“館室一體化”背景下政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔實(shí)踐探索

范曉青 黃芹俠

政府網(wǎng)站正成為政務(wù)服務(wù)、信息公開(kāi)、知識(shí)傳播與文化傳承的重要陣地，也必然會(huì)產(chǎn)生大量反映機(jī)構(gòu)依法行政的真實(shí)記錄，需要加以收集保存以資查考利用。第49次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示，截至 2021 年 12 月，我國(guó)共有政府網(wǎng)站14566 個(gè)，互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)用戶規(guī)模達(dá) 9.21 億，較 2020 年 12 月 增長(zhǎng) 9.2%，占網(wǎng)民整體的 89.2%。作為電子文件存儲(chǔ)的網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)文件如何妥善保存，留下時(shí)代烙印，傳承社會(huì)文化，已經(jīng)成為一個(gè)不可回避的問(wèn)題。

數(shù)字檔案館（室）建設(shè)開(kāi)展以來(lái)，截至2021年底，全國(guó)共創(chuàng)建國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館90家，江蘇省共有A級(jí)數(shù)字檔案館（室）1295家。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)如火如荼地開(kāi)展，各地“館室一體化”進(jìn)程持續(xù)推進(jìn)，為網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)電子文件的收集歸檔工作提供了必要的載體和平臺(tái)，也使該背景下的網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔具有一定范圍內(nèi)的可復(fù)制參考性。

一、政府網(wǎng)站歸檔現(xiàn)狀

政府網(wǎng)站是由各級(jí)政府主辦、負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)，在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布政府信息和提供在線服務(wù)的綜合平臺(tái)。黨和國(guó)家對(duì)網(wǎng)站資源歸檔工作十分重視。2016年11月中辦、國(guó)辦印發(fā)的《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》要求“推進(jìn)政府網(wǎng)頁(yè)及電子郵件、音視頻等電子文件歸檔”。2017年5月國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《政府網(wǎng)站發(fā)展指引》也明確要求要對(duì)政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行歸檔。

基于這些要求，一些機(jī)構(gòu)對(duì)網(wǎng)站歸檔進(jìn)行了一些研究，比較成功的網(wǎng)站歸檔案例，大多以圖書館、研究機(jī)構(gòu)為主體，以網(wǎng)頁(yè)爬蟲(chóng)等技術(shù)對(duì)一定主題的網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行采集，多為知識(shí)性采集。這種模式與檔案部門進(jìn)行的網(wǎng)頁(yè)歸檔的憑證性采集有著很大不同。而且由于采用外部軟件進(jìn)行采集，對(duì)網(wǎng)站的音視頻、網(wǎng)頁(yè)附件、3D立體展廳等內(nèi)容的采集還難以實(shí)現(xiàn)。政府網(wǎng)站文件歸檔工作目前大多處于放任自流或各行其是的狀態(tài)，有的則停留在一般性文獻(xiàn)資源匯聚的階段。

泰州市各單位在網(wǎng)站歸檔這塊也存在同樣的問(wèn)題，各單位網(wǎng)站歸檔意識(shí)不強(qiáng)，極少采取實(shí)際有效措施進(jìn)行網(wǎng)站歸檔。擁有網(wǎng)站歸檔軟件的僅有泰州市供電公司一家，采用爬蟲(chóng)軟件對(duì)部分重要欄目進(jìn)行采集歸檔（該歸檔軟件為其上級(jí)主管部門統(tǒng)一開(kāi)發(fā)）。少部分單位手動(dòng)采集，通過(guò)網(wǎng)頁(yè)截圖的方式進(jìn)行歸檔，歸檔內(nèi)容為部分專題，如部分疫情防控網(wǎng)頁(yè)的收集歸檔。大多數(shù)單位沒(méi)有網(wǎng)站歸檔意識(shí)，或者認(rèn)為應(yīng)該歸檔，但是不知如何進(jìn)行歸檔。

二、泰州市政府網(wǎng)站歸檔的背景

2019年國(guó)家 檔 案 局 發(fā) 布 《 政 府 網(wǎng) 站 網(wǎng) 頁(yè) 歸 檔 指 南 》（DA/T80-2019），并于2020年5月1日正式實(shí)施。為政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔提供了根本制度遵循和標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)規(guī)范政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔質(zhì)量、增強(qiáng)電子政務(wù)信息資源建設(shè)，持續(xù)推動(dòng)政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)有序歸檔發(fā)揮了極其重要作用。2022年新實(shí)施的《檔案法》要求“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！?/p>

2021年泰州市政府門戶網(wǎng)站全新改版， 33個(gè)市直機(jī)關(guān)部門網(wǎng)站統(tǒng)一歸口建設(shè)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一架構(gòu)，為我們進(jìn)行接口開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一推送網(wǎng)頁(yè)文件提供了便利條件。

2020年、2021年，泰州市檔案館先后建成江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案館、國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館，同步建設(shè)泰州市集中式數(shù)字檔案室，系統(tǒng)功能更趨完善，并在市直機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位中推廣，檔案室系統(tǒng)的使用比例約為80%。數(shù)字檔案館（室）一體化系統(tǒng)的廣泛使用，也為網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔提供了必要的平臺(tái)支撐。

三、泰州市門戶網(wǎng)站歸檔實(shí)踐

（一）網(wǎng)頁(yè)歸檔模式選擇

網(wǎng)頁(yè)采集目前主流的有兩種方式：一種為自動(dòng)抓取，一種為主動(dòng)推送。這兩種方式各有利弊，推送技術(shù)主要是將網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)信息主動(dòng)推送至相應(yīng)的信息保存單位或部門。推送技術(shù)可采集深層網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)以及數(shù)據(jù)庫(kù)資源，且便捷又安全。抓取技術(shù)則由采集單位運(yùn)用專門軟件，將網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)信息采集、下載、保存至相應(yīng)的服務(wù)器。一般運(yùn)用第三方軟件進(jìn)行操作，由于授權(quán)問(wèn)題，部分信息難以獲取。

新《檔案法》實(shí)施以來(lái)，對(duì)電子檔案的有效性提出了原則性的界定，電子文件應(yīng)當(dāng)“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。國(guó)家檔案局在管理檔案事業(yè)的組織原則是“集中統(tǒng)一管理”。網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)檔案也是電子檔案的一種，根據(jù)以上原則，我們認(rèn)為網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)電子文件的歸檔主體應(yīng)是各網(wǎng)站主辦單位，同時(shí)應(yīng)由主辦單位檔案室集中統(tǒng)一進(jìn)行管理。但由各機(jī)關(guān)部門分別進(jìn)行網(wǎng)站歸檔系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，一方面，各部門的檔案人員專業(yè)能力難以勝任，另一方面，也不適應(yīng)集約型政府的發(fā)展方向。

基于以上觀點(diǎn)，我們由檔案館協(xié)調(diào)所有門戶網(wǎng)站群中部門網(wǎng)站的歸檔，并采用主動(dòng)推送的方式。將政府門戶網(wǎng)站數(shù)據(jù)按部門推送至中間庫(kù)，數(shù)字檔案室系統(tǒng)從中間庫(kù)進(jìn)行接收并分配至各機(jī)關(guān)部門。由檔案館提供統(tǒng)一的網(wǎng)站歸檔模式、要求及統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，由各部門授權(quán)，政府門戶網(wǎng)站提供數(shù)據(jù)推送技術(shù)支持，檔案管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接收技術(shù)支持。這種模式從一定程度上解決了網(wǎng)站歸檔中的制約問(wèn)題，可以更好地推進(jìn)網(wǎng)站歸檔工作，具有現(xiàn)實(shí)可行性。同時(shí)數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)的數(shù)據(jù)封裝功能，也能一定程度上確保歸檔數(shù)據(jù)的真實(shí)完整性。

（二）網(wǎng)頁(yè)電子文件類型梳理

在對(duì)網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔之前，我們對(duì)這33家網(wǎng)站的欄目進(jìn)行了一個(gè)初步的分析。統(tǒng)計(jì)了這33個(gè)部門網(wǎng)站除首頁(yè)以外的一級(jí)欄目，共計(jì)198個(gè)，其中各類網(wǎng)頁(yè)類型占比如表1：

可以看出，政府網(wǎng)站正在成為信息公開(kāi)、辦事服務(wù)和政策解答的重要平臺(tái)，是政府履行職能的重要陣地。

根據(jù)對(duì)這些網(wǎng)站內(nèi)容的梳理，政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容格式主要有幾種類型：純文本、文字圖片、文字加附件、圖片類、表格類、PDF、音視頻類等。外部鏈接因主體不同，未列入本次歸檔范圍。

參考《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南》，我們首先需要留存一份版式文件，以網(wǎng)頁(yè)截圖的方式，保存為PNG格式，用于固化網(wǎng)頁(yè)的版面及內(nèi)容信息。其次需要保存一個(gè)該歸檔網(wǎng)頁(yè)的源代碼文件，保存為HTML格式。同時(shí)為了便于后期對(duì)該網(wǎng)頁(yè)信息的應(yīng)用，我們還將網(wǎng)頁(yè)中涉及的圖片、表格、附件等信息專門進(jìn)行保存。這樣我們一份網(wǎng)頁(yè)歸檔文件至少包含JPG、HTML兩種格式文件，根據(jù)實(shí)際情況，每個(gè)網(wǎng)頁(yè)歸檔的內(nèi)容有所不同。

（三）網(wǎng)頁(yè)歸檔組織原則

為了保持網(wǎng)站的整體性和延續(xù)性，我們以一個(gè)部門作為一個(gè)全宗，部門下有多個(gè)網(wǎng)站的，分別給予網(wǎng)站代碼“01”“02”…以此類推。同一網(wǎng)站，以“年度-保管期限-類別”進(jìn)行分類，以最終一級(jí)欄目作為類別，類別內(nèi)按時(shí)間順序進(jìn)行流水編號(hào)。類別代碼以最終一級(jí)欄目名稱的拼音首字母進(jìn)行命名。檔號(hào)設(shè)置為“全宗號(hào)-門類代碼-網(wǎng)站代碼-年度-保管期限-類別代碼-件號(hào)”的格式。

網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)文件推送的頻次根據(jù)網(wǎng)頁(yè)電子文件的價(jià)值及重要性確定，由各單位制定網(wǎng)站門類的推送頻率，采用每月、每季或每年推送的方式。重要的網(wǎng)頁(yè)文件一月一推送，較重要的一季一推送，一般的一年一推送，網(wǎng)站首頁(yè)一般設(shè)置為一年推送一次。

（四）網(wǎng)頁(yè)元數(shù)據(jù)信息采集

網(wǎng)頁(yè)元數(shù)據(jù)信息采集如表2，采集的內(nèi)容除了網(wǎng)站主動(dòng)推送信息以外，利用數(shù)字檔案室的檔案預(yù)歸檔模塊，對(duì)歸檔所需元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)生成或智能輔助生成，提高網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔的自動(dòng)化和可操作性。

網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容推送數(shù)據(jù)格式：PNG（網(wǎng)頁(yè)截圖）、JPG（網(wǎng)頁(yè)內(nèi)配圖）、MP4（網(wǎng)頁(yè)內(nèi)視頻）、HTML（網(wǎng)頁(yè)源代碼）、網(wǎng)站內(nèi)附件（excel、word、pdf），鏈接文件不推送。

（五）網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)歸檔管理

網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)被推送至各機(jī)關(guān)部門檔案室后，由數(shù)字檔案室系統(tǒng)根據(jù)推送信息，自動(dòng)生成相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。由檔案員進(jìn)行鑒定審核后，批量選擇歸檔。

保管期限制定原則一般以欄目為最小單位，同一個(gè)欄目確定為同一個(gè)保管期限。電子文件采集進(jìn)數(shù)字檔案室系統(tǒng)預(yù)歸檔模塊后，數(shù)字檔案室系統(tǒng)帶有保管期限輔助鑒定功能，根據(jù)制定的保管期限表，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁(yè)保管期限的自動(dòng)鑒定，檔案員僅需確認(rèn)無(wú)誤后，點(diǎn)擊歸檔按鈕，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的檔號(hào)組成規(guī)則自動(dòng)生成檔號(hào)，完成網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)的歸檔，減少人工參與，提高網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔的效率。

（六）網(wǎng)頁(yè)電子文件的存儲(chǔ)及利用

網(wǎng)頁(yè)電子文件的存儲(chǔ)采用建立層級(jí)文件夾的形式。以檔號(hào)中每一層級(jí)建立文件夾，在類別代碼文件夾中，存放該網(wǎng)站該類別下的所有電子文件。

“館室一體化”背景下，網(wǎng)頁(yè)歸檔信息的共享利用也更加便利。網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)在數(shù)字檔案室中進(jìn)行歸檔后，可以在本單位部門中正常進(jìn)行電子文件的借閱。在泰州市市級(jí)機(jī)關(guān)各部門之間，也可通過(guò)數(shù)字檔案室系統(tǒng)中的“共享利用”模塊，根據(jù)各單位申請(qǐng)，對(duì)歸檔網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)跨單位部門共享利用。

作者單位：泰州市檔案館