健康中國背景下職業(yè)健康檢查檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查分析

張莉 李雯 錢鳴崎 潘紅英

摘 ?要：職業(yè)健康檢查工作是健康中國戰(zhàn)略的重要組成部分，職業(yè)健康檢查檔案記錄了職業(yè)健康檢查工作中的重要信息和數(shù)據(jù)，是衡量職業(yè)健康檢查工作水平的重要指標(biāo)之一。因此，規(guī)范職業(yè)健康檢查檔案管理，能夠更好地提升新時期職業(yè)健康檢查工作水平。本文以蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院的職業(yè)健康檢查檔案管理作為研究對象，分析了職業(yè)健康檢查檔案管理中存在的問題，并提出了檔案規(guī)范化管理的具體對策。

關(guān)鍵詞：健康中國；職業(yè)健康檢查；檔案

Abstract： Occupational health examination is an important part of the healthy China strategy. Occupational health examination archives record important information and data in occupational health examination and are one of the important indicators to measure the level of occupational health examination. Therefore， standardizing the management of occupational health examination archives can better improve the level of occupational health examination in the new era. This paper takes the management of occupational health examination archives of the Second Affiliated Hospital of Suzhou University as the research object， analyzes the problems in the management of occupational health examination archives， and puts forward specific measures for the standardized management of archives.

Keywords： Healthy China strategy; Occupational health examination; Archives

1 引言

2019年，國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于實施健康中國行動的意見》并成立了健康中國行動推進(jìn)委員會，制定和發(fā)布了《健康中國行動（2019—2030年）》，[1]強(qiáng)調(diào)人民健康是民族昌盛和國家富強(qiáng)的重要標(biāo)志。其中，“職業(yè)健康保護(hù)行動”舉措體現(xiàn)了國家對于職業(yè)健康的重視。據(jù)統(tǒng)計，我國是世界上勞動人口最多的國家，2017年我國就業(yè)人口為7.76 億人，占總?cè)丝诘?5.8%。職業(yè)健康檢查正是職業(yè)健康工作的重要內(nèi)容之一。為了規(guī)范和提高職業(yè)健康檢查質(zhì)量和服務(wù)水平，2019年5月，國家衛(wèi)生健康委辦公廳印發(fā)了《關(guān)于貫徹落實職業(yè)健康檢查管理辦法的通知》，同時，中國疾控中心也出臺了《職業(yè)健康檢查質(zhì)量控制規(guī)范》，對職業(yè)健康檢查質(zhì)控工作提出具體標(biāo)準(zhǔn)，其中明確將職業(yè)健康檢查檔案管理作為職業(yè)健康檢查質(zhì)量管理體系建設(shè)的內(nèi)容之一。

本文結(jié)合蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院（以下簡稱：蘇大附二院）職業(yè)健康檢查檔案管理現(xiàn)狀，探討職業(yè)健康檢查檔案規(guī)范化管理的對策，以期充分發(fā)揮檔案價值，增加職業(yè)健康檢查管理的規(guī)范化與透明度，切實發(fā)揮其對勞動者職業(yè)健康的保障作用，助力健康中國建設(shè)。

2 職業(yè)健康檢查檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查

蘇大附二院始建于1988年，又名核工業(yè)總醫(yī)院，是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、核應(yīng)急等為一體的三級甲等醫(yī)院。目前，醫(yī)院共設(shè)床位2050張，現(xiàn)有臨床科室34個，醫(yī)技科室14個，教研室26個，在職員工3300人。醫(yī)院于2009年取得職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)資質(zhì)，體檢中心是醫(yī)院內(nèi)部承擔(dān)職業(yè)健康檢查的科室，體檢場所占地面積約1800平方米，負(fù)責(zé)職業(yè)健康檢查的工作人員有60余名，醫(yī)院主要開展接觸粉塵類、接觸化學(xué)因素類、接觸物理因素類、接觸放射因素類、接觸其他類（特殊作業(yè)類）作業(yè)人員的上崗前、在崗期間和離崗時的職業(yè)健康檢查。2018年-2021年每年完成職業(yè)健康檢查分別為14261、13613、10211、15027人次。2022年初，隨著職業(yè)健康檢查業(yè)務(wù)量的增加，職業(yè)健康檢查檔案也越來越多，檔案有序管理的迫切性逐步顯現(xiàn)。在此背景下，本文對醫(yī)院職業(yè)健康檢查檔案的管理現(xiàn)狀開展了調(diào)研。

2.1 檔案管理意識淡薄。醫(yī)院業(yè)務(wù)部門對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，重業(yè)務(wù)發(fā)展、輕檔案管理，對檔案管理所需的人、財、物投入有限，沒有意識到職業(yè)健康檢查檔案里蘊(yùn)含的信息資源價值，從而忽視了檔案管理的規(guī)范性和有效性要求，難以發(fā)揮檔案作用。[2]由于職業(yè)健康檢查工作主要由醫(yī)院體檢中心負(fù)責(zé)，而體檢中心大部分工作人員缺乏檔案技能培訓(xùn)，檔案專業(yè)知識匱乏，加上缺乏有效約束，造成職業(yè)健康檢查檔案管理水平較低，客觀上造成職業(yè)健康檢查檔案工作被邊緣化、孤立化。

2.2 規(guī)章制度不夠健全。隨著健康中國戰(zhàn)略的實施，國家層面針對職業(yè)健康檢查工作制定了不少管理規(guī)定，如《職業(yè)健康檢查管理辦法》（國家衛(wèi)健委令〔2019〕第2號）、《職業(yè)健康檢查質(zhì)量控制規(guī)范》（中疾控公衛(wèi)發(fā)〔2019〕45號）等。這些管理規(guī)定中的部分內(nèi)容提及檔案管理，但這些相關(guān)條款僅對職業(yè)健康檢查檔案提出了總體管理要求，到目前為止，尚未有國家層面統(tǒng)一的職業(yè)健康檢查文件材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)具體細(xì)則和操作規(guī)程。在地方層面，出現(xiàn)過具有職業(yè)健康檢查檔案管理針對性的規(guī)章制度，如：2006年9月浙江省頒布實施《浙江省職業(yè)健康檢查檔案管理規(guī)定》，但該規(guī)定距今已經(jīng)16年，無法適應(yīng)新的形勢。因此，缺乏統(tǒng)一的具有針對性和操作性的職業(yè)健康檢查檔案管理參考標(biāo)準(zhǔn)，也導(dǎo)致了職業(yè)健康檢查檔案管理的不規(guī)范。

2.3 檔案管理質(zhì)量有待提高。以蘇大附二院為例，職業(yè)健康檢查檔案長期存放在體檢中心，而體檢中心工作人員缺乏專業(yè)檔案知識，且身兼數(shù)職，投入時間精力不足，往往只是將文件材料放入文件盒中集中存放。而職業(yè)健康檢查工作具有持續(xù)性的特點，這決定了職業(yè)健康檢查檔案的內(nèi)容也是不斷動態(tài)更新的，如不及時按規(guī)定收集整理歸檔，勢必會對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性造成影響，最終導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高。

2.4 管理手段落后。目前醫(yī)院的職業(yè)健康檢查檔案仍在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，但隨著國家對于職業(yè)健康的重視，參加職業(yè)健康檢查的勞動者數(shù)量在逐年遞增，產(chǎn)生檔案數(shù)量也越來越多，這種情況下傳統(tǒng)的管理模式顯然無法滿足現(xiàn)代管理的需要，很容易出現(xiàn)檔案錯亂遺漏、查閱檢索不便、利用率低、實時動態(tài)信息更新困難等問題。[3]與此同時，隨著信息化技術(shù)不斷普及，醫(yī)院已經(jīng)采用了職業(yè)健康檢查管理系統(tǒng)，但卻忽略了該系統(tǒng)中電子文件的歸檔問題，并未將文檔管理模塊提前嵌入職業(yè)健康檢查業(yè)務(wù)系統(tǒng)。因而，可能會導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文檔信息處于無序或失控狀態(tài)，不利于對電子檔案信息資源的后續(xù)開發(fā)和利用，難以發(fā)揮檔案信息服務(wù)的功能。

3 職業(yè)健康檢查檔案規(guī)范化管理對策

3.1 加強(qiáng)宣傳，營造規(guī)范管理氛圍。醫(yī)院上下首先要認(rèn)識到職業(yè)健康檢查檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義，才能共同促進(jìn)職業(yè)健康檢查檔案工作的順利開展。首先，要從增強(qiáng)核心管理者的檔案意識入手，增加醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對職業(yè)健康檢查檔案管理的重視度，將檔案工作與職業(yè)健康檢查工作同時部署、同時檢查和同時考核。其次，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任感，主動學(xué)習(xí)了解職業(yè)健康檢查工作相關(guān)業(yè)務(wù)知識，深入職業(yè)健康檢查檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作當(dāng)中，規(guī)范歸檔工作。最后，還應(yīng)當(dāng)提升檔案形成者，也就是體檢中心工作人員的檔案收集意識，做好檔案前端控制，使檔案從產(chǎn)生開始就納入規(guī)范管理的軌道。

3.2 建章立制，夯實規(guī)范管理之基。建立健全職業(yè)健康檢查檔案工作相關(guān)管理制度，可以為檔案規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。首先，國家和地方衛(wèi)生及檔案行政管理部門加強(qiáng)頂層設(shè)計，制定統(tǒng)一的職業(yè)健康檢查檔案管理制度。其次，醫(yī)院體檢中心和檔案管理部門可以依據(jù)上級部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合制定醫(yī)院內(nèi)部的職業(yè)健康檢查檔案管理制度，明確歸檔范圍、職責(zé)劃分和管理措施，使職業(yè)健康檢查檔案管理的各個環(huán)節(jié)都有章可循，保證從簽訂職業(yè)健康檢查委托合同或協(xié)議開始，到健康檢查結(jié)束出具報告各階段形成材料的收集齊全，規(guī)范管理，從而推動職業(yè)健康檢查檔案管理工作落地落實。

以江蘇省為例，根據(jù)《江蘇省職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)重點職業(yè)病監(jiān)測及信息報告質(zhì)量控制考核表》中對建立檔案遵循的“一企一檔”的要求，為了與之相匹配，職業(yè)健康檢查檔案可以參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GBT 11822-2008）進(jìn)行組卷整理，按“一個單位為一卷”的原則進(jìn)行組卷，案卷名稱由“用人單位全稱-年度”組成，用人單位全稱后可以注明“社會統(tǒng)一信用代碼”，便于后續(xù)檢索利用，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。由于職業(yè)健康檢查工作是定期開展的，隨之產(chǎn)生的檔案材料也是不斷增加，內(nèi)容不斷增長豐富。而《職業(yè)健康檢查管理辦法》中規(guī)定職業(yè)健康檢查檔案保存時間應(yīng)當(dāng)自勞動者最后一次職業(yè)健康檢查結(jié)束之日起不少于15年，因此無法設(shè)定具體的保存年限，建議將保存期限設(shè)為長期。

3.3 優(yōu)化協(xié)同，明晰規(guī)范管理之徑。首先，要落實檔案管理責(zé)任，明確分工，共同協(xié)作，從職業(yè)健康檢查準(zhǔn)備階段、實施階段、總結(jié)階段、立卷歸檔階段明晰檔案管理流程，明確每一個環(huán)節(jié)的具體工作要求，對階段性產(chǎn)生的文件資料的完整性、真實性、合理性及合規(guī)性等進(jìn)行檢驗，保障檔案管理質(zhì)量。體檢中心可以指定一名兼職檔案員，將其納入醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并組織其參加檔案知識培訓(xùn)，及時收集整理職業(yè)健康檢查工作過程中產(chǎn)生的文件資料。同時，為了滿足此類檔案日常利用和實時更新的需求，可根據(jù)實際靈活選擇檔案集中存放地點。如果檔案實體由體檢中心保存，可由體檢中心定期向檔案管理部門報送目錄，便于醫(yī)院層面掌握檔案整體情況。檔案部門則可定期開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，將檔案管理納入部門考核工作，對歸檔材料質(zhì)量進(jìn)行把控，及時提出整改意見并督促改進(jìn)，全面提高職業(yè)健康檢查檔案管理水平。

3.4 信息化管理，探索科學(xué)管理之路?！巴七M(jìn)信息化建設(shè)，提升職業(yè)健康管理效能。”是《國家職業(yè)病防治規(guī)劃（2021-2025年）》的主要任務(wù)之一，其中特別指出：要“規(guī)范職業(yè)健康信息管理，保障數(shù)據(jù)安全。強(qiáng)化數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)在職業(yè)健康監(jiān)管決策中的作用?！倍殬I(yè)健康檢查檔案中包含的信息數(shù)據(jù)正是職業(yè)健康大數(shù)據(jù)的重要組成部分。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)主動思考如何實現(xiàn)將檔案管理系統(tǒng)與職業(yè)健康檢查管理系統(tǒng)的有效銜接的問題，理順檔案數(shù)字化建設(shè)思路。[4]檔案管理部門、體檢部門和信息部門要協(xié)作溝通，制定方案實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的信息交互和集成，確保職業(yè)健康檢查管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件安全可控、科學(xué)規(guī)范。同時，遵循“存量數(shù)字化，增量電子化，利用網(wǎng)絡(luò)化”的思路，逐步完成存量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描與掛接，實現(xiàn)其從紙質(zhì)向電子形式的轉(zhuǎn)換，建立健全職業(yè)健康檢查基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，為全國職業(yè)健康管理信息平臺建設(shè)奠定基礎(chǔ)，最終能夠向社會提供客觀、真實、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，提升職業(yè)病患者保障水平，為勞動者提供精準(zhǔn)健康服務(wù)。

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