基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理

馬英輝 孫軍芳 馬進(jìn)財(cái)

摘要：隨著信息化時(shí)代的到來，數(shù)字化管理已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在人力資源領(lǐng)域，數(shù)字化管理可以提高檔案處理效率，減輕人工的勞動強(qiáng)度，與傳統(tǒng)手寫檔案相比，數(shù)字檔案不易損壞、易于維護(hù)和查詢。盡管數(shù)字化管理的優(yōu)勢眾多，但其信息安全問題不可忽視。

關(guān)鍵詞：信息安全；人力資源；數(shù)字化管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232753

一、人力資源檔案數(shù)字化管理概述

人力資源檔案數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，利用電子設(shè)備和信息技術(shù)進(jìn)行管理的一種方式。數(shù)字化管理可以提高檔案的安全性，并節(jié)省物理空間，便于使用者查閱和管理，對于企業(yè)信息化建設(shè)至關(guān)重要。數(shù)字化管理通過將檔案信息存儲在服務(wù)器甚至云端中，讓使用者在多個(gè)訪問點(diǎn)都能夠隨時(shí)查詢和共享，減少了傳統(tǒng)紙筆記錄的繁瑣流程，提升工作效率。當(dāng)前，政府部門和企業(yè)已經(jīng)越來越注重?cái)?shù)字化管理，對大量的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化處理并制定了相關(guān)的管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。隨著信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，人力資源數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢，充滿挑戰(zhàn)和機(jī)遇，需要各個(gè)層面通力合作來推進(jìn)實(shí)施。

二、人力資源檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）可以加強(qiáng)安全保障，防止數(shù)據(jù)泄露

人力資源檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢之一是可以加強(qiáng)安全保障，有效防止數(shù)據(jù)泄露。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化管理可以設(shè)置訪問權(quán)限，實(shí)現(xiàn)精密化的管理。而對于機(jī)密性較高的檔案和信息，數(shù)字化存儲也可以加密處理，進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)安全。另外，在數(shù)字化管理中，通過相關(guān)技術(shù)手段快速響應(yīng)和處理突發(fā)事件，并對員工操作行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，均有利于提高企業(yè)信息安全能力。

（二）可以提高數(shù)據(jù)存儲和查詢效率

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式以手工方式為基礎(chǔ)，這種方式效率低、成本高、難以控制錯(cuò)誤率。員工檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)快速存儲、查詢及按需調(diào)取數(shù)據(jù)，避免在卷宗、文件柜中尋找目標(biāo)文檔的麻煩，在提高辦公效率的同時(shí)降低人力成本。此外，數(shù)字化管理還可以通過建立各種指標(biāo)計(jì)算體系，對員工檔案信息數(shù)據(jù)分析和挖掘，從中發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問題，進(jìn)一步優(yōu)化人力資源管理水平。

（三）可以降低成本，提高市場競爭力

數(shù)字化管理的原則之一是去除無效信息，做到及時(shí)處理、即時(shí)通信、減少冗余。在數(shù)字化管理中，選擇更低成本的硬件和軟件設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和識別，這對于企業(yè)無疑是一種劣勢轉(zhuǎn)優(yōu)勢的策略。通過數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)的人力資源檔案數(shù)字化管理，不僅解決了傳統(tǒng)手工保存檔案容易丟失以及貴重資料支出大等問題，還能為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，有效控制員工離職和流失率、加強(qiáng)培養(yǎng)潛在繼任者、提升員工專業(yè)

能力。

三、信息安全條件下人力資源檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）檔案數(shù)量巨大，數(shù)字化處理速度緩慢

企業(yè)對人力資源檔案的管理也逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。雖然數(shù)字化處理可以提高檔案管理的效率和便捷性，但是在信息安全條件下，數(shù)字化管理也會面臨一系列問題。其中，一個(gè)主要問題就是檔案數(shù)字化處理的效率較低。首先，檔案數(shù)字化處理所需要的設(shè)備、系統(tǒng)和軟件等投入成本較高，硬件和軟件需要維護(hù)和更新，增加了資金投入和技術(shù)人員的負(fù)擔(dān)。其次，在數(shù)字化處理過程中，需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)錄入、掃描和分類等操作，這些操作耗費(fèi)人力物力，且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤和疏漏，降低數(shù)字化處理的效率。此外，由于傳統(tǒng)檔案管理方式與數(shù)字化管理方式的差異性，需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力進(jìn)行調(diào)整和適應(yīng)。另外，數(shù)字化檔案處理所需的技術(shù)水平較高，目前工作人員可能存在技能不足或者缺乏相關(guān)知識的情況。因此，數(shù)據(jù)錄入、掃描、歸檔等工作可能會拖延很長時(shí)間，進(jìn)一步降低數(shù)字化處理的效率。

（二）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的信息安全隱患

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已成為企業(yè)人力資源管理的重要工具，同時(shí)帶來了網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)。因而，在數(shù)字化管理過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性至關(guān)重要。首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的常見的問題是數(shù)據(jù)泄露。即使是加密和備份，企業(yè)數(shù)據(jù)還可能被專業(yè)黑客竊取或者員工故意泄露。這些信息包括個(gè)人信息、財(cái)務(wù)報(bào)表以及其他敏感信息等。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的另一個(gè)問題是惡意軟件的入侵。常見的惡意軟件如病毒、木馬、蠕蟲等，會刪掉數(shù)據(jù)以及篡改企業(yè)重要信息。此外，未能及時(shí)更新操作系統(tǒng)也是易感染病毒的重要誘因之一。最后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)承載的通信環(huán)節(jié)中存在著風(fēng)險(xiǎn)。比如虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）或公共WiFi進(jìn)出口等通信環(huán)節(jié)，企業(yè)數(shù)據(jù)都可能被惡意用戶竊取、篡改和監(jiān)視。

（三）人為疏漏造成的不安全因素

由于人工操作的失誤，可能會給人力資源檔案數(shù)字化管理帶來一些不安全的因素。首先，人為疏漏可能導(dǎo)致敏感數(shù)據(jù)泄露。例如，在傳輸或存儲數(shù)據(jù)時(shí)，如果員工沒有遵循安全規(guī)定或使用指定設(shè)備，會不慎泄露機(jī)密數(shù)據(jù)，給企業(yè)信息安全帶來了嚴(yán)重的威脅。其次，人為疏漏導(dǎo)致數(shù)據(jù)的誤刪除或拷貝。在數(shù)字化管理中，有時(shí)會錯(cuò)誤地刪除或復(fù)制數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不可找回或意外大量復(fù)制，占用存儲空間，增加了管理成本。此外，員工的密碼管理是一個(gè)不容忽視的問題。員工經(jīng)常使用簡單的密碼或與其他個(gè)人信息相關(guān)的密碼，這使得賬號可能被黑客攻擊。同時(shí)，員工在電腦上保存密碼文件，導(dǎo)致密碼的泄露風(fēng)險(xiǎn)較高。最后，員工的意識和行為習(xí)慣也是影響數(shù)字化管理的不安全因素。員工需要接受相應(yīng)的培訓(xùn)，了解數(shù)字化管理流程的安全要求和規(guī)定，如果員工缺乏安全意識或行為習(xí)慣不良，會給數(shù)字化管理帶來安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）檔案合規(guī)性與完整性難以保障

數(shù)字化管理涉及大量人員和機(jī)構(gòu)之間的交互，還牽扯到不同部門、崗位所需的數(shù)據(jù)種類與使用目的的差異化，因此難以保障數(shù)據(jù)的合規(guī)性和完整性。

首先，檔案合規(guī)性方面的難點(diǎn)主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)使用權(quán)的約束。在數(shù)字化管理時(shí)，如果相關(guān)管理規(guī)范或者法規(guī)沒有給出明確的定義，各級管理層會按自己的理解操作，導(dǎo)致數(shù)據(jù)使用權(quán)限的混亂，加上一些不當(dāng)操作，極有可能出現(xiàn)檔案內(nèi)容被篡改、丟失或泄露等問題。此外，也存在著數(shù)據(jù)安全和監(jiān)管問題，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露或?yàn)E用的情況，不僅會影響企業(yè)的聲譽(yù)，可能還會引起法律糾紛。

其次，在檔案完整性方面，數(shù)字化管理往往伴隨著數(shù)據(jù)傳輸和存儲異地操作，這使得檔案無法被實(shí)體記錄保障。通常，不同地域的管理員擁有不同的訪問權(quán)限，假若數(shù)據(jù)披露和管理無法得到很好的保障，那么檔案記錄必然會失去完整性。

最后，數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的壽命也是需要考慮的方面，在數(shù)字檔案長期保存與更新過程中，磁盤損傷、文件丟失、格式變化等因素都可能影響信息的完整性，勢必耗費(fèi)更多時(shí)間和人力成本予以修復(fù)。

四、信息安全條件下人力資源檔案數(shù)字化管理的有效路徑

（一）加強(qiáng)員工教育培訓(xùn)

在信息安全條件下，人力資源檔案數(shù)字化管理中存在著種種的難題，其中一個(gè)重要問題是數(shù)字化處理效率低，這可以通過加強(qiáng)員工教育培訓(xùn)解決。

首先，針對員工操作不熟練的情況，企業(yè)通過開展專門的員工培訓(xùn)活動，加強(qiáng)員工對檔案數(shù)字化管理理念和技能的培養(yǎng)，提升員工的操作技能水平。還可以結(jié)合實(shí)際情況建立操作手冊和規(guī)范等，并定期對員工進(jìn)行操作流程和技能的培訓(xùn)、考核和評估，以確保員工掌握正確的操作流程和技能。

其次，企業(yè)采用智能化軟件優(yōu)化數(shù)字化處理效率。將數(shù)字化處理納入企業(yè)信息系統(tǒng)中，利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)和流程，全面自動化和優(yōu)化整個(gè)數(shù)字化處理過程，從而大幅提升數(shù)字化處理效率。此外，使用一些成熟自然語言處理技術(shù)等輔助軟件減少數(shù)據(jù)的復(fù)制粘貼以及格式轉(zhuǎn)換等重復(fù)性任務(wù)，提高數(shù)字化處理速度。

最后，為了讓員工能夠更好地理解數(shù)字化管理的重要性，企業(yè)通過開展相關(guān)主題宣講、利用內(nèi)部咨詢平臺發(fā)布信息安全知識等方式加強(qiáng)員工對信息安全問題的認(rèn)知，并針對不同部門或職位制定培訓(xùn)計(jì)劃，確保員工具備一定的安全意識。同時(shí)，還需建立健全獎勵與懲罰機(jī)制，以促進(jìn)員工對于數(shù)字化管理技能的學(xué)習(xí)和掌握，最終提高數(shù)字化處理效率。

（二）建立規(guī)范操作流程

建立規(guī)范的操作流程是保障人力資源檔案數(shù)字化管理安全的重要措施。

首先，在數(shù)字化處理過程中，應(yīng)該制定明確的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，并嚴(yán)格執(zhí)行。例如，要求不同部門只能查看自己部門所涉及的資料，不能超越權(quán)限操作檔案資料，以防止信息泄露。同時(shí)設(shè)立相關(guān)的審批、復(fù)核等流程，確保檔案更新工作的正常開展，提高數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性。

其次，對于數(shù)字化管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)，需要進(jìn)行專門的培訓(xùn)，使員工了解每個(gè)功能模塊的使用方法、注意事項(xiàng)等，并建立健全使用手冊。

再次，為了防止信息泄露和誤操作，還需要對數(shù)字化處理設(shè)立嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，不同級別的用戶分配不同的操作權(quán)限。同時(shí)，建立操作日志，記錄所有對檔案數(shù)據(jù)的修改、添加、刪除等操作情況，以便后期追溯和審核。

最后，對于數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份和存儲，也需要采用規(guī)范化的操作流程。對于每次備份，要認(rèn)真檢查，并確保備份和主體數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)建立定期巡檢和風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的潛在問題并予以解決。

（三）采取數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施

采取數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施是保障人力資源檔案數(shù)字化管理安全的重要措施。

首先，對于檔案數(shù)字化的整個(gè)過程，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施和信息安全體系建設(shè)，并建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案等。通過加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)、訪問控制技術(shù)等手段，確保檔案電子數(shù)據(jù)在傳輸、存儲和使用過程中的安全性。

其次，要根據(jù)不同的操作場景、職責(zé)義務(wù)和安全級別設(shè)置多種操作認(rèn)證方式，確保各類用戶只能操作其可被訪問的數(shù)據(jù)，并設(shè)立數(shù)據(jù)庫審計(jì)機(jī)制，監(jiān)測是否出現(xiàn)違規(guī)操作行為。

再次，對于重要的檔案數(shù)字化資料，實(shí)行備份、容災(zāi)等措施，確保數(shù)據(jù)不會因?yàn)橛布收匣蜃匀粸?zāi)害造成的數(shù)據(jù)丟失和不可恢復(fù)性損壞。

最后，對于存儲檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的媒介設(shè)備，也需要加強(qiáng)防護(hù)措施。例如，使用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、設(shè)立訪問權(quán)限以及配置嚴(yán)格的審計(jì)機(jī)制等，以確保數(shù)據(jù)媒介不被非法復(fù)制、竊取或損壞等。

（四）優(yōu)化檔案更新流程

在信息安全條件下，人力資源檔案數(shù)字化管理需要采取一系列措施確保檔案的完整性和安全性。

首先，建立嚴(yán)格的檔案更新規(guī)程。明確檔案更新的流程、權(quán)限以及責(zé)任。設(shè)置專門的檔案管理員，對整個(gè)更新流程實(shí)時(shí)監(jiān)管和記錄，并設(shè)定審批機(jī)制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改數(shù)字檔案。

其次，要建立檔案更新申請和審批制度。所有更新需由員工提交書面申請，并加蓋單位公章，申請內(nèi)容應(yīng)提供詳細(xì)的信息，包括需要更新的數(shù)據(jù)內(nèi)容、原始檔案來源、檔案更新的原因等，由檔案管理員審核后再提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批，只有符合規(guī)范的更新才能被批準(zhǔn)。

最后，建立更新異常檢測機(jī)制。通過技術(shù)手段，對新增、修改、刪除操作監(jiān)測和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防止不正常的更新行為。同時(shí)，及時(shí)備份數(shù)字檔案，以便發(fā)生意外損失時(shí)能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。

五、結(jié)語

綜上所述，人力資源檔案數(shù)字化管理面臨著一系列的挑戰(zhàn)和困難。在數(shù)字化管理的過程中，只有保證數(shù)據(jù)的安全性、完整性和合規(guī)性，才能讓企業(yè)在競爭激烈的市場中獲得更多的優(yōu)勢。為此，需要采取一系列的措施，比如加強(qiáng)員工教育、規(guī)范操作流程、采取數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施及優(yōu)化檔案更新流程等，這些措施將為數(shù)字化管理帶來更高的效率和更好的效果，同時(shí)為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供了可靠保障。在數(shù)字化時(shí)代，人力資源檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為企業(yè)不可或缺的一部分。但是，僅數(shù)字化還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須以信息安全為前提，從多個(gè)方面對數(shù)字化管理進(jìn)行全面升級。通過利用新技術(shù)、推動改革創(chuàng)新，以及不斷增強(qiáng)安全意識等方法，人力資源檔案數(shù)字化管理將持續(xù)進(jìn)步，為企業(yè)發(fā)展提供更加有力的支持。

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作者簡介：馬英輝（1996），男，青海省海東市人，本科，助理工程師，研究方向?yàn)閿?shù)據(jù)運(yùn)營。