大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略

杜櫻俏

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的逐漸成熟，信息技術在社會生活中得到了普及和應用，檔案信息資源呈“爆炸式”增長態(tài)勢。在信息化背景下，人們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，這給傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來了巨大沖擊，也對人事檔案管理從業(yè)者提出了更高的要求。但是，當前諸多事業(yè)單位的人事檔案部門仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，無法有效滿足新形勢下人事檔案管理工作的實際需求，制約著人事檔案管理工作效率的提升。因此，如何推動人事檔案管理工作走上科學化、精細化之路，是每一位人事檔案管理工作人員需要認真思考并積極探索的問題。

大數(shù)據(jù)與人事檔案管理的理論

大數(shù)據(jù)時代下，各種管理需求不斷增多，人事檔案管理工作也面臨著很多新的挑戰(zhàn)。因此，人事檔案管理工作應與大數(shù)據(jù)技術相結(jié)合，不斷更新管理手段，創(chuàng)新管理模式，為事業(yè)單位的發(fā)展和改革提供更多支持。

大數(shù)據(jù)的含義

大數(shù)據(jù)為政府決策、企業(yè)管理、社會治理、商業(yè)運營、科學研究等提供了有力支持。具體而言，大數(shù)據(jù)涉及的內(nèi)容非常廣泛，主要包括互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)資源及各種電子文件、電子檔案、電子報表等。在科學技術飛速發(fā)展的當下，大數(shù)據(jù)技術在人事檔案管理方面具有不可替代的作用。同時，大數(shù)據(jù)技術有利于事業(yè)單位實時了解國內(nèi)外最新動態(tài)，掌握國內(nèi)國際人才信息以及行業(yè)人力資源情況，為人事檔案管理信息化建設和創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的實施提供參考。

人事檔案管理的含義

人事檔案是在人事管理活動中形成的，其具體內(nèi)容主要分為兩部分：一是基本情況，包括姓名、性別、年齡、學歷、學位、家庭情況等個人基本信息；二是職業(yè)履歷或榮譽記錄，包括崗位名稱、任職資格、職務職稱、獎勵榮譽等。查閱人事檔案資料，可以明確員工的工作經(jīng)歷，幫助管理人員了解員工所具備的素質(zhì)能力，從而為其安排合適的崗位。人事檔案管理是對人事部門所記載的職工個人資料等信息的記錄與保存，是考察與選拔人才的重要依據(jù)，其目的在于增強人力資源開發(fā)及人才儲備，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)社會效益最大化。隨著科學技術的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位的人事檔案管理也做出了相應的改變，例如人事檔案制度改革、人事檔案信息化建設、人事檔案管理體制創(chuàng)新等，這為人事檔案管理工作效率的提高提供了有力支撐。

大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案管理信息化程度不足

在大數(shù)據(jù)時代下，部分事業(yè)單位仍舊使用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是通過人工記錄與歸檔，對大數(shù)據(jù)技術的應用有限，無法滿足新時代對人事檔案提出的多元化需求。傳統(tǒng)的人事檔案管理流程復雜，管理手段較為落后，后期查找信息不便，甚至可能出現(xiàn)遺漏或者丟失檔案的問題，這嚴重影響了人事檔案管理工作效率的提高，不利于人力資源開發(fā)與利用等工作的順利開展。

人事檔案管理信息化機制有待完善

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位的人事檔案管理信息化機制不能很好地適應當前社會發(fā)展的需要。其存在的問題主要有：第一，部分事業(yè)單位預算緊張，沒有足夠經(jīng)費購買設備進行人事檔案信息化建設；第二，部分事業(yè)單位局域網(wǎng)布設不完善，無法實現(xiàn)人事檔案信息的及時更新；第三，部分事業(yè)單位工作人員缺乏運用信息技術的意識，導致人事檔案管理信息化效果欠佳。這些問題嚴重阻礙了各事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化進程。

人事檔案信息收集渠道單一以及管理手段落后

人事檔案信息的高效收集是有效開發(fā)和利用人力資源的重要前提之一。目前，人事檔案信息收集渠道單一以及管理手段落后是很多事業(yè)單位普遍存在的問題，這導致決策層和管理層不能及時、全面地獲取員工個人能力和職業(yè)素養(yǎng)等方面的信息，無法實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)配置。其所面臨的問題主要有：第一，現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案文件記錄較為簡單，沒有囊括員工各種業(yè)務能力和表現(xiàn)，管理人員無法全面掌握員工個人的基本狀況；第二，傳統(tǒng)的檔案歸檔材料收集渠道單一，很多重要信息容易丟失或者被遺漏，無法對各類資料進行有效整合。

人事檔案信息集成、分析與評價體系有待優(yōu)化

人事檔案是員工晉升考核及職稱評審等的重要依據(jù)。如果事業(yè)單位沒有形成科學合理的人事檔案信息集成、分析與評價體系，就無法為人才選拔提供科學依據(jù)，也無法充分發(fā)揮人事檔案的作用，不利于事業(yè)單位的長遠發(fā)展。在傳統(tǒng)的人事檔案信息集成工作中，人事檔案信息的整理、歸納及數(shù)據(jù)庫的建立主要由人工操作完成，這種方式需要大量的人力，且容易出錯，工作效率較低，無法實現(xiàn)持續(xù)性、動態(tài)化的管理；同樣，傳統(tǒng)的人事檔案信息分析與評價工作也依賴人工，由于分析與評價工作人員具有主觀能動性，評價結(jié)果可能不夠科學，也不夠公平公正，不利于營造和諧的工作氛圍。而將大數(shù)據(jù)技術應用到人事檔案信息集成、分析與評價體系中，則可以在一定程度上解決上述出現(xiàn)的問題。

人事檔案數(shù)據(jù)信息的填報不夠規(guī)范

在傳統(tǒng)的人事檔案管理背景下，人事檔案一般由人事部門來填寫，如個人基本資料以及職稱、榮譽、專業(yè)技術資格等信息。這種形式雖然簡便快捷，但缺乏規(guī)范性，難以保證檔案信息的真實性和完整性。

大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

加強事業(yè)單位對大數(shù)據(jù)技術的重視程度

事業(yè)單位只有深刻認識到大數(shù)據(jù)技術對人事檔案管理工作的重要作用，才能不斷提高相關工作人員對大數(shù)據(jù)技術的重視程度。

新形勢下，首先，人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量在很大程度上取決于實際工作中大數(shù)據(jù)技術的應用水平。通過大數(shù)據(jù)技術可以提高人事檔案管理工作的效率和準確性，有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源價值的最大化。此外，還要將嚴格的人事檔案管理機制作為前提，將人事檔案管理工作納入事業(yè)單位日常管理體系中，并以此為基礎制定合理的規(guī)章制度，加強人事檔案管理的規(guī)范化建設。

其次，相關工作人員的責任意識和專業(yè)素養(yǎng)也在一定程度上決定了人事檔案信息資源利用效率，所以事業(yè)單位要重視提高相關工作人員的責任意識以及應用大數(shù)據(jù)技術的能力。

最后，人事檔案材料的歸檔、統(tǒng)計和分析等內(nèi)容是影響人事檔案管理效果和效率的關鍵因素，如果在人事檔案管理中合理應用大數(shù)據(jù)技術，就能夠更加高效地完成工作，且結(jié)果也會更加科學公正。

構(gòu)建有針對性的事業(yè)單位人事檔案管理信息化系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位要想加強人事檔案管理，就需要構(gòu)建有針對性的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術在人事檔案管理中的作用。

首先，要構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，有效存儲各類檔案數(shù)據(jù)材料，如圖像檔案和聲音檔案等，為后續(xù)進行人事檔案管理提供必要的數(shù)據(jù)備份與恢復功能。

其次，要構(gòu)建人事檔案管理模塊化系統(tǒng)，保證人事檔案數(shù)據(jù)信息收集完整且全面，便于后期隨時查閱。

最后，要構(gòu)建人事檔案安全系統(tǒng)，包括身份認證和個人信息泄露檢測等，通過完善用戶權(quán)限管理和身份驗證機制，進一步保障用戶信息的安全。

增強人事檔案信息安全保護

大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案管理信息化雖然有很多優(yōu)點，例如信息采集、檢索快捷方便，工作效率高且成本低，信息共享度高等；但是同時也給人事檔案管理帶來了很大的安全隱患。因此，應采取相應的措施增強人事檔案信息安全保護。具體而言，應做到以下幾點。

第一，強化相關工作人員的安全意識教育，通過各種宣傳方式，使其了解人事檔案信息安全的重要性，提高他們的安全意識。

第二，提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促使其不斷學習新知識，掌握先進技術，為更好地開展人事檔案管理工作打好基礎。

第三，使用身份識別技術，相關工作人員在進入事業(yè)單位人事檔案信息管理系統(tǒng)前，要進行個人身份認證，同時將國家和事業(yè)單位的相關要求落實到實際工作中。

第四，完善并優(yōu)化人事檔案管理信息化制度，嚴格規(guī)范各環(huán)節(jié)流程，明確職責分工，及時解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。只有這樣，才能提高人事檔案管理工作的安全性，保證人事檔案材料信息完整且全面，從而為事業(yè)單位的決策提供依據(jù)。

借助信息技術優(yōu)化人事檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案管理工作人員應將現(xiàn)代信息技術手段應用到具體的工作中，保證工作的有效性和科學性[ 1 ]。新形勢下，人事檔案管理工作人員要主動借助信息技術有效整合各種檔案資料，并保證人事檔案資料信息安全與完整，從而實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。同時，還應通過網(wǎng)絡技術、計算機技術以及數(shù)據(jù)庫等先進技術手段，建設完善的人事檔案信息管理平臺，方便工作人員實時掌握各種人事檔案資料并進行及時處理，提高工作效率[ 2 ]。比如，某事業(yè)單位的人事檔案管理部門在集數(shù)字化的文本、聲音、圖像等于一體的HC云辦公平臺上進行人事檔案管理，其強大的存儲功能和數(shù)據(jù)搜索功能有利于該部門實現(xiàn)高效管理。這種新方式在很大程度上簡化了操作流程，提高了工作效率，使相關人員足不出戶便能查閱大量人事

檔案資料[ 3 ]。

總而言之，人事檔案管理工作人員要順應大數(shù)據(jù)時代潮流，將現(xiàn)代信息技術與傳統(tǒng)人事檔案管理相結(jié)合，創(chuàng)新人事檔案管理方式，不斷提高人事檔案管理效率和服務效率。

建立與完善事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫

在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位還需要建立與完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以提升人事檔案管理工作效率[ 4 ]。具體而言，應做到以下三點：第一，建立完善的事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，再輔以人事檔案管理人員對檔案信息進行科學合理的整理、分類、匯總、分析及補充；第二，事業(yè)單位的人事檔案管理部門應與單位內(nèi)部的紀檢部門、人事管理部門以及勞動部門合作建立統(tǒng)一的信息平臺，提升各個部門之間的溝通效率，使各職能部門能夠更加方便、準確地獲取相關數(shù)據(jù)，為后續(xù)相關工作的開展提供重要的資料，以提升人事檔案管理工作的效率；第三，通過定期開展人事檔案管理信息化講座和舉辦各類專題研討會等方式，不斷提高相關工作人員應用信息化技術的能力，加強其對大數(shù)據(jù)技術在具體工作中綜合運用的重視程度，有效提升人事檔案管理水平。

綜上，建立與完善事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫既有助于優(yōu)化現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)，也能保證人事檔案資料信息的完整性和時效性，為提高人事檔案管理工作效率奠定了良好的基礎。

提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時代下，相關專業(yè)技術人才的作用日益突顯，因此，事業(yè)單位應重視提升相關工作人員的專業(yè)技術水平與綜合職業(yè)素質(zhì)，既要提高其在人事檔案管理方面的專業(yè)素養(yǎng)，也要增加其在計算機信息技術方面的知識儲備[ 5 ]。首先，要對人事檔案管理人員進行大數(shù)據(jù)技術培訓和教育，使其明確現(xiàn)代信息化管理理念，熟練掌握使用大數(shù)據(jù)技術的知識，以實現(xiàn)高效的人事檔案信息管理，促進人力資源結(jié)構(gòu)合理化。其次，要加強人事檔案資料的保密管理，尤其是涉及個人隱私的檔案材料，采取有效措施避免泄密事件的發(fā)生。再次，要嚴格遵守相關的管理制度，高質(zhì)量完成人事檔案信息的收集、整理以及分類等基礎工作，保證各項檔案資料齊全完整。最后，要提高人事檔案管理人員的責任意識，提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能和應用大數(shù)據(jù)技術的水平，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，為我國事業(yè)單位健康快速發(fā)展奠定基礎。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理關系著整個機構(gòu)人員的流動情況，具有非常重要的作用。因此，對事業(yè)單位人事檔案管理工作進行創(chuàng)新是十分有必要的。然而，在實際的工作過程中，部分事業(yè)單位還存在一些不足，其應根據(jù)大數(shù)據(jù)技術的特點，創(chuàng)新人事檔案管理工作流程和模式，推動我國事業(yè)單位人事檔案管理工作向信息化方向大步邁進，促進事業(yè)單位健康有序地不斷向前發(fā)展。

（作者單位：山東省衛(wèi)健委醫(yī)管中心）

[1]許鳳英.新時代事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理探究[J].人才資源開發(fā)，2022（21）：38-39.

[2]魏巍.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展探討[J].陜西檔案，2022（05）：44-45.

[3]李娜.淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及改進建議[J].就業(yè)與保障，2022（07）：76-78.

[4]袁淑珍.數(shù)字化背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理工作優(yōu)化研究[J].經(jīng)營管理者，2022（07）：93-95.

[5]玄慧蘭.事業(yè)單位人事檔案管理工作的機遇、挑戰(zhàn)與對策[J].黑龍江檔案，2022（03）：148-150.