雙一流建設(shè)背景下高校智慧檔案館建設(shè)研究

王靜?劉莉莉

隨著“雙一流”建設(shè)戰(zhàn)略決策的提出，高校檔案館為實現(xiàn)“雙一流”建設(shè)目標和任務(wù)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為抓手，在智慧校園的框架內(nèi)，積極建設(shè)高校智慧檔案館。通過分析“雙一流”高校智慧檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問題，堅持以智慧創(chuàng)新、共享共建、統(tǒng)籌規(guī)劃、分期實施、安全第一、實用可靠為建設(shè)原則，結(jié)合高?！半p一流”建設(shè)的工作實際，探究“雙一流”背景下高校智慧檔案館的建設(shè)方法與路徑。

建設(shè)世界一流大學和一流學科，即“雙一流”建設(shè)。這是中國高等教育領(lǐng)域繼“211工程”“985工程”之后的又一國家戰(zhàn)略，是黨中央、國務(wù)院在新的歷史時期為加快我國高等教育強國建設(shè)作出的重大戰(zhàn)略決策和部署。在建設(shè)“雙一流”的過程中，高校檔案館保存的各類檔案資源在學校的整體建設(shè)、優(yōu)勢學科建設(shè)、高校特色建設(shè)等方面發(fā)揮了不可小覷的作用。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等新興信息技術(shù)被應(yīng)用到各行業(yè)、各領(lǐng)域中，高校也積極利用信息化手段提升學校管理水平和管理效率，提高服務(wù)師生的能力。繼開展“智慧校園”建設(shè)之后，高校智慧檔案館建設(shè)也被提上日程，成為建設(shè)“雙一流”高校的重要舉措之一。

高校智慧檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問題

建設(shè)現(xiàn)狀

由于國家目前并沒有對“智慧檔案館”作出具體的定義和統(tǒng)一的建設(shè)方案，自2013年青島市政府率先開展智慧檔案館建設(shè)后，一些高校也開始積極探索建設(shè)智慧檔案館的路徑，借鑒數(shù)字檔案館的建設(shè)經(jīng)驗來打造本校的智慧檔案館，而這樣建設(shè)出來的智慧檔案館從本質(zhì)上還是升級版的數(shù)字檔案館。據(jù)了解，目前全國“雙一流”高校完全建成智慧檔案館的尚在少數(shù)，大多數(shù)都處于分期規(guī)劃建設(shè)的某一階段或者停留在建設(shè)數(shù)字檔案館階段。

存在的問題

1.缺乏整體的科學規(guī)劃和政策指導

高校在“雙一流”建設(shè)時，更多考慮的往往是整個學校的特色優(yōu)勢、平臺建設(shè)、成果轉(zhuǎn)化、人才培養(yǎng)、師資隊伍等方面的規(guī)劃，忽略了能夠為教學科研提供輔助的相關(guān)檔案信息資源，沒有將智慧檔案館建設(shè)納入到高?！半p一流”建設(shè)中來。在規(guī)劃建設(shè)智慧校園之初，沒有將智慧檔案館融入其中，高校內(nèi)各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)都采用了不同的技術(shù)參數(shù)和接口，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)格式也不盡相同，導致智慧檔案管理系統(tǒng)無法抓取各個系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)資源。再者，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等國家法規(guī)政策中并沒有提及“智慧檔案館”一詞，國家也尚未出臺與智慧檔案館有關(guān)的法律法規(guī)，因此，“雙一流”高校在建設(shè)過程中缺乏政策的領(lǐng)導和支持，大部分高校只是參照智慧校園、數(shù)字檔案館等方面的建設(shè)方案和標準去建設(shè)智慧檔案館。

2.檔案資源特色不明顯

一流大學檔案館需要建設(shè)完善的檔案資源體系和最優(yōu)的檔案資源結(jié)構(gòu)，以凸顯“雙一流”高校智慧檔案館的內(nèi)涵。根據(jù)教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定，各個高校檔案館中都保存著黨群、行政、學生、教學、科研、基建、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財會等十一類檔案，但涉及本校辦學特色、歷史文化方面的館藏資源較少，高校檔案資源同質(zhì)化現(xiàn)象較為嚴重、結(jié)構(gòu)單一，“雙一流”高校智慧檔案館的建設(shè)亮點不夠突出。

3.基礎(chǔ)設(shè)施不完善

智慧檔案館是信息發(fā)展的產(chǎn)物，是一項復雜的工程，無論是高校智慧檔案館還是公共檔案館的智慧化服務(wù)都離不開大數(shù)據(jù)、云計算、“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段以及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)、智能密集架、庫房恒溫恒濕系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等軟硬件設(shè)備。智慧檔案館的設(shè)施經(jīng)費主要來源于國家財政經(jīng)費，高校經(jīng)過綜合考量、全盤性規(guī)劃，最終用于智慧檔案館建設(shè)的資金就顯得捉襟見肘。新技術(shù)手段和軟硬件設(shè)備的不完善是阻礙高校智慧檔案館建設(shè)的重要因素。筆者通過對幾所“雙一流”高校檔案館進行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)在建的高校智慧檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施都沒有一次性配備到位，大多處于分期建設(shè)的階段。

“雙一流”高校智慧檔案館建設(shè)目標與原則

建設(shè)目標

高校智慧檔案館建設(shè)以“雙一流”建設(shè)為標準，以提高服務(wù)管理能力為抓手，實現(xiàn)高校檔案管理信息系統(tǒng)及實體管理的信息化、自動化、智能化，整合高校的學科建設(shè)、人才培養(yǎng)、學生管理、教育發(fā)展等多方面、多層次的檔案信息資源并進行知識化管理，主動挖掘和感知用戶感興趣的信息，并實時推送給廣大師生及校友，在檔案館、檔案工作者、檔案使用者之間建立起良性循環(huán)的服務(wù)機制，實現(xiàn)檔案收、存、管、用的融合交互與良性發(fā)展。

建設(shè)原則

首先，堅持以人為本、為師生服務(wù)的原則。智慧檔案館的建設(shè)不僅需要先進的技術(shù)做支撐，還必須要堅持以師生的需求為導向。建立高校特色檔案資源庫，將高校檔案館打造成檔案信息資源中心、智慧檔案服務(wù)中心、校史文化查詢中心等新型檔案館，為廣大師生提供更全面的服務(wù)。其次，堅持智慧創(chuàng)新、共享共建的原則。高校智慧檔案館需要以智慧化技術(shù)為引導，用創(chuàng)新的服務(wù)方式去滿足不斷變化的用戶需求。整合網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)標準體系，與學校各學院的管理系統(tǒng)和平臺綜合協(xié)調(diào)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享共建。再次，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、分期實施的原則。智慧檔案館的建設(shè)應(yīng)當根據(jù)高校各自的發(fā)展規(guī)劃以及檔案館的基本框架和要求統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合考量，按照循序漸進、分期實施等原則進行實施。最后，要堅持安全第一、實用可靠的原則。大數(shù)據(jù)時代，高校智慧檔案館在建設(shè)過程中既要保證檔案的安全性，同時還要加強檔案信息資源的安全措施。減少復雜的流程設(shè)計，采用成熟的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)，以及設(shè)計扁平化的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)。同時制定突發(fā)事件的應(yīng)急預案，確保檔案數(shù)據(jù)不受影響。

“雙一流”建設(shè)背景下高校智慧檔案館建設(shè)路徑初探

做好高校智慧檔案館頂層設(shè)計，納入智慧校園總體規(guī)劃

“雙一流”建設(shè)需要深度融合高校各方面因素，高校智慧檔案館作為“雙一流”建設(shè)檔案信息的資源支撐，應(yīng)主動融入“雙一流”建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略體系，事先做好頂層設(shè)計。高校智慧檔案館的規(guī)劃、建設(shè)、使用以及管理是一個復雜的工程，其中的每個部分都會影響全局，所以在建設(shè)智慧校園的初期就要把智慧檔案館的規(guī)劃、設(shè)計和如何實現(xiàn)納入其中，進行整體規(guī)劃和跟進實施，其技術(shù)規(guī)范標準等要遵循智慧校園總體框架（GBT36342—2018）的相關(guān)標準規(guī)范，盡早在智慧校園的基礎(chǔ)設(shè)施層、支撐平臺層、應(yīng)用平臺層等層面部署智慧檔案館的相關(guān)技術(shù)參數(shù)和接口，與智慧校園建設(shè)接軌，避免成為智慧校園中的“信息孤島”“數(shù)據(jù)黑洞”。例如，安徽中醫(yī)藥大學檔案館在規(guī)劃智慧檔案館初期，積極與學校網(wǎng)絡(luò)中心、辦公室、學生處、教務(wù)處等各業(yè)務(wù)部門進行對接，確保數(shù)據(jù)接口和技術(shù)參數(shù)保持一致，使業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)在智慧校園的框架內(nèi)正常運轉(zhuǎn)和歸檔。再者，筆者認為做好高校智慧檔案館的頂層設(shè)計還需堅持前端控制理念和全程管理理念，在設(shè)計階段就實施有效控制，盡可能把對電子文件全程管理的所有要求體現(xiàn)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，避免高校各行政部門以及院系業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料處于失存、失控、失信、失用的狀態(tài)。

推進高校智慧檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，打造智慧檔案管理云平臺

“數(shù)字檔案館給檔案館帶來了檔案信息管理的革命，而并非檔案管理革命?！比欢?，高校智慧檔案館則是依托大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案館的人員、實體檔案、檔案信息系統(tǒng)、庫房、樓宇建筑等方面實現(xiàn)檔案管理模式的變革。實現(xiàn)對檔案的智能化管理、檔案實體存放環(huán)境的智能化管理、檔案實體存放安全的智能化管理，打造智慧檔案管理云平臺。利用RFID無線射頻識別技術(shù)對檔案實體實現(xiàn)一一對應(yīng)的電子標簽管理。檔案庫房一體化管理系統(tǒng)針對智能密集架管理系統(tǒng)、庫房安防系統(tǒng)、恒溫控制系統(tǒng)、恒濕凈化消毒控制系統(tǒng)、煙霧氣體報警或高壓細水霧消防系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、漏水報警系統(tǒng)等設(shè)備并對其進行統(tǒng)一管理。庫房內(nèi)的重要設(shè)備和設(shè)置的遠程報警功能，一旦觸發(fā)警報，學校數(shù)據(jù)庫和檔案庫房會同時進行聲光報警，報警信息會通過監(jiān)控平臺給檔案工作人員發(fā)送手機短信或電話報警，以實現(xiàn)對庫房的全天候自動監(jiān)測，集中監(jiān)控、集中管理。

構(gòu)建以用戶需求為中心的服務(wù)模式，實現(xiàn)高校智慧檔案館的泛化服務(wù)

一流大學的檔案館必須以提供一流的檔案服務(wù)為目標，樹立隨時隨地為用戶服務(wù)的理念。滿足檔案用戶的多樣化信息需求是建設(shè)高校智慧檔案館的最終目標。高校智慧檔案館堅持一切從用戶的角度出發(fā)，利用語義網(wǎng)技術(shù)、三網(wǎng)融合技術(shù)、云計算和大數(shù)據(jù)等智能化技術(shù)手段，根據(jù)師生用戶以及歷屆校友在檔案管理系統(tǒng)中的查詢搜索痕跡和興趣主動分析其信息需求，積極與師生用戶進行交互，提供嵌入式知識服務(wù)，并且主動向用戶推送檔案的個性化搜索以及個性化的檔案信息，實現(xiàn)一站式服務(wù)。例如，可以在智慧檔案館網(wǎng)頁或者檔案管理系統(tǒng)中自動彈出搜索頻率較高的詞條或者是關(guān)鍵詞，主動提供給目標用戶。同時，泛化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和智能技術(shù)拓展了高校智慧檔案服務(wù)的時間和空間，通過微信平臺公眾號及微信小程序“掌上智慧檔案館”等實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的移動化，檔案利用者可以隨時隨地查閱檔案。高校智慧檔案館為廣大檔案用戶提供了“無所不在”的檔案信息資源，極大地提高了服務(wù)效率。

深度挖掘高校特色檔案信息資源，實現(xiàn)向知識管理型檔案館的轉(zhuǎn)型升級

傳承創(chuàng)新優(yōu)秀文化是“雙一流”高校的建設(shè)任務(wù)之一。高校檔案館作為愛國主義教育基地，需要將具有本校特色的一流大學精神和大學文化展現(xiàn)給廣大師生及校友，做好立德樹人的工作。這就要求高校檔案館不能僅滿足于簡單的檔案收、存、管、用等業(yè)務(wù)，還需契合“雙一流”的建設(shè)需求，在高校特色文化編研、科研等方面下功夫。隨著知識經(jīng)濟時代的到來，檔案管理逐漸向檔案知識管理發(fā)展，更加關(guān)注檔案文件中隱藏的有價值信息，特里·庫克也提出要“把著眼點從信息轉(zhuǎn)移到知識上（探尋、傳播、理解），從建立數(shù)據(jù)庫到建立知識庫上”。高校智慧檔案館運用一系列的知識對檔案信息資源進行知識管理，如利用智能搜索引擎、數(shù)據(jù)分析與挖掘、語義分析與知識發(fā)現(xiàn)等技術(shù)找出檔案文件內(nèi)在的關(guān)聯(lián)，分析文書檔案、教學檔案、學生檔案、基建檔案等高校各類檔案數(shù)據(jù)庫的特點并加以整合，形成具有新的聯(lián)系的檔案專題知識數(shù)據(jù)庫或者是具有學校歷史文化特色的檔案資源等。對于中醫(yī)藥高校來說，需要檔案館員運用知識管理方面的技術(shù)充分挖掘中醫(yī)藥院校特色的中醫(yī)藥典籍檔案、臨床醫(yī)學檔案、中醫(yī)藥名人檔案、中醫(yī)藥文化檔案等特色檔案進行編碼，進而形成系統(tǒng)的研究成果，向廣大師生校友進行知識推送，從而實現(xiàn)向知識管理型檔案館的轉(zhuǎn)型。

建立健全智慧檔案館建設(shè)的制度性文件，完善檔案治理體系

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，“全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)”。健全和貫徹良好的檔案管理機制、政策法規(guī)等制度，是推進檔案事業(yè)健康發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。因此，想要建設(shè)好智慧檔案館，健全、完善的法律法規(guī)、方針政策是首要保障。然而，筆者在查閱和搜索相關(guān)智慧檔案館建設(shè)規(guī)范方面的資料時，僅能搜索到與數(shù)字檔案館相關(guān)的建設(shè)性規(guī)范文件，并且在智慧檔案館建設(shè)標準方面及其涉及到與其相關(guān)的大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)方面均尚未出臺相關(guān)的方針政策和法律法規(guī)。目前很多高校對于建設(shè)智慧檔案館的理念是比較認可的，但至于怎么建設(shè)、設(shè)計和規(guī)劃卻無從下手，拿不出具體的建設(shè)方案。針對這些問題，國家應(yīng)盡快推進智慧檔案館建設(shè)指南等文件的出臺，覆蓋智慧檔案館的建設(shè)標準和原則、運行和管理機制等方面，以保證智慧檔案館建設(shè)全面、規(guī)范、合理，使得高校在建設(shè)智慧檔案館時有法可依、有規(guī)可循，進一步提高依法治檔的能力，完善檔案治理體系。

參考文獻

[1]張超.論智慧城市背景下數(shù)字檔案館的現(xiàn)狀和發(fā)展方向[J].黑龍江檔案，2017（01）：35-36.

[2]中華人民共和國教育部.教育部關(guān)于印發(fā)《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》的通知[EB/OL].（2012-03-13）[2023-04-05].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A16/s3342/201203/t20120313_133322.html.

[3][4]王志偉.淺析電子文件時代的前端控制理論[J].蘭臺世界，2009（11）：24.

[5]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（02）：68-70.

[6]特里·庫克，劉越男.電子文件與紙質(zhì)文件觀念：后保管及后現(xiàn)代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命[J].山西檔案，1997（02）：7-13.

[7]中華人民共和國國家檔案局.中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[EB/OL].（2021-06-08）[2023-04-05].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.