淺談高校學(xué)生檔案數(shù)字化外包工作的可行性

鮑玲莉

學(xué)生檔案作為干部人事檔案的前身和基礎(chǔ)，在高校是非永久保管的，它伴隨著學(xué)生個(gè)人學(xué)籍的變化而流轉(zhuǎn)，是高校檔案中最特殊的一類(lèi)檔案。隨著教育事業(yè)的發(fā)展，大部分高校招生數(shù)量與日俱增，因此，高校學(xué)生檔案電子化建設(shè)愈發(fā)重要。高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)下高校檔案電子化工作的重要組成，高校學(xué)生檔案全面數(shù)字化勢(shì)在必行。

一、高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行

高校檔案數(shù)字化是高校檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）從法律層面對(duì)檔案數(shù)字化提出了要求和支持，高校檔案館的檔案數(shù)字化工作正在全面推進(jìn)，地方出臺(tái)的相應(yīng)政策直接為推動(dòng)學(xué)生檔案數(shù)字化工作助力。

（一）《檔案法》鼓勵(lì)、支持傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過(guò)了最新修訂的《檔案法》，于2021年1月1日起實(shí)施。新增“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，明確指出符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案的效力等同于傳統(tǒng)的其他載體檔案，同時(shí)明確規(guī)定了各級(jí)政府要將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，并且鼓勵(lì)、支持各級(jí)檔案館推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，為推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案全面數(shù)字化提供了法律依據(jù)和保障。

（二）夯實(shí)高校檔案數(shù)字化實(shí)踐基礎(chǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，掃描硬件設(shè)備不斷更新，高校檔案數(shù)字化工作開(kāi)展得如火如荼?？紤]到教學(xué)檔案在日常的對(duì)外提供利用中使用非常頻繁，為了更好地做好檔案利用服務(wù)，2014年，安徽大學(xué)檔案館集中力量?jī)?yōu)先對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。教學(xué)檔案的數(shù)字化不僅需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行圖片掃描，還需要對(duì)部分檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化著錄。安徽大學(xué)檔案館在教學(xué)檔案數(shù)字化開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)歷了僅本單位參與、本單位和檔案數(shù)字化外包協(xié)同參與、數(shù)字化外包單獨(dú)參與等幾種模式，在實(shí)踐中摸索前進(jìn)，最終得出由數(shù)字化外包單獨(dú)參與教學(xué)檔案數(shù)字化工作是效率最高的一種模式。截止2021年年底，安徽大學(xué)檔案館已完成館藏教學(xué)檔案包括本/專(zhuān)科學(xué)生的新生錄取表、學(xué)籍表、畢業(yè)證書(shū)發(fā)放登記表和學(xué)位證書(shū)發(fā)放登記表等的數(shù)字化工作，同時(shí)，還組織完成了“安徽大學(xué)檔案館網(wǎng)上服務(wù)大廳”“安徽大學(xué)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)”和“安徽大學(xué)檔案庫(kù)房監(jiān)控系統(tǒng)”的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、運(yùn)行與驗(yàn)收工作以及“安徽大學(xué)數(shù)字記憶網(wǎng)——照片檔案開(kāi)發(fā)與利用專(zhuān)題網(wǎng)站”建設(shè)。此外，安徽大學(xué)檔案館進(jìn)一步完善了檔案庫(kù)房監(jiān)控系統(tǒng)和門(mén)禁系統(tǒng)，切實(shí)做好檔案安全防護(hù)工作，為建設(shè)智慧檔案館和學(xué)生檔案數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分，其數(shù)字化工作勢(shì)在必行。

（三）地方政策要求進(jìn)一步完善學(xué)生檔案管理工作

2020年9月，安徽省教育廳發(fā)布了《關(guān)于做好2020年普通高等學(xué)校新生入學(xué)資格復(fù)查和進(jìn)一步完善學(xué)生檔案管理工作的通知》（皖教秘學(xué)〔2020〕24號(hào)），文件中指出：建立新生入學(xué)資格長(zhǎng)效追蹤機(jī)制，明確學(xué)校檔案管理部門(mén)要對(duì)學(xué)生入學(xué)全部檔案材料進(jìn)行電子掃描存檔，學(xué)生在校期間所有檔案材料實(shí)施學(xué)校學(xué)生雙套制存檔，電子紙質(zhì)雙重備份。同時(shí)也強(qiáng)調(diào)了要運(yùn)用信息化技術(shù)大力開(kāi)展學(xué)生檔案電子化建設(shè)，推進(jìn)學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，進(jìn)一步提升高校學(xué)生檔案建設(shè)和管理水平。這個(gè)文件的實(shí)施為安徽省各個(gè)高校推行學(xué)生檔案電子化建設(shè)提供了強(qiáng)有效的助力。

安徽大學(xué)檔案館根據(jù)通知要求，于2020年11月4日組織校內(nèi)外專(zhuān)家對(duì)“安徽大學(xué)2020年學(xué)生檔案數(shù)字化掃描加工項(xiàng)目”進(jìn)行了論證，論證通過(guò)。

二、高校學(xué)生檔案數(shù)字化外包的可行性

檔案數(shù)字化工作主要包含但不限于制定數(shù)字化實(shí)施方案、檔案掃描、圖像加工、文件命名、著錄、掛接等內(nèi)容，而高校自身的檔案管理人員日常的工作已飽和，在一定程度上缺少獨(dú)立完成檔案數(shù)字化的能力和時(shí)間，因此，檔案數(shù)字化外包行業(yè)的興起為高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作提供了新的思路。

（一）檔案服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)的推行

2020年5月18日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《檔案服務(wù)工作外包規(guī)范第1部分：總則》《檔案服務(wù)工作外包規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第3部分：檔案管理咨詢(xún)服務(wù)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》）檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，于2020年6月1日起實(shí)施。這項(xiàng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的正式發(fā)布，為檔案外包工作提供了依據(jù)、指明了方向。

（二）高校學(xué)生檔案管理工作壓力突出

安徽大學(xué)檔案館現(xiàn)有11位專(zhuān)職工作人員負(fù)責(zé)管理全校包括文書(shū)類(lèi)、學(xué)生類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)、招投標(biāo)類(lèi)、聲像類(lèi)、出版物類(lèi)、實(shí)物類(lèi)、專(zhuān)題類(lèi)和保密檔案等各門(mén)類(lèi)檔案，其中學(xué)生檔案管理工作由2位老師負(fù)責(zé)，管理在校生包括本科生、專(zhuān)科生、研究生（包含碩士和博士）和遺留在校的學(xué)生檔案，約39000余份，工作量巨大。根據(jù)檔案的生命周期，學(xué)生檔案工作分為：接收和審核新生檔案；學(xué)生在校期間形成的材料歸檔；畢業(yè)生檔案郵寄；其他日常工作。

1.接收和審核新生檔案

新生入學(xué)資格復(fù)查是高校依法實(shí)施的招生和學(xué)籍管理行為，是保證教育公平公正的重要舉措。新生檔案的接收和審查工作一般集中于每年的9-11月，檔案館與學(xué)生所在院系配合完成新生檔案的審核工作，并且由檔案館對(duì)所有審核無(wú)誤的新生檔案歸檔保管，對(duì)審核有問(wèn)題的學(xué)生檔案需及時(shí)與院系聯(lián)系，反饋問(wèn)題，并督促院系盡快解決。據(jù)統(tǒng)計(jì)，安徽大學(xué)2020年本科新生4000余人，研究生3000余人；2021年本科新生8000余人，研究生4200余人；2022年本科新生8500余人，研究生4700余人，近三年新招收的學(xué)生人數(shù)是增長(zhǎng)趨勢(shì)，尤其是2021年本科新生人數(shù)翻倍增長(zhǎng)，對(duì)于學(xué)生檔案管理工作來(lái)說(shuō)，數(shù)量激增，接收和審核新生檔案的工作量可見(jiàn)一斑。

2.學(xué)生在校期間形成的材料歸檔

安徽大學(xué)學(xué)生在校期間形成的材料包括學(xué)生登記表、學(xué)年考核表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料等，研究生還包括碩士學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、論文答辯決議、授予碩士學(xué)位決議等碩士學(xué)位材料，除了黨團(tuán)材料和獎(jiǎng)勵(lì)處分材料，其他材料是每一個(gè)正常畢業(yè)的學(xué)生檔案中都需要?dú)w檔的材料。這些材料的生成時(shí)間與學(xué)生在校學(xué)習(xí)的時(shí)間一致，其中學(xué)生登記表是學(xué)生入學(xué)時(shí)填交的表格，學(xué)年考核表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表和研究生碩士學(xué)位材料、在校培養(yǎng)學(xué)生黨員的材料等均是畢業(yè)季才能形成的材料，黨團(tuán)材料和獎(jiǎng)勵(lì)處分材料根據(jù)情況適時(shí)生成，相關(guān)部門(mén)和學(xué)院將這些材料移交給檔案館后，檔案館要學(xué)生檔案開(kāi)始郵寄之前及時(shí)歸檔。

值得注意的一點(diǎn)是，為進(jìn)一步擴(kuò)大本科學(xué)生專(zhuān)業(yè)選擇權(quán)，安徽大學(xué)研究決定，在學(xué)校辦學(xué)條件允許的情況下，本科一年級(jí)學(xué)生可根據(jù)個(gè)人學(xué)習(xí)能力、專(zhuān)業(yè)興趣、愛(ài)好特長(zhǎng)、身體條件等因素，在全校范圍申請(qǐng)調(diào)整主修專(zhuān)業(yè)。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，2019級(jí)至2021級(jí)本科新生中分別有277、283、303名學(xué)生調(diào)整了主修專(zhuān)業(yè)，其中分別有8、12、10名學(xué)生降級(jí)調(diào)主修專(zhuān)業(yè)。為了方便管理，調(diào)整主修專(zhuān)業(yè)學(xué)生的學(xué)號(hào)、校園卡等信息不變。這部分學(xué)生的檔案材料在接收和歸檔的時(shí)候尤其需要注意其原來(lái)的歸檔位置，特別是降級(jí)的同學(xué)，需要將其檔案調(diào)出并入到降級(jí)到的年級(jí)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生檔案中去。

3.畢業(yè)生檔案郵寄

畢業(yè)生檔案郵寄是學(xué)生檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)。畢業(yè)生檔案最終是經(jīng)由本校轉(zhuǎn)遞到學(xué)生的下一個(gè)學(xué)習(xí)或者工作單位去，這是學(xué)生檔案在高校檔案事業(yè)中不同于其他門(mén)類(lèi)檔案的所在，其他館藏檔案的數(shù)字化工作開(kāi)展可以推后，但是學(xué)生檔案一旦寄出就沒(méi)有“館藏”，無(wú)法開(kāi)展數(shù)字化掃描工作。這也對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化工作在完成時(shí)間上提出了要求——應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)生檔案數(shù)字化掃描工作必須要在畢業(yè)郵寄之前完成。

畢業(yè)生檔案郵寄工作包括但不限于，核對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)容、檔案不全的學(xué)生檔案不能郵寄、核對(duì)學(xué)生郵寄信息、檔案接收單位和地址明顯不一致的需要反饋、打包學(xué)生檔案并清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)量等。對(duì)于有特殊需求的學(xué)生群體檔案，譬如延期畢業(yè)的學(xué)生，檔案申請(qǐng)了緩派的學(xué)生，要求走自帶或者機(jī)要途徑流轉(zhuǎn)檔案的學(xué)生等等，還要做相應(yīng)的梳理工作，以防誤寄。由此可見(jiàn)，畢業(yè)生檔案郵寄工作本身就工作量巨大，時(shí)間緊任務(wù)重，檔案館確實(shí)無(wú)暇抽身兼顧學(xué)生檔案數(shù)字化工作。

4.學(xué)生檔案其他日常工作

學(xué)生檔案其他日常管理工作包括接待單位政審，遺留學(xué)生檔案的日常調(diào)檔，開(kāi)具檔案存放、檔案緩派等相關(guān)證明，接待查詢(xún)學(xué)生檔案去向等。安徽大學(xué)檔案館隨機(jī)對(duì)學(xué)生檔案的其他日常工作進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)。2021年2-4月，僅本科生學(xué)生檔案工作，接待單位政審35次，查閱43份學(xué)生檔案；辦理遺留學(xué)生檔案日常調(diào)檔工作46人次；開(kāi)具檔案存放、緩派等證明29人次；接待查詢(xún)學(xué)生檔案去向和咨詢(xún)調(diào)檔事宜日均9次。學(xué)生檔案以服務(wù)學(xué)生為目標(biāo)，安徽大學(xué)檔案館一直以嚴(yán)謹(jǐn)和積極的態(tài)度認(rèn)真做好每一位查檔用戶(hù)的接待工作。

（三）安徽大學(xué)學(xué)生檔案數(shù)字化初步成果

2021年11月25日，安徽大學(xué)檔案館組織專(zhuān)家組對(duì)“安徽大學(xué)學(xué)生檔案數(shù)字化掃描加工項(xiàng)目”（第一階段和第二階段）進(jìn)行驗(yàn)收。第一階段完成掃描2021年畢業(yè)生檔案共8196份共計(jì)339102頁(yè)，其中本科生和專(zhuān)科生檔案5527份合計(jì)240093頁(yè)，研究生檔案2669份合計(jì)99009頁(yè)；第二階段完成掃描在校學(xué)生檔案12525份共計(jì)248929頁(yè)（畢業(yè)季材料暫未進(jìn)館），其中2018級(jí)本科生和2019級(jí)專(zhuān)業(yè)生檔案5599份合計(jì)80678頁(yè)，部分2019級(jí)本科生檔案2646份合計(jì)36846頁(yè)，2019級(jí)研究生2288份合計(jì)79195頁(yè)，部分2020級(jí)研究生1992份合計(jì)52220頁(yè)。經(jīng)過(guò)專(zhuān)家組審閱項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收，安徽大學(xué)學(xué)生檔案數(shù)字化取得階段成果，為繼續(xù)開(kāi)展學(xué)生檔案數(shù)字化工作奠定了堅(jiān)固的基石。

三、結(jié)語(yǔ)

《關(guān)于做好2020年普通高等學(xué)校新生入學(xué)資格復(fù)查和進(jìn)一步完善學(xué)生檔案管理工作的通知》等從法律和政策層面為高校學(xué)生檔案檔案數(shù)字化工作提供了助力。安徽大學(xué)檔案館在教學(xué)檔案數(shù)字化工作開(kāi)展中積累了很多經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合《檔案服務(wù)工作外包規(guī)范》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)，為高校學(xué)生檔案的數(shù)字化工作開(kāi)辟了檔案數(shù)字化外包路徑。同時(shí)，學(xué)生檔案的特殊性又必須要求在畢業(yè)季郵寄之前完成數(shù)字化掃描工作，檔案館在現(xiàn)階段若僅依靠檔案工作人員開(kāi)展學(xué)生檔案數(shù)字化困難重重。所以，采用檔案數(shù)字化外包形式開(kāi)展高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作確實(shí)可行。安徽大學(xué)檔案館現(xiàn)階段已通過(guò)數(shù)字化外包形式完成了20721份學(xué)生檔案共計(jì)558041頁(yè)的數(shù)字化掃描工作，學(xué)生檔案數(shù)字化外包工作循序漸進(jìn)，不斷完善。

高校學(xué)生檔案是非?；顫姷囊活?lèi)檔案，每一年畢業(yè)生的檔案根據(jù)學(xué)生的動(dòng)向寄出，新生入學(xué)又接收新入校的學(xué)生檔案，館藏的學(xué)生檔案的數(shù)量和內(nèi)容是實(shí)時(shí)變動(dòng)的，這要求數(shù)字化外包工作要不斷適應(yīng)動(dòng)態(tài)的學(xué)生檔案管理，做到“不漏掃、不重復(fù)”，全方面、高質(zhì)量完成學(xué)生檔案的數(shù)字化工作。

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作者單位：安徽大學(xué)檔案館