探究建筑工程資料高效編制和管理措施

閆秀峰

摘要：建筑工程資料的高效編制和管理，不僅可以為建設(shè)企業(yè)技術(shù)人員之間的經(jīng)驗交流提供案例參考，也可以為其他工程項目的建設(shè)工作起到指導(dǎo)作用，有利于促進建設(shè)企業(yè)的長遠發(fā)展?；诖?，筆者圍繞建筑工程資料這一核心內(nèi)容，從建筑工程資料的編制概述、高效編制和管理現(xiàn)狀、存在的問題及優(yōu)化措施等多個角度展開詳細的闡述，希望可以對從事建筑工程資料編制管理工作的人員有所裨益。

關(guān)鍵詞：建筑工程；編制；優(yōu)化措施

資料管理是工程管理工作中一項非常重要的內(nèi)容，但由于其涉及范圍較廣，且內(nèi)容繁雜，在一定程度上增加了工程資料編制管理的難度。對此，建設(shè)企業(yè)應(yīng)著眼于工程項目的各個環(huán)節(jié)，從細節(jié)入手，大力推行并高效編制管理措施，從而增強工程資料編制管理成效。

一、建筑工程資料編制概述

建筑工程資料的編制工作主要用于反映建筑工程從建設(shè)項目開工至項目竣工驗收涉及的工程信息，是項目建設(shè)全過程中資料內(nèi)容的搜集、整理、存檔、轉(zhuǎn)移及保管。通常情況下，建筑工程資料是指建筑工程從立項到竣工驗收全過程的工程信息，以及后續(xù)建筑工程項目的改建、維修等工作。由此可見，建筑工程資料的編制工作是一項不可或缺的工作。

二、建筑工程資料高效編制和管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）建筑工程資料高效編制和管理現(xiàn)狀

1.準備階段工程資料編制管理現(xiàn)狀

在建筑工程建設(shè)的準備階段，工程資料主要涵蓋工程設(shè)立、工程調(diào)研、工程勘測和審查、項目設(shè)計、招標資料等內(nèi)容。此類文件大多是用來證實建筑工程已獲得主管部門批準，且嚴格按照我國相關(guān)建筑標準流程注冊審批的合法工程。通常情況下，這類工程的資料都是已經(jīng)獲得批準并具有法律效力的文件，工作人員需要將其合理、完善地保留下來。

在具體實施過程中，部分建設(shè)企業(yè)在編制管理準備階段的工程資料時存在以下問題：一方面，缺乏對建筑工程項目資料編制管理的重視。很多建設(shè)企業(yè)并不重視工程資料的編制管理工作，導(dǎo)致資料編制管理工作難以向規(guī)范化方向發(fā)展，管理人員在準備階段存在一定的主觀性，使最終得到的資料編制信息缺乏客觀性。另一方面，難以保證資料的真實性。在準備階段，編制人員大多在辦公室完成編制工作，很少前往施工現(xiàn)場實地勘察，因而難以全面了解真實的工程信息，導(dǎo)致資料失真。

2.施工資料編制管理現(xiàn)狀

施工資料的編制管理工作目前也存在一些問題，具體體現(xiàn)在以下幾方面：一是制定的編制管理制度不規(guī)范。部分建設(shè)企業(yè)對編制管理工作缺乏科學(xué)的管理制度作支撐，雖然構(gòu)建了編制管理制度，但也只是單純借鑒其他企業(yè)的管理模式，缺乏與自身企業(yè)的契合度，使制度在實際實施過程中趨于形式化。二是不能及時、有效地收集原始的建筑工程資料。工程信息資料的收集工作應(yīng)貫穿于工程建設(shè)的全過程，在施工作業(yè)中不斷補充而完成，若管理人員并未在第一時間收集原始的工程資料，則會導(dǎo)致信息遺失，難以保證工程資料編制的完整度和真實性。

3.監(jiān)理工程資料編制管理現(xiàn)狀

一方面，編制人員與審查人員的能力水平偏低，使得監(jiān)理工程規(guī)范缺乏針對性與創(chuàng)新性，同時也很難滿足現(xiàn)實需求，缺乏指導(dǎo)價值。另一方面，建設(shè)企業(yè)會選擇資歷不達標的監(jiān)理人員作為代表，導(dǎo)致編制管理工作成效不理想。

（二）建筑工程資料高效編制和管理存在的問題

1.缺乏對建筑工程資料的重視

現(xiàn)階段，企業(yè)因未意識到工程資料編制管理的重要價值，導(dǎo)致無法充分發(fā)揮其在工程驗收、質(zhì)量評定中的作用，降低了工程資料的完善程度，進而使工程記錄存在較大的隨意性。究其根本，是因為企業(yè)認為編制管理工作難以帶來直接的經(jīng)濟效益，通常會將管理重點放在施工作業(yè)方面，而忽略工程資料編制管理的重要意義，這也是在整個建筑行業(yè)的普遍現(xiàn)象。

2.管理機制尚未健全

目前，部分企業(yè)的工程資料管理工作只是用來應(yīng)對有關(guān)單位的檢查，而并未從根本上意識到工作的必要性。與此同時，企業(yè)并未形成健全、完善的工程資料管理機制，由于缺少執(zhí)行力度而流于形式，無法真正發(fā)揮實效性。

3.缺乏合理的保存機制

當下，很多企業(yè)仍未形成合理的工程資料保存機制，使得有關(guān)材料不能按照標準裝訂和管理，造成資料的錯亂甚至丟失?？陀^來說，建筑工程資料有著較高的嚴密性和邏輯性，缺少保存機制有可能導(dǎo)致頁碼順序裝訂混亂，保存位置分類缺乏邏輯性，顯著降低工程資料的管理效率。

三、建筑工程資料高效編制和管理優(yōu)化措施

（一）提高各監(jiān)管部門和施工部門的重視程度

建筑行業(yè)是我國社會經(jīng)濟發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，關(guān)乎人民群眾的人身、財產(chǎn)安全，所以，保障建筑工程的質(zhì)量非常關(guān)鍵。而建筑工程資料又是能夠直觀體現(xiàn)工程質(zhì)量的重要依據(jù)，企業(yè)唯有提高各監(jiān)管部門和施工部門對資料管理的重視程度，方可為建筑工程項目的順利開展提供參考依據(jù)。

企業(yè)可采取如下措施：首先，盡快健全建筑工程資料管理制度，并明確各部門的義務(wù)和權(quán)責。其次，加強對工程資料編制管理工作的宣傳力度，通過具體案例讓管理人員充分意識到資料對整個建筑項目的重要意義，從根本上提升對資料編制管理工作的重視。最后，加強對管理人員的技能培訓(xùn)，提升職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，同時普及資料管理的相關(guān)法律規(guī)范，使其深切認識到工程資料高效編制和管理的積極作用，使企業(yè)上至部門主管，下至基層施工人員，都能充分意識到工程資料與自身職責之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而更好地輔助管理人員完成資料的編制管理工作，確保建筑工程項目順利完成。

（二）加強管理部門的監(jiān)管力度

為進一步確保資料編制管理工作的順利實施，企業(yè)需加強監(jiān)管力度，以期充分發(fā)揮工程資料的作用。對此，可采取以下措施：一方面，可創(chuàng)建專業(yè)的監(jiān)管團隊，負責規(guī)范工程資料的編制管理工作，確保管理人員的行為規(guī)范符合相關(guān)標準，切實提高資料編制管理的效率。另一方面，可針對工程資料編制管理工作制定相應(yīng)的監(jiān)督條例與處罰機制，以此加強對該項工作的約束力，這也是保證工程資料編制和管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

（三）熟悉行業(yè)規(guī)范，確定編制依據(jù)

對于企業(yè)而言，建筑工程項目資料必須嚴格按照國家建筑設(shè)計相關(guān)質(zhì)量驗收標準編制，以《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準》及各地方建筑質(zhì)檢規(guī)范為主。由于不同地區(qū)地方政府關(guān)于建筑工程資料的編制要求存在一定的差異性，了解所屬地區(qū)的行業(yè)規(guī)范及特點、掌握編制內(nèi)容和邏輯，能極大提升建筑工程資料編制的綜合水平。在此基礎(chǔ)上，編制人員還要充分了解建筑工程材料相關(guān)的行業(yè)規(guī)范，對各環(huán)節(jié)采用的建筑材料的規(guī)格、型號及批次加以明確。針對工程項目涉及的建筑材料、配件和即將交付使用的原材料，編制人員要根據(jù)實際數(shù)量取樣，并送交相關(guān)部門質(zhì)檢，然后再進行合理編制，最后將其錄入工程日志，并做好數(shù)據(jù)信息的記錄工作，從而確保建筑材料及原始數(shù)據(jù)信息的一致性。

（四）制定各職能部門的質(zhì)量管理制度

企業(yè)需針對各職能部門制定明確的工程質(zhì)量管理制度，確保建筑工程資料的管理與存檔工作嚴格按照國家標準執(zhí)行，從而使不同職能部門各司其職，共同保障建筑工程的建設(shè)水平。從宏觀的角度來看，管理制度是企業(yè)開展工程資料管理工作的重要基礎(chǔ)，因此，完善和健全的質(zhì)量管理制度，能使管理人員在開展工作時有章可循。為此，企業(yè)不僅要使各職能部門的工作人員配合整理和收集各項資料，還要嚴格考核管理工作人員的行為，并將資料管理工作納入建設(shè)企業(yè)的財務(wù)規(guī)劃，以充分發(fā)揮質(zhì)量管理制度的實效性。除此之外，管理人員還必須及時移交建筑項目建立、生產(chǎn)運營、人員勞務(wù)、行政管理工作等各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，并建立相應(yīng)的獎懲制度和資料交接制度，以確保不同類別的工程資料均能收集齊全，涵蓋實物、照片、文本、聲像等多種資料形式，切實保障工程資料質(zhì)量達到既定標準。

（五）及時收集與整理資料

對于建筑工程項目的建設(shè)管理來說，建設(shè)企業(yè)要有效梳理和搜集工程前期的手續(xù)及工程資料，從而確保工程資料管理的有效性。對于建筑工程項目質(zhì)量情況的真實描述，則可以更加真實、全面地體現(xiàn)出建筑工程的實際施工質(zhì)量。因此，不論是所用的原料配件的實際質(zhì)量，還是各分項工程的質(zhì)量檢測報告，均可切實體現(xiàn)出實際施工情況。所以，資料的收集更需要嚴格按照施工形式及具體進度加以整合，以確保資料具備較高的準確性和及時性。

在對資料收集與整理時，管理人員應(yīng)做好如下三點：一是要做好對施工現(xiàn)場原材料和機械設(shè)備質(zhì)量檢驗的記錄工作，同時對建筑材料采樣送檢，并將檢測結(jié)果準確記錄。二是詳盡記載各施工環(huán)節(jié)的具體情況。三是在工程驗收階段，必須做好對資料的收集整理工作，包括建筑地基、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的施工狀況、工程變更簽證方案等。

（六）完善資料的保存機制

一方面，管理人員應(yīng)做好工程資料的分類管理工作。工程資料繁冗復(fù)雜，涵蓋面較為廣泛，在保存資料時應(yīng)盡可能做到精準定位，并分門別類對其加以搜集、整合與管理。這樣既可以有效保存資料，又便于日后查閱，防止資料缺失。通常情況下，工程資料可以按照準備階段文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖和工程竣工文件五種類型歸類保存，以此提高資料保存的邏輯性。管理人員在后續(xù)裝訂資料時，也需遵循及時性原則，及時裝訂和整理，防止漏頁、少頁的現(xiàn)象發(fā)生。

另一方面，管理人員還應(yīng)做好資料的收集與記錄工作。詳實、全面的建筑工程資料是工程施工質(zhì)量的重要保障。因此，管理人員要定期對建筑工程資料開展系統(tǒng)性的整理、收集與存檔。建設(shè)企業(yè)可以安排專職人員負責對各類工程資料的追蹤收集、整理存檔，同時盡量保障其與建筑項目施工進度相一致。此外，建設(shè)企業(yè)還應(yīng)在建筑項目施工流程中及時對錯漏或缺失的工程資料加以調(diào)整或彌補，以確保建筑施工竣工后的工程資料與實際的施工情況相符。

四、結(jié)束語

目前部分企業(yè)在開展建筑工程資料編制管理工作的過程中，依然存在缺乏對建筑工程資料的重視、管理機制尚未健全、缺乏合理的保存機制等問題，但是可通過提高各監(jiān)管部門和施工部門的重視程度、加強監(jiān)管部門的監(jiān)管力度、熟悉行業(yè)規(guī)范、確定編制依據(jù)、制定各職能部門的質(zhì)量管理制度、及時收集與整理資料、完善資料保存機制等優(yōu)化措施有效解決上述問題，為建設(shè)企業(yè)形成長效的發(fā)展機制添加助力。

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