公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究

武啟峰 張萌潔 徐慶峰

摘 ?要：隨著信息技術(shù)的跨越式高速發(fā)展，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展和精細(xì)化管理的要求。檔案管理也不再是面對(duì)沒(méi)有生命的紙張，僅做搬運(yùn)工作。如何把檔案管好、管活，使其重新煥發(fā)出信息時(shí)代數(shù)字躍然眼眸的活力，是擺在管理者面前的又一嶄新課題。本文從檔案信息化建設(shè)的政策入手，通過(guò)分析現(xiàn)狀與問(wèn)題，給出了建設(shè)會(huì)計(jì)電子檔案的思路和落地措施。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)檔案；數(shù)字化票據(jù)；信息共享；圖像采集

Abstract： With the rapid development of information technology by leaps and bounds， the traditional accounting archives management model has been unable to keep up with the requirements of development of times and delicacy management. Archives management is no longer about dealing with lifeless paper and only doing transportation. How to manage the archives so that they can rejuvenate in the information age is another new topic for leaders. Based on the policy of archives informatization construction， this paper proposed the ideas and implementation measures for the construction of accounting electronic files by analyzing the status quo and problems.

Keywords： Electronic accounting archives; Digital bills; Information sharing; Image collection

隨著基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起，電子發(fā)票、電子客票、銀行電子回單等電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用在我國(guó)逐漸普及，加之各單位信息化建設(shè)水平和精細(xì)化管理水平的日益提升，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等在內(nèi)的會(huì)計(jì)資料越來(lái)越多地以電子化形式生成、傳輸、存檔。[1]雖然各類單據(jù)的電子化傳遞極大方便了使用者，但在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理向電子會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，依然存在一些關(guān)鍵問(wèn)題需要解決，諸如單據(jù)的電子化標(biāo)準(zhǔn)、生成規(guī)范、合規(guī)性約定、電子格式和風(fēng)險(xiǎn)防范等，所以迫切需要在新舊模式銜接實(shí)踐中對(duì)存在問(wèn)題分析研究，并據(jù)此提出針對(duì)性的解決措施，助力電子會(huì)計(jì)檔案管理順利實(shí)行和落地。

1 實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案的政策背景和必要性

1.1 政策背景。為更好地適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和電子信息技術(shù)的廣泛普及，2015年12月14日，財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)最新修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日正式施行。這是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自1984年印發(fā)以來(lái)，經(jīng)過(guò)1998年首次修訂之后的二次修訂。新《管理辦法》的變化主要體現(xiàn)為五個(gè)方面：一是完善了會(huì)計(jì)檔案定義和范圍，二是新增并明確了電子檔案管理要求，三是完善了會(huì)計(jì)檔案銷毀程序，四是明確了會(huì)計(jì)檔案出境管理要求，五是明確了會(huì)計(jì)檔案定期保管期限。其中，最為令人矚目的變化是新《管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，明確了電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

新《管理辦法》的實(shí)施為會(huì)計(jì)電子檔案提供了有力制度保障和遵循。同時(shí)，各類電子會(huì)計(jì)憑證的應(yīng)用逐漸普及，國(guó)家層面也陸續(xù)發(fā)布文件在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展試點(diǎn)工作，為推進(jìn)電子票據(jù)的穩(wěn)步應(yīng)用提供指導(dǎo)。

2015年國(guó)家稅務(wù)總局正式啟動(dòng)增值稅電子普通發(fā)票試點(diǎn)工作，會(huì)計(jì)憑證電子化自此步入快車道；2017年財(cái)政部啟動(dòng)財(cái)政電子票據(jù)試點(diǎn)應(yīng)用工作；2020年上半年，國(guó)家稅務(wù)總局啟動(dòng)增值稅專用發(fā)票電子化試點(diǎn)工作；同年12月在全國(guó)新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化；2019年4月，國(guó)家檔案局辦公室、財(cái)政部辦公廳與國(guó)家稅務(wù)總局辦公廳聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于開(kāi)展電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)工作的通知》；2021年2月上述部門與商務(wù)部辦公廳再次聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》，推進(jìn)電子發(fā)票在更廣泛的地區(qū)和行業(yè)進(jìn)行試點(diǎn)，為下一步電子發(fā)票的鋪開(kāi)做充分調(diào)研準(zhǔn)備。

2020年3月，財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，明確了合法的電子會(huì)計(jì)憑證、電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案具有同等效力，承認(rèn)了電子會(huì)計(jì)憑證的法律效力，提出電子會(huì)計(jì)憑證電子化單軌制報(bào)銷入賬歸檔全流程電子化的要求，加強(qiáng)了對(duì)會(huì)計(jì)、檔案工作領(lǐng)域的具體指導(dǎo)。

1.2 實(shí)施的必要性。電子會(huì)計(jì)檔案相較紙質(zhì)具有更多優(yōu)勢(shì)。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)規(guī)整、自動(dòng)生成憑證和報(bào)表等一系列標(biāo)準(zhǔn)化、智能化流程。其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在節(jié)能環(huán)保、高效檢索、降低管理成本等三方面。[2]

首先，在我國(guó)建設(shè)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會(huì)的大背景下，電子檔案能在最大程度上減少紙張、油墨的使用，減少木材等自然資源消耗，助力綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展。

其次，電子檔案可在計(jì)算機(jī)等端口通過(guò)檢索功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和查閱功能，根據(jù)各類人員的崗位職責(zé)進(jìn)行檢索范圍的授權(quán)分配，并且在此基礎(chǔ)上進(jìn)行更深層次的大數(shù)據(jù)分析，在數(shù)據(jù)利用率上遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于紙質(zhì)檔案。

2 電子會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

2.1 信息化基礎(chǔ)薄弱，難以提供技術(shù)保障。信息化、智能化的電子會(huì)計(jì)檔案管理涉及與多個(gè)系統(tǒng)對(duì)接，對(duì)一個(gè)單位的信息化建設(shè)水平有較高要求。單位若受制于資金投入和管理水平，對(duì)信息化軟硬件支持力度不足，未對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行必要的運(yùn)行維護(hù)，則難以使電子會(huì)計(jì)檔案管理達(dá)到目標(biāo)效果。

2.2 電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)可讀性與存儲(chǔ)安全性存在漏洞。電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)格式較多，包括PDF、OFD、WORD、EXCEL、TXT、JPG、DBF等，數(shù)據(jù)庫(kù)代表包括Oracle、SQLServer等。

電子格式的多元性為數(shù)據(jù)可讀性帶來(lái)了以下風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：一是從不同系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)，需要開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行技術(shù)對(duì)接，使之能夠轉(zhuǎn)變?yōu)榭捎?、?zhǔn)確的會(huì)計(jì)語(yǔ)言，存在一定的技術(shù)要求；二是數(shù)據(jù)格式的更新迭代可能會(huì)造成老舊的電子數(shù)據(jù)無(wú)法讀取；三是對(duì)于拍照或者掃描而來(lái)的數(shù)據(jù)源，存在圖像分辨率過(guò)低從而導(dǎo)致識(shí)別讀取困難的風(fēng)險(xiǎn)。

從數(shù)據(jù)安全性來(lái)講，相比于紙質(zhì)憑證存儲(chǔ)載體的單一性，電子憑證可在計(jì)算機(jī)、硬盤、光盤甚至云端進(jìn)行存儲(chǔ)，因此需要更高級(jí)別的技術(shù)保護(hù)。

針對(duì)電子儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，一是電子檔案對(duì)電子設(shè)備的依賴性強(qiáng)，可能存在特定的磁性介質(zhì)因磁性消失而導(dǎo)致數(shù)據(jù)損毀滅失的風(fēng)險(xiǎn)；二是存在網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，可能對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除、新增、篡改，以達(dá)到竊取商業(yè)機(jī)密、干擾市場(chǎng)行為的目的，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的安全性帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。

2.3 電子發(fā)票的真?zhèn)尾轵?yàn)、重復(fù)報(bào)銷。由于電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件具有易篡改、易復(fù)制且難察覺(jué)等特點(diǎn)，如果不能依靠軟件系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)螜z驗(yàn)和查重檢驗(yàn)，規(guī)避可能存在的重復(fù)報(bào)銷、虛假入賬、篡改信息的漏洞，則存在重大的內(nèi)控缺失。

3 電子會(huì)計(jì)檔案管理改進(jìn)措施及建議

3.1 形成制度、明晰賦權(quán)，保障電子檔案安全可用。單位應(yīng)根據(jù)自身管理要求、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、信息系統(tǒng)建設(shè)等實(shí)際情況形成制度，制定適應(yīng)自身需求的會(huì)計(jì)電子檔案工作規(guī)范，對(duì)電子檔案的獲取、審批、入賬、歸檔、移交、保管、借出、備份、鑒定銷毀等方面做出具體工作規(guī)范和要求，指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作。尤其要明確崗位責(zé)任和安全保密制度，做到有章可依。如何保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和可用性？

首先，應(yīng)在制度中規(guī)范電子檔案?jìng)浞莸木唧w流程和要求，如實(shí)時(shí)或定時(shí)將電子檔案?jìng)浞葜劣布O(shè)備或云端，進(jìn)行備份核查、定期檢查，做好庫(kù)房管理，避免因電子數(shù)據(jù)自身不穩(wěn)定性、自然災(zāi)害、人為破壞而造成數(shù)據(jù)丟失。

其次，嚴(yán)格設(shè)置各崗位權(quán)限，尤其要慎重配置檔案“增、刪、改”權(quán)限，可考慮設(shè)置修改數(shù)據(jù)、單據(jù)附件條件下的多級(jí)審批，另外還可以采取數(shù)字簽名、添加水印、雙向加密等方式防止篡改。同時(shí)，移交會(huì)計(jì)電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、讀取平臺(tái)（軟件）一并移交，保證新舊數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期可讀性。

3.2 技術(shù)把關(guān)、嚴(yán)防漏洞，保證信息系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。會(huì)計(jì)檔案的全流程電子化管理離不開(kāi)信息系統(tǒng)的支持，一套嚴(yán)密成熟的信息系統(tǒng)是實(shí)施電子檔案管理的基礎(chǔ)保障。單位應(yīng)在已有報(bào)銷系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)基礎(chǔ)上，根據(jù)自身管理需求，評(píng)估軟件開(kāi)發(fā)公司的技術(shù)能力，最終選擇是在現(xiàn)有系統(tǒng)中新增加檔案管理模塊，還是直接選用成熟的檔案管理軟件與本單位現(xiàn)有軟件進(jìn)行對(duì)接。

從源數(shù)據(jù)的接收上，信息化系統(tǒng)應(yīng)支持從PC和移動(dòng)端的各類軟件、微支小程序等多端口獲取數(shù)據(jù)，在識(shí)別電子資料來(lái)源真實(shí)、有效后，及時(shí)進(jìn)行分類規(guī)整。同時(shí)，利用高速掃描儀、手機(jī)、報(bào)賬機(jī)等端口進(jìn)行實(shí)體附件的圖像采集。

在收集好附件及數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)即刻進(jìn)行單據(jù)附件分類歸檔和數(shù)據(jù)規(guī)整，及時(shí)進(jìn)行信息傳輸，避免后期大量信息冗余。在系統(tǒng)能夠有效接收、管理和利用電子檔案的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立起電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系，保證線上線下檔案的相互對(duì)照。在數(shù)據(jù)的再利用方面，系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)多條件下的檢索功能。同樣地，針對(duì)查詢借閱功能，應(yīng)設(shè)置不同人員的查詢權(quán)限。

3.3 對(duì)照要求，熟用管理工具，規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬。單位在具備條件時(shí)通過(guò)軟件系統(tǒng)進(jìn)行電子會(huì)計(jì)憑證的查重檢驗(yàn)和收管。對(duì)于從外單位取得的電子發(fā)票，不能僅使用電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件報(bào)銷入賬歸檔，應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存電子發(fā)票的原始PDF或OFD文件，并建立線上電子會(huì)計(jì)憑證與線下紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的檢索關(guān)系。同時(shí)加強(qiáng)報(bào)銷審核，杜絕僅將電子會(huì)計(jì)憑證作為報(bào)銷入賬的唯一憑證。

4 未來(lái)電子化會(huì)計(jì)檔案建設(shè)展望

電子會(huì)計(jì)檔案的推行是適應(yīng)新形勢(shì)下電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展的必然選擇，是推進(jìn)綠色低碳可持續(xù)發(fā)展的有效手段，是會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔全流程電子化的最終結(jié)果。確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，是實(shí)現(xiàn)后續(xù)精細(xì)化管理的根本基礎(chǔ)?？梢灶A(yù)見(jiàn)在不久的將來(lái)，數(shù)據(jù)造假將變得更加困難，視頻、音頻也可能成為有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案材料，交通票據(jù)自動(dòng)推送無(wú)需取票，各類電子發(fā)票也能自動(dòng)獲取。信息化時(shí)代的大浪潮下，推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，將為單位決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。

*基金項(xiàng)目：2022年度河南省檔案科技項(xiàng)目（2022-R-008）；河南省軟科學(xué)研究計(jì)劃基金資助項(xiàng)目（222400410444、222400410278）；河南省醫(yī)學(xué)科技攻關(guān)軟科學(xué)研究基金資助項(xiàng)目（RKX202002002）；河南省醫(yī)院協(xié)會(huì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理研究基金資助項(xiàng)目（HNYYJG-20202-06A）。

參考文獻(xiàn)：

[1]鐘曉燕.電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].質(zhì)量與市場(chǎng)，2022（06）：142-144.

[2]謝榮娟.電子會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)用研究[J].財(cái)經(jīng)界，2021（23）：157-158.

（作者單位：河南省人民醫(yī)院 ?武啟峰，碩士研究生；張萌潔，會(huì)計(jì)師；徐慶峰，高級(jí)會(huì)計(jì)師 ?來(lái)稿日期：2022-10-20）