基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案利用服務(wù)方式研究

陳婧婧 張美玲

摘 要：目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處于高速發(fā)展的階段，信息傳播速度越來(lái)越快，已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展及運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用現(xiàn)代化的管理方式來(lái)提高工作效率成為了主流趨勢(shì)。大數(shù)據(jù)發(fā)展為醫(yī)院檔案管理帶來(lái)很大便利，本文針對(duì)目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理利用的方式進(jìn)行歸類及分析，進(jìn)而提出醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案利用的拓展服務(wù)方式，對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中的現(xiàn)代化方式的利用方法做出了初探。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；檔案管理；利用方式；現(xiàn)代化

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案是在各項(xiàng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)行政和業(yè)務(wù)工作中形成的，具有一定保存和利用價(jià)值，以文字、音像、實(shí)物等形式留存下來(lái)的記載醫(yī)療機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的第一手信息資料，是記錄醫(yī)療機(jī)構(gòu)全面發(fā)展的重要文獻(xiàn)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)及國(guó)家檔案資源的重要組成部分，真實(shí)記錄了我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)的歷史，反映了民生需求。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，能為醫(yī)療工作提供基礎(chǔ)資料。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的含義很廣泛，不僅包括患者的病歷檔案，還包括醫(yī)院的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案以及醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)療保險(xiǎn)、科研成果以及醫(yī)療事故記錄等方面的檔案資料。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理包含檔案資料的收集、整理、歸檔立卷、保管、鑒定、利用與編研等工作內(nèi)容。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理通過(guò)技術(shù)手段主動(dòng)為各個(gè)相關(guān)部門及人員提供統(tǒng)一有序、權(quán)威全面、高效快捷的檔案資源利用服務(wù)，可有效促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)健康有序發(fā)展。

1 醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的分類

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的分類，主要參照衛(wèi)生部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《中華人民共和國(guó)檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律法規(guī)，可分為通用和專業(yè)兩個(gè)大的門類共計(jì)七個(gè)類目。

通用檔案是指各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍存在、可以使用通用名稱的檔案。通用類檔案分為六個(gè)類目，即文書(shū)檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、基建檔案和實(shí)物檔案。專業(yè)檔案是指各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在其專業(yè)職能活動(dòng)中形成，具有特定名稱、格式、內(nèi)容和構(gòu)成規(guī)律，如醫(yī)院病歷檔案。病歷檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)最為專業(yè)、最為重要的檔案類型。現(xiàn)將各門類檔案的分類內(nèi)容及管理事項(xiàng)簡(jiǎn)要介紹如下：

1.1 內(nèi)部檔案類型

在七大檔案類型中，文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案屬于醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部流轉(zhuǎn)資源，分別記錄了醫(yī)療機(jī)構(gòu)在行政管理事務(wù)、醫(yī)療活動(dòng)、基建工程實(shí)施等事務(wù)處理中的過(guò)程信息。這些檔案類型，由于記錄了大量醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)的職能活動(dòng)和發(fā)展歷程，關(guān)聯(lián)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部眾多的職能部門和相關(guān)單位，主要提供醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部利用，在本文中統(tǒng)稱為內(nèi)部檔案類型。

醫(yī)院內(nèi)部檔案管理信息是醫(yī)療機(jī)構(gòu)大數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)，通過(guò)建立高效的醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部利用機(jī)制，并輔以一定的信息化手段，利用好信息化手段能有效減少物理空間資源，提升檔案管理工作效率，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部形成上述類型檔案的利用渠道（如利用原有醫(yī)療檔案資料形成某項(xiàng)工作的專題資料等），將使醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作更具有針對(duì)性和可行性。

1.2 外部檔案類型

病歷檔案是醫(yī)療部門記載患者健康狀況，在疾病診療過(guò)程中形成的具有查考、利用、保存價(jià)值的信息資料。它不僅是病人就醫(yī)期間身體狀況和心理情況的真實(shí)反映，而且還是醫(yī)療機(jī)構(gòu)臨床、教學(xué)、科研的寶貴財(cái)富以及綜合評(píng)價(jià)醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)之一。病歷檔案是醫(yī)院檔案中利用率最高，利用者最廣，利用價(jià)值最高的檔案。病歷檔案包括醫(yī)院曾就診和正在治療中患者的醫(yī)療檔案，這些檔案由醫(yī)務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理和保存，能夠及時(shí)為患者的主治醫(yī)師提供案例查驗(yàn)，對(duì)患者的病情有基本了解，為后續(xù)的醫(yī)治提供幫助，也能為患者本人了解病情和就醫(yī)看診等提供便利，以此來(lái)更好地服務(wù)患者。

因此，病歷檔案部分信息內(nèi)容將對(duì)患者、上級(jí)主管部門等提供公開(kāi)利用，本文中歸為外部檔案類型。通過(guò)現(xiàn)代化、信息化手段，搭建合理化外部利用平臺(tái)，形成對(duì)外利用長(zhǎng)效機(jī)制，可使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的病案檔案等檔案管理工作更加公開(kāi)、透明、公益，體現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的“公益性”。

2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案?jìng)鹘y(tǒng)利用方式

由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案具有保密性和原始性，其利用服務(wù)方式相對(duì)單一。傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案利用服務(wù)一般通過(guò)開(kāi)設(shè)閱覽室、檔案借閱、制發(fā)檔案復(fù)制本等方式進(jìn)行，醫(yī)療檔案的共享利用存在一定的局限性。

2.1 現(xiàn)場(chǎng)閱覽

傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)閱覽方式，查檔人員需赴醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門，通過(guò)相關(guān)工作人員審批之后，由工作人員獲取實(shí)體檔案資源，再提供給查檔人員現(xiàn)場(chǎng)閱覽。整個(gè)過(guò)程需不斷翻閱檔案，不利于紙質(zhì)檔案的保存，且查檔效率不高。

通過(guò)信息化和基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)，比如建設(shè)電子閱覽室系統(tǒng)，查檔人員可在公共的電子閱覽室區(qū)域進(jìn)行電腦終端自助式查閱，無(wú)需工作人員協(xié)助便可獲取相關(guān)信息。目前部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)已經(jīng)探索會(huì)計(jì)檔案信息化。

2.2 檔案借閱

傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式是封閉的，并不向大眾開(kāi)放。在為大眾提供利用服務(wù)時(shí)，是被動(dòng)的，一般不和信息的利用者溝通，滿足不了利用者的利用需求。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理同樣如此，即使開(kāi)通檔案借閱相關(guān)功能，傳統(tǒng)的檔案借閱方式，如借閱人員不能實(shí)時(shí)去現(xiàn)場(chǎng)，便無(wú)法知悉檔案在庫(kù)情況，更無(wú)法進(jìn)行檔案借閱。而檔案信息化之后，查檔人員可在門戶網(wǎng)站進(jìn)行查檔預(yù)約登記，工作人員收到預(yù)約申請(qǐng)內(nèi)容后，先在內(nèi)部網(wǎng)站查看待借閱檔案資源庫(kù)存狀態(tài)，再批準(zhǔn)查檔人員的預(yù)約申請(qǐng)。查檔人員在預(yù)約審批通過(guò)之后便可赴現(xiàn)場(chǎng)辦理借閱手續(xù)，節(jié)省了借閱時(shí)間，同時(shí)提高了工作人員的辦事效率。

2.3 檔案復(fù)制

檔案復(fù)制包括印刷檔案的復(fù)制、聲像型檔案的復(fù)制和電子數(shù)字型檔案的復(fù)制。檔案復(fù)制主要有兩大目的：保護(hù)檔案原件和提供利用。檔案的復(fù)制手段很多，早期運(yùn)用抄寫(xiě)、復(fù)寫(xiě)、譽(yù)印、鉛印，其后使用翻拍攝影、膠印、靜電復(fù)印、縮微攝影、光盤復(fù)制、電傳傳真等。檔案復(fù)制的手段是隨著社會(huì)的技術(shù)進(jìn)步而不斷發(fā)展的。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案復(fù)制的手段變得新穎、多樣，同時(shí)也帶來(lái)了許多新的問(wèn)題。例如在醫(yī)療機(jī)構(gòu)，對(duì)于某些不能外借的醫(yī)療檔案，如果查檔人員需要相關(guān)內(nèi)容，可進(jìn)行檔案復(fù)制。傳統(tǒng)的檔案復(fù)制工作，首先由查檔者指出需獲取內(nèi)容，再由醫(yī)療機(jī)構(gòu)工作人員進(jìn)行手工復(fù)印，耗時(shí)耗力。完成信息化建設(shè)后，查檔終端提供在線打印功能，瀏覽到需要的檔案內(nèi)容，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)可即時(shí)打印，完成檔案復(fù)制。

綜合以上醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的傳統(tǒng)利用方式，筆者認(rèn)為，這些方式存在以下幾點(diǎn)局限性：從管理上看，檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制；從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動(dòng)地位，不能發(fā)現(xiàn)利用者的需求，以至于無(wú)法主動(dòng)地提供服務(wù)；從利用方式上看，檔案利用過(guò)程沒(méi)有評(píng)價(jià)機(jī)制，沒(méi)有意見(jiàn)反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動(dòng)的平臺(tái)。所以，傳統(tǒng)檔案利用管理方式是一種被動(dòng)封閉的模式，導(dǎo)致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發(fā)揮。

3 醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案拓展利用方式

顯然，傳統(tǒng)的利用服務(wù)方式已逐漸被以信息化為手段的多形式利用方式所取代。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化逐漸覆蓋全世界和全社會(huì)的時(shí)代當(dāng)中，擁有高科技的管理和工作方式才更加具有競(jìng)爭(zhēng)性，也才能夠更加贏得人們的青睞，對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)也是如此。

通過(guò)實(shí)施信息化檔案管理措施，可以幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)集中的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理目標(biāo)，最終實(shí)現(xiàn)權(quán)力的集中監(jiān)控、資源的集中配置以及信息集中共享。醫(yī)院只有將信息技術(shù)結(jié)合到檔案隊(duì)伍建設(shè)中，才能充分發(fā)揮醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息技術(shù)的價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍人員優(yōu)化配置，顯著提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在醫(yī)院醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，我們分別按照內(nèi)部利用和外部利用提供了不同的檔案利用服務(wù)方式，下面分別進(jìn)行介紹。

3.1 內(nèi)部利用服務(wù)方式

3.1.1跨院檔案協(xié)同查詢服務(wù)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的跨院檔案協(xié)同查詢通過(guò)區(qū)域醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)中提供的檔案共享利用服務(wù)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)。區(qū)域醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)中搭建了一個(gè)聯(lián)通各基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案共享利用服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)各單位之間的互聯(lián)互通，保證基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息資源的長(zhǎng)效利用，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息協(xié)同服務(wù)和一站式跨院信息查詢。

3.1.2多媒體資源管理利用服務(wù)。針對(duì)多媒體資源的查閱利用，醫(yī)療機(jī)構(gòu)通過(guò)搭建多媒體資源管理平臺(tái)，可有效收集、管理和利用聲像檔案，使重要、珍貴的聲像檔案在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中成為可以被方便利用的信息資源，系統(tǒng)集成了多種瀏覽器，各種格式的多媒體資源均可以在線瀏覽、播放。

3.1.3檔案安全利用保障服務(wù)。為了確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件和利用檔案的安全性，在醫(yī)院醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目中采用了身份認(rèn)證、權(quán)限管理、訪問(wèn)控制、日志審計(jì)等應(yīng)用安全技術(shù)。身份認(rèn)證可以確認(rèn)用戶的身份，限制用戶的非法登錄；權(quán)限管理可以控制利用范圍、防止越權(quán)訪問(wèn)；訪問(wèn)控制可以限制利用檔案的物理終端；日志審計(jì)記錄用戶的所有操作行為，包括系統(tǒng)登錄、查詢目錄、調(diào)閱全文等操作，便于事后審計(jì)。

3.2 外部利用服務(wù)方式

3.2.1光盤利用服務(wù)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案收集了豐富的宣傳資料光盤，通過(guò)多媒體檔案的多路視頻同步播放，實(shí)現(xiàn)便捷高效的多媒體檔案查詢利用，提高光盤的利用率。部分多媒體檔案需要對(duì)外提供利用查看，為了方便利用并確保安全，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在多媒體檔案管理系統(tǒng)中可提供多媒體檔案光盤刻錄程序，制成脫機(jī)光盤之后再對(duì)外提供利用。這樣，只需要在電子閱覽室中放置閱覽終端，利用者在閱覽終端上瀏覽光盤時(shí)可啟動(dòng)脫機(jī)瀏覽程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)光盤文件內(nèi)容的查詢和瀏覽，不需要系統(tǒng)的支持，大大方便了利用者操作。

3.2.2門戶發(fā)布服務(wù)。目前基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的門戶網(wǎng)站相互獨(dú)立，特別是網(wǎng)上辦事渠道，社會(huì)公眾必須考慮在哪個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站上提交申請(qǐng)辦理信息。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)搭建門戶網(wǎng)站統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)公眾在市級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)門戶網(wǎng)站主頁(yè)上的信息提交和統(tǒng)一查詢，并由后臺(tái)管理系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)給各部門。各基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的對(duì)外公開(kāi)檔案信息也可以發(fā)布到各自的網(wǎng)站上，社會(huì)公眾可以通過(guò)市級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)門戶網(wǎng)站進(jìn)行一站式查詢利用。

總結(jié)

提供檔案資源的共享利用服務(wù)是檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)。總體來(lái)看，目前我國(guó)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案利用方式比較傳統(tǒng)，也相對(duì)單一。但我們也欣喜地看到，部分發(fā)達(dá)地區(qū)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)已經(jīng)開(kāi)始多形式的醫(yī)療檔案利用服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，需要加大數(shù)字轉(zhuǎn)型宣傳力度，引入多方力量參與轉(zhuǎn)型，創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)流程，加快檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，以及通過(guò)加強(qiáng)管理人員培養(yǎng)等多種方式，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。通過(guò)借助先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打破醫(yī)療檔案資源在時(shí)間和空間上的割裂，實(shí)現(xiàn)跨院檔案資源整合，并對(duì)內(nèi)、對(duì)外提供靈活多樣的檔案信息資源利用服務(wù)，這必將成為醫(yī)療檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展趨勢(shì)。

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作者簡(jiǎn)介：陳婧婧，碩士學(xué)位，研究生學(xué)歷，上海市眼病防治中心副研究館員，專業(yè)方向：檔案管理。