PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

毛曼

在各個(gè)科室協(xié)同工作的過(guò)程中，醫(yī)院逐步形成了一套完整的檔案管理體系。醫(yī)院檔案主要包括黨群管理檔案、行政管理檔案、醫(yī)學(xué)科研檔案、醫(yī)療管理檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、財(cái)會(huì)工作檔案、統(tǒng)計(jì)工作檔案等。鑒于目前檔案資料的管理系統(tǒng)比較復(fù)雜，檔案數(shù)量也比較多，因此要對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行改革，這是一種有效推進(jìn)文件工作科學(xué)化的嘗試，也是一種有效提高文件利用效率的方法[ 1 ]。新時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)療工作中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和PDCA循環(huán)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，以推動(dòng)醫(yī)療工作的順利開(kāi)展，方便醫(yī)療資源的整合和利用。

PDCA循環(huán)理論概述

PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)，這一工作方法由美國(guó)質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特首先提出，并由戴明采納、宣傳，最終獲得普及，這一工作方法是質(zhì)量管理的科學(xué)方法。PDCA循環(huán)主要包含四個(gè)階段：計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和處理（Action）。PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作主要有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)。一是PDCA循環(huán)本身具備較強(qiáng)的系統(tǒng)性，能幫助工作人員從整體上把握醫(yī)院檔案管理工作；二是將PDCA循環(huán)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，有利于提升檔案管理工作的質(zhì)量，滿足人們?nèi)找嫣岣叩男畔⒎?wù)需求[ 2 ]。首先，PDCA循環(huán)包含了質(zhì)量管理工作中最基礎(chǔ)的四個(gè)環(huán)節(jié)：計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有一定的邏輯關(guān)系和嚴(yán)格的步驟。其次，PDCA循環(huán)是一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)，循環(huán)過(guò)程中存在著兩種基本關(guān)系，即先后順序關(guān)系和相互促進(jìn)關(guān)系。在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)來(lái)分析和解決問(wèn)題，這是一個(gè)先有目標(biāo)后有計(jì)劃、先有行動(dòng)后有檢查、先有檢查后有處置的過(guò)程。最后，在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)方法能為醫(yī)院檔案管理工作提供科學(xué)的依據(jù)和指導(dǎo)方法。

PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)劃階段

計(jì)劃階段是PDCA循環(huán)的起始階段，在該階段，檔案管理者首先要明確需要開(kāi)展哪些工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院檔案管理工作可以依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方位的管理。首先，醫(yī)院可以根據(jù)自身情況建立檔案信息資源庫(kù)；其次，通過(guò)在檔案信息資源庫(kù)中建立知識(shí)庫(kù)，可以提高知識(shí)的查詢和利用效率，從而使醫(yī)院對(duì)現(xiàn)有知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化處理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和應(yīng)用。在計(jì)劃階段建立知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)主要有兩個(gè)目的：一方面是為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的自動(dòng)化和規(guī)范化，提高檔案管理工作的效率；另一方面是為了提升醫(yī)院檔案管理工作人員的知識(shí)水平[ 3 ]。知識(shí)庫(kù)可以對(duì)專家學(xué)者的科研成果及相關(guān)新聞資訊進(jìn)行智能化整理和分析，從而提高知識(shí)篩選效率。例如，可以通過(guò)關(guān)鍵詞對(duì)已有科研成果實(shí)現(xiàn)快速檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。

執(zhí)行階段

執(zhí)行階段是PDCA循環(huán)的第二個(gè)環(huán)節(jié)。這一階段主要包含計(jì)劃與實(shí)施兩個(gè)方面，醫(yī)院檔案管理工作要從多個(gè)方面出發(fā)，通過(guò)運(yùn)用PDCA循環(huán)的科學(xué)方法來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。在執(zhí)行階段，主要對(duì)計(jì)劃階段制定的工作內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，即根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況，有針對(duì)性地對(duì)計(jì)劃進(jìn)行修改和調(diào)整。由于PDCA循環(huán)具有不斷解決問(wèn)題的特點(diǎn)，所以在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)方法能夠從整體上把握計(jì)劃的具體內(nèi)容和落實(shí)方法?？傮w而言，PDCA循環(huán)方法具有以下優(yōu)點(diǎn)。一是PDCA循環(huán)方法能夠指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理工作實(shí)施，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率；二是PDCA循環(huán)方法有利于對(duì)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié)；三是PDCA循環(huán)方法有利于解決醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。另外，在執(zhí)行階段，要根據(jù)電子文件和電子檔案的實(shí)際情況開(kāi)展工作。當(dāng)前，電子文件和電子檔案管理方面還存在一定問(wèn)題，主要表現(xiàn)為缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理機(jī)制以及電子文件歸檔與電子檔案利用之間存在矛盾等。在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)醫(yī)院數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、傳輸、處理、存儲(chǔ)以及展示等過(guò)程中也需要利用PDCA循環(huán)方法來(lái)保證其科學(xué)性和合理性[ 4 ]。

檢查階段

醫(yī)院檔案管理的檢查階段是指對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行自查、反饋以及改進(jìn)等。檢查階段的工作可以有效解決醫(yī)院檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高檔案管理工作的質(zhì)量，為下一個(gè)階段的PDCA循環(huán)打下良好的基礎(chǔ)。首先，將互聯(lián)網(wǎng)管理模式應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的檢查階段，有助于將傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督方式轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€監(jiān)督方式。現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督方式是指工作人員到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)相關(guān)文件的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行核實(shí)和檢查。在線監(jiān)督方式是指將文件資料提交到相關(guān)系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行審核。在線監(jiān)督的方式可以保證文件資料的真實(shí)性、完整性。其次，應(yīng)用聯(lián)網(wǎng)管理模式進(jìn)行檢查，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的全面、高效、可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督檢查過(guò)程較為耗時(shí)，這對(duì)醫(yī)院檔案管理工作造成了一定的影響，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)管理模式進(jìn)行檢查能夠有效避免這些現(xiàn)象?；ヂ?lián)網(wǎng)管理模式下，醫(yī)院檔案管理工作能夠利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理和質(zhì)量控制，通過(guò)相關(guān)記錄可以實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)督檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的保護(hù)和開(kāi)發(fā)[ 5 ]?；ヂ?lián)網(wǎng)管理模式下的檢查環(huán)節(jié)不僅能夠有效地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，也有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的監(jiān)督檢查中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就需要人工去糾正問(wèn)題、解決問(wèn)題，這種方法容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。但是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)管理模式來(lái)進(jìn)行檢查則不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題，這種模式下一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就能夠及時(shí)反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人并加以解決，具有較強(qiáng)的主動(dòng)性。

處理階段

對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行有效處理，將會(huì)使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，從而達(dá)到一個(gè)新的高度。因此，在信息時(shí)代，要想提升檔案管理工作的效果，就必須在醫(yī)院檔案管理工作的處理階段不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，重點(diǎn)關(guān)注檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題和失誤，同時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找到問(wèn)題的根源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提升檔案管理的科學(xué)性。只有對(duì)處理過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)的分析，并對(duì)計(jì)劃階段的工作進(jìn)行相應(yīng)的改革和完善，才能最終形成一個(gè)完整的、可持續(xù)的發(fā)展機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)主動(dòng)聽(tīng)取檔案管理工作人員的建議，促進(jìn)檔案管理工作形成良性的發(fā)展機(jī)制。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，基于PDCA循環(huán)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的高效標(biāo)識(shí)，完善檔案的啟動(dòng)和鑒定功能。在檔案資源快要到期的時(shí)候，系統(tǒng)能夠自動(dòng)地識(shí)別和啟動(dòng)，并向檔案管理員自動(dòng)發(fā)送提示信息，檔案管理人員可以對(duì)檔案資源進(jìn)行評(píng)估，并依據(jù)評(píng)估結(jié)果重新設(shè)定檔案的屬性。沒(méi)有利用價(jià)值的檔案將會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)銷毀，并且在檔案銷毀數(shù)據(jù)庫(kù)中也能夠查找到已被銷毀的檔案。這樣就可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，從而極大地促進(jìn)檔案管理的全面革新，并逐漸提升檔案管理的整體水平。

互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)合PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的效果

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，將PDCA循環(huán)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，可充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的作用和PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案制度的改革。

有利于提高檔案管理的信息化水平

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，及時(shí)更新的檔案管理模式?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)分為兩個(gè)階段，第一階段是信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，第二階段是信息技術(shù)和檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合。當(dāng)前，我國(guó)多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作還停留在第一階段，而且仍有很多醫(yī)院尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。因此，要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資源共享。醫(yī)院要成立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的電腦和打印機(jī)等硬件設(shè)施，同時(shí)還要注重人員素質(zhì)的提高。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

有利于提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此，必須加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。首先，醫(yī)院管理者應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性；其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握檔案管理軟件的使用方法，熟練運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理和開(kāi)發(fā)利用；最后，應(yīng)通過(guò)開(kāi)展交流活動(dòng)來(lái)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平與業(yè)務(wù)技能，并通過(guò)考核來(lái)提高員工的工作積極性，激發(fā)其對(duì)工作的熱情，促使醫(yī)院檔案管理工作順利開(kāi)展。

能夠使檔案管理工作變得更加方便快捷

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，可以極大地提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在具體實(shí)踐中，將互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)合PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各個(gè)流程的規(guī)范化管理，使得檔案管理工作更加方便快捷。首先是在醫(yī)院各科室中推廣使用PDCA循環(huán)理論，按照計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理四個(gè)步驟進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作，從而提高各個(gè)科室檔案管理的規(guī)范化程度和工作效率。其次是在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上建立一套檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)體系，從流程上明確各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)分工，以PDCA循環(huán)理論為指導(dǎo)，進(jìn)一步完善各流程、規(guī)范各環(huán)節(jié)，從而確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。最后是對(duì)PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的效果進(jìn)行評(píng)估和分析，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)PDCA循環(huán)理論加以優(yōu)化調(diào)整，使其能夠更好地應(yīng)用于實(shí)際工作中。

此外，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作的要求越來(lái)越高，檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，在工作中不斷提高自己的能力。在檔案管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，比如有些文件資料的歸檔不符合要求；檔案數(shù)量龐大，查找效率低下；文件資料數(shù)量多且分散等，PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)能夠讓這些問(wèn)題迎刃而解。利用PDCA循環(huán)對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，能夠更好地分類管理檔案，既可以提高檔案管理人員的工作效率，也可以使檔案的查找和使用更加便捷。在文件資料歸檔完成后，可以利用PDCA循環(huán)對(duì)這些資料進(jìn)行審核和整理。通過(guò)PDCA循環(huán)，檔案管理人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案中的信息錯(cuò)誤和不完整之處。而利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠使檔案管理人員與公眾之間的溝通變得更加便捷。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員可以及時(shí)接收反饋并解決問(wèn)題，從而滿足用戶的需求。

綜上所述，PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用是一種新型的管理模式，其不僅能提升醫(yī)院檔案管理的水平，也能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化、一體化和數(shù)字化發(fā)展，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。隨著我國(guó)醫(yī)療體制改革的不斷深入以及國(guó)家對(duì)醫(yī)院綜合實(shí)力要求的提高，醫(yī)院在日常醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的醫(yī)療檔案數(shù)量會(huì)逐年增加，可見(jiàn)運(yùn)用PDCA循環(huán)聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)模式在醫(yī)院檔案管理工作中具有重要意義。

本論文為2022年度秦皇島市社會(huì)科學(xué)發(fā)展研究立項(xiàng)課題“精細(xì)化管理在公立醫(yī)院會(huì)務(wù)管理中的探索與實(shí)踐”項(xiàng)目研究成果，項(xiàng)目標(biāo)號(hào)：2022LX275。

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（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）