大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用路徑

中圖法分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

目前，我國的檔案管理大部分采取紙質(zhì)檔案管理模式，而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，這種傳統(tǒng)的檔案管理已然不能滿足現(xiàn)階段的實(shí)際需求。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)具有重要意義，因此，有必要分析應(yīng)用過程中存在的問題，并予以解決，從而確保大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中充分發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用。

1大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的趨勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)用戶不斷增加，因此網(wǎng)絡(luò)中存在海量的數(shù)據(jù)。充分挖掘及整理這部分?jǐn)?shù)據(jù)，從而獲取有效信息，對(duì)檔案管理工作具有重要意義。大數(shù)據(jù)指的是網(wǎng)絡(luò)中所有用戶的行動(dòng)痕跡及留存的相關(guān)資料，包含用戶的各種信息及需求等。所謂大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)際上就是對(duì)所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理及篩選，從而獲取相關(guān)數(shù)據(jù)信息的先進(jìn)技術(shù)。而在檔案管理中充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效整理及分析這些數(shù)據(jù)，就可以使這些數(shù)據(jù)成為更有價(jià)值的信息資源。

2大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的積極作用

將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率，尤其是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案利用率最大化。

2.1提升檔案管理質(zhì)量

（1）在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效提升檔案收集效率，而檔案收集效率又對(duì)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生影響，可以進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。對(duì)于檔案管理部門而言，其在對(duì)檔案資源進(jìn)行收集時(shí)，應(yīng)充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，一方面能夠有效收集充足的結(jié)構(gòu)化檔案信息，另一方面能夠收集各種非結(jié)構(gòu)化檔案信息，進(jìn)而擴(kuò)大了檔案信息的收集范圍。

（2）在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效提升檔案儲(chǔ)存效率，而檔案儲(chǔ)存效率越高，則檔案管理也就更加安全。檔案管理部門在存儲(chǔ)檔案時(shí)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用其中，以實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存，轉(zhuǎn)變了以往檔案儲(chǔ)存方式，在檔案管理平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)了多媒體視頻、音頻以及圖片、文檔的儲(chǔ)存。

（3）在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效提升檔案分類效率。只有對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類管理，才能夠確保檔案應(yīng)用效率。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠深入挖掘檔案信息，同時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行分類，有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理、檢索、應(yīng)用以及存儲(chǔ)，以構(gòu)建深度融合、全面豐富的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2.2提升檔案服務(wù)效率

只有所有的檔案信息得到充分的利用，其價(jià)值才能夠得到相應(yīng)的體現(xiàn)。對(duì)于檔案管理部門而言，其檔案管理的目的是不斷提升檔案服務(wù)的效率。首先，通過充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理部門在進(jìn)行分類檢索、管理、儲(chǔ)存以及全面收集檔案信息的過程中，提升了檔案服務(wù)的能力，能夠快速地滿足用戶對(duì)檔案服務(wù)的需求。其次，在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠使檔案管理部門在提供檔案服務(wù)的過程中，對(duì)用戶信息進(jìn)行深入挖掘，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來分析及挖掘相關(guān)數(shù)據(jù)，整合零散的檔案信息，對(duì)用戶的行為進(jìn)行準(zhǔn)確的分析及預(yù)測(cè)，使用戶實(shí)際需求和檔案信息完全契合，從而實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智慧化。

3檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)存在的問題

目前，盡管通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)使我國的檔案管理工作更加方便和高效，然而在實(shí)際應(yīng)用的過程中還存在諸多問題。

3.1部分人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)缺乏重視

現(xiàn)階段，我國一些地區(qū)的檔案管理人員對(duì)于檔案管理的核心內(nèi)容以及基本職能缺乏充分的認(rèn)識(shí)，尤其是對(duì)于檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)缺乏重視，通常將檔案管理看作是一個(gè)流于表面的簡(jiǎn)單工作。例如，部分檔案管理人員在進(jìn)行日常工作總結(jié)和制定部門發(fā)展規(guī)劃中，幾乎沒有與大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用相關(guān)的內(nèi)容。同時(shí)，許多檔案管理人員使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件相對(duì)滯后。正是由于部分檔案管理人員缺乏重視，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用效率較低。

3.2部分檔案管理人員的大數(shù)據(jù)素養(yǎng)較低

盡管部分檔案管理人員擁有較高的管理水平及豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，然而，由于根深蒂固的傳統(tǒng)管理思維難以及時(shí)轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致其缺乏一定的創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，往往都是秉持“盡量少做事”的態(tài)度，在思想上對(duì)信息化建設(shè)具有一定的排斥心理，甚至為了不參與信息化建設(shè)的培訓(xùn)及教育活動(dòng)而編造各種借口，導(dǎo)致自身無法熟練地應(yīng)用信息化設(shè)備，阻礙了單位及企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程。與此同時(shí)，部分檔案管理人員的管理理念未與時(shí)俱進(jìn)，還停留在傳統(tǒng)管理理念中，對(duì)于檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)缺乏正確的認(rèn)知，只是將其作為對(duì)檔案資料進(jìn)行保存的一種簡(jiǎn)單技術(shù)，而未充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)在挖掘檔案價(jià)值中的重要意義。

3.3檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在我國，各個(gè)地區(qū)的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)各不相同，即使是某一個(gè)地區(qū)中的各個(gè)部門也有所區(qū)別，實(shí)際上并未貫徹落實(shí)信息化管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏明確的工作方向及目標(biāo)，最終造成檔案資源共享及信息化建設(shè)成效不理想。

3.4檔案信息安全性不足

在檔案管理中充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，雖然能夠有效提升檔案管理工作的效率，精簡(jiǎn)原本繁雜的工作流程，但是，這也使檔案管理系統(tǒng)受到攻擊的概率大大增加，如受到黑客的攻擊或者人為操作失誤等，這些都會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，從而丟失重要的信息，嚴(yán)重時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致部分重要文件徹底丟失，無法進(jìn)行修復(fù)及找回。因此，需要進(jìn)一步提升檔案信息的安全性，以促進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的充分應(yīng)用，有效提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

4大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

4.1盡快轉(zhuǎn)變思想

若要實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的充分應(yīng)用，就必須單位及企業(yè)負(fù)責(zé)人具有高度的認(rèn)知。作為單位或企業(yè)的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該積極查閱及學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的資料及文件，積極主動(dòng)地參與相關(guān)活動(dòng)，以吸收和學(xué)習(xí)其他地區(qū)同職能部門有關(guān)檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，對(duì)檔案管理工作的核心內(nèi)容及職能進(jìn)行充分了解，把檔案管理工作作為單位或企業(yè)的重要工作來開展，在思想上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。同時(shí)，還要在部門中塑造良好的檔案管理工作氛圍。要在定期開展的工作總結(jié)大會(huì)中重點(diǎn)指出檔案管理工作的重要意義，根據(jù)檔案管理工作對(duì)各個(gè)部門的具體影響進(jìn)行深入分析，并按照年度目標(biāo)對(duì)檔案管理工作的月度及季度目標(biāo)進(jìn)行明確，提升與檔案管理工作相關(guān)的計(jì)算機(jī)等設(shè)施的配置，采用性能最佳及當(dāng)前最先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，以提升管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，自上而下共同努力做好檔案管理信息化建設(shè)工作。

4.2提升管理人員的大數(shù)據(jù)素養(yǎng)

若要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的積極作用，就必須確保檔案管理人員具有一定的大數(shù)據(jù)素養(yǎng)。單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，通過針對(duì)性的培訓(xùn)方式及內(nèi)容來切實(shí)提升檔案管理人員的大數(shù)據(jù)素養(yǎng)及專業(yè)水平。

應(yīng)當(dāng)采取每周一次定期培訓(xùn)的方式，構(gòu)建持續(xù)性及常態(tài)化的培訓(xùn)模式，從而培養(yǎng)檔案管理人員積極主動(dòng)學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣。傳統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容大多都是將崗位技能及專業(yè)理論知識(shí)作為重點(diǎn)，并未進(jìn)行充分的融合及創(chuàng)新。通過大量實(shí)踐表明，必須在培訓(xùn)內(nèi)容中充分融入大數(shù)據(jù)技術(shù)及創(chuàng)新教育理念，將理論和實(shí)踐進(jìn)行有效結(jié)合，使培訓(xùn)內(nèi)容更加全面和實(shí)用。

應(yīng)當(dāng)以PPT的形式來展現(xiàn)培訓(xùn)內(nèi)容，通過多媒體設(shè)備播放相關(guān)內(nèi)容，還要通過工作交流活動(dòng)以及主題研討會(huì)等，使培訓(xùn)形式更加的多元化及具有靈活性，以防止由于培訓(xùn)形式一成不變導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)缺乏參與興趣。此外，要通過開展主題講座的方式，提升檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)在個(gè)人及部門發(fā)展中重要作用的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員能夠積極地結(jié)合自身發(fā)展和管理目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作積極創(chuàng)新，不斷提升他們的專業(yè)素養(yǎng)及大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力。

4.3完善檔案信息化管理制度

首先，單位或企業(yè)要積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)與借鑒當(dāng)前先進(jìn)的管理機(jī)制，探究以往管理機(jī)制存在的不足，明確大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的重點(diǎn)及難點(diǎn)，從而對(duì)當(dāng)前采用的檔案管理機(jī)制進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整及優(yōu)化。比如，針對(duì)檔案管理監(jiān)管機(jī)制，要制定明確的制度，以此對(duì)其信息化建設(shè)目標(biāo)以及具體的工作流程進(jìn)行明確，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范來開展相應(yīng)的工作，并采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)遵守規(guī)范行為的給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，反之則給予適當(dāng)?shù)奶幜P，以確保大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用。

4.4完善安全防范措施

對(duì)于檔案管理人員而言，必須正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的重要作用，在科學(xué)合理地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，要定期檢查及評(píng)估檔案管理系統(tǒng)，從而有效找出系統(tǒng)漏洞，并及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。同時(shí)，要對(duì)殺毒軟件進(jìn)行定期維護(hù)及更新，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行操作，安排專門人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，通過這些方式提升系統(tǒng)性能，防止出現(xiàn)信息丟失及被盜的現(xiàn)象。建立完善的檔案資源管理平臺(tái)，使各個(gè)部門能夠?qū)⑿畔⑸蟼鞯狡脚_(tái)中，由系統(tǒng)對(duì)這些信息進(jìn)行儲(chǔ)存和整理，而檔案管理人員則可以通過分析及應(yīng)用這些信息，使信息資源更加全面和有效。

5結(jié)束語

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中勢(shì)在必行。要充分認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，高度重視大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理的積極作用，要采取完善的檔案管理機(jī)制以及針對(duì)性的培訓(xùn)方式，從而不斷提升大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新，提升檔案管理工作的水平及服務(wù)效率。

作者簡(jiǎn)介：

劉慧（1987—），本科，館員，研究方向：檔案管理。