信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

朱敏

隨著信息化發(fā)展的持續(xù)深入，高校必須積極推動(dòng)檔案管理工作向信息化融合的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新。現(xiàn)分析高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題，并提出通過建立健全檔案管理體系，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，優(yōu)化軟硬件支撐，規(guī)范信息化標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案信息安全和提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)等方式，推動(dòng)高校檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型。

檔案是高校工作順利推進(jìn)的重要保障，也是保存科研資料和人事資料的必要舉措。隨著信息化的持續(xù)深入，高校必須響應(yīng)時(shí)代發(fā)展和國(guó)家戰(zhàn)略要求，積極推動(dòng)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型，兼容數(shù)字化、信息化和智能化等新的發(fā)展方向，科學(xué)分析當(dāng)前高校檔案管理工作存在的問題，并提出有效的應(yīng)對(duì)舉措。

信息時(shí)代高校檔案管理工作的變化

從檔案管理的實(shí)際工作來看，高校檔案管理工作需要在收集學(xué)校管理人員基本信息、理清責(zé)任鏈條、強(qiáng)化制度管理和保障關(guān)鍵資料安全的基礎(chǔ)上，詳細(xì)梳理檔案內(nèi)容，形成能夠適應(yīng)精細(xì)化管理和高效查閱需求的現(xiàn)代檔案管理體系。信息技術(shù)的發(fā)展為高校檔案管理工作的集約化、精細(xì)化發(fā)展提供了有力支持，高校可以搭建專業(yè)的管理架構(gòu)，從可持續(xù)利用和安全存儲(chǔ)等角度，最大限度地發(fā)揮高校檔案的實(shí)際價(jià)值，還可以基于服務(wù)性和政治性等考慮，分類歸檔資料內(nèi)容，對(duì)不同性質(zhì)和價(jià)值的資料采取差異化的管理舉措。

信息時(shí)代的發(fā)展為高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也為其提供了更高效的應(yīng)用工具。隨著信息化建設(shè)與高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的深度融合，高校檔案管理信息化轉(zhuǎn)型也成為教育資源信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的重要組成部分。全國(guó)高校高度重視檔案管理工作的信息化改革，高校檔案管理工作也發(fā)揮著越來越重要的作用。

例如，近年來，國(guó)內(nèi)高校與國(guó)際院校的學(xué)術(shù)交流和人才合作培養(yǎng)，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化互通和無紙化文件資料傳輸，檔案管理信息化改革為國(guó)內(nèi)高校加強(qiáng)國(guó)際學(xué)術(shù)交流和專業(yè)人才培養(yǎng)提供了更為便捷的途徑；此外，國(guó)內(nèi)畢業(yè)生就業(yè)推介、科技成果轉(zhuǎn)化、咨詢服務(wù)、出國(guó)留學(xué)檔案管理服務(wù)和信息查詢等多元化的檔案管理要求，使高校檔案信息量快速增長(zhǎng)。出于提升管理效率并增強(qiáng)辦學(xué)活力的實(shí)際要求，提升學(xué)校辦學(xué)硬實(shí)力與軟實(shí)力的信息化改革備受高校關(guān)注，信息時(shí)代，高校檔案管理工作的轉(zhuǎn)型對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展具有不可替代的作用。

信息時(shí)代高校檔案管理工作存在的問題

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)高校在檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)型方面做了很多努力，但仍存在一些問題，包括檔案歸檔水平較低、缺乏信息化管理意識(shí)、信息化管理軟件缺乏通用性、信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、安全保障體系不完善和人員專業(yè)素養(yǎng)不足等。

檔案歸檔水平低

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)很多高校對(duì)于檔案管理的完整性和統(tǒng)一性缺乏足夠的重視，多側(cè)重于教學(xué)過程的推進(jìn)和科研成果的獲取，重視教學(xué)和科研工作，忽略檔案管理工作的重要性。部分學(xué)校的管理層認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于高校工作和學(xué)校的運(yùn)營(yíng)發(fā)展無足輕重[1]，因此并未重點(diǎn)關(guān)注檔案管理工作，甚至出現(xiàn)降低工作標(biāo)準(zhǔn)，減少經(jīng)費(fèi)支持，抽調(diào)人力等現(xiàn)象，間接導(dǎo)致了高校檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善和信息化轉(zhuǎn)型困難等現(xiàn)實(shí)問題。

就當(dāng)前高校檔案管理工作的推進(jìn)狀況而言，很多高校將檔案管理工作與圖書館工作合二為一[2]，要求圖書管理工作人員在完成本職工作的基礎(chǔ)上兼職完成檔案管理工作，在常規(guī)巡視和日常考核層面缺乏正規(guī)的流程設(shè)計(jì)與真實(shí)的管理情況數(shù)據(jù)反饋，暴露出關(guān)鍵文件不全、缺少評(píng)估記錄等問題。

進(jìn)入信息化時(shí)代，缺乏資源支持和人力保障的高校檔案管理難以快速適應(yīng)信息化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)需要。整頓當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，構(gòu)建面向未來發(fā)展的信息化檔案管理模式，對(duì)高校而言是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。

缺乏信息化管理意識(shí)

目前，國(guó)內(nèi)高校檔案管理工作大多仍采用紙質(zhì)檔案歸檔方式，其歸檔的完整性和有效性存在一定問題。面對(duì)信息化快速發(fā)展的新時(shí)期，高校檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新多種形式載體，并在傳輸模式、管理策略和考核機(jī)制等方面加以創(chuàng)新，使高校檔案管理體系適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。考慮到高校管理工作的業(yè)務(wù)性和政治性較強(qiáng)[3]，很多高校在設(shè)置檔案管理工作崗位及日常檔案管理工作時(shí)，通常側(cè)重于基礎(chǔ)資料歸檔等基礎(chǔ)工作。但是，在提升工作人員管理意識(shí)、營(yíng)造積極的工作氛圍、加大資金投入和信息化資源支持等方面，仍缺乏有效的管理措施和統(tǒng)一集中機(jī)制。

此外，在高校檔案管理工作中，傳統(tǒng)管理模式仍占據(jù)主流，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)程相對(duì)緩慢，大量數(shù)字化的檔案信息難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新和完整存儲(chǔ)。檔案管理人員缺乏信息化管理意識(shí)，導(dǎo)致當(dāng)前高校的檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性轉(zhuǎn)化與發(fā)展，其服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的功能難以有效發(fā)揮。

檔案管理軟件缺乏通用性

從軟件支撐層面來看，數(shù)字技術(shù)沖擊著檔案管理工作的傳統(tǒng)模式[4]。當(dāng)前市場(chǎng)上已經(jīng)出現(xiàn)了面向高校檔案信息集成管理與信息化資源整合需求的系統(tǒng)軟件，需求分析及搭建軟件框架的功能可以滿足高校檔案管理信息化的基本要求。此類軟件還能整合歷史檔案信息，滿足高?？蒲小?duì)外交流、人員培養(yǎng)和學(xué)科深化發(fā)展等需求。

但是，當(dāng)前檔案管理相關(guān)軟件只能提供基礎(chǔ)服務(wù)，難以與學(xué)校的政務(wù)網(wǎng)站、日常管理系統(tǒng)和自動(dòng)辦公系統(tǒng)等形成一體化的接入口徑，這就導(dǎo)致高校不同部門和不同專業(yè)人員在獲取信息、集成處置和參數(shù)調(diào)整等方面有一定難度。檔案管理人員只有接受專業(yè)的信息培訓(xùn)才能靈活運(yùn)用電子軟件。同時(shí)，此類檔案管理軟件缺乏通用性，在一定程度上限制了高校檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型。

未構(gòu)建統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)

從高校檔案管理工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與信息化管理機(jī)制構(gòu)建來看，當(dāng)前高校在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案信息系統(tǒng)集成等層面仍采用不同的管理策略。受歷史檔案完整性、檔案管理傳統(tǒng)機(jī)制、信息收集與處置效率和專業(yè)人員配置等條件的限制，很多高校難以形成統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的規(guī)范性、服務(wù)和共享等方面仍存在較大問題。

未完善信息安全體系

信息時(shí)代的快速發(fā)展在方便人們?nèi)粘Ｉ畹耐瑫r(shí)，也造成了信息泄露和信息安全等方面的隱患。具體到高校檔案管理工作中，信息技術(shù)能夠提升檔案管理的效率，但也可能帶來重要資料泄露、信息設(shè)備故障、信息安全性難以保障等問題，一定程度上影響了檔案信息的完整性和安全性。

現(xiàn)代信息技術(shù)和高校檔案管理架構(gòu)的有效融合滿足了高校檔案管理信息化的需求。但部分高校出于安全性考慮，仍保留了傳統(tǒng)的人工管理模式，并在探索電子檔案和傳輸共享模式等方面不斷積累經(jīng)驗(yàn)，以期最大程度降低安全隱患并提升信息安全保障。

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

當(dāng)前高校檔案管理工作通常由圖書館行政崗位人員兼任，普遍存在工作人員年齡偏大、專業(yè)素養(yǎng)不足、人手配置有限等問題，有的甚至未接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，僅靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)積累和主觀判斷完成檔案的歸檔、資料填寫和信息整合處理等工作，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范、歸檔錯(cuò)亂和信息錯(cuò)誤等問題。

在信息化快速發(fā)展的新時(shí)期，大部分高校檔案管理人員難以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)思維向信息化思想的快速轉(zhuǎn)變，在日常軟件應(yīng)用、工作方式轉(zhuǎn)變、科學(xué)流程安排等方面仍存在一定困難，使得高校檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型受到一定阻力。

信息時(shí)代高校檔案管理工作的優(yōu)化策略

針對(duì)信息時(shí)代高校檔案管理工作存在的各種問題，本文從以下六個(gè)方面提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

構(gòu)建全面的信息化檔案管理體系

當(dāng)前，在沿用傳統(tǒng)檔案管理模式背景下，高校檔案管理難以在短時(shí)間實(shí)現(xiàn)檔案信息化對(duì)接與模式轉(zhuǎn)型。循序漸進(jìn)地推廣信息化工具，不斷累積經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建符合本校實(shí)際的信息化檔案管理體系，是高校推動(dòng)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展的有效舉措。

具體而言，高校應(yīng)搭建科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理體系，完善工作流程，并將責(zé)任劃歸到具體工作部門，根據(jù)具體環(huán)節(jié)要求逐步引入科學(xué)的管理方法，要求經(jīng)辦人員完成工作留痕，并統(tǒng)一規(guī)定歸檔時(shí)限和分類目錄要求，以便在全面記錄收集信息后完成定期匯總評(píng)估工作，為后期資源支撐和工作方向調(diào)整提供完整有效的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

在上述工作推進(jìn)的基礎(chǔ)上，高校也要基于本校檔案信息資源和其他學(xué)校進(jìn)行跨校合作，構(gòu)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將龐大的檔案信息逐一對(duì)應(yīng)到不同的類目和不同要求的管理項(xiàng)目下，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸集和處理，最終形成有效的信息庫(kù)系統(tǒng)集成策略，構(gòu)建全面的信息化檔案管理體系。

轉(zhuǎn)變高校檔案管理理念

在高校檔案管理結(jié)構(gòu)方面，需要專門機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員負(fù)責(zé)高校檔案管理工作，幫助高校構(gòu)建信息化檔案管理工作體系，節(jié)省高校在檔案管理信息化探索方面投入的人力和物力。此外，高校也要將檔案管理工作作為新時(shí)期高校管理的重點(diǎn)工作，在校內(nèi)重要會(huì)議、科研課題審批、關(guān)鍵課程設(shè)置等方面增加檔案管理信息化的相關(guān)內(nèi)容，幫助全校師生認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，發(fā)揮其對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)成果獲取、就業(yè)拓展和跨校合作交流等方面的重要作用，引導(dǎo)全校師生主動(dòng)參與高校檔案管理信息化轉(zhuǎn)型工作。

優(yōu)化檔案信息化相關(guān)軟硬件支撐

高校檔案管理部門應(yīng)積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，加快實(shí)現(xiàn)信息化管理，以此提高檔案信息檢索效率與水平，并通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)時(shí)傳輸檔案信息，保證信息資源的遠(yuǎn)程傳輸和實(shí)時(shí)共享。

規(guī)范高校檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)

在開展檔案管理工作的具體過程中，高校也要逐步構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理體系?；诂F(xiàn)代信息技術(shù)，高校檔案管理工作的歸檔內(nèi)容應(yīng)涵蓋綱領(lǐng)性文件和細(xì)則文件，在此過程中高校檔案管理人員也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)行檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，高校還要明確各部門、各崗位權(quán)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作流程到部門、責(zé)任到人和歸檔到板塊的系統(tǒng)構(gòu)建，提升每一個(gè)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視；并運(yùn)用績(jī)效考核機(jī)制約束檔案管理相關(guān)人員，規(guī)范高校檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)。

重視高校檔案信息安全

高校必須高度重視檔案管理信息安全問題。具體而言，高?？梢耘c市場(chǎng)化專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，共同探索科學(xué)的檔案管理模式，建立健全數(shù)字化檔案的安全系統(tǒng)和完善多層核查的數(shù)字信息資料歸檔流程，通過加大資金和技術(shù)支持力度，切實(shí)構(gòu)建起能夠保障高校檔案管理信息安全的信息管理系統(tǒng)。此外，高校也要完善檔案信息安全的配套機(jī)制，通過安全環(huán)境構(gòu)建、科學(xué)流程設(shè)置、歸檔責(zé)任劃分、安全規(guī)章制定和安全觀念宣傳等方式[5]，提升檔案管理相關(guān)工作人員的安全責(zé)任意識(shí)，引導(dǎo)其不斷完善檔案信息安全的工作流程并強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的查找與管控，以此提升檔案管理信息的安全性。

提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

同時(shí)，高校也要重視檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。一方面，高?？梢酝ㄟ^跨校調(diào)研、專業(yè)人才引進(jìn)等方式，引導(dǎo)檔案管理人員樹立愛崗敬業(yè)的責(zé)任意識(shí)，以實(shí)事求是的工作態(tài)度完成檔案管理工作，解決信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的各種問題，推動(dòng)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型不斷深化。另一方面，高校也要重視提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。高校要鼓勵(lì)專業(yè)人才不斷提升自身綜合素養(yǎng)，重視檔案管理人員和其他專業(yè)院校的溝通交流，使檔案管理人員積極參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，提升檔案管理能力，還可以定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，讓檔案管理人員了解信息技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，并通過專業(yè)考試引進(jìn)專業(yè)人才，定期開展學(xué)習(xí)交流與培訓(xùn)等方式，提高高校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、信息化水平以及檔案信息安全意識(shí)等。

總而言之，面對(duì)信息時(shí)代對(duì)高校管理工作提出的新要求，高校需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理工作需求的變化及存在的問題，通過構(gòu)建全面科學(xué)的檔案管理體系，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，優(yōu)化軟硬件支撐，規(guī)范檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案信息安全和提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)等方式，提升檔案管理工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

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