數(shù)字化背景下政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)構(gòu)建研究

摘 要：數(shù)字化背景下，政務(wù)服務(wù)中心檔案也呈現(xiàn)出數(shù)字化、信息化、智能化特征。新時(shí)期，為了更好地發(fā)揮政務(wù)服務(wù)中心檔案信息服務(wù)價(jià)值和作用，應(yīng)搭建政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行合理利用，與政府其他部門和社會(huì)部門建立起信息橋梁，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)、不同部門之間的檔案信息系統(tǒng)整合、快速交換和高效共享。在政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中，既要從功能層面不斷地加以完善，也要在實(shí)踐層面對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)一步提升政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案服務(wù)；政務(wù)服務(wù)；云平臺(tái)

數(shù)字化背景下，政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建立，順應(yīng)當(dāng)前政務(wù)服務(wù)中心信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需求，也能夠更好地滿足不同主體對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)的多元化訴求[1]。隨著政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的搭建，加速檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)中心檔案信息資源的合理利用。同時(shí)，在政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中還存在一些亟待解決的問題，具體表現(xiàn)為云服務(wù)平臺(tái)搭建過程中技術(shù)、制度、人才等方面。

1 數(shù)字化背景下政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的功能與實(shí)踐

傳統(tǒng)政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)以紙質(zhì)檔案為主，在服務(wù)過程中依靠前臺(tái)為不同主體提供檔案借閱、檔案查詢、檔案復(fù)印等服務(wù)。在檔案歸檔過程中時(shí)間長(zhǎng)，任務(wù)重，需要投入大量人力、物力和財(cái)力。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)與政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的深度融合和運(yùn)用，能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案進(jìn)行收集和歸檔，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案進(jìn)行篩選和邏輯歸檔，進(jìn)一步提升政務(wù)服務(wù)中心檔案處理效率，同時(shí)也避免人為過多干預(yù)。隨著政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)政府中心各類檔案信息的實(shí)時(shí)收集，有效解決傳統(tǒng)檔案信息收集不連續(xù)、不系統(tǒng)問題，將收集上來的檔案以數(shù)字形式存儲(chǔ)到云平臺(tái)之上。

1.1 從政務(wù)服務(wù)中心檔案存儲(chǔ)保管角度看

在現(xiàn)代信息技術(shù)加持下，政務(wù)服務(wù)中心檔案管理以電子檔案為主，不僅深刻地改變政務(wù)服務(wù)中心檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，也提升政務(wù)服務(wù)中心檔案保管存儲(chǔ)效率[2]。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子介質(zhì)檔案可以存儲(chǔ)音頻、視頻等不同形式的檔案信息，切實(shí)保障政務(wù)服務(wù)中心檔案存儲(chǔ)的全面性，同時(shí)也能夠借助大數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)海量檔案信息進(jìn)行集中保管。以信息技術(shù)為依托的政務(wù)服務(wù)中心檔案管理模式對(duì)硬件條件和環(huán)境要求更低，有效地降低了政務(wù)服務(wù)中心檔案存儲(chǔ)保管成本，為后續(xù)政務(wù)服務(wù)中心檔案信息資源合理利用和開發(fā)創(chuàng)造了有利條件。

1.2 從政務(wù)服務(wù)中心檔案利用開發(fā)角度看

只有對(duì)檔案信息進(jìn)行合理開發(fā)和利用，才能夠?yàn)椴煌黧w提供各具特色的檔案服務(wù)。傳統(tǒng)政務(wù)中心服務(wù)中心能夠提供的檔案服務(wù)以查詢服務(wù)為主。而單一的檔案服務(wù)很難滿足當(dāng)前不同主體對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)的多元化訴求。因此，在推進(jìn)政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中，應(yīng)將滿足不同受眾群體的檔案服務(wù)需求作為云平臺(tái)建設(shè)的核心理念，通過云服務(wù)平臺(tái)能夠?yàn)椴煌黧w提供檔案信息查詢、檔案信息下載、檔案信息共享等不同服務(wù)，更好地發(fā)揮政務(wù)服務(wù)中心檔案信息資源的特殊價(jià)值。

當(dāng)前很多地方都在積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，在實(shí)踐過程中也取得了階段性成就。隨著政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)平臺(tái)功能的不斷完善，能夠?yàn)椴煌后w提供多元化檔案信息服務(wù)。例如在衛(wèi)生、旅游、社保、民政、政務(wù)、商務(wù)、政法等方面[3]，通過云服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，可以將相關(guān)功能納入到云服務(wù)平臺(tái)之上，實(shí)現(xiàn)了對(duì)區(qū)域性政務(wù)服務(wù)檔案信息的有機(jī)整合，進(jìn)一步凸顯了政務(wù)服務(wù)中心的服務(wù)職能，依托政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)，可以提升區(qū)域性檔案服務(wù)質(zhì)量。

2 政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)的不足之處與難點(diǎn)

2.1 檔案服務(wù)云平臺(tái)的服務(wù)功能尚待深化

從目前看，部分政務(wù)服務(wù)中心在檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中缺少與受眾群體的溝通和互動(dòng)。導(dǎo)致檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)以政府部門需求為主，相應(yīng)地在服務(wù)過程中諸多服務(wù)功能并沒有與受眾群體的需求進(jìn)行有效銜接，不僅浪費(fèi)檔案服務(wù)云平臺(tái)的資源，同時(shí)也難以提升檔案服務(wù)云平臺(tái)服務(wù)的針對(duì)性和有效性。一是當(dāng)前政務(wù)服務(wù)中心在檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中缺少前期的調(diào)研溝通。當(dāng)前政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)除了要面向教育、民政、社保、醫(yī)療等相關(guān)部門，同時(shí)也為廣大人民群眾提供不同的檔案信息服務(wù)，需要與相關(guān)主體進(jìn)行溝通和互動(dòng)，并圍繞不同主體提出的意見和要求，對(duì)檔案服務(wù)云平臺(tái)的服務(wù)功能進(jìn)行完善和優(yōu)化。但目前在政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中，建設(shè)主體缺少與相關(guān)部門的溝通和互動(dòng)，也沒有了解人民群眾對(duì)當(dāng)前檔案服務(wù)云平臺(tái)的多元化訴求，這也就導(dǎo)致云服務(wù)平臺(tái)功能與服務(wù)群體需求出現(xiàn)了偏差。二是檔案服務(wù)云平臺(tái)技術(shù)支持力量不足。政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)需要大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等多種現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合運(yùn)用[4]。部分政務(wù)服務(wù)中心在檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中能夠提供的資金十分有限，相應(yīng)的檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)能夠獲得的技術(shù)支持力量也就會(huì)相對(duì)不足。

2.2 政務(wù)類電子檔案歸檔與協(xié)同管理不足

數(shù)字時(shí)代背景下，政務(wù)類電子檔案歸檔與協(xié)同管理還存在一些亟待解決的問題。一是部分單位對(duì)政務(wù)類電子檔案歸檔工作重視程度不足，政務(wù)服務(wù)中心本身就是由政府多個(gè)部門共同組成的服務(wù)人民群眾的窗口性單位，相應(yīng)的不同單位所形成的政務(wù)類電子檔案也通過不同渠道和方式存儲(chǔ)到政務(wù)服務(wù)中心檔案管理部門。在政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中，需要與不同部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立起聯(lián)系，才能夠?qū)φ?wù)類電子檔案信息進(jìn)行全面收集和快速歸檔。但當(dāng)前由于部分單位對(duì)政務(wù)類電子檔案管理重視程度不足，在政務(wù)類電子檔案生成、檔案歸檔和檔案分類過程中難免會(huì)出現(xiàn)主觀重視程度不足、隨意性問題，不僅嚴(yán)重影響了電子檔案歸檔質(zhì)量，也不利于后期政務(wù)類電子檔案信息的協(xié)同管理和系統(tǒng)開發(fā)。二是各單位檔案業(yè)務(wù)工作水平并不平衡。政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)需要多個(gè)部門的大力支持，但部分單位對(duì)政務(wù)類電子檔案歸檔協(xié)同管理重視程度不一，這也就客觀上造成了部分單位檔案業(yè)務(wù)工作水平較低，難以主動(dòng)地參與到政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)之中，也難以為政務(wù)類電子檔案歸檔與協(xié)同管理出謀劃策，影響了政務(wù)類電子檔案的歸檔速度和管理效果。

2.3 政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)面臨信息安全風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字化背景下，不同地區(qū)在檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中投入的人力、物力、財(cái)力存在著明顯差異，導(dǎo)致政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)水平各不相同，部分檔案服務(wù)云平臺(tái)面臨著信息安全風(fēng)險(xiǎn)。一是存在物理環(huán)境安全風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前部分政務(wù)服務(wù)中心在檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)過程中沒有充分考量檔案服務(wù)云平臺(tái)所需要的硬件設(shè)施和軟件環(huán)境。在硬件設(shè)施建設(shè)過程中，由于設(shè)備落后，很容易因?yàn)榫€路中斷等因素造成設(shè)備故障或重要信息丟失。同時(shí)在外部環(huán)境建設(shè)方面，沒有充分考慮到政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)所需要的靜電環(huán)境和配套的監(jiān)控設(shè)施，防火設(shè)施、防水設(shè)施、防塵設(shè)施一旦環(huán)境沒有達(dá)標(biāo)，也容易造成政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)出現(xiàn)物理環(huán)境安全風(fēng)險(xiǎn)。二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全風(fēng)險(xiǎn)。由于政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)在服務(wù)過程中需要通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞和共享，相應(yīng)檔案信息就會(huì)暴露在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在服務(wù)過程中難免會(huì)面臨著惡意入侵、非法訪問、黑客攻擊等問題，一旦對(duì)這些問題沒有采取合理方式應(yīng)對(duì)，就可能造成檔案信息泄密或檔案信息丟失風(fēng)險(xiǎn)。

3 數(shù)字化背景下政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)構(gòu)建的徑路

3.1 強(qiáng)化政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的服務(wù)功能

3.1.1加強(qiáng)前期調(diào)研。政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的搭建需要與不同主體進(jìn)行溝通和互動(dòng)，了解服務(wù)對(duì)象的具體需求，確保服務(wù)的針對(duì)性和有效性，為此，政務(wù)服務(wù)中心檔案管理部門應(yīng)與教育、社保、民政、醫(yī)療等部門加強(qiáng)溝通和互動(dòng)，了解這些部門在檔案服務(wù)云平臺(tái)建設(shè)方面的意見建議，并圍繞這些意見建議對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的諸多功能進(jìn)行優(yōu)化和完善[5]。同時(shí)也要深入到群眾中間，了解群眾對(duì)政務(wù)服務(wù)中心所提供的檔案服務(wù)的具體需求，并對(duì)相關(guān)功能進(jìn)行完善，進(jìn)一步強(qiáng)化政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的服務(wù)能力，擴(kuò)大政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的服務(wù)范圍。

3.1.2對(duì)現(xiàn)有服務(wù)功能進(jìn)行優(yōu)化和完善。一方面，確保政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)與單位辦公或業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，形成統(tǒng)一的文件格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和歸檔要求，確保相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)所形成的各類政務(wù)電子檔案能夠被政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)所接收，并按照元數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)要求存儲(chǔ)到大數(shù)據(jù)庫(kù)之中。另一方面，要實(shí)現(xiàn)政務(wù)電子檔案歸檔智能化，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，對(duì)政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)歸檔功能進(jìn)行優(yōu)化和完善，通過智能化手段實(shí)現(xiàn)智能歸檔、智能檢測(cè)、智能鑒定、智能分類，這既是政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)應(yīng)具備的功能，也是提升政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)智能水平的有效措施，通過完善自動(dòng)化、智能化處理功能，進(jìn)一步提升政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)的服務(wù)質(zhì)量。

3.2 統(tǒng)一政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)與數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

無規(guī)矩不成方圓，在推進(jìn)政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過程中要對(duì)相關(guān)制度加以完善，并制定科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)保障檔案云服務(wù)平臺(tái)所形成檔案信息的真實(shí)性、完整性和原始性。

3.2.1統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前在政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過程中，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，出現(xiàn)了信息亂碼或數(shù)據(jù)對(duì)接不兼容問題。因此，有必要在國(guó)家檔案管理相關(guān)制度基礎(chǔ)之上，制定更符合政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)的統(tǒng)一數(shù)字檔案管理制度規(guī)范，為政務(wù)電子文件歸檔服務(wù)工作以及云服務(wù)平臺(tái)搭建提供扎實(shí)的制度保障和管理標(biāo)準(zhǔn)[6]。一方面，要形成政務(wù)公文歸檔功能模塊，要求相關(guān)業(yè)務(wù)部門要嚴(yán)格落實(shí)電子檔案生成、歸檔相關(guān)制度要求，統(tǒng)一辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)對(duì)接、實(shí)時(shí)傳遞、實(shí)時(shí)共享，確保政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)信息收集的全面性。

3.2.2完善相應(yīng)制度機(jī)制。當(dāng)前在推進(jìn)政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過程中出現(xiàn)了很多新情況、新問題，既有數(shù)字檔案管理方面問題，也有管理流程方面問題。為了有效地解決這些問題，規(guī)范后續(xù)工作，有必要圍繞政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)形成相應(yīng)的數(shù)字檔案管理制度機(jī)制，切實(shí)保障政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并為不同主體提供更規(guī)范的檔案信息服務(wù)。

3.3 建立健全政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)安全技術(shù)保障機(jī)制

政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)所形成的檔案信息對(duì)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展起著關(guān)鍵性作用，因此在政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)過程中一定要確保檔案信息安全。為此，一方面，要建立健全安全技術(shù)保障機(jī)制。確保政務(wù)服務(wù)中心檔案云服務(wù)平臺(tái)在服務(wù)過程中的檔案信息安全，從業(yè)務(wù)應(yīng)用層、基礎(chǔ)設(shè)施層、應(yīng)用支撐層、用戶服務(wù)層、數(shù)據(jù)資源層入手，完善相應(yīng)安全保護(hù)措施。通過安裝防毒軟件、訪問控制、實(shí)施應(yīng)用層身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)層數(shù)據(jù)加密和備份等相應(yīng)技術(shù)，進(jìn)一步提升政務(wù)服務(wù)中心檔案信息安全。同時(shí)為防止新的安全隱患，應(yīng)從云環(huán)境入手，通過虛擬隔離技術(shù)、完整性檢測(cè)等技術(shù)運(yùn)用，為數(shù)據(jù)管理和業(yè)務(wù)服務(wù)提供更有針對(duì)性的安全技術(shù)支持。另一方面，要重視物理環(huán)境建設(shè)。政務(wù)服務(wù)中心應(yīng)將檔案服務(wù)云平臺(tái)單獨(dú)設(shè)置物理空間，并對(duì)檔案服務(wù)云平臺(tái)物理空間進(jìn)行防塵、防震、防火、防水、防電磁輻射等處理，為相關(guān)物理設(shè)施提供必要的安全防護(hù)，切實(shí)保障政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺(tái)物理環(huán)境安全。此外，還要完善監(jiān)測(cè)機(jī)制，要從強(qiáng)化日志審查、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估入手。通過開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)云服務(wù)平臺(tái)運(yùn)行可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，并有針對(duì)性地制定技術(shù)防護(hù)措施。通過強(qiáng)化日志審查，對(duì)原始數(shù)據(jù)變化進(jìn)行跟蹤，進(jìn)而找出可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并及時(shí)地進(jìn)行分析、反饋和消除。

總之，政務(wù)服務(wù)中心在檔案服務(wù)過程中應(yīng)將檔案云服務(wù)平臺(tái)建設(shè)作為重要載體。一方面，要為其提供頂層設(shè)計(jì)，完善相應(yīng)制度機(jī)制，支持檔案云服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，完善檔案云服務(wù)平臺(tái)諸多功能。另一方面，要注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，進(jìn)一步提升檔案云服務(wù)平臺(tái)的層次性和系統(tǒng)性，能夠滿足不同主體對(duì)于檔案信息服務(wù)的多元化訴求，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)云平臺(tái)的服務(wù)覆蓋范圍，進(jìn)一步提升政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)的社會(huì)影響力和號(hào)召力。

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作者簡(jiǎn)介：戚德平，大學(xué)學(xué)歷，四川省閬中市政務(wù)服務(wù)中心館員，研究方向：文書檔案管理，政務(wù)服務(wù)中心檔案信息化。