大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理工作研究

摘 要：機(jī)關(guān)單位運(yùn)轉(zhuǎn)過程中會(huì)產(chǎn)生大量檔案，這些檔案具有數(shù)量多、種類豐富以及管理難度大的特性。新時(shí)代，以人工為主的傳統(tǒng)管理模式顯然無法適應(yīng)機(jī)關(guān)單位檔案管理要求，為了提升機(jī)關(guān)單位檔案管理效率，發(fā)揮檔案管理作用，應(yīng)當(dāng)積極將大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到管理工作當(dāng)中，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)檔案展開有效管理。基于此，筆者以大數(shù)據(jù)背景為中心，探究現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位檔案管理的現(xiàn)狀與問題，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)展開分析，并探究其工作的創(chuàng)新模式，希望能夠推動(dòng)我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；機(jī)關(guān)單位；檔案管理

為了最大化實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，檔案管理者需要加大檔案資源的開發(fā)利用力度，依托信息技術(shù)創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理模式，確保機(jī)關(guān)單位檔案管理工作能夠在大數(shù)據(jù)背景下正常開展。大數(shù)據(jù)背景下，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作迎來一些創(chuàng)新機(jī)遇與挑戰(zhàn)，從檔案管理現(xiàn)狀來看，很多機(jī)關(guān)在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下已經(jīng)取得了顯著成果，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為眾多機(jī)關(guān)單位檔案管理的主流方式，同時(shí)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下檔案價(jià)值能夠進(jìn)一步發(fā)揮出來。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下單位需要主動(dòng)轉(zhuǎn)變?cè)袡n案管理模式，迎合時(shí)代發(fā)展，做好檔案管理的升級(jí)創(chuàng)新工作。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案信息資源亟待開發(fā)

當(dāng)前很多機(jī)關(guān)單位為了便于檔案管理都會(huì)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，但是，這些檔案信息缺乏整體性，因此，數(shù)據(jù)庫(kù)普遍只是發(fā)揮存儲(chǔ)功能，而難以對(duì)檔案信息展開深入開發(fā)，不利于檔案信息的應(yīng)用，同時(shí)，也會(huì)制約機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案的管理效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代，愈發(fā)重視數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，若檔案資源得不到有效開發(fā)，那么，信息資源的缺失勢(shì)必會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的管理產(chǎn)生影響，不利于機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。從這一方面看，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)提升檔案資源價(jià)值，滿足單位各部門對(duì)于檔案的應(yīng)用需求。

2.檔案管理制度有待完善

當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)單位仍然將檔案管理視作一項(xiàng)簡(jiǎn)單的管理工作，對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，很難發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，主要表現(xiàn)為制度缺失，沒有充分重視制度建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)與各領(lǐng)域、各行業(yè)深度融合，但是，機(jī)關(guān)單位并未按照大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)單位檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新升級(jí)，由于檔案管理制度不健全，檔案管理方式缺乏制度保障，因此，一些檔案信息的價(jià)值很難展現(xiàn)出來，最終將會(huì)對(duì)檔案信息的應(yīng)用與共享造成阻礙。除此之外，制度缺失還會(huì)影響檔案管理工作的細(xì)節(jié)處理，若在檔案管理過程中出現(xiàn)問題，那么很難將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，在這種情況下，機(jī)關(guān)單位檔案資源的整體性與有效性將會(huì)受到嚴(yán)重影響。

3.對(duì)檔案資源的安全性重視不足

安全性是機(jī)關(guān)單位開展檔案管理的先決條件，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，機(jī)關(guān)單位更應(yīng)當(dāng)重視檔案的安全管理。雖然一些單位應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)非常成熟，但是，在檔案管理過程中仍然存在檔案信息安全保護(hù)力度不足的情況，為檔案管理埋下很大的安全隱患。檔案是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部信息的重要體現(xiàn)形式，檔案管理工作一方面要注重管理效率，另一方面，需要重視檔案安全，通過建立健全檔案信息保密制度防止信息泄露，尤其是涉及單位內(nèi)工作人員以及機(jī)關(guān)保密信息的檔案更應(yīng)當(dāng)做好安全管理。從檔案管理現(xiàn)狀來看，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，但是，由于忽視了檔案安全管理工作，在由紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)化過程中，對(duì)于紙質(zhì)資料安全性管理能力日漸下降。與此同時(shí)，也沒有確保電子資料的保密性，當(dāng)系統(tǒng)受黑客入侵以及設(shè)備故障時(shí)容易出現(xiàn)檔案失竊和丟失等問題，針對(duì)這一問題，檔案管理者需要通過備份以及加裝安全保護(hù)系統(tǒng)等方式對(duì)檔案資料展開安全保護(hù)。

4.檔案管理方式較為落后

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及與應(yīng)用，很多高新技術(shù)都能成熟應(yīng)用到機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中，檔案管理質(zhì)量將會(huì)大幅提升。由于當(dāng)前很多機(jī)關(guān)單位尚未認(rèn)識(shí)到在檔案管理中引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，或者對(duì)于這些技術(shù)的應(yīng)用比較淺顯，僅使用查找、搜索等基礎(chǔ)性功能，雖然也能夠起到提升效率的作用，但是，大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心優(yōu)勢(shì)仍然沒有發(fā)揮出來，檔案的整體管理方式仍然比較落后。一些機(jī)關(guān)單位制定了健全的檔案管理制度，但是這些制度很難落實(shí)到具體的管理工作當(dāng)中，這是由于檔案管理者已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)管理模式，如在資料收集過程中仍然通過傳統(tǒng)的檢索功能完成，難以運(yùn)用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等更具效率的技術(shù)開展檔案管理。因此，在機(jī)關(guān)單位中，先進(jìn)的管理技術(shù)與落后的管理方式之間仍然存在很大矛盾，這也是制約機(jī)關(guān)單位檔案管理效率的首要因素。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理提供了全新理念

機(jī)關(guān)單位檔案管理的最終目的是提升檔案利用效率，因此，管理是過程，而最終目的是使用。機(jī)關(guān)單位在檔案管理過程中，所有的管理工作都是為了后期檔案材料的查詢與應(yīng)用。機(jī)關(guān)單位在傳統(tǒng)檔案管理過程中非常依賴人工，如檔案管理者會(huì)通過人工閱覽的方式按照組卷對(duì)檔案分類，但是，在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)完全可以取代人工的大多數(shù)工作，這是由于大數(shù)據(jù)技術(shù)具有碎片化和非機(jī)構(gòu)性兩個(gè)特征。在該技術(shù)的支持下，檔案無須依靠組卷和組件等基礎(chǔ)單位就可以進(jìn)行管理，這是大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次變革。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作朝著數(shù)字化、智能化方向轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)字化管理逐漸成為很多機(jī)關(guān)單位檔案資料管理的主流形式。此外，大數(shù)據(jù)背景下提升了檔案的傳輸效率與共享效率，機(jī)關(guān)單位人員能夠更高效地為社會(huì)服務(wù)，為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提供了全新理念。

2.機(jī)關(guān)內(nèi)部更加重視檔案管理工作

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用促進(jìn)了機(jī)關(guān)單位檔案材料的利用效率，而檔案材料利用效率也間接提升了機(jī)關(guān)的辦事質(zhì)量，因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，很多機(jī)關(guān)單位愈發(fā)重視檔案管理工作。目前，檔案管理實(shí)現(xiàn)了由檔案室管理朝著機(jī)關(guān)單位管理的關(guān)鍵轉(zhuǎn)變，檔案材料不僅成為衡量機(jī)關(guān)單位工作效率的依據(jù)，還與個(gè)人利益關(guān)系更加緊密。當(dāng)前，各地區(qū)人才交流頻繁，個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的機(jī)會(huì)越來越多，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)下的資源共享，社會(huì)活動(dòng)組織者僅需要通過引擎搜索就能夠獲得個(gè)人的檔案信息，這使得傳統(tǒng)手工書寫個(gè)人檔案模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。同時(shí)，無論是個(gè)人還是機(jī)關(guān)內(nèi)部都會(huì)更為重視檔案管理，尤其是注重檔案的完整性，若在管理中檔案的完整性受到影響，將會(huì)對(duì)個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)帶來影響。

3.不斷優(yōu)化檔案材料收集與整理的各環(huán)節(jié)

機(jī)關(guān)單位在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，檔案載體會(huì)出現(xiàn)明顯變化，即紙質(zhì)材料不再作為承擔(dān)檔案信息的載體，從我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理發(fā)展歷程來看，其經(jīng)歷了紙筆記錄、紙質(zhì)材料保存、紙質(zhì)材料為主電子材料為輔、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的發(fā)展趨勢(shì)。因此，在未來不能排除電子檔案完全取代紙質(zhì)檔案的可能性，而紙質(zhì)檔案朝電子檔案轉(zhuǎn)變過程中，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案管理方式完全不同，檔案數(shù)據(jù)的管理過程也會(huì)發(fā)生很大的變化，這些變化主要表現(xiàn)在檔案的收集方式、存儲(chǔ)形式、處理方式以及分享應(yīng)用方式等方面。在信息時(shí)代，機(jī)關(guān)單位的各類檔案數(shù)量呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)趨勢(shì)，這就表明若仍然以傳統(tǒng)檔案管理方式應(yīng)對(duì)現(xiàn)階段的海量檔案數(shù)據(jù)，那么，檔案管理者將面臨成倍的工作量與管理壓力，檔案管理效率自然就會(huì)受影響。當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理都非常依賴計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，檔案的分類、處理、傳遞和應(yīng)用等都在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者終端展開，而承載檔案的載體也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化成電子圖片、音視頻等。近些年，各地區(qū)機(jī)關(guān)單位開始推廣無紙化辦公，一些政府文件、通知等也多以電子化形式展現(xiàn)，無紙化辦公在一定程度上推動(dòng)了檔案管理信息化進(jìn)程。由此，大數(shù)據(jù)與信息化對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)流程展開優(yōu)化，使得機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的技術(shù)含量不斷提升。

4.檔案數(shù)據(jù)的安全管理成為一項(xiàng)技術(shù)難題

大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為社會(huì)的發(fā)展帶來了諸多便利，機(jī)關(guān)單位在肯定檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)清醒認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)以及信息化技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，一方面，大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)提升了機(jī)關(guān)單位工作效率，降低了失誤發(fā)生概率；另一方面，也體現(xiàn)了虛擬技術(shù)的弊端，大數(shù)據(jù)技術(shù)以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，而網(wǎng)絡(luò)又是一個(gè)開放式的平臺(tái)，任何人都可以獲得網(wǎng)絡(luò)中的開放資源。互聯(lián)網(wǎng)極大拓寬了人們獲取信息的渠道，同時(shí)，非法訪問為機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化帶來了眾多風(fēng)險(xiǎn)，如何確保檔案信息的安全性和保密性成為大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理者重要的關(guān)注點(diǎn)。機(jī)關(guān)單位雖然屬于社會(huì)機(jī)構(gòu)，但是，自身帶有特殊屬性，因此，機(jī)關(guān)單位的一些檔案也具有特殊性，尤其是一些涉及國(guó)家、政府以及政黨等方面的檔案材料必須嚴(yán)格做好保密工作。這些檔案一旦出現(xiàn)泄露情況，將會(huì)對(duì)國(guó)家、政府乃至社會(huì)秩序產(chǎn)生嚴(yán)重影響，而當(dāng)那些涉及行業(yè)領(lǐng)域的檔案面臨失竊風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，甚至還會(huì)對(duì)國(guó)家安全產(chǎn)生嚴(yán)重威脅。除此之外，公民層面的檔案信息安全同樣重要，公民檔案屬于個(gè)人隱私，一旦個(gè)人隱私泄露，將會(huì)對(duì)個(gè)人工作和生活帶來很大影響。大數(shù)據(jù)技術(shù)是一把雙刃劍，在機(jī)關(guān)單位中管理者需要始終做好檔案安全管理工作，尤其是一些核心檔案，其安全管理工作甚至能夠上升到政治層面。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新途徑

1.依托大數(shù)據(jù)提升檔案開發(fā)、利用效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)為機(jī)關(guān)單位檔案管理提供了諸多便利，強(qiáng)化了檔案信息開發(fā)利用的深度。因此，機(jī)關(guān)單位更應(yīng)當(dāng)關(guān)注如何通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案的開發(fā)利用效率。在檔案管理過程中，管理者需要依據(jù)檔案的實(shí)際特征構(gòu)建檔案管理體系，機(jī)關(guān)單位檔案具有碎片化特性，檔案管理者需要將這些檔案統(tǒng)一整合，以大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)為手段加大檔案信息開發(fā)力度，提升檔案利用效率。此外，檔案管理者還應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)，這是檔案整合的重要途徑，同時(shí)，也是檔案達(dá)成共享與利用的重要條件。

2.建立健全檔案管理制度

目前，國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)法律保證機(jī)關(guān)單位檔案管理規(guī)范，大數(shù)據(jù)時(shí)代，各地區(qū)機(jī)關(guān)單位的檔案管理模式都進(jìn)行了調(diào)整，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)與管理工作之間的聯(lián)系更加密切，這是檔案管理效率提升的重要原因。但是，在檔案管理模式轉(zhuǎn)變過程中也出現(xiàn)了一些新問題，而解決這些問題的關(guān)鍵就在于創(chuàng)新管理制度，對(duì)制度進(jìn)行不斷調(diào)整完善，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的需求。同時(shí)，要繼續(xù)以法律法規(guī)以及管理制度確保檔案管理工作的秩序，強(qiáng)化執(zhí)行力度，堅(jiān)決打擊違法操作，使檔案管理工作在制度的保障下順利開展。

3.做好檔案管理安全保護(hù)工作

管理者在肯定大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也不能忽視風(fēng)險(xiǎn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)使機(jī)關(guān)單位檔案由紙質(zhì)形式向電子形式轉(zhuǎn)變。通常情況下，電子檔案面臨著丟失、篡改以及被盜取的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此，檔案管理者需要仔細(xì)分析電子檔案所面臨的安全問題?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案信息的存儲(chǔ)方式非常多元，如內(nèi)存卡是常見的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，內(nèi)存卡具有體積小、容量大以及易攜帶的優(yōu)勢(shì)，但是，一旦損壞，卡內(nèi)的數(shù)據(jù)就很難恢復(fù)。此外，一些機(jī)關(guān)單位會(huì)通過內(nèi)部平臺(tái)開展檔案管理工作，這種情況下管理者就面臨著設(shè)備故障、被黑客攻擊以及電腦病毒等方面的風(fēng)險(xiǎn)，因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下要非常重視檔案管理工作的安全性，檔案管理人員必須具有風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)和安全管理技術(shù)，以規(guī)范化的安全管理措施對(duì)待檔案管理工作。首先，在檔案信息化管理過程中積極運(yùn)用防火墻技術(shù)，防火墻作為一種虛擬隔離技術(shù)，能夠有效保證計(jì)算機(jī)中各類資料的安全性，防火墻能夠以應(yīng)用者制定的規(guī)則決定是否運(yùn)行程序，因此，能夠有效隔離病毒、木馬對(duì)檔案產(chǎn)生的不利影響；其次，檔案管理者除了要做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防控工作以外，還需要應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部人員產(chǎn)生的不利因素，這就要求在檔案管理過程中積極落實(shí)身份識(shí)別技術(shù)，在檔案管理期間必須對(duì)管理者的身份進(jìn)行核實(shí)，這一措施也能夠降低檔案信息被竊取的風(fēng)險(xiǎn)；最后，積極應(yīng)用檢測(cè)技術(shù)，該技術(shù)也能夠?yàn)闄n案管理提供安全屏障，并確保檔案管理工作開展的正常秩序。

4.借助信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，機(jī)關(guān)單位檔案管理人員需要以單位實(shí)際情況，科學(xué)構(gòu)建檔案管理模式，以信息技術(shù)提升檔案管理效率，在檔案管理過程中，既要明確當(dāng)前管理目的，又要制定長(zhǎng)遠(yuǎn)管理目標(biāo)，確保能夠以科學(xué)的管理模式指導(dǎo)機(jī)關(guān)單位各時(shí)期的檔案管理工作。在檔案管理過程中，管理者需要積極提升自身能力，不斷學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，依托文字、音視頻處理技術(shù)對(duì)各種類型的檔案信息進(jìn)行高效處理，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，無論是紙質(zhì)還是電子檔案，均需要在確保安全的基礎(chǔ)上展開管理，并以信息化手段達(dá)成高效管理目標(biāo)。在檔案管理模式的創(chuàng)新上，一些地區(qū)的機(jī)關(guān)單位已經(jīng)開始應(yīng)用云辦公管理平臺(tái)，在該平臺(tái)的支持下，能夠極大縮減檔案管理工作產(chǎn)生的人力成本和資金成本，管理者能夠以崗位需求為特征，個(gè)性化開展檔案管理。

四、結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)單位為了提升檔案管理效率，需要積極實(shí)現(xiàn)管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)之間的融合，創(chuàng)新檔案管理模式，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，確保檔案管理安全性，加大大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用力度，做好檔案信息資源的開發(fā)，借助防火墻和身份認(rèn)證技術(shù)確保檔案安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧 方.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（20）：124-125.

[2]陳惠華.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（23）：109-110.

[3]蒙天池.大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理工作研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019（36）：178+180.

[4]陳偉華.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].城建檔案，2019（06）：74-75.

[5]蒙天池.大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理工作研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019（36）：178+180.

[6]李新媛.淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（13）：22-23.

（作者單位：山東省單縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：張志剛（1979—），男，漢族，山東單縣人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。