信息化背景下的教師人事檔案管理

蔡麗錦

隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)被廣泛用于各個(gè)領(lǐng)域。信息化檔案管理就是采取數(shù)字技術(shù)、掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，把紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并以數(shù)字形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或服務(wù)器中的檔案管理方式[ 1 ]。人事檔案管理涉及檔案收集、鑒別、整理及應(yīng)用等內(nèi)容，將信息技術(shù)應(yīng)用于教師人事檔案管理中具有極大優(yōu)勢(shì)。

問題的提出

檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，也是對(duì)日常事務(wù)、業(yè)務(wù)的反映。教師人事檔案是對(duì)教師個(gè)人經(jīng)歷、工作情況的真實(shí)記錄。做好教師人事檔案管理工作對(duì)于教師個(gè)人發(fā)展，提高教育管理水平而言具有重要意義。隨著國家的進(jìn)步與發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。

2021年1月1日，新《中華人民共和國檔案法》正式施行，其涵蓋檔案的管理、檔案的利用和公布、檔案信息化建設(shè)等多個(gè)層面，其總則的第一條就提出了“提高檔案信息化建設(shè)水平”的要求。在新《中華人民共和國檔案法》的第五章中，第三十五條、第三十六條、第三十七條、第三十八條、第三十九條、第四十條和第四十一條均對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了具體要求?？梢哉f，推進(jìn)檔案管理信息化勢(shì)在必行，其中也包括教師人事檔案管理的信息化[ 2 ]。

教師人事檔案是教育檔案管理的重要內(nèi)容，是教職工留存的重要記錄，也是教師干部任職提拔的重要依據(jù)。新《中華人民共和國檔案法》要求加快教師人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，依托信息化手段實(shí)現(xiàn)教師人事檔案管理工作的規(guī)范化與秩序化。

教師人事檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

提高辦公效率

在教師人事檔案管理中引進(jìn)信息技術(shù)，能實(shí)現(xiàn)對(duì)教師人事檔案資料的實(shí)時(shí)傳遞與信息共享，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供第一手資料。同時(shí)，其還可以使檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在終端設(shè)備上快速查詢到所需的教師人事檔案資料。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化教師人事檔案管理突破了時(shí)間與空間的限制，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，有效提高學(xué)校的辦公效率與管理水平[ 3 ]。

信息容量大

傳統(tǒng)教師人事檔案是紙質(zhì)檔案，在對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)需要安排專門的庫房存放。隨著教師隊(duì)伍的擴(kuò)大，教師人事檔案的更新速度也逐漸加快。在教師人事檔案管理中，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力進(jìn)行檔案的收集、鑒別與整理，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅管理效率低，也容易因人力等因素出現(xiàn)差錯(cuò)[ 4 ]。而信息化教師人事檔案管理能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，并存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，這樣不僅能充分保障檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性，還能節(jié)省存儲(chǔ)空間[ 5 ]。

確保原始檔案的完整性

對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，能快速形成數(shù)字化檔案。在形成數(shù)字化檔案后，檔案使用者便可以通過終端設(shè)備檢索或查詢檔案資料，只有對(duì)數(shù)字化檔案存在疑問時(shí)，才需要調(diào)取紙質(zhì)檔案核對(duì)。這樣能減少紙質(zhì)檔案的使用頻率，以免因人為因素等導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)生損壞、缺頁或被篡改等。

信息化背景下教師人事檔案管理存在的不足

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視教師人事檔案管理

當(dāng)前，部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把精力全部放在提高教學(xué)質(zhì)量上，片面地認(rèn)為教師人事檔案管理工作屬于輔助性工作，對(duì)教師人事檔案管理工作不夠重視。盡管學(xué)校早就實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)、信息化教學(xué)，但教師人事檔案管理工作仍在沿用傳統(tǒng)檔案管理模式。雖然紙質(zhì)檔案有一定的優(yōu)勢(shì)，但其利用率較低，而且紙質(zhì)檔案管理工作需要配備大量的檔案管理人員，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。另外，部分學(xué)校并未安排專職檔案管理人員負(fù)責(zé)教師人事檔案管理工作，而是由學(xué)校人事管理部門負(fù)責(zé)[ 6 ]。由于教師人事檔案管理人員身兼數(shù)職，未能將全部精力放在教師人事檔案管理工作上，所以難免在教師人事檔案管理工作中出現(xiàn)差錯(cuò)。

檔案管理模式滯后

當(dāng)前的教師人事檔案管理工作仍在采用傳統(tǒng)管理方法，在檔案載體、保存利用方法、管理制度等方面比較守舊，這一方面阻礙了檔案管理水平的提升，另一方面也不利于檔案價(jià)值的發(fā)揮。例如，有的檔案管理人員在裝訂教師人事檔案資料時(shí)隨意打洞，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案破壞嚴(yán)重。

對(duì)教師人事檔案的開發(fā)利用不到位

檔案開發(fā)利用是檔案管理的重要內(nèi)容。教師人事檔案涵蓋教師的年齡、職稱、學(xué)歷、專業(yè)、執(zhí)教經(jīng)歷等信息，一方面能為教師人事管理提供有效依據(jù)，另一方面也能為學(xué)校教育管理、學(xué)科建設(shè)提供有力支持。但當(dāng)前，教師人事檔案的開發(fā)利用還不到位，傳統(tǒng)的教師人事檔案管理方式導(dǎo)致教師人事檔案利用手續(xù)煩瑣，利用率低，也使得檔案管理服務(wù)教育管理的功能未能得到有效發(fā)揮。同時(shí)，當(dāng)前的教師人事檔案管理多采取封閉式管理模式，將管理重點(diǎn)放在了檔案保存上，有權(quán)進(jìn)行檔案開發(fā)利用的人員較少，開發(fā)利用檔案的機(jī)會(huì)也較少，這不僅縮小了檔案信息入口，還導(dǎo)致檔案利用率不高[ 7 - 8 ]。另外，由于教師人事檔案管理工作缺乏合適的檔案管理系統(tǒng)，當(dāng)前的教師人事檔案還未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，很難發(fā)揮人才需求預(yù)測(cè)等功能，亦很難為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù)。

檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

信息化背景下，檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)會(huì)對(duì)教師人事檔案管理水平產(chǎn)生直接影響。當(dāng)前，教師人事檔案管理工作普遍存在檔案管理人員專業(yè)能力不足及老齡化嚴(yán)重的問題。究其原因，一是教師人事檔案管理工作復(fù)雜煩瑣，不僅包括教師人事檔案的收集、鑒別、整理、歸類、存儲(chǔ)及使用等環(huán)節(jié)，還包含較多重復(fù)內(nèi)容。尤其是新時(shí)期隨著教師隊(duì)伍建設(shè)的不斷完善，教師人事檔案也不斷更新，導(dǎo)致教師人事檔案管理的工作量不斷增加，而繁重的工作量會(huì)使檔案管理人員工作壓力增大，甚至讓部分檔案管理人員選擇辭職或轉(zhuǎn)崗，從而使檔案管理人員逐漸流失。二是薪酬待遇低。相較于其他崗位，檔案管理人員的薪酬待遇不高，并且多數(shù)年輕檔案管理人員只是將該項(xiàng)工作作為職業(yè)晉升的跳板，在積累了一定的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)后就會(huì)跳槽到發(fā)展空間更大的部門或單位。三是信息化水平不高。部分檔案管理人員由于年紀(jì)較大，學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，很難快速了解與全面掌握先進(jìn)的辦公設(shè)備與檔案管理技術(shù)，對(duì)信息化檔案管理的基本操作不熟練，導(dǎo)致教師人事檔案管理效率較低。

信息化背景下教師人事檔案管理策略

革新管理理念

首先，信息化背景下要想提高教師人事檔案管理水平，要求學(xué)校配備專職檔案管理人員，并且督促檔案管理人員更新管理理念，使教師人事檔案管理工作和學(xué)校其他工作同步，為學(xué)校規(guī)范化、信息化發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

其次，教師人事檔案管理信息化涉及數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)及信息查詢等多個(gè)環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以學(xué)校要精準(zhǔn)劃分教師人事檔案管理的工作內(nèi)容，明確檔案管理人員職責(zé)，并在此基礎(chǔ)上明確劃分檔案管理流程。一是要制定完善的教師人事檔案管理辦法，明確教師人事檔案管理重點(diǎn)，同時(shí)，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，在做好檔案資料收集、整理與歸檔的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理方法，提高檔案資料的利用率[ 9 ]。二是要緊緊圍繞信息化管理這一中心，建立與之相配套的檔案管理體制、管理制度，完善檔案管理的部門建設(shè)、人員建設(shè)、制度建設(shè)等，為信息化檔案管理工作的開展奠定好組織管理基礎(chǔ)。

引入信息系統(tǒng)

當(dāng)前，很多學(xué)校的教師人事檔案管理工作仍在延續(xù)傳統(tǒng)的分散式管理方法，使得教師人事檔案資料分散在各個(gè)部門，這給檔案管理人員進(jìn)行檔案資料的收集、整理和歸檔等工作帶來了極大的不便，還在無形中降低了檔案管理質(zhì)量與效率。對(duì)此，學(xué)校要以信息化管理為契機(jī)，創(chuàng)新檔案管理方法[ 1 0 ]。

首先，信息化教師人事檔案管理需要先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐。學(xué)校需要加大資金投入，購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，為檔案管理信息化做好準(zhǔn)備工作，確保教師人事檔案管理信息化的軟硬件設(shè)備充足。檔案管理人員應(yīng)運(yùn)用掃描、攝影技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，以便利用檔案管理平臺(tái)進(jìn)行檔案管理。

其次，學(xué)校要利用信息技術(shù)建立教師人事檔案管理平臺(tái)，使用信息系統(tǒng)開展檔案資料的登記、錄入及更新工作。要把學(xué)校各部門與各個(gè)崗位有機(jī)聯(lián)系在一起，從而為人事檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，并利用信息系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)各類信息數(shù)據(jù)，為檔案管理人員做好管理規(guī)劃工作提供精確數(shù)據(jù)[ 1 1 ]。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案管理要求在信息系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)庫，以便檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)查詢檔案信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的實(shí)時(shí)利用[ 1 2 ]。另外，還應(yīng)以個(gè)人為單位為教師建立文件夾，并設(shè)置檔案號(hào)作為文件夾名字，方便查詢、調(diào)取檔案。

最后，盡管信息化檔案管理具有高效、便捷的特點(diǎn)，但信息系統(tǒng)處于網(wǎng)絡(luò)中，有被黑客攻擊、病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，所以，為了避免教師人事檔案資料泄密、被篡改等，學(xué)校要購置殺毒軟件，定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺；同時(shí)，檔案管理人員要做好信息系統(tǒng)維護(hù)工作，定期對(duì)教師人事檔案資料進(jìn)行備份，并設(shè)置防火墻，加大病毒防范，盡量降低教師人事檔案資料的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

做好檔案開發(fā)

信息化教師人事檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)教師人事檔案數(shù)據(jù)的合理分析與利用。把信息技術(shù)應(yīng)用到教師人事檔案管理中，有助于為教師隊(duì)伍建設(shè)提供客觀依據(jù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的憑經(jīng)驗(yàn)決策的不利局面。例如，可以借助教師人事檔案管理平臺(tái)對(duì)教師隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)及教學(xué)能力等進(jìn)行分析，計(jì)算出高級(jí)、中級(jí)等職稱的人員比例，并與其他學(xué)校進(jìn)行橫向比較，從而為學(xué)校人才引進(jìn)、提高辦學(xué)質(zhì)量提供信息支持[ 1 3 ]。信息化背景下，教師人事檔案管理工作必須建立在精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)挖掘、分析的基礎(chǔ)上，以便為學(xué)科發(fā)展、績(jī)效考核、人員招聘等管理工作提供新思路，充分發(fā)揮教師的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

提高教師人事檔案管理質(zhì)量，離不開高素質(zhì)的檔案管理人才，所以，學(xué)校要打造一支職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)水平高的檔案管理隊(duì)伍。首先，學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)造條件，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，著重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)、信息化相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)[ 1 4 ]。同時(shí)，根據(jù)教師人事檔案管理內(nèi)容制訂培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)內(nèi)容的科學(xué)性和實(shí)用性。培訓(xùn)結(jié)束后，要對(duì)參訓(xùn)人員進(jìn)行考核，從而督促檔案管理人員在思想上高度重視檔案管理培訓(xùn)工作，切實(shí)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。其次，學(xué)校要拓寬人才聘用渠道，提高人才聘用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)教師人事檔案管理要求，本著雙向選擇、優(yōu)先錄取的原則，引進(jìn)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的高水平人才，從而為提高檔案管理水平奠定人才基礎(chǔ)。最后，要適當(dāng)提高檔案管理人員的薪酬待遇。學(xué)校要及時(shí)了解同行業(yè)薪酬水平，提高檔案管理人員的薪酬待遇，并為其晉升創(chuàng)造條件。同時(shí)，嚴(yán)格開展績(jī)效考核，制定完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員。

總而言之，信息化背景下，加強(qiáng)教師人事檔案管理，能提高教師人事檔案管理水平，提高教師人事檔案的利用率，并為教師人事檔案查詢提供快捷方式，助力學(xué)校健康發(fā)展。所以，學(xué)校要高度重視教師人事檔案管理信息化工作，革新教師人事檔案管理理念，創(chuàng)新教師人事檔案管理模式，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，改善教師人事檔案管理的軟硬件設(shè)施，從而全方位提高教師人事檔案管理水平。

（作者單位：石獅市教師進(jìn)修學(xué)校）

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