城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理分析

劉敏

進入信息化時代后，城建紙質(zhì)檔案同電子檔案進入融合管理階段。要想做好檔案管理工作，就需要將紙質(zhì)檔案同電子檔案的優(yōu)勢綜合利用起來，推進檔案資源優(yōu)化整合，進而最大程度地發(fā)揮檔案的功效?，F(xiàn)提出對城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的措施。

隨著人類社會進入信息化時代，數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面。在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息發(fā)展速度較快，這在一定程度上促進了檔案管理效率的提升。城市建設檔案館作為城市建設檔案歷史的重要守護者，要想更好地服務社會大眾，就需要激發(fā)自身潛能，促進檔案信息化，從而切實為普通百姓服務。在城市建設檔案管理中，可以建設在線接收系統(tǒng)，以確保實現(xiàn)對電子檔案的良好歸類與整合?？傊?，城建檔案數(shù)字化的推進，一方面可以保證城建檔案信息化建設工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展，另一方面也為人們的生活帶來了諸多便利。

城建檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢以及特征分析

檔案數(shù)字化管理是指應用現(xiàn)代計算機技術和網(wǎng)絡技術對傳統(tǒng)檔案管理模式進行優(yōu)化提升，從而逐步提升檔案管理質(zhì)量。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有可在線收集、集成化管理，安全性高等優(yōu)勢。當前，城建檔案數(shù)字化管理一般是通過物聯(lián)網(wǎng)、云計算技術等構建多元化、智能化的管理制度，使用先進的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)做好對檔案信息的處理等工作，逐步優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理服務。城建檔案數(shù)字化管理工作的內(nèi)容之一是對城市發(fā)展建設中各環(huán)節(jié)的項目資料進行收集，繼而完善信息庫內(nèi)容。

可以以目錄數(shù)據(jù)作為基本檢索入口，利用計算機技術進行多項目錄數(shù)據(jù)的集中管理。網(wǎng)絡技術的應用使數(shù)據(jù)處理工作變得更加高效。在工作過程中，可以將數(shù)據(jù)信息在線錄入計算機，實現(xiàn)對檔案信息的提取與管理；也可以對不同地點的數(shù)字信息內(nèi)容進行集中整合處理，以提升專題檔案服務質(zhì)量和檔案信息集成化管理水平，滿足民眾對檔案服務的需求。同傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案具有存儲密度高的優(yōu)勢，并且其對檔案信息安全有著較高要求，一旦信息管理存在不規(guī)范現(xiàn)象，就容易出現(xiàn)安全問題，并造成較大損失。

在建設數(shù)字化檔案管理平臺的過程中，做好對數(shù)字檔案信息的收集和歸檔，將類型不同的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，可以實現(xiàn)對不同載體檔案的全面優(yōu)化，不僅有利于檔案復制，也有助于在信息重組的過程中有效控制各項成本。傳統(tǒng)檔案實現(xiàn)數(shù)字化之后，民眾就能從網(wǎng)絡環(huán)境中得到所需的檔案資料，如此可以提升檔案的利用效率。從檔案管理數(shù)字化出發(fā)，對檔案原件做好保護工作，確保庫存檔案有數(shù)字備份并可以得到相應保護，從而提升檔案信息管理的安全性。

城建紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的意義

隨著現(xiàn)代化技術的發(fā)展，我國社會面貌有了較大的變化，多個行業(yè)的信息化程度逐步加深，傳統(tǒng)檔案管理形式也進行了變革，引入了信息化技術手段，并因此出現(xiàn)了各種類型的電子檔案。從目前的發(fā)展實際來看，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理有著十分明顯的優(yōu)勢，但是紙質(zhì)檔案管理也具有一定的重要性，如具備可安全存儲等功能，對城市發(fā)展有著重要的參考和記錄價值。

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，城建檔案面臨諸多挑戰(zhàn)。因此，對檔案管理模式進行及時革新迫在眉睫。推進城建紙質(zhì)檔案和電子檔案融合發(fā)展和并行管理，能夠在一定程度上推動經(jīng)濟社會的穩(wěn)定發(fā)展。

在城建檔案管理中，紙質(zhì)檔案與電子檔案具有各自不同的發(fā)展優(yōu)勢，并且可以實現(xiàn)不同類型的高質(zhì)量信息傳遞。紙質(zhì)檔案發(fā)展時間較長，在造紙術發(fā)明后，人們便開始以文字的形式將一些信息呈現(xiàn)在紙上，因此，紙質(zhì)檔案作為一種重要的信息載體，發(fā)揮著重要功能。與此同時，隨著科技的發(fā)展和社會的進步，電子信息技術被普遍應用于人們的工作和生活中，城建檔案對電子檔案的應用則更為普遍，相對應地，檔案電子化管理工作內(nèi)容也逐漸增多。電子檔案具有較強的時效性、便捷性，更加符合目前社會發(fā)展的需求，然而，城建檔案對紙質(zhì)檔案的依賴性較高，因為紙質(zhì)檔案可以較為真實地記錄城市發(fā)展變遷的信息，與電子檔案相比具有較強的說服力。長期以來，紙質(zhì)檔案作為重要的信息載體，可以對城建檔案資源進行保存管理。總之，在城建檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案是兩種十分重要的檔案信息載體，二者共同構成了完整的有機整體。對紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理不僅可以充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，也可以使二者進行互補，從而提升城建檔案的服務效能。這不僅是社會發(fā)展對城建檔案管理工作的要求，也是城建檔案管理工作自身發(fā)展的具體要求。

紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的措施分析

革新檔案管理觀念

在新時期城建檔案管理過程中，需要以檔案管理的具體情況為基準，把創(chuàng)新元素逐步融入檔案管理中，推進電子檔案和紙質(zhì)檔案并行管理。在具體工作中，要創(chuàng)新檔案管理模式和方法，提升檔案管理的效率和水平。比如，在對電子檔案進行歸檔管理的過程中，可以使用計算機開展對檔案資料的分檔和拷貝等工作，以及對大批量文件的轉(zhuǎn)移工作。在實際管理過程中，可以應用雙套制管理模式，在制作電子檔案的同時，做好對紙質(zhì)檔案的備份工作，從而逐步推進紙質(zhì)檔案向數(shù)字化方向發(fā)展，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案實現(xiàn)共同存儲和應用管理。同時可以使用雙軌制管理模式，以便在一定程度上促進電子檔案和紙質(zhì)檔案共存。

工作人員在處理重復性文件時，可以根據(jù)實際情況為其選擇合適的管理形式，以全面提升檔案管理效率。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案在收集時間、保存方式等方面有一定區(qū)別，所以在檔案并行管理中，應根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的特征，做好對不同管理系統(tǒng)的應用，以實現(xiàn)檔案信息的分類操作、保存和利用等。具體而言，可以在兩個系統(tǒng)中建立通道，以便順利地將信息從一個文件轉(zhuǎn)移到另一個文件中，保證業(yè)務處理的一致性。在對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行并行管理的過程中，應注重結合目前科技的發(fā)展狀況對管理模式進行創(chuàng)新，以確保檔案管理滿足時代發(fā)展的要求。

為了使不同的管理模式在實際應用中發(fā)揮優(yōu)勢，一般會使用恰當?shù)臋n案管理體系進行規(guī)范管理，尤其是在城建檔案管理中，一般會讓紙質(zhì)檔案管理體系與電子檔案管理體系并行，促進二者融合。這種方式不僅可以確保檔案管理長期存在且有效，也有助于實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的整理和完善，以及對其的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。為了發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢，使檔案管理具有一定的便捷性和規(guī)律性，在實際應用中，需要在某些情況下使用紙質(zhì)檔案，以便及時彌補檔案管理中出現(xiàn)的某些失誤。創(chuàng)新檔案管理模式，要求對檔案進行完善和優(yōu)化，也要求對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行同步歸檔，以確保檔案管理的可靠性和真實性，促進檔案管理工作有序開展。

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的城建檔案管理工作人員往往不能完全掌握全新的檔案管理方法和管理理念，這會導致檔案管理質(zhì)量逐步降低；而新上任的檔案管理工作人員往往會對電子檔案管理模式有更加深刻的認知，管理質(zhì)量也會在其管理下逐步提升。然而，并不是所有工作人員都可以完全適應這兩種不同的管理形式。因此，城建檔案管理工作人員應該相互了解，做好培訓工作，掌握較多的計算機相關知識，以確保檔案管理質(zhì)量得到提升。在檔案管理工作進程中，不論是選擇電子檔案管理還是紙質(zhì)檔案管理，都必須保證管理的規(guī)范性。在具體的管理實踐中，由于電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理還存在較多沖突，要求管理單位做好規(guī)劃管理工作，以便逐步完善檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，促使檔案管理在審批、規(guī)劃等環(huán)節(jié)都展現(xiàn)出并行管理的優(yōu)勢。

檔案管理和數(shù)字化外包工作

檔案管理工作人員要按要求對科技檔案、會計檔案、實物檔案、文書檔案等做好規(guī)范整理，同時為其編寫目錄及相關說明。為了使紙質(zhì)檔案和電子檔案長期協(xié)調(diào)發(fā)展，有必要對該項工作范疇內(nèi)的人、財、物等進行綜合統(tǒng)籌管理，將其作為檔案數(shù)字化的基礎，通常可以分批或分期在幾年內(nèi)加強對歷史遺留檔案的整理，并實現(xiàn)對其的數(shù)字化。為了提升工作效率，可以適當委托專業(yè)公司負責該項工作，在數(shù)字化外包工作中，要加強對以下問題的關注。首先，在簽訂合同時，應明確檔案數(shù)字化的內(nèi)容、價格以及完成時間。與此同時，必須對多項技術標準進行明確，包括圖像分辨率、原文格式以及備份介質(zhì)等。其次，必須簽訂保密協(xié)議，內(nèi)容包括禁止外包單位在工作期間留存、下載、使用檔案中的任何具體信息。同時明確指出，一旦出現(xiàn)泄密，將根據(jù)合同規(guī)定追究相關責任人的法律責任。外包單位則需要做好對參與此項工作的人員的信息審查以及登記等工作，讓所有工作人員簽訂保密協(xié)議，以確保檔案數(shù)字化工作開展的安全性。

創(chuàng)新檔案管理形式

為了實現(xiàn)對城建紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理，需要創(chuàng)新檔案管理形式。具體而言，可以利用電子檔案容易保存的特點，將其融入紙質(zhì)檔案管理過程中，以有效彌補紙質(zhì)檔案管理存在的不足，確保紙質(zhì)檔案同電子檔案實現(xiàn)并行管理。所以，在創(chuàng)新檔案管理形式時，要求依據(jù)城建檔案的具體管理情況對檔案管理形式進行優(yōu)化，以實現(xiàn)對相關內(nèi)容與信息的電子檔案歸檔和紙質(zhì)檔案歸檔，保證檔案真實完整。

強化檔案管理人員的信息意識，注重培養(yǎng)專業(yè)化人才

當前，城建檔案數(shù)字化建設范圍較廣，大部分區(qū)域的城建檔案都以電子檔案的形式進行保存，同時以紙質(zhì)檔案作為補充。城建檔案的數(shù)字化不能局限于形式上的數(shù)字化，而是要將檔案作為重要的信息資源，提高檔案管理工作人員的信息意識，構建信息理念，通過數(shù)字信息技術集中挖掘和開發(fā)檔案信息，以提升城建檔案的利用價值。另外，在推進城建檔案數(shù)字化的進程中，要逐步提升檔案管理工作人員的素質(zhì)。尤其是在目前的管理中，應培養(yǎng)更多專業(yè)的技術人才，加強對其的專業(yè)化培訓，同時更新相關技術設備，為城建檔案數(shù)字化管理提供人才保障。

推進檔案保密工作

檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)一般需要使用封閉性獨立網(wǎng)絡，不能與外界互聯(lián)。如果需要使用計算機系統(tǒng)處理相關數(shù)據(jù)，可以利用光驅(qū)和USB設備。在檔案數(shù)字化處理過程中，現(xiàn)場所有工作人員都不能攜帶私人存儲設備，且需要在場外集中存放手機。另外，檔案數(shù)字化處理現(xiàn)場需要安裝消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)以及防盜報警系統(tǒng)，為以后的調(diào)卷和歸卷工作打下基礎。在調(diào)卷時，工作人員需要對檔案進行逐卷、逐盒清點。對于需要移交的檔案，要讓移交雙方簽字并進行仔細核對。在歸卷過程中，工作人員必須清點檔案，確保檔案數(shù)目無誤，同時做好質(zhì)量檢查工作，以便及時解決漏頁、倒頁以及散頁等問題。

實現(xiàn)建章立制

在城建檔案管理過程中，為了銜接紙質(zhì)檔案和電子檔案，要求從轉(zhuǎn)換范圍、管理細則和對接手續(xù)等方面做好制度建設，這會為智能化管理打下一定的基礎。具體而言，要確定檔案信息的載體、硬件要求、轉(zhuǎn)換方式、存儲格式，等等。同時，對電子檔案的格式和標準做好規(guī)定，這將為不同載體的檔案進行轉(zhuǎn)換銜接提供一定的便利。

逐步建立檔案管理規(guī)章制度，確定不同級別領導、檔案管理工作人員的職責范圍，量化檔案管理工作考核標準，并在完成相關考核后第一時間歸檔。制定具有可行性的檔案管理制度，設立獎懲制度，通過這種方式提高檔案管理工作人員的責任意識。

加強對檔案移交管理制度的確立，在檔案移交過程做好整理造冊等相關工作。在具體的檔案移交過程中，要在移交雙方都確定沒有疑問之后，才能進行移交簽字。

明確由檔案管理工作人員開展檔案管理工作，因為保管方式不當而出現(xiàn)檔案損毀問題的，必須追究檔案相關責任人的責任。為了避免此類問題頻繁發(fā)生，應使用合理的技術措施監(jiān)督檔案管理工作人員，以免越權的情況出現(xiàn)。

需要注意的是，要逐步提高檔案管理工作人員的工作能力和業(yè)務素質(zhì)，提升其工作積極性，端正其工作態(tài)度，通過這種方式，降低檔案管理工作中操作失誤的概率。

綜上所述，在城建檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案具有不同的特征，而對其進行并行管理也會增加檔案管理的難度，這會影響檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的進程。因此，應該在檔案管理實踐中積累經(jīng)驗教訓，從檔案管理工作的實際情況出發(fā)，多角度觀察，分析檔案管理工作中存在的問題并采取相應的措施，從而逐步提升檔案管理工作質(zhì)量，推進檔案管理工作向數(shù)字化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。

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