(wù)質(zhì)量。

5.樹立數(shù)字化檔案管理意識

醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的目的就是提升檔案信息的利用率，在醫(yī)院綜合檔案的管理過程中，檔案管理人員應(yīng)該樹立數(shù)字化檔案管理理念，不斷優(yōu)化檔案管理模式。由于醫(yī)院檔案采集具有動態(tài)性的特點，醫(yī)院的檔案資源也會不斷變化，檔案管理人員應(yīng)該利用數(shù)字化管理模式開展醫(yī)院檔案管理工作。與此同時，醫(yī)院管理人員也應(yīng)該加強對檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)注，引導(dǎo)醫(yī)院科室積極配合檔案數(shù)字化建設(shè)工作，增強檔案管理部門與各科室部門之間的聯(lián)系，全面提升醫(yī)院綜合檔案管理的效率和質(zhì)量。

6.加強檔案查詢與共享

加強檔案查詢和共享，是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的一個重要目標。首先，建立檔案查詢和共享平臺。醫(yī)院應(yīng)該建立一個集中的檔案查詢和共享平臺，以方便醫(yī)務(wù)人員的查詢和共享。該平臺應(yīng)該具備簡便、易用的用戶界面和高效的查詢功能，支持多種查詢方式，如關(guān)鍵詞查詢、病歷號查詢等。同時，平臺還應(yīng)該具備可靠的權(quán)限管理功能，確保檔案查詢和共享的安全性。其次，提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該服務(wù)于檔案查詢和共享。為了確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范，并制定數(shù)字化質(zhì)量管理流程和標準。同時，醫(yī)院還應(yīng)該采用高效的數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)，確保數(shù)字化檔案的準確性和完整性。再次，建立檔案共享機制。檔案共享應(yīng)該建立在信息安全和隱私保護的前提下。醫(yī)院應(yīng)該建立健全檔案共享機制和管理制度，規(guī)范檔案共享的流程和管理。同時，醫(yī)院還應(yīng)該明確檔案共享的范圍和條件，確保檔案共享的合法性和合規(guī)性。最后，加強醫(yī)務(wù)人員培訓(xùn)。醫(yī)務(wù)人員是檔案查詢和共享的主要使用者，他們的數(shù)字化素養(yǎng)和操作能力直接關(guān)系到數(shù)字化檔案的使用效果和效率。醫(yī)院應(yīng)該加強醫(yī)務(wù)人員的數(shù)字化素養(yǎng)培訓(xùn)，提高他們的信息技術(shù)水平和操作能力，使其能夠更好地使用數(shù)字化檔案平臺。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院開展綜合檔案數(shù)字化建設(shè)不僅能夠提升醫(yī)院檔案管理水平，提高醫(yī)院檔案的利用率，還能為管理人員的決策提供依據(jù)，對醫(yī)院的發(fā)展起著不可代替的作用。但由于檔案數(shù)字化建設(shè)對工作人員與安全技術(shù)的要求比較高，建設(shè)過程中仍然存在一部分問題與缺陷，醫(yī)院管理者應(yīng)該加強對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視，建立完善的檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合能力，進一步推動醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：濰坊市中醫(yī)院）