探究大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式

王迪

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，現(xiàn)代化信息建設(shè)的不斷強(qiáng)化，數(shù)據(jù)量大，體系種類龐雜，保存難度高，信息化的檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。本文就促進(jìn)檔案管理發(fā)展、提高檔案管理效率進(jìn)行分析探究，以最大限度地尋求安全、高效的企業(yè)檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；創(chuàng)新

一、企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的理論基礎(chǔ)

（一）創(chuàng)新模式的相關(guān)理論依據(jù)

檔案是企業(yè)發(fā)展過程中重要信息的載體，檔案管理不僅能為企業(yè)管理理清思路，還有利于企業(yè)發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理應(yīng)緊跟企業(yè)發(fā)展節(jié)奏和主流趨勢，注重檔案管理水平的提高。在企業(yè)運(yùn)營過程中，檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性管理工作，創(chuàng)新檔案管理工作，有利于優(yōu)化自身的信息化建設(shè)，可利用最小化的運(yùn)營成本實(shí)現(xiàn)更多的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的指導(dǎo)思想

企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新，應(yīng)在國家層面上對工作人員進(jìn)行思想意識上的引導(dǎo)。同時，無論是從體制機(jī)制方面的創(chuàng)新，還是信息化建設(shè)創(chuàng)新，都離不開檔案工作者的開拓。首先，需要檔案人員重視觀念更新，樹立創(chuàng)新意識和創(chuàng)新精神，堅(jiān)持踏實(shí)工作的思想；其次，工作人員不僅要熟悉檔案工作的步驟和環(huán)節(jié)，還要適應(yīng)新時代的發(fā)展，熟練掌握電子科技及計(jì)算機(jī)技術(shù)，積極適應(yīng)新形勢，尋找新方法，解決新問題，不斷拓寬自身的知識面，掌握多種檔案管理技術(shù)，使檔案管理的方式更加多元化。

大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)檔案管理發(fā)展提供了新的發(fā)展機(jī)遇，檔案管理逐步發(fā)展、擴(kuò)大，但大多停留在小規(guī)模階段，規(guī)模效益受市場化影響急需提升，這就需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，發(fā)展具有創(chuàng)新特色的企業(yè)檔案管理規(guī)模化發(fā)展道路。借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，逐步放大檔案管理綜合管理效益的作用。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，智能數(shù)字化技術(shù)為企業(yè)檔案管理提供了廣闊的視野，在傳統(tǒng)的檔案管理的影響下，企業(yè)檔案管理效果不明顯，需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)予以完善，利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，推動企業(yè)長效運(yùn)營。

同時，還要以與時俱進(jìn)作為檔案工作創(chuàng)新的指導(dǎo)思想。首先，以科技創(chuàng)新為整體思路，進(jìn)行實(shí)踐檢驗(yàn)并形成結(jié)果，以此為參考，找出實(shí)踐過程中的不足，不斷優(yōu)化創(chuàng)新思路和方法，逐步提升檔案工作水平；其次，在工作過程中進(jìn)行創(chuàng)新。檔案工作就是整理企業(yè)資料與數(shù)據(jù)，其中包括采集、收集數(shù)據(jù)等繁瑣的程序，需要耗費(fèi)大量的人力和物力，特別是在收集資料、提供資料和利用資料方面，應(yīng)努力尋求高效、便捷的方式，找到最有利用價值的檔案資料，創(chuàng)新收集和整理過程；最后，在體制機(jī)制上，檔案工作創(chuàng)新的目的是提升工作機(jī)制的效率。因此，必須要形成一整套的、完善的檔案工作體制機(jī)制，不僅要促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化，還要完善責(zé)任規(guī)范、監(jiān)督體制及工作紀(jì)律，為檔案工作的開展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

（三）企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的一般程序

企業(yè)檔案管理工作分為多個模塊。首先，在工作流程上，創(chuàng)新工作要以簡便、直觀為主，依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，整理、歸納數(shù)據(jù)，建立安全機(jī)制保障措施，通過一系列制度，保證文件的質(zhì)量及流轉(zhuǎn)的監(jiān)控機(jī)制，確保檔案工作順利執(zhí)行。

其次，在管理機(jī)制上，創(chuàng)新工作一般由兩方面同時進(jìn)行，一方面要保證信息技術(shù)的正常運(yùn)行，加強(qiáng)工作流程文件信息和保管方式的管理；另一方面，要注重對工作人員的培訓(xùn)，提高工作素質(zhì)及責(zé)任意識，使其積極地投入工作，積極適應(yīng)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展需要。

再次，要創(chuàng)新工作平臺，即信息技術(shù)管理平臺。當(dāng)前，信息技術(shù)管理平臺存在單一性、信息管理方式不靈活等問題。

最后，要形成規(guī)范的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)型檔案管理。企業(yè)創(chuàng)新檔案工作的最終目的是服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，滿足使用者的需求。所以，要形成優(yōu)質(zhì)的服務(wù)性，將其轉(zhuǎn)變?yōu)楹诵睦砟?，為企業(yè)的發(fā)展提供動力支持。

因此，檔案工作創(chuàng)新的程序從工作流程、管理機(jī)制、工作平臺、服務(wù)創(chuàng)新等方面進(jìn)行，主要根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，對各部分的工作模式進(jìn)行創(chuàng)新。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）大數(shù)據(jù)的情況

在全球范圍內(nèi)，應(yīng)用、推廣、研究發(fā)展大數(shù)據(jù)已成為趨勢。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢和便捷性，其應(yīng)用范圍在不斷拓寬，效率不斷提高，價值也越來越大。從技術(shù)發(fā)展趨勢和產(chǎn)業(yè)發(fā)展需求來看，當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)已趨于成熟，但應(yīng)用場景還不成熟。大數(shù)據(jù)在未來的應(yīng)用范圍會更加廣泛，同時，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險也會進(jìn)一步加大。

（二）大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變。思維創(chuàng)新是引領(lǐng)檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵要素。檔案管理數(shù)據(jù)化思維轉(zhuǎn)變要求工作人員理清檔案和數(shù)據(jù)的關(guān)系，大數(shù)據(jù)時代將進(jìn)一步鞏固檔案觀，檔案的內(nèi)涵和外延都將有所擴(kuò)展。

一方面，從大數(shù)據(jù)的視角來看，檔案是蘊(yùn)含企業(yè)發(fā)展過程中豐富數(shù)據(jù)資源的寶庫，可以將檔案轉(zhuǎn)變成便于計(jì)算機(jī)處理的數(shù)據(jù)，也可以將其變成用戶需要的數(shù)據(jù)；另一方面，數(shù)據(jù)也是檔案的一部分，檔案資料就是數(shù)據(jù)的記錄。

企業(yè)檔案管理人員面對龐雜的數(shù)據(jù)，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)歸檔意識，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案思維，樹立以數(shù)據(jù)為導(dǎo)向的檔案思維，把握檔案管理數(shù)據(jù)化發(fā)展方向，積極學(xué)習(xí)、創(chuàng)新，應(yīng)對檔案管理數(shù)據(jù)化帶來的一系列挑戰(zhàn)。

（三）大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作結(jié)構(gòu)

首先，傳統(tǒng)檔案管理工作需要大量的人力資源管理檔案材料、安全的設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施保存檔案資料。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作結(jié)構(gòu)也是對檔案資料的收集和儲存，在數(shù)據(jù)管理形成后，信息化歸納數(shù)據(jù)檔案資料的類型和儲存方式，既提高了數(shù)據(jù)資料的安全性，也大大降低了管理成本。同時，便于資料查閱，從而更好地開展優(yōu)質(zhì)的檔案管理模式。

（四）大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新方式

首先，尋求大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新管理模式，建立健全檔案管理機(jī)制是第一步。同時，細(xì)化管理流程、優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，樹立大數(shù)據(jù)意識，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化；其次，企業(yè)檔案管理和收集需要大量專業(yè)人才，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理方面人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，改變檔案管理中人才、技術(shù)缺失的現(xiàn)狀，為檔案管理事業(yè)儲備人才，提供人才保障；最后，在體質(zhì)機(jī)制上要注重與時俱進(jìn)，鼓勵員工勇于實(shí)踐和創(chuàng)新。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作面臨的問題

（一）缺乏人才應(yīng)用能力培養(yǎng)及人才引進(jìn)機(jī)制

首先，企業(yè)未形成完整的工作人員選拔體系，導(dǎo)致工作人員在基礎(chǔ)知識等方面欠缺。同時，隨著信息化、科技化的發(fā)展，一些工作人員未能及時掌握新型的管理方式。因此，企業(yè)要制定技能培訓(xùn)計(jì)劃和考核制度，從而選拔人才，提高人員素養(yǎng)。

國家相關(guān)部門要全面關(guān)注與支持檔案管理工作。應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，對檔案管理工作提出新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)、新的認(rèn)知。同時，方針措施的制定要以時代發(fā)展為前提，以社會的進(jìn)步為標(biāo)準(zhǔn)，要把握與時俱進(jìn)的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，以及企業(yè)檔案管理工作的宏觀發(fā)展方向。

（二）檔案管理工作的信息化程度低

一方面，隨著信息化、科技化、大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，一些企業(yè)未能及時轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的重要性。在檔案管理工作中，未能及時投入和建設(shè)有效的信息基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備，未能在檔案管理工作方面投入人力、物力、財力支持；另一方面，檔案管理數(shù)據(jù)較為龐大，數(shù)據(jù)多樣化導(dǎo)致信息膨脹，信息化程度低，不利于綜合、全面地分析生產(chǎn)經(jīng)營狀況，不能高效利用大數(shù)據(jù)分析智能系統(tǒng)，無法全面、高效、精準(zhǔn)對接企業(yè)檔案管理工作。

（三）企業(yè)檔案管理體制不健全

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)沒有找準(zhǔn)自身定位，未能結(jié)合實(shí)際制定完整的檔案管理制度，并形成檔案管理規(guī)范細(xì)則，將其應(yīng)用在具體的檔案管理工作中，形成良好的監(jiān)督體制，規(guī)范員工的行為。同時，企業(yè)檔案管理體制正處在起步階段，基礎(chǔ)較為薄弱，發(fā)展相對滯后，總體水平不高。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)收集、傳遞、貯存、共享的技術(shù)手段和方法滯后，檔案管理體制及可提供的服務(wù)體系不完善，檔案管理安全水平的提升受限。

（四）缺乏健全、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)資源配置不合理是企業(yè)檔案管理的不足之處。大數(shù)據(jù)資源受現(xiàn)代信息技術(shù)的影響，在工作中，側(cè)重于采用信息化、系統(tǒng)化分析現(xiàn)有數(shù)據(jù)，而缺乏對檔案管理的合理推進(jìn)。缺乏系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，也會影響檔案管理的結(jié)構(gòu)化提升，加上企業(yè)發(fā)展具有差異性，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展水平不一致。

四、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新模式

（一）企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新特征

首先，依據(jù)現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立軟件服務(wù)平臺。如利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)；其次，實(shí)現(xiàn)海量資料的整合，依據(jù)大數(shù)據(jù)的便捷性，進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，形成海量的信息資源；最后，發(fā)揮檔案管理工作人員的作用。

（二）大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

首先，企業(yè)要制定工作目標(biāo)和重點(diǎn)，積極建立工作人員的選拔和績效制度，調(diào)動其工作積極性，充分發(fā)揮人的主觀能動性；其次，充分利用科學(xué)技術(shù)，對信息進(jìn)行有效整合和現(xiàn)代化管理。同時，對檔案資料進(jìn)行核對，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源的有效利用，滿足共享需求。在檔案資料的收集、整理、分類、歸檔、應(yīng)用過程中形成簡便聯(lián)動的管理，進(jìn)而完善企業(yè)檔案的管理路徑，通過大數(shù)據(jù)信息集成系統(tǒng)，完善檔案管理，運(yùn)用第三方技術(shù)平臺，準(zhǔn)確制作檔案目錄，并建立檔案鏈接，便于及時查找，優(yōu)化企業(yè)檔案管理的方式方法。

（三）大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的啟示

由于檔案資料管理的龐大體系，大數(shù)據(jù)使企業(yè)檔案整理過程更為清晰，資料的收集、歸類、運(yùn)用等方面變得簡便、高效，使檔案管理更具科學(xué)性、規(guī)范性及系統(tǒng)性。同時，大數(shù)據(jù)下的企業(yè)管理工作創(chuàng)新，使檔案資料更具時效性，最大限度地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況有跡可巡。此外，大數(shù)據(jù)也進(jìn)一步提高了企業(yè)檔案資料的完整性、有效性以及檔案的利用率，更為準(zhǔn)確、高效地利用大數(shù)據(jù)智能化信息技術(shù)，使企業(yè)決策獲得知識和信息的支持，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

五、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)緊跟時代，以大數(shù)據(jù)、現(xiàn)代化技術(shù)為依托，優(yōu)化檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員及現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案管理制度的改革，形成科學(xué)的檔案管理模式。

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