公路部門(mén)檔案管理與業(yè)務(wù)工作相融互促探索實(shí)踐

呂素娟

摘 要：公路部門(mén)檔案管理與業(yè)務(wù)工作之間具有密切不可分割的關(guān)聯(lián)，公路部門(mén)檔案來(lái)自于業(yè)務(wù)工作，服務(wù)于業(yè)務(wù)工作，尤其是檔案管理能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)、信息和決策等的支持，因而二者是相互融合、相互促進(jìn)的關(guān)系。本研究梳理公路部門(mén)檔案的發(fā)展歷史，明確公路部門(mén)檔案的分類(lèi)，以及當(dāng)前檔案管理工作的難點(diǎn)，有助于提高公路部門(mén)檔案管理質(zhì)量，更好地為公路部門(mén)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供助力。

關(guān)鍵詞：公路部門(mén)；業(yè)務(wù)工作；檔案管理；檔案質(zhì)量

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求公路部門(mén)檔案管理工作加速信息化建設(shè)。從公路部門(mén)檔案管理與業(yè)務(wù)工作關(guān)系看，業(yè)務(wù)工作開(kāi)展為公路部門(mén)檔案信息收集提供了豐富資源。通過(guò)對(duì)公路部門(mén)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用，能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供全方位的檔案信息支持。因此，公路部門(mén)檔案管理與業(yè)務(wù)工作屬于相互促進(jìn)，相互融合關(guān)系。新時(shí)期，在公路部門(mén)檔案管理與業(yè)務(wù)工作融合過(guò)程中要主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提升公路部門(mén)檔案管理水平，更好地發(fā)揮公路部門(mén)檔案信息資源價(jià)值和作用。

1 公路部門(mén)檔案的發(fā)展歷史

公路部門(mén)檔案作為公路項(xiàng)目建設(shè)、日常管理以及其他業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的真實(shí)記錄，屬于非常珍惜的不可再生資源。公路部門(mén)檔案是公路部門(mén)發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照，也是公路部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作重要依據(jù)[1]。公路部門(mén)檔案與公路部門(mén)發(fā)展息息相關(guān)，是公路部門(mén)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展和項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄。相應(yīng)公路部門(mén)檔案發(fā)展歷史可以追溯到公路部門(mén)成立，公路部門(mén)在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中會(huì)形成大量的檔案信息，這些檔案信息需要專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)對(duì)其進(jìn)行收集、保存和管理[2]。

信息時(shí)代之前，公路部門(mén)檔案以紙質(zhì)檔案為主，這些檔案需要相關(guān)人員簽字蓋章，確保檔案的真實(shí)性和完整性，在檔案交接過(guò)程中一般以季度和年度為時(shí)間點(diǎn)，需要為公路部門(mén)檔案提供必要的辦公空間和存儲(chǔ)空間。檔案管理人員根據(jù)公路部門(mén)檔案的不同性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)立卷保管；查閱公路部門(mén)檔案需持單位介紹信到公路檔案部門(mén)前臺(tái)辦理借閱或查詢(xún)業(yè)務(wù)。

信息時(shí)代背景下，借助現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)了公路部門(mén)檔案管理流程重塑，借助公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公路部門(mén)檔案下載、公路部門(mén)檔案查詢(xún)、公路部門(mén)檔案借閱等功能，不僅節(jié)省了需求者時(shí)間，同時(shí)也提升了公路部門(mén)檔案服務(wù)效能。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)與公路部門(mén)檔案管理工作的深度融合，進(jìn)一步提升了公路部門(mén)檔案的智能化、信息化水平，相應(yīng)地也對(duì)公路部門(mén)檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)提出了新的要求。未來(lái)在人工智能技術(shù)支持下，能夠進(jìn)一步拓展公路部門(mén)檔案的服務(wù)范圍，豐富公路部門(mén)檔案服務(wù)手段和方式，提升公路部門(mén)檔案服務(wù)質(zhì)量。

但從整體看，無(wú)論是追溯公路部門(mén)檔案歷史，還是展望公路部門(mén)檔案未來(lái)發(fā)展，我們都需要堅(jiān)持“依法治檔”，認(rèn)真貫徹國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，按照公路部門(mén)相關(guān)制度要求，借鑒其他部門(mén)在檔案管理過(guò)程中的成功經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，對(duì)公路部門(mén)檔案管理工作方式方法進(jìn)行總結(jié)和完善，積極推進(jìn)公路部門(mén)檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、智能化、信息化建設(shè)[3]，更好地發(fā)揮公路部門(mén)檔案在服務(wù)公路部門(mén)決策以及業(yè)務(wù)工作方面的特殊作用，更好地促進(jìn)公路事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

2 公路檔案內(nèi)容分類(lèi)及其與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)聯(lián)

公路部門(mén)檔案是公路建設(shè)、管理工作中形成的第一手資料，是公路未來(lái)管理維護(hù)的重要依據(jù)。新時(shí)期，在公路檔案管理過(guò)程中，一方面，要充分認(rèn)識(shí)到公路檔案內(nèi)容豐富特征，對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)，確保公路檔案管理科學(xué)規(guī)范。另一方面，要認(rèn)識(shí)到公路檔案管理與業(yè)務(wù)工作之間關(guān)聯(lián)的重要性，主動(dòng)地圍繞業(yè)務(wù)工作需要對(duì)公路檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，更好地發(fā)揮公路部門(mén)檔案的價(jià)值。

2.1 公路部門(mén)檔案的內(nèi)容

從公路部門(mén)檔案的內(nèi)容看，涉及公路項(xiàng)目建設(shè)檔案、公路工程檔案、公路養(yǎng)護(hù)檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等不同類(lèi)型檔案。從歸檔主體看，包含建設(shè)主體、管理主體、政府部門(mén)、工程指揮主體、監(jiān)理單位等主體。公路部門(mén)檔案種類(lèi)繁多，主體多元，加之涉及的檔案周期較長(zhǎng)，對(duì)公路部門(mén)檔案信息收集、整理、歸檔提出了更高新要求。加之公路部門(mén)檔案在管理過(guò)程中還存在著人員兼職和管理人員流動(dòng)問(wèn)題，進(jìn)一步增加了公路部門(mén)檔案的收集歸檔難度。

2.2 公路部門(mén)檔案與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)聯(lián)

2.2.1業(yè)務(wù)工作開(kāi)展是公路部門(mén)檔案信息的主要來(lái)源。當(dāng)前隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，國(guó)家非常注重公路基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不僅將其上升到戰(zhàn)略高度，也將其作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要組成部分，各省、市、縣也在積極推進(jìn)不同層次的公路項(xiàng)目建設(shè)，在建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成大量與公路項(xiàng)目相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案信息，這些業(yè)務(wù)檔案信息是公路部門(mén)檔案收集的主要對(duì)象，通過(guò)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行收集和整理，能夠見(jiàn)證記錄國(guó)家和本地區(qū)公路項(xiàng)目建設(shè)的巨大投入、公路技術(shù)等級(jí)的提升、管理水平的提高等方方面面取得的豐碩成果。

2.2.2公路部門(mén)檔案信息資源開(kāi)發(fā)能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供更為精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。當(dāng)前我國(guó)公路項(xiàng)目建設(shè)遍地開(kāi)花，在公路項(xiàng)目建設(shè)、改造、維護(hù)和保養(yǎng)過(guò)程中需要原有的歷史檔案資料作為支持，無(wú)論是公路項(xiàng)目的改造、升級(jí)維護(hù)，還是日常管理都需要公路部門(mén)檔案支持。新時(shí)期，隨著公路部門(mén)檔案利用主體越來(lái)越多樣化，需求越來(lái)越個(gè)性化，對(duì)公路部門(mén)檔案管理效率提出了更高要求。從這一層面看，公路部門(mén)檔案與業(yè)務(wù)工作開(kāi)展屬于相輔相成關(guān)系。

3 目前公路部門(mén)檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

3.1 檔案管理與業(yè)務(wù)工作規(guī)劃不完善

公路部門(mén)檔案作為整個(gè)檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，對(duì)公路事業(yè)發(fā)展起著重要的服務(wù)、促進(jìn)作用，但目前在公路部門(mén)檔案管理過(guò)程中還存在著檔案管理與業(yè)務(wù)工作開(kāi)展“兩張皮”問(wèn)題[4]。一方面，檔案管理部門(mén)對(duì)于公路部門(mén)檔案管理沒(méi)有形成長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，在具體工作開(kāi)展過(guò)程中沒(méi)有圍繞業(yè)務(wù)工作開(kāi)展形成有針對(duì)性的研究課題，檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作開(kāi)展缺少溝通互動(dòng)，沒(méi)有將公路部門(mén)檔案管理納入到公路事業(yè)的整體發(fā)展規(guī)劃之中。另一方面，在業(yè)務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)特別是基層公路管理部門(mén)對(duì)檔案信息支持重視程度不足，認(rèn)為業(yè)務(wù)工作開(kāi)展主要依據(jù)工作實(shí)際，而公路部門(mén)檔案形成的更多是歷史資料，對(duì)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展能夠發(fā)揮的作用十分有限。由于對(duì)公路部門(mén)檔案信息重視程度不足，相應(yīng)地也就缺少檔案管理與業(yè)務(wù)工作的整體規(guī)劃，在公路部門(mén)檔案管理過(guò)程中還沒(méi)有找到服務(wù)業(yè)務(wù)工作的契合點(diǎn)。

3.2 公路部門(mén)檔案管理質(zhì)量不高

3.2.1對(duì)公路部門(mén)信息收集不夠全面。在公路部門(mén)檔案收集過(guò)程中沒(méi)有與檔案生成主體進(jìn)行溝通和互動(dòng)，只是對(duì)現(xiàn)有材料的檢查，沒(méi)有查看檔案與檔案之間的關(guān)聯(lián)性，很容易造成檔案收集疏漏。同時(shí)在收集過(guò)程中部分檔案生成主體對(duì)檔案質(zhì)量重視程度不足，一些檔案材料和文件還存在著內(nèi)容不全、缺少相關(guān)責(zé)任人簽字蓋章等問(wèn)題，無(wú)法保證檔案信息的真實(shí)性和價(jià)值。

3.2.2對(duì)公路部門(mén)檔案管理不到位。目前部分公路部門(mén)檔案管理人員屬于“半路出家”，很多都是從其他部門(mén)轉(zhuǎn)調(diào)到檔案管理部門(mén)，對(duì)公路部門(mén)檔案的具體特點(diǎn)以及檔案管理工作的相關(guān)要求、相關(guān)知識(shí)等了解的不夠全面。在檔案管理過(guò)程中容易出現(xiàn)馬虎大意，一些檔案沒(méi)有做到妥善保管和儲(chǔ)存，很容易造成檔案丟失、缺失問(wèn)題。在一定程度上影響了公路部門(mén)檔案管理質(zhì)量，不利于后續(xù)公路部門(mén)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和共享。

3.3公路部門(mén)檔案安全管理不到位

公路作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的“大動(dòng)脈”，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著重要角色，相應(yīng)地所形成的公路部門(mén)檔案與國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展緊密相連。這些檔案信息資源具有重要價(jià)值，一旦泄密會(huì)造成重大后果，因此在公路部門(mén)檔案管理過(guò)程中應(yīng)將安全管理放在重要位置，但當(dāng)前部分公路部門(mén)在檔案管理過(guò)程中還存在著安全隱患。一是公路部門(mén)檔案本身跨度時(shí)間大，涉及種類(lèi)多，在公路部門(mén)檔案整理、轉(zhuǎn)移過(guò)程中容易出現(xiàn)檔案丟失，客觀上造成不必要的檔案風(fēng)險(xiǎn)。二是公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)容易受到外部病毒和黑客的攻擊，一旦網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施不到位，可能會(huì)造成公路部門(mén)檔案信息泄密。三是部門(mén)檔案在移交過(guò)程中除了紙質(zhì)檔案之外，還需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行傳輸，也容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。四是當(dāng)前公路部門(mén)對(duì)檔案安全工作重視程度不足，認(rèn)為公路部門(mén)檔案管理工作屬于常規(guī)性工作，沒(méi)有必要為其配備相應(yīng)的安全措施，相應(yīng)公路部門(mén)檔案在安全管理方面就缺少了技術(shù)層面保護(hù)，很容易造成公路檔案信息丟失或泄密。

4 公路部門(mén)檔案管理問(wèn)題解決辦法與實(shí)踐應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，要求公路部門(mén)檔案要建設(shè)與之相對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。并圍繞業(yè)務(wù)工作形成專(zhuān)門(mén)的檔案研究課題，服務(wù)公路業(yè)務(wù)工作。在具體實(shí)施過(guò)程中，要積極推進(jìn)檔案收集歸檔與管理利用一體化，充分利用公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)公路部門(mén)信息資源的全面收集、科學(xué)整理、系統(tǒng)分類(lèi)、合理利用。同時(shí)要加強(qiáng)公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)投入，為其提供必要的人力、物力、財(cái)力支持，確保公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、不斷提高管理水平。此外，還要加強(qiáng)制度機(jī)制建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)，為公路部門(mén)檔案管理提供扎實(shí)的制度保障和人才保障，更好地發(fā)揮公路部門(mén)檔案信息資源特殊價(jià)值，推動(dòng)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展。

4.1 檔案收集歸檔與管理利用一體化

公路部門(mén)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既要注重前期的檔案信息收集歸檔，同時(shí)也要注重后期管理和信息資源開(kāi)發(fā)利用，為業(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供全方位的檔案信息支持。因此，有必要積極推進(jìn)檔案收集歸檔與管理利用一體化建設(shè)。一是要將檔案收集歸檔作為重要工作加以落實(shí)。當(dāng)前我國(guó)公路事業(yè)發(fā)展迅猛，無(wú)論是國(guó)家宏觀層面的政策支持和資金支持，還是各地在公路項(xiàng)目建設(shè)方面的配套措施，都為我國(guó)公路事業(yè)發(fā)展注入了強(qiáng)勁動(dòng)力，因此在公路事業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成的檔案規(guī)模也越來(lái)越大，對(duì)公路部門(mén)特別是檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)能力提出了更高要求。公路檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與政府部門(mén)、施工部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)、設(shè)計(jì)部門(mén)和后期運(yùn)營(yíng)維護(hù)部門(mén)聯(lián)系互動(dòng)，要求要按照檔案收集相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案信息收集工作，積極支持檔案事業(yè)發(fā)展[5]。二是要將管理與利用工作放在突出位置。公路部門(mén)檔案管理既需要落實(shí)相關(guān)制度機(jī)制，也需要結(jié)合公路部門(mén)檔案的具體特點(diǎn)，對(duì)檔案管理模式、檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升公路部門(mén)檔案管理質(zhì)量，切實(shí)保障公路部門(mén)檔案信息安全。在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中既要主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷地豐富公路部門(mén)檔案信息開(kāi)發(fā)手段，也要圍繞業(yè)務(wù)工作開(kāi)展形成專(zhuān)門(mén)的公路部門(mén)檔案研究課題，使業(yè)務(wù)工作順利進(jìn)行。

4.2 強(qiáng)化公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)

在公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)化過(guò)程中要以支持業(yè)務(wù)工作作為主要導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)的深度融合。公路檔案管理部門(mén)要與具備資質(zhì)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行合作，為公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)化提供全方位的技術(shù)支持。在功能優(yōu)化方面，要結(jié)合不同業(yè)務(wù)主體的具體訴求，合理開(kāi)發(fā)公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)功能，確保相關(guān)功能既實(shí)用，又方便，進(jìn)一步提升公路部門(mén)檔案管理實(shí)效。一是要為公路檔案管理系統(tǒng)提供全方位的人力、物力、財(cái)力支持，公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)是公路部門(mén)檔案事業(yè)發(fā)展的重大工程，公路部門(mén)應(yīng)給予足夠的重視，并安排專(zhuān)項(xiàng)資金用于公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備、交換機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。同時(shí)要為公路部門(mén)檔案管理提供必要的空間場(chǎng)所，加強(qiáng)安全防護(hù)，安裝相應(yīng)監(jiān)控設(shè)施，地面鋪設(shè)靜電地板，門(mén)窗做好防盜，為公路部檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行提供扎實(shí)的安全防護(hù)。二是要重視公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)更新和維護(hù)。公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)和維護(hù)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，既需要持續(xù)資金投入和人力投入，也需要對(duì)公路部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升公路部門(mén)檔案管理人員的信息素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能，能夠靈活地操作公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)也要為公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)營(yíng)和后期維護(hù)提供技術(shù)支持和人力支持，不斷地對(duì)公路部門(mén)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行硬件升級(jí)和軟件更新，切實(shí)保障公路檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.3 持續(xù)更新并完善檔案管理制度

新時(shí)期，在推進(jìn)公路部門(mén)檔案管理與業(yè)務(wù)工作融合過(guò)程中要將制度機(jī)制建設(shè)作為重要保障。一方面，要結(jié)合公路部門(mén)檔案管理與業(yè)務(wù)工作融合的具體需要，對(duì)原有的檔案管理制度機(jī)制進(jìn)行重新梳理，對(duì)于影響支持業(yè)務(wù)工作的相關(guān)制度要予以廢止，對(duì)于公路部門(mén)檔案管理服務(wù)業(yè)務(wù)工作過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況要加以總結(jié)，對(duì)于形成的經(jīng)驗(yàn)和辦法要上升到制度層面，為公路部門(mén)檔案管理提供更為精準(zhǔn)的制度機(jī)制支撐，更好地開(kāi)展相關(guān)服務(wù)工作。另一方面，檔案管理制度屬于宏觀層面工作，要求公路檔案管理部門(mén)要將檔案管理制度更新和完善作為重點(diǎn)工作加以落實(shí)，要定期召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議研究公路部門(mén)檔案管理制度機(jī)制建設(shè)相關(guān)問(wèn)題，廣泛征求一線公路部門(mén)檔案管理人員意見(jiàn)建議，了解當(dāng)前業(yè)務(wù)工作部門(mén)對(duì)于公路部門(mén)檔案管理的現(xiàn)實(shí)訴求，對(duì)相應(yīng)制度機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)一步提升制度的契合性。同時(shí)要加大公路部門(mén)檔案管理制度落實(shí)力度，只有制度真正落實(shí)到位，才能夠更好地約束公路部門(mén)檔案管理工作人員的行為，才能夠切實(shí)發(fā)揮制度機(jī)制的指導(dǎo)性和引導(dǎo)性作用。

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作者簡(jiǎn)介：呂素娟，遼寧省臺(tái)安縣交通運(yùn)輸事務(wù)中心行政辦公室主任、館員，研究方向：檔案管理。