圖書館圖書資料精細化管理體系建設探析

張 顥

(黑龍江省伊春市伊美區(qū)圖書館，黑龍江 伊春 153000)

引言

伴隨我國社會主義市場經(jīng)濟的健康發(fā)展，圖書館建設應創(chuàng)新現(xiàn)有模式以適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展。結(jié)合圖書館管理特點及有限的圖書文獻資源，充分貫徹全新的管理理念；通過堅持精益求精、精雕細琢、精嚴考核等理念，優(yōu)化資料管理形式，提高資料管理效率，滿足社會大眾對知識與學習的需求，促進圖書館的內(nèi)涵式建設。此外，精細化管理擁有準、嚴、細、精等基本特點，可以優(yōu)化圖書資料管理模式、體系及方法，提升圖書資料管理的實效性。

一、圖書資料進行細化管理的基本特征

圖書館圖書資料精細化管理是圖書館適應時代發(fā)展的必然之舉，是圖書館創(chuàng)新管理模式、優(yōu)化服務方法，提高服務質(zhì)量的重要舉措。明確圖書資料精細化管理的基本特征，可以為圖書館員負責人更全面、更有效地構建精細化管理體系，提供支持與抓手[1]。

首先是精益求精。精益求精主要指努力發(fā)掘資源精髓，充分發(fā)揮資源優(yōu)勢，尋求創(chuàng)新與突破。精益求精是圖書資料精細化管理體系的基本特點。要求圖書館員不僅要發(fā)揮專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力，實現(xiàn)專業(yè)化的圖書管理。同時也要加強協(xié)同合作，及時調(diào)整并優(yōu)化不完美、不完善等方面。通過制定針對性方案，對管理環(huán)節(jié)與流程進行精細化管理，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置、服務的有效供給，從而提升圖書資料的“總體利用率”[2]。

其次是精雕細琢。我國很多圖書館的圖書資源相對有限，并且由于圖書館員規(guī)模有限，盡管政府支持圖書館的建設與發(fā)展，但依舊有很多圖書館沒有得到重視，導致圖書館缺乏對“有限資源”的精細管理。因此，在服務讀者的過程中，圖書館應秉承精細化管理的理念，拆分具體目標，明確讀者需求，根據(jù)不同環(huán)節(jié)與要點，優(yōu)化資料管理流程，不斷精益求精、精雕細琢，提升圖書館資料的供給質(zhì)量，減少資料的浪費與閑置。

最后是精嚴考核。由于圖書館資料管理存在諸多的不完善部分，加之圖書館建設難度大、投入力度有限。因此有必要加強對圖書資料管理的規(guī)范建設與制度優(yōu)化，例如調(diào)整采購流程，根據(jù)讀者需求進行采購，選擇出有用的、實用的圖書資料，避免資源的浪費與鋪張。與此同時，還需要加強對管理人員的把關，設置嚴格的考核標準，績效管理機制，對各崗位內(nèi)容與職責進行細分，并在考核環(huán)節(jié)落實評價指標的標準與要求，降低差異率，提高圖書館制度建設的實效性。

二、圖書館精細化管理體系的建構內(nèi)容

(一)制度：運營、激勵、責任

首先是運營機制。要想推進圖書資料的精細化管理，就需要對運營機制進行精細化處理。為此，圖書資料管理應制定一套有效的制度規(guī)范與工作流程，即根據(jù)相關規(guī)定規(guī)范辦事，遵循管理規(guī)定，有效落實對圖書資料的精細化管理，將精細化管理理念滲透到圖書資料管理的不同環(huán)節(jié)及過程中。其次是激勵機制。圖書館要想激勵圖書資料管理者的態(tài)度與精神，就需要構建科學合理的激勵機制。加強對激勵機制的精細化管理，能夠借助優(yōu)勝劣汰的競爭手段，提升圖書館員的專業(yè)意識、競爭意識，提升圖書館員的工作積極性與工作熱情，使其重視服務態(tài)度與質(zhì)量[3]。最后是責任管理。由于圖書館責任制度的不完善，導致資料管理的責任分工還不夠精細，進而出現(xiàn)責任模糊、管理不善等問題。所以圖書館應加強責任機制的建設，細化崗位職責，明確分工，提高管理與監(jiān)督質(zhì)量。

(二)服務：流程、內(nèi)容、互動

首先是流程。圖書資料的服務流程要求館員積極提升服務質(zhì)量，從讀者的需求和立場出發(fā)，簡化工作流程，優(yōu)化服務環(huán)節(jié)，從而為讀者提供更加精細、全面、可靠的服務。其次是內(nèi)容。在內(nèi)容層面，圖書資料服務內(nèi)容應與時俱進，緊隨社會發(fā)展趨勢，積極優(yōu)化服務模式，從而形成信息推送、參考咨詢、借閱指導等多種服務內(nèi)容[4]，隨后通過融入精細化管理理念，讓服務內(nèi)容更加細致、精準、全面。最后是服務互動。加強服務互動是提升圖書館社會影響力、品牌建設質(zhì)量及用戶滿意度的重要手段，能夠幫助讀者更好、更全面地了解圖書資料信息，強化借閱體驗。因此在精細化管理中，圖書館應要求圖書館員與讀者進行互動，提高互動頻率、豐富互動形式，增強服務咨詢質(zhì)量 。

(三)資源：人力、物力、財力

在人力資源方面，圖書資料精細化管理要加強對人力資源的控制與管理。要根據(jù)不同崗位的基本責任進行優(yōu)化與調(diào)整，從而明確各人員的工作權責，完善責任機制，并通過推行層次化管理體系，打造精細化的資源管理模式。在物力資源層面，圖書資料管理應注重物力資源的整理歸納、前期采購、典藏及借閱等工作的拆分與細化，要結(jié)合讀者的基本需求及經(jīng)費情況，通過自動采購技術及線上的管理模式，將精細化管理理念滲透到企業(yè)管理的不同環(huán)節(jié)及過程中。在財力資源層面，圖書館應積極利用國家的政策支持與財政支持，加強對社會經(jīng)費的管理與籌集，拓寬資金獲取渠道，提高資金運營質(zhì)量，進而通過精細化管理，提高經(jīng)費獲取、利用的質(zhì)量。

三、圖書館圖書資料精細化管理體系的建構問題

將精細化管理理念貫徹落實到圖書資料管理中，應結(jié)合具體工作內(nèi)容進行精細化與系統(tǒng)化的處理。根據(jù)圖書館精細化管理的特點，明確精細化管理體系的內(nèi)容，能夠幫助我們確定精細化管理體系建設的方向，以此提高精細化管理體系建構的針對性、實效性、有效性。

(一)制度規(guī)范比較嚴格

為全面落實及貫徹精細化管理工作，一些圖書館為節(jié)約圖書資料經(jīng)費，將精細化管理工作局限在制度建設與制度規(guī)范的層面上，導致很多圖書館員難以在工作中自由發(fā)揮、施展拳腳，繼而產(chǎn)生倦怠的工作情緒。如果不及時處理或控制，便會為圖書資料管理工作，帶來諸多負面影響。例如加強標準建設、落實責任機制，會提高圖書館員的心理壓力與工作負擔，從而導致精細化管理理念難以發(fā)揮出應有的作用和效果。

(二)服務方式比較刻板

現(xiàn)階段，很多圖書資料管理者在落實、推動精細化管理工作的過程中，依舊沿用傳統(tǒng)、刻板的服務方式，尤其在推送圖書信息時，通常是等待讀者來圖書館借閱，然后再開展相關的圖書推送服務。而在圖書宣傳層面，很多圖書館都存在宣傳不到位、宣傳力度有限的問題，難以幫助讀者了解圖書館現(xiàn)有的圖書資源、資料資源，從而弱化了圖書館的服務效率和質(zhì)量，影響到圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展[5]。

(三)資源管理方式滯后

當前，部分圖書館為豐富圖書資源，積極踐行精細化管理理念，通常采用多種方式，全面開發(fā)物質(zhì)資源與人力資源，雖然效果明顯，但依舊存在諸多層面的問題。譬如由于資金限制，致使物質(zhì)資源難以得到充分地采集；由于部門與部門之間缺乏有效溝通，導致資源重復采購的問題，頻繁發(fā)生。簡而言之，雖然借助精細化管理理念，能夠細分資源管理流程、內(nèi)容及責任。但在實踐中，由于缺乏其他管理理念、思想、方式的支持，容易導致資源管理的實效性不高。

四、圖書館圖書資料精細化管理體系的建構思路

(一)規(guī)范精細化管理制度

針對圖書館在圖書資料精細化管理中所存在的誤區(qū)，以及嚴格的制度手段，對圖書館員所帶來的心理壓力與工作壓力，圖書館管理者采用“剛?cè)岵钡闹贫仁侄?，?guī)范精細化管理制度，提高圖書資源管理的有效性。首先，圖書館管理者要樹立人性化管理理念，彌補精細化管理思想的不足和短板。人性化管理主要指一切都從員工發(fā)展、需求、個性特征及發(fā)展規(guī)律的角度出發(fā)，以人文關懷的姿態(tài)，統(tǒng)領管理全局，優(yōu)化制度手段，激發(fā)員工積極參與圖書館管理工作的積極性與自主性。其次是賦予制度管理“人性化”特征。即在運營制度、激勵制度、責任制度的建立與完善中，圖書館管理者應本著人性化的理念，優(yōu)化各類制度。例如在運營制度建設中，要充分考慮員工對制度規(guī)范、工作流程的態(tài)度與感想，根據(jù)實際情況進行調(diào)整，確保制度內(nèi)容能夠被員工所理解和接受。譬如減少禁止性規(guī)定，以提示、警告、談話等方式，指引館員糾正錯誤，提高質(zhì)量。在激勵機制的建設中，管理者應明確圖書館員的發(fā)展需求，從精神激勵與物質(zhì)激勵的層面出發(fā)，提高激勵機制建設的針對性。譬如圖書館員擁有強烈的經(jīng)濟訴求，因此激勵機制應以經(jīng)濟支持為主。在責任機制上，要從人性化管理與精細化管理的角度進行考量。圖書館不僅要細化責任，還要考慮工作實際，從工作效果、工作內(nèi)容等層面，明確哪些責任必須追究，哪些責任需要“指引” 。最后是提高館員的主動性。一方面，圖書館應要求館員積極收集讀者的反饋信息，優(yōu)化圖書資料管理的流程與細節(jié)，明確圖書館員的工作職責，并通過制度建設要求圖書館員及時總結(jié)工作內(nèi)容、工作進度，開展自我評估活動，提高圖書館員的自我管理意識。另一方面，從激勵機制的層面出發(fā)，突出圖書館員在圖書資料管理中的地位，使其積極參與到圖書資料管理的過程中。譬如通過運營機制的優(yōu)化，完善職業(yè)發(fā)展機制，提升圖書館員的主人翁意識。

(二)靈活運用信息化、精細化的服務模式

首先，以信息技術為契機，提高圖書資料服務的主動性。誠然在精細化管理理念的支持下，圖書館服務內(nèi)容、服務流程及服務活動得到了不斷地細化與精簡，為讀者提高借閱體驗奠定了基礎。但針對“被動化的服務模式”，圖書館管理者應提高對現(xiàn)代信息技術的關注程度，積極應用大數(shù)據(jù)、新媒體、云終端等技術，“變”被動服務為主動服務。其一，構建信息服務平臺，為讀者提供各類借閱指導及信息咨詢服務。即通過打造一個集圖書資源查詢、意見反饋、情報咨詢、數(shù)據(jù)存儲功能于一體的應用軟件，以及加強對大數(shù)據(jù)技術的深入應用，幫助圖書館員明確不同讀者的閱讀偏好、借閱傾向，隨后通過APP軟件，為讀者提供圖書資料推薦信息、閱讀指導服務。在此過程中，圖書館應遵循精細化管理理念，持續(xù)拆分服務類型及內(nèi)容。譬如讀者數(shù)據(jù)應指向線下圖書館借閱記錄、線上圖書館瀏覽記錄以及瀏覽器記錄；信息服務類型應包括書籍推薦、意見指導、問題反饋等。其二是構建模塊化服務機制。即按照年齡、職業(yè)、性別，將讀者劃分為不同的群體，隨后通過優(yōu)化、改進及調(diào)整服務平臺的功能機制，將擁有相同屬性、特征的讀者群體，歸納起來，提供集中性、統(tǒng)一化的服務。簡而言之就是通過服務平臺將讀者賬號劃分到不同的服務模塊中，然后根據(jù)讀者需求提供針對性、靈活性的圖書資料推薦服務。其次是定期開展讀者交流活動，提高圖書館宣傳質(zhì)量。在構建信息服務平臺的基礎上，圖書館應結(jié)合讀者的個性特征、興趣領域、閱讀喜好、職業(yè)特點，開展線上交流活動、線下閱讀活動、專家講座活動以及新書發(fā)布活動，從而幫助讀者不斷激發(fā)讀書興趣，提高圖書資料管理的質(zhì)量。但在精細化管理理念的指引下，圖書館還應細化、精簡、優(yōu)化服務模式、活動程序及規(guī)章制度，提高服務內(nèi)容、服務互動的針對性。

(三)以共享共建創(chuàng)新資源管理模式

共享共建是解決資源管理問題的重要手段，是彌補精細化管理短板的有效方式，可以從多維度、多方面、多角度提高資源共享的實效性。首先在物力資源上，圖書館應以數(shù)字圖書館建設為抓手，廣泛調(diào)研、尋找、接觸省級圖書館、市級圖書館、縣級圖書館的圖書資源，通過共享共建的方式，解決圖書資源有限的問題。然而為提高圖書資源管理的實效性，圖書館應遵循精細化管理理念，將圖書資源按照學科、內(nèi)容及適用人員，劃分為不同的門類，然后根據(jù)所劃分的門類或范疇，補充圖書資源、文獻資源及非結(jié)構性資源(圖片、表格等)。在實體圖書資源上，圖書館應通過制度建設，加強部門之間的“互通”與“協(xié)作”，提升資源建設的有效性、實效性、便捷性，這樣才能在拆分采購流程的前提下，避免資源的重復采購。其次在人力資源管理上，圖書館應加強與普通高等院校的合作，通過共享共用“優(yōu)秀人才”的方式，提高隊伍建設質(zhì)量，讓先進理論融入到圖書資料管理的不同環(huán)節(jié)，讓高校人才發(fā)揮示范引領作用。此外，還能為高校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、強化館際之間的關系奠定堅實的基礎。最后是財力資源管理。在財力資源管理上，我們可以通過精細化管理理念及信息技術，提高圖書館財力資源使用、分配的科學性。譬如利用計算機模型，探尋科學合理的財力資源分配方案。在資金籌集上，圖書館不僅要依托政府部門的財政撥款，還要發(fā)揮自身的主觀能動性，通過變革運營機制，吸引企業(yè)參與到圖書資料管理的過程中，從而為圖書館獲得充足的資金支持，奠定基礎、提供保障。而且通過企業(yè)參與圖書館管理的方式，可以讓圖書館所提供的圖書資源更具市場導向性；讓各類圖書館資源都圍繞“讀者需求”而采購；讓所有資金分配都落到實處，并且還能幫助圖書館獲得企業(yè)的管理模式、管理機制、管理方法。因此，以共享共建的方式，創(chuàng)新資源管理模式，不僅可以提升圖書資料精細化管理實效，還能拓寬圖書館的發(fā)展維度，深化圖書館與外部組織、機構的內(nèi)在聯(lián)系，提升圖書資料管理的整體質(zhì)量。

結(jié)語

推進圖書館圖書資料精細化管理體系的建設，需要通過實踐經(jīng)驗的積累與管理思想的完善，更需要我們明確其“基本特征”。通過理論研究，明確精細化管理“精益求精”“精雕細琢”“精嚴考核”“精準高效”等特征，能夠為圖書館強化制度管理、服務管理、資源管理提供支持和幫助，但要想發(fā)揮精細化管理的優(yōu)勢，還需要圖書館不斷融入新技術、新理念、新模式，從而創(chuàng)新圖書資料管理模式、機制、體系，提高圖書資料管理質(zhì)量，幫助圖書館更好地適應時代發(fā)展的需求，推動自身的健康發(fā)展。