基于WPS云文檔協(xié)同辦公的實(shí)踐與研究

李珊珊　張凱

關(guān)鍵詞：WPS云文檔；協(xié)同辦公；實(shí)踐研究

中圖法分類號：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1 WPS云文檔發(fā)展的時代背景

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，應(yīng)用相關(guān)軟件完成高效辦公成為當(dāng)下各行各業(yè)的急切需求。WPS云文檔就在此背景下，應(yīng)市場所需，橫空出世。應(yīng)用WPS云文檔不僅可以多設(shè)備隨時隨地地閱覽、修改和保留文檔，還可將文檔分享給同伴協(xié)同作業(yè)。WPS云文檔作為功能強(qiáng)大的應(yīng)用軟件，以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算、處理、統(tǒng)計(jì)、分析、管理功能而應(yīng)用于各個領(lǐng)域，極大地推進(jìn)了工作方式的變革和工作效率的提高。

2 WPS云文檔的實(shí)踐價值

2020年，WPS成為北京2022年冬奧會官方協(xié)同辦公軟件提供商，實(shí)現(xiàn)了多部門共同編輯同一份電子文件，助力冬奧會實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，同時使跨區(qū)域工作效率明顯提高。

隨著教育信息化的發(fā)展，學(xué)校在多媒體課件、辦公文檔的使用上越來越追求效率，遠(yuǎn)程教學(xué)、多人編輯、在線存儲等功能巧妙破解了學(xué)校在過去傳統(tǒng)辦公方式上遇到的諸多難題。通過WPS云文檔可以實(shí)現(xiàn)上級部門和下級部門以及不同教師之間的協(xié)同辦公，集體備課，集體教研，同課件在線協(xié)同創(chuàng)作以及日常數(shù)據(jù)填報(bào)、實(shí)時傳輸?shù)?。同時，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上，本文未采用構(gòu)造復(fù)雜的VBA，Python等程序設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)表，而以簡單、通俗易懂的數(shù)據(jù)處理方式來展示W(wǎng)PS云文檔在數(shù)據(jù)處理上統(tǒng)計(jì)、分析和管理的優(yōu)勢。

3 WPS云文檔的應(yīng)用思路

WPS云文檔功能豐富，隨著網(wǎng)絡(luò)條件的逐步完善，使不能多設(shè)備查看、不能多人同時協(xié)作的傳統(tǒng)文檔發(fā)生了新的變化，WPS云文檔正是其中的體現(xiàn)。它不僅可以在手機(jī)、平板電腦、計(jì)算機(jī)、多媒體教學(xué)機(jī)等多種設(shè)備查看并編輯文檔，還為文檔提供了安全加密的云存儲空間。多設(shè)備跨平臺同步、歷史版本的恢復(fù)、文檔鏈接的分享、團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作等眾多新功能改善了人們的創(chuàng)作和生活條件，也讓學(xué)校的教學(xué)與發(fā)展更加高效。對于WPS云文檔協(xié)同辦公，學(xué)校可以從以下三個視角出發(fā)。一是以云上集體備課、教研、協(xié)同創(chuàng)作課件、教案為視角；二是以WPS云文檔高效統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為視角：三是以WPS云文檔建立公共資料庫為視角。

4 WPS云文檔協(xié)同辦公的應(yīng)用場景

4.1 以“云上”集體備課、教研、協(xié)同創(chuàng)作課

件、教案為視角

我們可以利用WPS云辦公的云協(xié)作功能進(jìn)行集體協(xié)同備課。通過WPS文檔工具欄上的“在線協(xié)作”實(shí)現(xiàn)協(xié)同編輯。在集體備課過程中，教師對重難點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時討論，沉淀集體智慧，并整合、分享教學(xué)課件，極大地提高了教學(xué)質(zhì)量、開拓了知識廣度。尤其是應(yīng)用WPS云辦公進(jìn)行跨學(xué)段教研、交流，意義更加重大。以小學(xué)和初中英語學(xué)科為例，在小學(xué)和初中這兩個學(xué)段，為進(jìn)行小升初教學(xué)銜接，我們可以通過WPS云會議，實(shí)現(xiàn)中小學(xué)不同學(xué)段同一學(xué)科的交流研討，了解哪些知識是學(xué)生已知的，具體掌握到什么程度?？梢酝ㄟ^WPS云會議使初中教師更加準(zhǔn)確地掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，通過交流，了解學(xué)生具體掌握到什么程度，便于知識的銜接處理。

利用WPS云文檔進(jìn)行在線協(xié)作，交流教研，突破了跨學(xué)段教研距離與時間的限制，將小升初知識有效地銜接，從而使教研更加高效。

4.2以高效統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為視角

在學(xué)校處理大量的表格數(shù)據(jù)時，可以應(yīng)用函數(shù)和WPS在線文檔來統(tǒng)計(jì)，如學(xué)校要匯總參加核酸檢測師生人數(shù)，每年年報(bào)需要統(tǒng)計(jì)的學(xué)生花名冊，不同年齡學(xué)生人數(shù)等。這就需要構(gòu)建一套高效的統(tǒng)計(jì)工具。

4.2.1利用WPS在線鏈接和函數(shù)構(gòu)建《信息統(tǒng)計(jì)表》

本文統(tǒng)計(jì)了大量數(shù)據(jù)信息，為提高統(tǒng)計(jì)效率，開創(chuàng)性地利用WPS在線鏈接和函數(shù)構(gòu)建了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工具。通過設(shè)置匯總函數(shù)和校驗(yàn)函數(shù)，再鎖定填報(bào)區(qū)域，然后借助WPS在線鏈接完成了數(shù)據(jù)的實(shí)時動態(tài)匯總。下文以一個工作簿中三個工作表（匯總表、表1和表2）為例闡述構(gòu)建方法。

（1）利用SUM函數(shù)進(jìn)行求和。比如，要對表1中單元格H7到H12進(jìn)行求和，可以利用SUM函數(shù)在空白單元格H6中輸入函數(shù)“=SUM（H7：H12）”。

（2）設(shè)置IF校驗(yàn)函數(shù)，對錯誤數(shù)據(jù)及時發(fā)出提示，以便于及時發(fā)現(xiàn)錯誤，進(jìn)行更正。比如，在表1工作表中隨機(jī)選擇空白單元格Dl輸入“=IF（E6= V20，正確，錯誤）”，該公式是若E6等于V20，則在Dl單元格中顯示正確，若兩個單元格數(shù)據(jù)不相等，則在Dl中顯示“錯誤”。通過設(shè)置這樣的校驗(yàn)函數(shù)，避免出現(xiàn)邏輯錯誤問題。

（3）對跨區(qū)域單元格設(shè)置保護(hù)，為了對部分單元格進(jìn)行保護(hù)，避免在填報(bào)過程中操作失誤破壞公式，同時讓其他單元格可以正常填報(bào)，按住“Ctrl+A”，然后右鍵單擊空白區(qū)域，彈出窗口選擇設(shè)置單元格格式，左鍵點(diǎn)擊保護(hù)，選擇鎖定，點(diǎn)擊確定。然后按住“Ctrl”，用鼠標(biāo)左鍵逐個選中需要保護(hù)的單元格，點(diǎn)擊審閱，再點(diǎn)擊保護(hù)工作表，輸入密碼，點(diǎn)擊確定，即可完成跨區(qū)域單元格保護(hù)。

（4）跨工作表求和，數(shù)據(jù)匯總是對同一個數(shù)據(jù)模板批量匯總，我們可以先建立數(shù)據(jù)模板，包括表內(nèi)數(shù)據(jù)求和、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、數(shù)據(jù)保護(hù)，這個模板設(shè)定好后，用它在同一個工作簿中建立多部門工作表，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)匯總表對分表對應(yīng)單元格數(shù)據(jù)求和。下文以同一個工作簿內(nèi)匯總表、表1和表2三個工作表為例介紹兩種表間求和思路。

方法1

匯總表H10單元格對表1和表2中的Hl0單元格的數(shù)據(jù)求和，可以在匯總表H10單元格中手動輸入等于號“=”；先點(diǎn)擊表1中H10單元格，在顯示的數(shù)據(jù)里面輸入加號“+”：在表2中選擇H10單元格，公式“=＇1＇！H10+＇2＇！H10”表示兩個不同工作表之間的求和。以此類推，可以實(shí)現(xiàn)匯總表對各分表對應(yīng)數(shù)據(jù)的求和。

方法2

點(diǎn)擊匯總表Hl0單元格輸入“=SUM（）”，然后點(diǎn)擊表1中H10單元格。再按“Ctrl”鍵選擇表2中H10單元格，然后按下回車，對兩個工作表進(jìn)行求和。以此類推，可以實(shí)現(xiàn)匯總表對各分表對應(yīng)數(shù)據(jù)的求和。

（5）建立WPS分享鏈接，在經(jīng)過以上四步操作之后，對整理好的工作簿進(jìn)行鏈接分享，可以在匯總表右上角點(diǎn)擊分享，在新窗口中點(diǎn)擊保存更改，然后上傳到云端，選擇查看對象和編輯權(quán)限，創(chuàng)建并分享即可。然后不同單位在這個工作簿鏈接中找到自己單位的模板進(jìn)行填報(bào)，就可以各部門協(xié)同統(tǒng)計(jì)，編輯實(shí)時自動保存。

4.2.2 利用XLOOKUP函數(shù)設(shè)計(jì)《信息提取表》

XLOOKUP函數(shù)是一個查詢函數(shù)，擁有更優(yōu)秀的查找能力，在學(xué)校工作中，經(jīng)常使用該函數(shù)查找本單位職工的醫(yī)保繳費(fèi)基數(shù)等信息。比如，在一個工作表中D列單元格是人員身份證號碼信息，F(xiàn)列是醫(yī)保繳費(fèi)基數(shù)，如果要從批量信息中提取本單位人醫(yī)保繳費(fèi)基數(shù)，可以在空單元格I2單元格中輸入公式“=XLOOKUP（H2，D：D，F(xiàn)：F）”，其中H2是要從D列查找數(shù)組中查找數(shù)值存放的位置，這個函數(shù)整個語法是先確定好要查找的內(nèi)容（12），然后告訴表格去哪里查找（D：D），最后返回對應(yīng)列的結(jié)果（F：F）。然后把本部門人員身份證號碼復(fù)制粘貼到H列，即可快速地從上千人數(shù)據(jù)中查找到本部門人員醫(yī)保繳費(fèi)基數(shù)。

在學(xué)校用XLOOKUP函數(shù)解決問題的場景還有很多，如批量教師工資的查詢、學(xué)生花名冊的查詢、特定學(xué)生成績的查詢等，用XLOOKUP函數(shù)可以從大量數(shù)據(jù)中便捷地提取出需要的信息。

4.2.3利用合并表格生成《文本信息統(tǒng)計(jì)表》

此前，匯總基層單位文本信息需要一一復(fù)制粘貼到新表中，不僅效率較低，還容易遺漏。如果使用合并表格的統(tǒng)計(jì)方式，不僅快捷，還便于審核。我們可以在WPS表格中點(diǎn)擊數(shù)據(jù)選項(xiàng)，再點(diǎn)擊合并表格中的合成一個工作表，然后添加其他學(xué)校相同的表，保留表頭，即可把三個工作表中的內(nèi)容合并到一個工作表。這樣處理解決了函數(shù)公式可以對數(shù)字求和，對文字難以合并的難題。

4.3以建立公共資料庫為視角

4.3.1構(gòu)建云文件夾，永久保存資料

使用U盤存儲資料，雖然使用方便，但U盤中的病毒導(dǎo)致文件資料丟失以及U盤丟失的情況時有發(fā)生，這給工作帶來了不便。另外，要隨時隨地使用U盤存儲或打開文件也很困難。如今，我們可以利用WPS云文檔來破解這個難題，可以將文件儲存在WPS云盤中，然后利用WPS云文檔建立學(xué)校公共資料庫。比如，可以在云庫中建立學(xué)校文件夾，然后在學(xué)校文件夾中再建立教務(wù)處、后勤處、政教處、辦公室等部門文件夾，還可以建立專項(xiàng)活動文件夾，如春季運(yùn)動會、健美操比賽等。也可以建立部門協(xié)作共同整理檔案的文件夾，如文明校園創(chuàng)建檔案、年報(bào)檔案等，這樣就建立了基于WPS云文檔存儲庫的學(xué)校電子檔案庫，能夠統(tǒng)一存儲學(xué)校學(xué)生資料、學(xué)校活動資料、課件資料等。

4，3.2多設(shè)備實(shí)時同步

可以利用WPS文檔多設(shè)備實(shí)時同步高效管理文件，利用WPS桌面云同步功能，把計(jì)算機(jī)桌面上的文件實(shí)時同步到云網(wǎng)盤，其他設(shè)備也可以隨時查看和編輯。打開WPS最新版本，點(diǎn)擊左下角“我的云空間”，點(diǎn)擊“桌面云同步”，“桌面云同步”功能的桌面文件會同步至“我的云文檔”桌面文件夾，利用手機(jī)WPS移動版就可以在文檔或云文檔中的桌面文件夾中查看文件。

4.3.3構(gòu)建私密文件夾

對于涉及單位保密或者個人隱私，需要安全保存的文件，如照片、賬號、密碼、合同等.可以在WPS私密文件夾中存儲。這種類型的文件夾需要先登錄WPS賬號，然后輸入私密文件夾獨(dú)立的密碼，經(jīng)過雙重加密認(rèn)證后才能打開查閱，而且該數(shù)據(jù)與常用數(shù)據(jù)隔離，單獨(dú)保存。

WPS云文件中的電子資料逐漸沉淀為學(xué)校的數(shù)字資產(chǎn)，方便留檔與后續(xù)查找調(diào)取。

5結(jié)束語

WPS表格在工作中的應(yīng)用不僅局限于此，還可以利用數(shù)據(jù)對比功能精準(zhǔn)找出重復(fù)數(shù)據(jù)、利用分類匯總功能統(tǒng)計(jì)每個人1～12月分項(xiàng)工資合計(jì)、結(jié)合WPS文字的“郵件合并”批量生成獎狀等。WPS表格操作簡單、通俗易懂，并能夠在實(shí)際工作中靈活應(yīng)用，極大地提高了工作效率，減少了工作量，更有助于提高教育信息化水平。

作者簡介：

李珊珊（1986—），本科，中小學(xué)一級教師，研究方向：英語教學(xué)。

張凱（1983—），本科，中小學(xué)一級教師，研究方向：信息技術(shù)。