出版單位書稿檔案特殊性及管理途徑研究

摘 要：近年來，我國圖書行業(yè)發(fā)展迅速，隨之而來的出版社單位書稿檔案（簡稱“書稿檔案”）數(shù)量也與日俱增，書稿檔案管理工作的難度就隨之而來。圖書編輯出版全過程的歷史記錄依托于書稿檔案，也是我國檔案的重要組成部分，因此，對圖書出版的全部流程來說是缺一不可的重要材料?；诖它c(diǎn)，本文主要闡述出版單位書稿檔案管理工作的特點(diǎn)，通過分析當(dāng)前出版單位書稿檔案工作中存在的問題，提出管理途徑。希望可以推動出版社書稿檔案管理工作的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：出版單位；書稿檔案；重要性；問題；改革舉措

1 書稿檔案的特殊性

1.1 書稿檔案的基本含義

在1992年國家新聞出版署頒布的《出版社書稿檔案管理辦法》第二條規(guī)定：“書稿檔案是圖書編輯出版過程的歷史記錄，是國家檔案的組成部分。” 書稿檔案是出版單位編輯出版各類圖書的全過程及其出版成果的歷史記錄。書稿檔案具有成套性。每部書稿的檔案材料包括：選題、約稿、發(fā)稿、出版情況記錄，書稿合同、協(xié)議書，歷次審稿意見書和責(zé)任編輯加工整理記錄，出版單位的請示、報(bào)告和上級指示、批復(fù)，原稿和付印校樣，與作者有關(guān)書稿問題的來往信件和退稿意見，編審發(fā)稿單出版記錄卡圖書事故檢查記錄、樣書，以及有參考價(jià)值的讀者重要來信和讀者書（畫）評等等。

1.2 書稿檔案具有的特殊性

書稿檔案以書名立卷，具有成套性。主要項(xiàng)目有：目錄，書稿（包括書籍附件底稿），各級審讀意見，校樣修改過程，發(fā)稿單，編輯與作者的來往信件、電話記錄，稿酬單，以及對書稿的評論文章、讀者意見、檢查書稿的記錄、修訂樣本的原始材料等。每本書的成套材料為一個(gè)或若干個(gè)保管單位（盒、冊），并按出版年度歸檔。原稿和付印校樣數(shù)量大者，可分設(shè)專庫保管，并建立“書稿、校樣保管卡”以利查找為便于利用和研究，可另立“書稿檔案著（譯）者人名索引卡”，作為輔助的查找工具。

書稿檔案的特殊作用。作為國家檔案的書稿檔案，是出版工作階段中不可或缺的組成部分，是檢查出版情況、重版出書、修（增）訂出書，總結(jié)出版規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)、研究作者的創(chuàng)作過程、研究國家出版工作歷史、撰寫出版社社史、考核編輯出版人員業(yè)績等的依據(jù)和必要材料，是出版單位領(lǐng)導(dǎo)提高工作人員書稿檔案管理水平的依據(jù)。

書稿檔案涵蓋的范圍也非常廣泛，其中包含責(zé)任編輯撰寫的初審意見，編輯室主任撰寫的復(fù)審意見，總編輯（副總編輯）撰寫的終審意見，一些特殊稿件還需要的外審意見，三審過后的紙稿、會審意見、付印校樣、付印清樣、三個(gè)校次的校對記錄和外校記錄、責(zé)任編輯加工、整理和通讀記錄卡、質(zhì)檢卡、質(zhì)檢紅樣、清樣、樣書、封面和扉頁等等。每份書稿檔案都詳細(xì)記載了一本圖書從編輯到出版的全過程，同時(shí)也是對管理書稿檔案工作人員的每一項(xiàng)工作的記錄。

2 書稿檔案管理工作存在的問題分析

2.1 責(zé)任編輯對書稿檔案管理的責(zé)任劃分不明確

責(zé)任編輯是完成書稿檔案工作中不可或缺的一份子，其出色工作可以使得圖書順利出版。責(zé)任編輯首先需要通讀稿件，寫出初審意見，還要對付印樣進(jìn)行通讀，提出修改意見，負(fù)責(zé)與各個(gè)部門溝通、監(jiān)督檢查，在保證圖書的質(zhì)量的同時(shí)，使得圖書可以按期順利出版。因此，責(zé)任編輯的工作任務(wù)巨大，肩上的責(zé)任也很重，在工作中應(yīng)該明確自己的本職工作、盡職盡責(zé)、一絲不茍、恪盡職守。然而，大多數(shù)責(zé)任編輯沒有按照《出版社書稿檔案管理辦法》履行書稿檔案管理的義務(wù)，對所在出版單位的書稿檔案管理的工作關(guān)注度不足、具體落實(shí)也不夠到位，使得在圖書出版的過程中頻頻出現(xiàn)問題。

2.2 出版單位專業(yè)書稿檔案管理人員檔案意識不強(qiáng)

書稿檔案是出版單位文書檔案中最為常見的一種資料檔案，數(shù)量巨大，種類多樣，因此管理的難度也隨之增加。書稿檔案管理人員需要嚴(yán)格按照《出版社書稿檔案管理辦法》確定立卷范圍、落實(shí)立卷方法和保管期限。在當(dāng)前很多出版單位中，書稿檔案管理工作都是由編輯人員兼職開展工作，檔案意識不強(qiáng)，無法嚴(yán)格按照規(guī)定開展檔案工作，導(dǎo)致書稿檔案的整理會出現(xiàn)差錯(cuò)。對書稿檔案的有關(guān)工作只是做到初步了解，不能知其然并知其所以然。因此，需要加強(qiáng)書稿檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。

2.3 書稿檔案管理部門的職責(zé)劃分不夠清晰

在大多數(shù)的出版單位里，領(lǐng)導(dǎo)都不會把書稿檔案管理部門當(dāng)作首要的核心關(guān)注部門，因?yàn)闀鍣n案管理部門無法給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)收入，領(lǐng)導(dǎo)只會認(rèn)為書稿檔案管理部門只要做好檔案的保存即可，不會引起過多的關(guān)注。但其實(shí)不然，如果提高書稿檔案的整理收集速度，會省去一大部分的工作人員，從而提高出版單位整體員工的編輯水平，同時(shí)提高出版單位的工作業(yè)績。因此，如何管理好書稿檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)納入領(lǐng)導(dǎo)日后考慮的工作范疇。

2.4 書稿檔案管理制度不健全，缺乏一套完整的書稿檔案管理系統(tǒng)平臺

工作人員在檔案管理工作中，對《出版社書稿檔案管理辦法》學(xué)習(xí)和把握不到位，也沒有對檔案管理工作嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。追根溯源，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因主要是缺乏按照《出版社書稿檔案管理辦法》建立健全書稿檔案管理制度和完整的、利用率高、可實(shí)用性強(qiáng)的書稿檔案管理系統(tǒng)平臺。因?yàn)闆]有系統(tǒng)的并且需要嚴(yán)格執(zhí)行的書稿檔案管理制度，書稿檔案管理人員的管理意識也不到位，再加上沒有一套健全的書稿檔案管理系統(tǒng)平臺的加持，使得一些很重要的、值得反復(fù)檢索的圖書雖然已經(jīng)出版，但是無法掌握其出版流程，無法當(dāng)作優(yōu)秀的出版素材來教育后代。

2.5 出版單位設(shè)立的保存書稿檔案的庫房和書稿檔案擺放方式不規(guī)范

按照《出版社書稿檔案管理辦法》規(guī)定，出版單位應(yīng)設(shè)置專用的保管書稿檔案的庫房，并為此購置必需的箱柜和一定承受力的檔案袋。庫房在滿足足夠堅(jiān)固的同時(shí)，還要考慮其防潮、防濕、防陽光等性能。目前多數(shù)出版單位沒有獨(dú)立的檔案庫房，更沒有達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)。出版單位還應(yīng)該對立卷的圖書按出版的時(shí)間順序進(jìn)行分類，如果分類不清晰，也可以按照圖書的類別排序，再版的書稿案卷放在本版初版的書稿案卷后面。因?yàn)榇蠖鄶?shù)出版單位保存書稿檔案的庫房面積有限，很多出版圖書沒有符合這一點(diǎn)，負(fù)責(zé)書稿檔案管理工作人員也沒有接受系統(tǒng)的培訓(xùn)。

3 書稿檔案管理新途徑

3.1 出版單位施行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔的制度

目前出版系統(tǒng)沒有健全信息化書稿檔案管理制度，書稿檔案管理沒有形成完整的網(wǎng)格化。書稿檔案管理人員盡管可以進(jìn)行無紙化辦公，但是電子檔案因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)程序不穩(wěn)定等不可抗力的因素，會產(chǎn)生電子檔案資料丟失或損壞的現(xiàn)象。假如僅僅是通過電子版的形式保存檔案，難保一些重要的書稿檔案資料會因?yàn)橐恍╇娮釉O(shè)備本身存在的無可抗力因素而丟失或損壞。所以，為保險(xiǎn)起見，出版單位還是施行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔的制度，這樣電子檔案和紙質(zhì)檔案可以優(yōu)勢互補(bǔ)，更加安全保險(xiǎn)。另外，有一些資料是需要領(lǐng)導(dǎo)簽字的，可以在簽字之后進(jìn)行電子掃描留一份電子版歸檔備份，以防紙質(zhì)檔案資料丟失，日后搜尋起來無從考證，這樣屬于上了雙層保險(xiǎn)。

3.2 建立健全信息化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)書稿檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

書稿檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理已是必然的選擇。出版企業(yè)應(yīng)該盡可能的把能轉(zhuǎn)化為電子資料的書稿檔案轉(zhuǎn)化成電子版，以便保存和快速檢索。電子版無疑是保存書稿檔案的最佳選擇。

3.2.1出版企業(yè)應(yīng)該為書稿檔案管理部門配備專業(yè)的信息化管理設(shè)備?？梢愿鶕?jù)自身的發(fā)展要求，并借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理理念和方法，建立一套科學(xué)管理書稿檔案系統(tǒng)平臺。這個(gè)系統(tǒng)平臺要對書稿檔案的形成、收集、整理、管理、利用進(jìn)行全面研究。這將大大提高書稿檔案管理工作的效率。

3.2.2加大對管理人才的綜合培養(yǎng)。把數(shù)字化管理相關(guān)知識視為培訓(xùn)重點(diǎn)，進(jìn)一步提升人員信息化素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)書稿檔案信息資源開發(fā)利用。出版企業(yè)經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的工作人員通過線上操作對書稿檔案進(jìn)行存儲并整合，要有足夠的耐心和細(xì)心以避免在操作過程中資料存儲的重復(fù)或資料丟失。還要不斷學(xué)習(xí)掌握專業(yè)新知識，才能使書稿檔案管理人員了解書稿檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀和前沿科技，在積累中探索合適的書稿檔案管理的方式、方法，理論結(jié)合實(shí)際，把書稿檔案管理一步一步引向現(xiàn)代化。

3.2.3緊跟現(xiàn)代化步伐，全力打造出版業(yè)書稿檔案管理的信息化平臺。依托于計(jì)算機(jī)與科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，書稿檔案檢索變得更加方便快捷。同時(shí)，在圖書的出版過程中，因?yàn)榫€上網(wǎng)絡(luò)傳輸確認(rèn)以及激光排版的技術(shù)不斷進(jìn)步，大大縮短了一本圖書的出版周期，給出版企業(yè)帶來了不可估量的經(jīng)濟(jì)收益，所以出版企業(yè)建立信息化書稿檔案管理的工作方式是大勢所趨。

3.3 進(jìn)一步提高責(zé)任編輯對書稿檔案完成度的擔(dān)當(dāng)意識，并對其進(jìn)行考核評估

責(zé)任編輯工作要做好出版圖書過程中首道關(guān)口的“把關(guān)人”。要從政治導(dǎo)向上、國家大政方針等方面把好關(guān)，力求書稿達(dá)到一定的學(xué)術(shù)水平，要有學(xué)術(shù)含金量和知識性。出版企業(yè)要對責(zé)任編輯和其他書稿檔案管理人員按期進(jìn)行新知識培訓(xùn)和程序?qū)嵅倏己?，使?zé)任編輯對信息化領(lǐng)域知其所為更知其所以為。出版單位還要對考核結(jié)果進(jìn)行分析評估，并整理出一份詳細(xì)的針對考核不理想同志的整改措施，使其在思想上和知識上都有所進(jìn)步，來達(dá)到考核的目的。

3.4 加強(qiáng)書稿檔案資源整合與建設(shè)，創(chuàng)新發(fā)展檔案工作

出版單位檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)總體部署，加強(qiáng)與各方合作，開發(fā)綜合檔案系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)與辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)對接，提升綜合檔案管理的兼容性。通過系統(tǒng)間的集成開發(fā)，為檔案信息開發(fā)利用和共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，也為書稿檔案工作人員提供了全新的思維工作方式。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理構(gòu)建中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化處理以及檔案與文獻(xiàn)資源的整合，將穩(wěn)步推進(jìn)我國檔案信息化管理進(jìn)程。

3.5 出版單位要加強(qiáng)書稿檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，強(qiáng)化書稿檔案管理隊(duì)伍

首先，出版單位要開展線上線下的招聘工作，增加工作人員的數(shù)量，并且按照出版單位里各部門的一定比例分配給各個(gè)部門，爭取每個(gè)部門都有書稿檔案管理人員。在招聘簡介中要明確列出招聘條件，其中不僅包括擁有敬業(yè)精神、服務(wù)意識、政治素質(zhì)和勇于創(chuàng)新的精神，還要嚴(yán)格履行管理書稿檔案的工作條例，嚴(yán)守機(jī)密，堅(jiān)決杜絕失密泄密的情況發(fā)生。其次，出版單位要加強(qiáng)各部門之間的交流合作，因?yàn)闀鍣n案的管理工作本身就是要依靠各個(gè)有關(guān)部門相互協(xié)作來完成的，只有質(zhì)檢室、主編室、總編室、檔案室等等工作人員之間有相應(yīng)的默契，才會使得書稿檔案的收集、整理、立卷、移交、歸檔等工作的順利完成。出版單位只有重視并促進(jìn)各個(gè)部門的溝通合作并且培養(yǎng)各部門工作人員的協(xié)調(diào)溝通能力，才能保證檔案管理工作有效開展。

3.6 加強(qiáng)書稿檔案在保管和開放利用過程中的保密工作

加強(qiáng)書稿檔案保管過程中的保密工作，主要做的就是對書稿檔案保管人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，首先要培養(yǎng)管理書稿檔案的工作人員一絲不茍的工作作風(fēng)、嚴(yán)守紀(jì)律的工作責(zé)任感和保守秘密的工作態(tài)度，把握好書稿檔案的“金鑰匙”。銷毀涉密文件要嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，避免工作中每一步的疏忽而造成的不可挽回的損失；任何人調(diào)閱涉密的書稿檔案，必須有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽字批示，才可進(jìn)行調(diào)閱；調(diào)閱完畢歸檔，要及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)，以免有遺漏，發(fā)現(xiàn)存在泄密失密的現(xiàn)象時(shí)，不要手足無措，要調(diào)整心態(tài)、穩(wěn)定情緒并進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救，避免產(chǎn)生更大的損失。其次，要對工作人員在信息化條件下做好保密工作需要掌握的技術(shù)防范知識進(jìn)行培訓(xùn)，掌握基本的防范技術(shù)技能以及高技術(shù)竊密防范知識技能，把發(fā)生失密泄密的情況概率降到最低。

結(jié)語

出版業(yè)書稿檔案管理的工作因?yàn)楸举|(zhì)的作用是潛移默化的，通過改革這一制度產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益也不是立竿見影的，因此這一項(xiàng)改革工作總是被忽視，從事這一工作的工作人員也常常不被重視，這導(dǎo)致很少有人愿意從事這一領(lǐng)域并為之奮斗。筆者希望本文能夠給書稿檔案管理工作者帶來信心與希望，也呼吁領(lǐng)導(dǎo)者投入更多的關(guān)注。隨著信息化時(shí)代的到來，出版單位必然不能循規(guī)蹈矩按照以往管理紙質(zhì)書稿檔案的制度來施行，管理書稿檔案的制度要更新?lián)Q代、與時(shí)俱進(jìn)，但是，書稿檔案管理制度的改革不是一蹴而就的，這是需要經(jīng)歷一個(gè)長期且持續(xù)的親身經(jīng)歷，在實(shí)踐中找到一套適應(yīng)新媒體、新環(huán)境的制度并不斷優(yōu)化的過程。

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作者簡介：李艾澤（1995-），大學(xué)學(xué)歷，吉林教育出版社有限責(zé)任公司編輯。