信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析

[摘要]信息時代背景下，各項(xiàng)工作都要進(jìn)行持續(xù)革新才能順應(yīng)時代發(fā)展，滿足社會發(fā)展要求，其中檔案工作屬于基礎(chǔ)工作，借助信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理可提升工作質(zhì)效，對檔案資料進(jìn)行信息化處理，減輕了工作壓力，也提高了服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)推進(jìn)了該項(xiàng)工作的電子化、數(shù)字化發(fā)展，能夠?yàn)榈刭|(zhì)礦產(chǎn)勘察工作開展提供有用信息。由于檔案信息資料的載體形式、管理過程發(fā)生了改變，以往的管理模式無法適應(yīng)，若不注重改進(jìn)革新則會限制檔案工作發(fā)展。本文主要對當(dāng)前形勢下檔案管理面臨的問題和具體的解決策略進(jìn)行了探究，以期為提升檔案管理效益提供參考。

[關(guān)鍵詞]信息時代；檔案管理工作；管理標(biāo)準(zhǔn)；管理體制

[中圖分類號]G472""""" [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[DOI]：10.20122/j.cnki.2097-0536.2023.10.042

信息技術(shù)與檔案管理工作的充分結(jié)合使該工作呈現(xiàn)了新特點(diǎn)，管理對象、管理方法和服務(wù)方式等都受到了一定影響，要想提高管理水平，則要抓住發(fā)展機(jī)遇，找到融入新技術(shù)和新方法的切入點(diǎn)，結(jié)合檔案管理要求和信息化特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的合理建設(shè)，對于實(shí)踐應(yīng)用中存在的問題進(jìn)行全面分析和針對性管控，提升信息技術(shù)應(yīng)用的有效性，并制定完善制度措施應(yīng)對各類挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值作用，推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案管理信息化的積極影響

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案工作中資料信息的主要保存形式，在檔案資源數(shù)量持續(xù)增加的過程中，相關(guān)管理工作的開展難度有所提升，工作人員的工作量也越來越大，而且檔案資料也容易受到多種因素的影響而出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。同時，人員查找檔案資料信息也需要較長時間，使得檔案資料的利用率不高。而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以轉(zhuǎn)變檔案資料的載體形式，采用電子化管理方式，也能夠進(jìn)行多種類型檔案資料的統(tǒng)一管理和分類歸檔，儲存和查找方便快捷，簡化了檔案管理工作流程，管理效率顯著提升，這對該工作今后發(fā)展有著積極影響，也能夠更好地為單位運(yùn)營提供服務(wù) ^[1]。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理理念落后

信息時代的來臨為各項(xiàng)工作開展提供了新路徑和新方向，檔案管理工作在這一發(fā)展形勢下也要做到與時俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)管理方法與模式，才能推動檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展，將檔案資源的真正作用充分發(fā)揮出來。但部分單位對檔案管理工作的重視程度不足，這方面的投入不到位，實(shí)際管理中還是運(yùn)用老一套觀念，管理方法相對單一，手段落后，不能適應(yīng)社會發(fā)展新形勢，也沒有將信息技術(shù)的優(yōu)勢作用在檔案管理工作中真正體現(xiàn)出來，在一定程度上限制了工作發(fā)展，無法為其他部門工作提供良好服務(wù)，從而限制了單位整體信息化發(fā)展。

（二）管理軟件的兼容性差

檔案管理信息化建設(shè)中主要利用多種技術(shù)軟件對各類信息資料進(jìn)行管理，可提升檔案資源的管理效率，但由于管理軟件的類型比較多，各部門所用的軟件技術(shù)的統(tǒng)一性和兼容性差，不利于各部門信息資源的共享傳遞。軟件技術(shù)作為檔案管理信息化中的重要組成部分，但由于所用的計(jì)算機(jī)類型不同，運(yùn)用的檔案管理軟件也存在差異，在這種軟件技術(shù)不一致的情況下，單位內(nèi)部也無法對管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一研發(fā)，所以檔案資源得不到共享應(yīng)用，對該工作發(fā)展產(chǎn)生了一定阻礙，也影響整體的信息化水平提升。

（三）檔案管理環(huán)境不安全

運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案資料時，整個過程都要在網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行相關(guān)操作，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性比較強(qiáng)，在所難免會出現(xiàn)一些安全問題，而且也容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒入侵和黑客攻擊，所以檔案信息資料丟失、被篡改的現(xiàn)象較為常見，無法保障檔案信息資料的安全性，不能為相關(guān)工作開展提供準(zhǔn)確有效的檔案資料。電子檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)部組成相對復(fù)雜，若計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境不安全，存在較多漏洞，則會增加系統(tǒng)運(yùn)行中各類問題的發(fā)生率，運(yùn)行風(fēng)險增加，從而影響檔案管理工作順利開展，這對單位整體經(jīng)營效益也會產(chǎn)生較大影響 ^[2]。

（四）缺乏完善的管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理信息化與傳統(tǒng)管理方法相比的實(shí)用性較強(qiáng)，根據(jù)信息化管理特點(diǎn)和檔案管理要求制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，可以規(guī)范工作開展行為，提高整體管理質(zhì)量與水平，還能夠保障資料信息的安全性，促進(jìn)相關(guān)管理工作有序開展。但目前檔案管理信息化建設(shè)中還缺乏完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，不能對信息化建設(shè)的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行管理與約束，從而存在信息技術(shù)應(yīng)用不合理和方法手段落實(shí)不到位的情況，影響信息化管理的作用效能，整個過程較為隨意，不利于檔案工作的信息化、科學(xué)化和規(guī)范化開展。

（五）檔案管理信息化體制不健全

檔案管理工作需要有完善法律制度和管理規(guī)范提供支持，在社會發(fā)展環(huán)境不斷變化的過程中，信息化發(fā)展和建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢，那么傳統(tǒng)的管理制度體系也要進(jìn)行持續(xù)革新，才能更好地滿足檔案信息化管理需求。但是部分單位還是運(yùn)用以往制度規(guī)范，沒有對相關(guān)制度和工作機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)革新，而且在實(shí)際工作中也缺乏完善的法律制度支持，從而影響檔案信息化的有效落實(shí)，不能實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，而且各項(xiàng)基礎(chǔ)工作開展中存在一些不足，若沒有完善制度體系提供支撐，則會影響檔案管理工作長遠(yuǎn)發(fā)展。

（六）檔案管理人員專業(yè)能力有待提升

檔案管理工作信息化建設(shè)中對工作人員的專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)提出了較高要求，檔案管理人員要能夠根據(jù)工作實(shí)際需要發(fā)揮信息技術(shù)的功能作用做好檔案資料管理工作，充分發(fā)揮相關(guān)資料信息的價值效能。但是從目前信息時代檔案管理工作的開展情況來看，檔案管理人員的專業(yè)化程度不足，對于各類先進(jìn)技術(shù)的掌握不夠深入，技術(shù)應(yīng)用不合理，也缺乏對信息化建設(shè)的重視，所以限制了檔案工作的信息化發(fā)展，無法快速適應(yīng)時代發(fā)展，從而導(dǎo)致檔案信息管理效率低下，不能很好地滿足現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展需要。部分單位也不注重對相關(guān)工作者的持續(xù)教育與培訓(xùn)，使得許多人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)技能不達(dá)標(biāo)。

三、信息時代提升檔案管理工作水平的對策

（一）提高重視程度，轉(zhuǎn)變管理理念

檔案管理中涉及到單位發(fā)展中的多方面信息資料，能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作開展和單位決策制定提供可靠依據(jù)。信息化背景下，資料信息數(shù)量越來越多，要想對各類信息進(jìn)行快速整理并發(fā)揮檔案資源的價值與作用，則應(yīng)加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視，擺正檔案管理的位置，注重各類信息的快速收集、整理與利用，為地質(zhì)勘察提供完整數(shù)據(jù)資料。應(yīng)改變傳統(tǒng)的管理方法與模式，更新思想觀念，融入現(xiàn)代化管理理念，注重現(xiàn)代化技術(shù)手段的科學(xué)引入和有效運(yùn)用，提高檔案管理信息化水平，充分發(fā)揮信息技術(shù)的功能優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理，從而提升服務(wù)質(zhì)量 ^[3]。

（二）加強(qiáng)管理軟件的兼容性建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中信息化、數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢，也是當(dāng)前該工作開展中的重要內(nèi)容，提高信息化管理水平能夠促進(jìn)資源的共享應(yīng)用，充分體現(xiàn)這類資源的價值作用。檔案信息化管理中應(yīng)用的軟件技術(shù)類型較為多樣，可提升管理效率，也方便對各類檔案資料的快速檢索與應(yīng)用，提高檔案資源利用率。為實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享傳遞，對于所用的軟件技術(shù)也要進(jìn)行系統(tǒng)化設(shè)計(jì)，注重軟件的兼容性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫中各類檔案信息資料的高效運(yùn)用，同時也要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺的傳輸作用，做到遠(yuǎn)距離傳輸和無障礙共享，切實(shí)提高檔案資源的應(yīng)用效益，為各項(xiàng)工作有序開展提供良好服務(wù)。

（三）提高檔案安全管理水平

多種先進(jìn)技術(shù)、軟件、設(shè)備的應(yīng)用為檔案管理工作開展提供了便利，便于各類檔案資料管理與利用，但也會受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響而存在一些安全隱患，不能保障檔案資料的完整、真實(shí)。那么檔案管理信息化建設(shè)期間也應(yīng)加強(qiáng)安全管理，增強(qiáng)保密性，確保管理系統(tǒng)中檔案信息數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性。這就需要改變以往的管理思想與理念，熟悉信息化建設(shè)特點(diǎn)，了解容易發(fā)生的安全風(fēng)險，樹立安全意識，在工作中能夠自覺加強(qiáng)安全管理，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理措施的充分落實(shí)，同時也要重視多種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，通過信息加密和安全驗(yàn)證等方式對檔案信息進(jìn)行有效防護(hù)，還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，能夠及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。

（四）統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)

制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)能夠清晰各項(xiàng)管理工作的開展要求，確定具體的工作內(nèi)容，讓每一項(xiàng)工作都能真正落到實(shí)處。現(xiàn)代科技發(fā)展為檔案管理提供了技術(shù)支持，在融入信息化技術(shù)的過程中也要制定具有針對性的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能實(shí)現(xiàn)對整個建設(shè)過程進(jìn)行規(guī)范和約束，所以應(yīng)編制統(tǒng)一的管理細(xì)則，對單位內(nèi)部檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃，并以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)完善信息化管理工作體系，促進(jìn)檔案管理協(xié)調(diào)、有序開展 ^[4]。由于檔案管理中涉及到的信息資料類型多樣，要想實(shí)現(xiàn)全面收集、整理與利用，還應(yīng)重視對各項(xiàng)管理職責(zé)的清晰劃分，在促進(jìn)這一工作充分落實(shí)的同時，也可以對各部門檔案資料進(jìn)行集中管理，這對單位整體穩(wěn)定運(yùn)營有著積極影響。

（五）健全檔案管理體制

為促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作有效開展，使該工作可以快速適應(yīng)時代發(fā)展，為單位革新提供助力，則應(yīng)建立完善的管理制度體制，讓檔案管理工作在實(shí)際開展中做到有章可循，保證整個過程的科學(xué)性與規(guī)范性，對該工作后續(xù)穩(wěn)定發(fā)展也提供了制度支撐。信息時代下，與檔案管理有關(guān)的相關(guān)法律法規(guī)得到了進(jìn)一步完善，單位檔案工作也要以此為依據(jù)對以往的管理制度進(jìn)行更新與優(yōu)化，使其滿足單位現(xiàn)代化發(fā)展要求。一般會根據(jù)檔案資料類型和管理要求來建立相關(guān)制度，對管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，清晰管理標(biāo)準(zhǔn)和歸檔格式，有利于提高管理效率。另外，在檔案管理制度的支持下也可以促進(jìn)每一項(xiàng)管理工作有效落實(shí)，強(qiáng)化管理質(zhì)效。

（六）提升管理人員的專業(yè)能力

檔案管理人員是關(guān)系到檔案工作開展質(zhì)效的關(guān)鍵要素，為解決檔案管理信息化中存在的問題，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的高效運(yùn)用，還應(yīng)提高管理人員的專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)，根據(jù)檔案管理工作開展需要進(jìn)行各類先進(jìn)技術(shù)的合理運(yùn)用，切實(shí)提高人員檔案管理能力和水平。還應(yīng)重視對工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，根據(jù)信息化管理要求確定具體的培訓(xùn)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)專業(yè)知識的有效傳遞，同時培養(yǎng)他們計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力，可以有序開展各項(xiàng)管理工作。還可建立考核制度，對管理人員的工作情況進(jìn)行細(xì)致考核，通過適當(dāng)獎懲的方式來激發(fā)人員的工作熱情，使他們能夠在工作中持續(xù)革新，從而提高檔案管理實(shí)效。另外，還可為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)和技術(shù)交流的機(jī)會，全面提升管理技術(shù)水平，保證管理效果。

四、結(jié)語

檔案管理信息化主要是將信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到工作全過程，改善傳統(tǒng)管理方法和模式中的不足，提升管理質(zhì)效，可推動該工作長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。但對于信息技術(shù)應(yīng)用中存在的問題也要結(jié)合檔案管理要求和特點(diǎn)制定合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，并實(shí)現(xiàn)各類先進(jìn)技術(shù)軟件的合理引進(jìn)，提高管理人員的信息化素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新，同時也要做好檔案資料安全管理和保密工作，更新管理理念，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取多種有效措施強(qiáng)化檔案資源管理，為檔案資料安全、有效應(yīng)用提供保障，從而促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]馬佳.信息時代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新淺談[J].作家天地，2021（17）：105-106.

[4]李進(jìn)軍.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2021（11）：4-6.

作者簡介：朱勁松（1987.11-），女，漢族，湖南懷化人，本科，工程師，研究方向：檔案管理。