信息化環(huán)境下水利工程檔案規(guī)范化管理

摘 要：水利工程檔案是水利工程建設(shè)過程的最真實(shí)記錄，檔案的規(guī)范化管理為水利事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。信息化時(shí)代檔案管理效率更高、管理更加科學(xué)，水利工程檔案管理迎來了革命性變革，已經(jīng)由傳統(tǒng)模式步入了現(xiàn)代模式。本文根據(jù)某市水利工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從建立層級(jí)化聯(lián)動(dòng)機(jī)制、創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)、強(qiáng)化系統(tǒng)測(cè)試應(yīng)用等方面進(jìn)行了分析，通過成本分析，認(rèn)為檔案信息化大大降低了成本。依此經(jīng)驗(yàn)，提升水利工程檔案信息化規(guī)范化管理應(yīng)從組織體系和制度設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)體系、保證體系等方面入手努力。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；信息化；規(guī)范化

水利工程檔案是水利工程建設(shè)的原始記錄，為水利工程查考、維護(hù)、管理工作提供重要憑證。近年來，信息化、大數(shù)據(jù)改變了經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展面貌，也成為水利工程檔案管理的必由之路，為水利工程的高質(zhì)量發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的信息數(shù)據(jù)支撐。隨著水利事業(yè)建設(shè)熱潮的來臨，以信息化推動(dòng)檔案規(guī)范化，成為水利工程事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的主攻方向。本文以某市水利工程建設(shè)為例，分析水利工程檔案面臨的新形勢(shì)，提出有效地解決對(duì)策。

1 水利工程檔案管理的基本特征和時(shí)代要求

水利工程檔案作為專門業(yè)務(wù)檔案類，既有檔案的基本屬性，也有水利工程特征。在信息化加速發(fā)展時(shí)期，信息化建設(shè)也為水利工程檔案管理帶來新的機(jī)遇[1]。

1.1 水利工程檔案管理的基本特征

1.1.1檔案管理科學(xué)化程度要求高。水利工程檔案的基本特性決定了管理的難度和差距：從種類上來看，水利工程建設(shè)涉及多個(gè)二級(jí)項(xiàng)目和環(huán)節(jié)，中間流程多、涉及人員多決定了收集整理的復(fù)雜性。水利工程在建設(shè)過程中受外界因素影響較大，增加了檔案工作的不穩(wěn)定因素。從規(guī)范性上來看，水利工程檔案單位保管期限一般是兩年，然后專門移交水利管理部門。這就對(duì)檔案整理提出了更高的要求，既要管理好、整理好，又能符合標(biāo)準(zhǔn)移交好，對(duì)檔案的收集、整理、歸納、移交等方面的連貫性、科學(xué)性提出了較高要求。

1.1.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度要求高。由于水利工程檔案的種類比較多，其整理標(biāo)準(zhǔn)也有所不同，比如水道檔案、橋梁檔案、施工記錄檔案等，都有不同的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)專業(yè)化要求比較高。除此之外，水利工程設(shè)施的特殊性，檔案歸檔的內(nèi)容和范圍也會(huì)發(fā)生變化，檔案管理必須要根據(jù)政策標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)調(diào)整，因此，總體來看，水利工程檔案的管理難度要明顯高于其他類別檔案。

1.2 信息化對(duì)水利工程檔案管理的革命性變革

1.2.1管理效率有了質(zhì)的提升。在傳統(tǒng)的檔案治理體系中，檔案的查詢、利用等環(huán)節(jié)需要大量的人力、物力。由于在管理環(huán)節(jié)中，人的因素占比大，也容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，進(jìn)而影響查詢質(zhì)量和效果。信息化管理模式的引入，使人的因素大幅度降低，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)水利工程檔案資料進(jìn)行高效地管理和利用，提升了檔案管理的實(shí)效。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)的檔案管理模式已經(jīng)滲透到水利工程檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)中，通過數(shù)據(jù)庫(kù)的完善和資源整合，利用過程大大壓縮，網(wǎng)上辦公已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，水利工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程得到極大提升。

1.2.2 決策過程更加科學(xué)。水利工程檔案信息包括了整個(gè)工程建設(shè)和各部管理部門的資料，為后期利用、維護(hù)等提供數(shù)據(jù)和信息支撐，這些數(shù)據(jù)為其他工程建設(shè)提供了樣本，有助于建設(shè)工程單位制定科學(xué)的管理策略，有助于決策機(jī)構(gòu)和團(tuán)隊(duì)快速全面地掌握相關(guān)的關(guān)鍵信息，為團(tuán)隊(duì)決策的制訂提供科學(xué)、翔實(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，確保決策的方向更加準(zhǔn)確、更加翔實(shí)，從而提升水利中心工作質(zhì)量及水平，為水利事業(yè)發(fā)展起到了推動(dòng)作用。

1.2.3 建立檔案信息共享渠道。水利工程檔案能記錄豐富的信息，例如橋梁建設(shè)技術(shù)檔案是記錄橋梁內(nèi)部結(jié)構(gòu)和修建中形成的技術(shù)檔案資料，既有重要的保存價(jià)值，后期利用率又高。在紙質(zhì)檔案管理?xiàng)l件下，橋梁建設(shè)技術(shù)管理存在較多局限性，許多檔案只有一件，如需復(fù)制或抄寫，將耗費(fèi)大量的資源，檔案多次借閱查找，無形中會(huì)破壞檔案資料的質(zhì)量，縮短檔案壽命。同時(shí)，信息查找也相對(duì)困難，資源共享性難以達(dá)到，不利于檔案價(jià)值最大化的發(fā)揮，降低了檔案管理工作的快捷性。通過信息化技術(shù)的引入，信息庫(kù)中的大型數(shù)據(jù)，搭建了檔案信息的共享渠道，彰顯了檔案工作的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

1.2.4 提升檔案信息傳遞的安全性。在傳統(tǒng)的檔案信息管理共享機(jī)制中，信息發(fā)送和接受只能依靠郵遞、加密通道等方法，傳播效率較低，受到傳送時(shí)空的限制，為檔案工作帶來極大的不便；同時(shí)，傳輸通道也會(huì)出現(xiàn)丟失、損毀文件的現(xiàn)象，有泄密風(fēng)險(xiǎn)，給檔案安全帶來很大隱患。隨著檔案管理信息化水平提升，檔案管理人員通過信息系統(tǒng)對(duì)檔案資源進(jìn)行加密傳輸，既提升了檔案利用率，又保證檔案資源的安全性，避免了失密泄密，檔案資源的傳輸利用進(jìn)入了新的發(fā)展階段。

1.2.5 提升檔案管理的穩(wěn)定性。安全性的提升帶來管理的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管利用匯總過程中易受到侵蝕損壞。比如，腐蝕、水災(zāi)、浸泡、火災(zāi)等，都會(huì)給檔案保存帶來永久的破壞。紙質(zhì)檔案本身存儲(chǔ)時(shí)間受紙張性質(zhì)的影響，具有不可逆性，字體容易模糊，特別是水利工程檔案的圖紙，更容易出現(xiàn)褪色、污損，嚴(yán)重影響檔案信息的存儲(chǔ)效果。通過提高信息化管理水平，檔案信息和載體之間可真正實(shí)現(xiàn)“脫節(jié)”，紙質(zhì)檔案一經(jīng)數(shù)字化，將不再有人打擾，減少了紙質(zhì)材料的人為接觸，既保證了檔案資料的可利用，又保障了實(shí)體檔案原件。

2 水利工程檔案信息化規(guī)范化的管理邏輯和成本分析

2.1 建立層級(jí)化聯(lián)動(dòng)機(jī)制

在信息化管理的前段控制階段中，組織領(lǐng)導(dǎo)體系至關(guān)重要。一是明確管理人員職責(zé)使命。這是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。某市水利工程制定了《檔案收集管理規(guī)定》《檔案人員職責(zé)和獎(jiǎng)懲規(guī)定》和《水利工程檔案整理工作細(xì)則》，強(qiáng)化檔案源頭的治理，督促員工在起始階段按要求收集好檔案，為歸檔做好準(zhǔn)備；二是強(qiáng)化管理措施落實(shí)。對(duì)于檔案人員來說，規(guī)則明確了職責(zé)定位，需要根據(jù)水利檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，全面整理各項(xiàng)文書圖紙、批復(fù)、報(bào)告等資料定期歸檔，對(duì)違反安全規(guī)定的船舶提出懲戒措施。同時(shí)，對(duì)信息化建設(shè)提出了要求，讓大家都參與到檔案信息化建設(shè)中，管理體系更加優(yōu)化。

2.2 創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)

一是明確數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。主要包括域、字段、命名等，提高系統(tǒng)的優(yōu)化程度，為修改和查詢提供便利。二是遵循行業(yè)規(guī)范。對(duì)檔案信息的存取和查詢、利用需要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，符合操作流程。三是兼容性要強(qiáng)。信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，存儲(chǔ)形式多樣，建設(shè)要有前瞻性，端口和末端要選取多樣的方式，提高兼容度，為后期升級(jí)改造提供支撐。四是數(shù)據(jù)庫(kù)的管理信息要翔實(shí)準(zhǔn)確。管理員信息要完備，包括基本的出生日期、姓名、標(biāo)號(hào)及部門，以及負(fù)責(zé)水利工程模塊的信息，主要是收集的范圍、時(shí)間、進(jìn)度和標(biāo)準(zhǔn)等。五是數(shù)據(jù)庫(kù)的功能要齊全。功能主要除了常見的查詢利用之外，還有遠(yuǎn)程訪問、在線打印、打包提取、模糊查詢、全文輸出等，全面提升了檔案管理水準(zhǔn)，適應(yīng)水利工程事業(yè)的發(fā)展的要求。

2.3 強(qiáng)化系統(tǒng)測(cè)試應(yīng)用

一是進(jìn)行合理性檢測(cè)。主要是系統(tǒng)的頁(yè)面、布局、交互式訪問系統(tǒng)等是否符合要求和完備。二是加強(qiáng)功能測(cè)試方面。主要是檢查各項(xiàng)功能是否安全有效，需要對(duì)各項(xiàng)模塊進(jìn)行檢查，比如登錄模塊身份驗(yàn)證是否安全，查詢模塊是否能檢索齊全，操作模塊是否便捷有效，利用模塊是否能夠進(jìn)行編研、打印等。檢測(cè)也可以根據(jù)需求進(jìn)行測(cè)試，比如，以建設(shè)圖紙為單位，全面檢查數(shù)據(jù)庫(kù)中表格的完整性、標(biāo)注的清晰性、字體的規(guī)范性，保證數(shù)據(jù)查詢的符合系統(tǒng)設(shè)計(jì)的要求。三是加強(qiáng)安全性檢測(cè)。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同時(shí)構(gòu)建防火墻、建立防水墻等加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)的措施，確保查詢系統(tǒng)具備安全性、先進(jìn)性、穩(wěn)定性等，防止因數(shù)據(jù)泄露造成不必要的損失，實(shí)現(xiàn)檔案資源高效安全地利用。安全性檢測(cè)是檢測(cè)的重中之重，也是必須進(jìn)行的常態(tài)化檢測(cè)的應(yīng)有內(nèi)容。

2.4 水利工程檔案信息化規(guī)范化的效果分析

一是投入產(chǎn)出成本分析。檔案信息化建設(shè)推進(jìn)前期需要投入大量的資金，主要用于系統(tǒng)建設(shè)和軟硬件的購(gòu)買，但是系統(tǒng)建成以后，將大大節(jié)約人力物力和過程成本。同時(shí)，信息化建成后，雖然有一定的維護(hù)費(fèi)用，但是隨著查檔量的增加，在不考慮時(shí)間成本的前提下，信息化管理的成本也明顯低于傳統(tǒng)模式。二是審批利用成本。網(wǎng)上審批，提升了審批效率，降低了材料成本，同時(shí)提高了檔案人員的工作效率，使其有更多地精力投入其他環(huán)節(jié)。相關(guān)對(duì)比見下表。

3 提升水利工程檔案信息化規(guī)范化管理的實(shí)踐路徑

3.1 建立水利工程檔案管理組織體系和制度設(shè)計(jì)

加強(qiáng)信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立科層次化的組織領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)。堅(jiān)持檔案工作“分級(jí)管理，維護(hù)完整，便于利用”的基本原則，成立了工程一把手親自擔(dān)任組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)、綜合辦公室主任主管的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組[2]。工程領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理信息化規(guī)范化工作列入重要議事日程，與工程建設(shè)同安排、同部署、同檢查、同落實(shí)。隨著領(lǐng)導(dǎo)的變動(dòng)，及時(shí)調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，保證檔案工作穩(wěn)定開展，服務(wù)好水利工作。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

一是完善管理制度。根據(jù)工作實(shí)際，制定《檔案整理歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等制度，完善檔案的立卷歸檔、安全保管、調(diào)閱、檔案統(tǒng)計(jì)、信息化等各方面，細(xì)化檔案管理工作制度建設(shè)，做到檔案管理工作有章可循，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，確保全部檔案資料保存完好[3]。二是推行檔案“一季一歸，一月一報(bào)”制度。綜合辦公室制定歸檔日程安排，各部門及時(shí)對(duì)已完成進(jìn)行歸檔。檔案室每月統(tǒng)計(jì)各部門的歸檔情況，并在每月的例會(huì)上進(jìn)行通報(bào)，及時(shí)督促各業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定移交案件歸檔。三是強(qiáng)化信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。以推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)為契機(jī)，啟用電子檔案查閱系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)閱檔無紙化，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向信息技術(shù)主導(dǎo)模式的轉(zhuǎn)變。持續(xù)推廣數(shù)字化系統(tǒng)的使用，逐步實(shí)現(xiàn)辦理流程與卷宗同步生成，在確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確的情況下生成電子檔案，減少歸檔的步驟和環(huán)節(jié)，提高歸檔效率。

3.3 建立信息技術(shù)檔案利用服務(wù)體系

一方面，要加強(qiáng)定制化個(gè)性化服務(wù)，提高檔案利用的精準(zhǔn)度。通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等關(guān)鍵技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)整合和精準(zhǔn)加工，設(shè)計(jì)不同的組合模塊[4]，通過搜索記錄，精準(zhǔn)計(jì)算利用者的愛好、興趣、習(xí)慣等，為查詢者提供更為準(zhǔn)確便利的信息服務(wù)模式。另一方面，創(chuàng)新性開展交互體驗(yàn)服務(wù)。5G技術(shù)與檔案信息服務(wù)的深度融合，增強(qiáng)了檔案體驗(yàn)式互動(dòng)，通過交互方式實(shí)現(xiàn)專題檢索、在線視頻點(diǎn)播等檔案特色活動(dòng)，同時(shí)可以通過VR技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案場(chǎng)景的復(fù)原和再現(xiàn)，為水利工程檔案的高效利用提供智力支持。

3.4 構(gòu)筑檔案信息化安全防護(hù)體系

一方面，深入查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和隱患。水利工程涉及人員多、單位多，檔案信息海量，各環(huán)節(jié)都必須加強(qiáng)身份識(shí)別和認(rèn)證，做到閉環(huán)管理。強(qiáng)化管理共享系統(tǒng)，建立層級(jí)性的模塊共享類型，完善查詢身份管理，避免出現(xiàn)一個(gè)賬戶可以一覽所有資源的情況。另一方面，建立人防和技防相結(jié)合的復(fù)合型體系?，F(xiàn)代化管理體系中，人防比技防顯得重要，網(wǎng)絡(luò)攻擊的復(fù)雜性、隱蔽性越來越強(qiáng)，在大多數(shù)技防體系相同的前提下，檔案管理人員的思想自覺和防范意識(shí)成為重中之重。因此，管理人員的選拔是基礎(chǔ)，要把安全責(zé)任意識(shí)高、保密意識(shí)強(qiáng)作為標(biāo)準(zhǔn)，打造一支責(zé)任心強(qiáng)、對(duì)檔案管理有熱情的管理隊(duì)伍，為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的隊(duì)伍基礎(chǔ)。

3.5 構(gòu)建信息化建設(shè)的保障體系

一方面，檔案管理部門要給予足夠的資金支持，推進(jìn)智慧檔案室建設(shè)，購(gòu)置計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)技術(shù)的研發(fā)，與時(shí)俱進(jìn)提升系統(tǒng)的先進(jìn)性。另一方，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。要樹立檔案信息化既是生產(chǎn)力，也是產(chǎn)品輸出的方向點(diǎn)，加強(qiáng)創(chuàng)新型人才的培養(yǎng)，特別是前沿科技信息人才的培養(yǎng)，打造企業(yè)發(fā)展新的增長(zhǎng)極。

結(jié)語(yǔ)

通過對(duì)某市水利工程管理的分析，該工程項(xiàng)目建設(shè)單位已經(jīng)形成了信息化規(guī)范化的管理模式，為其他單位提供了可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗(yàn)做法。面對(duì)信息化大潮的方興未艾，水利工程管理的規(guī)范化必須以信息化為引領(lǐng)，提升管理的科學(xué)化水平，為水利事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：聶麗華（1974-），河北省水務(wù)中心副研究館員，研究方向：檔案管理。