高校行政管理人員綜合能力提升路徑實(shí)踐與探索

胡艷玲 林中翔 胡玲 張?zhí)?周明華 李國(guó)利 馮曉靈

摘?要：在高校的管理工作中，行政管理人員具有舉足輕重的作用，直接影響著高校的管理水平和發(fā)展前景。在社會(huì)主義核心價(jià)值觀、意識(shí)形態(tài)安全與管理體系構(gòu)建、高等教育內(nèi)涵建設(shè)等方面，高校行政管理人員均肩負(fù)重要職責(zé)。本文通過(guò)對(duì)高校行政管理人員綜合能力提升路徑和內(nèi)涵進(jìn)行探索研究，有助于推動(dòng)高校行政管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)全面提升，切實(shí)提升行政工作效率。

關(guān)鍵詞：高校；行政管理人員；綜合能力提升

中圖分類號(hào)：F24?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.10.042

高校行政管理人員是高校管理中的骨干力量，其綜合能力的提升關(guān)系著高校的運(yùn)行是否平穩(wěn)健康，管理能力與水平?jīng)Q定著工作效率與質(zhì)量。高校要適應(yīng)新時(shí)期的挑戰(zhàn)，并真正為社會(huì)發(fā)展做貢獻(xiàn)，管理者的作用不可忽視。高校是學(xué)生學(xué)習(xí)知識(shí)、提升自我、明確人生方向的重要平臺(tái)，高校行政管理人員則承擔(dān)著學(xué)生思想道德引領(lǐng)、價(jià)值觀塑造、職業(yè)方向明確的責(zé)任，對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)的提高起著積極作用。本文從高校行政管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)內(nèi)涵與路徑、高?？荚u(píng)激勵(lì)機(jī)制兩個(gè)方面進(jìn)行深入探討，以期找到適合高校行政管理人員綜合能力提升的有效路徑。

1?九種素質(zhì)全面培養(yǎng)，提升個(gè)人綜合行政能力

1.1?突出的公文處理及撰寫能力

作為辦公室管理人員要注意公文處理流程規(guī)范化，行文應(yīng)當(dāng)正確有必要，注重效用，避免無(wú)價(jià)值的公文產(chǎn)生，所以應(yīng)當(dāng)具備突出的公文處理和撰寫能力，主要體現(xiàn)在如下三方面。

1.1.1?觀察敏銳，效率優(yōu)先

作為辦公室管理工作人員，要與時(shí)俱進(jìn)，要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，尤其要培養(yǎng)敏銳的政治洞察力。如果能力不足，需要不斷磨煉。在提取材料關(guān)鍵信息時(shí)，要站在更高的角度為全體職工謀福利，代表群眾的心聲，但同時(shí)要具備冷靜而又正確的唯物主義辯證分析能力。這就要求行政管理人員必須緊跟時(shí)事，多讀黨刊書(shū)報(bào)、時(shí)事新聞，建議可設(shè)置固定的時(shí)事新聞閱讀時(shí)間以及不定期的知識(shí)小競(jìng)賽，激發(fā)學(xué)習(xí)熱情，培養(yǎng)敏銳的洞察力。通過(guò)敏銳的洞察力，快速抓取有用素材，并通過(guò)與時(shí)事進(jìn)行聯(lián)系，與教職工工作生活相關(guān)聯(lián)，做好精準(zhǔn)對(duì)接，才能找準(zhǔn)定位，寫出好看的文章，描繪好聽(tīng)的故事，打造響亮的品牌。

1.1.2?善用材料，筆下生輝

公文寫作的材料，需要大量的事實(shí)材料加以支撐，如果支撐材料過(guò)于空洞，將無(wú)法寫出有內(nèi)涵的文章。面對(duì)繁雜而又無(wú)序的材料時(shí)，這時(shí)行政管理工作人員則需要冷靜下來(lái)，做好主次分析和內(nèi)容相關(guān)性分析，找到核心的、有用的信息，去掉無(wú)用的、冗雜的信息，這樣才能寫出層次結(jié)構(gòu)清晰、主旨分明的好公文。

善于運(yùn)用材料，建議做到以下三點(diǎn)。一是做有心者，生活中、工作中，處處都能挖掘素材，比如教師采用有效的學(xué)習(xí)方法讓學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣提升、教學(xué)科研兩手抓、黨員先鋒模范作用等相關(guān)感人事跡，都可以用于公文的撰寫。二是善于保存原始的真實(shí)材料。每次重要事件或者意義重大的事件發(fā)生時(shí)，做好原始照片、過(guò)程材料的收集，便于使用時(shí)可以信手拈來(lái)。三是寫作時(shí)做一個(gè)會(huì)分析、會(huì)挖掘的人。將原始素材做好歸類，每次寫文章前，明確撰寫大綱，選擇重要的、有意義的事件，進(jìn)行重點(diǎn)描寫和刻畫(huà)，靈活地運(yùn)用素材，增強(qiáng)文章的可信度和說(shuō)服力。

1.1.3?勤學(xué)多練，增強(qiáng)本領(lǐng)

勤奮是成功的決定性因素，在公文寫作方面尤其如此。為了能夠找到有效的途徑，我們可以選擇一些優(yōu)秀的公文范本進(jìn)行閱讀和研究，建議每周抽一個(gè)固定時(shí)間，要求全體辦公管理人員開(kāi)展討論和學(xué)習(xí)。通過(guò)討論，每位員工對(duì)于如何撰寫公文的要點(diǎn)和規(guī)則，會(huì)掌握得更牢固。

此外，將所學(xué)運(yùn)用到實(shí)踐中也是非常關(guān)鍵的一環(huán)，多動(dòng)筆桿子，多練習(xí)習(xí)作，寫完后可以交由經(jīng)驗(yàn)豐富的前輩進(jìn)行指導(dǎo)，這樣便于進(jìn)行改進(jìn)。多練習(xí)不同類型的寫作內(nèi)容和文體形式，比如報(bào)告、請(qǐng)示、新聞、總結(jié)、通知、計(jì)劃、方案及函件等文體，通過(guò)對(duì)不同類型素材的練習(xí)，積累多方經(jīng)驗(yàn)，在真正運(yùn)用時(shí)才能順利寫出格式正確、內(nèi)容得體、領(lǐng)導(dǎo)滿意的好文章。水滴石穿，只要堅(jiān)持練習(xí)，多看多思多寫，終能寫出簡(jiǎn)潔有力、內(nèi)容充實(shí)、寓意深遠(yuǎn)、高瞻遠(yuǎn)矚的好文。

1.2?熟練的接待與溝通技巧

在辦公接待工作中，一是應(yīng)注意儀表禮儀、溝通禮儀、電話禮儀、接待禮儀等方面，著裝需要符合身份、遵守常規(guī)，不穿奇裝異服。二是溝通需要注意技巧，輕聲細(xì)語(yǔ)，注意方式方法。講話時(shí)需要有條不紊，井井有條，娓娓道來(lái)。三是接待工作應(yīng)注意安排周密，提前部署，注重細(xì)節(jié)。整體應(yīng)做到細(xì)心細(xì)致，給參會(huì)者提供一種舒適溫馨的感覺(jué)和氛圍。在接待過(guò)程中需要注意如下細(xì)節(jié)：一是未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不要輕易引見(jiàn)訪客。倘若沒(méi)有預(yù)約，不可擅自引見(jiàn)；二是如果領(lǐng)導(dǎo)不在或一時(shí)聯(lián)絡(luò)不上應(yīng)該向重要來(lái)客說(shuō)明原因，表示將主動(dòng)聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約見(jiàn)時(shí)間；三是讓來(lái)客等候時(shí)要注意請(qǐng)對(duì)方在適當(dāng)?shù)奈恢米?，熱情交談。最好單?dú)設(shè)置一間接待室，與平時(shí)辦公區(qū)域進(jìn)行區(qū)分，以免影響正常辦公。接待室平常要準(zhǔn)備些報(bào)刊雜志和茶水等，建議備有介紹本單位的宣傳資料，供來(lái)訪客人閱讀。

1.3?良好的應(yīng)變和環(huán)境適應(yīng)能力

日常行政管理工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣無(wú)法想象或者無(wú)法預(yù)判的意外情況出現(xiàn)，作為行政管理人員，需要從平時(shí)工作經(jīng)驗(yàn)中，以及觀察其他周圍工作人員碰到的意外情況，多分析一些意外發(fā)生后將如何解決的方法，以不變應(yīng)萬(wàn)變。在工作中，可以適時(shí)地開(kāi)展意外情況發(fā)生解決方案演練操作競(jìng)賽，設(shè)置一些可能的意外情況，比如會(huì)議過(guò)程中發(fā)現(xiàn)座位牌信息出現(xiàn)錯(cuò)誤、原本邀請(qǐng)的嘉賓不能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)中突然出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信號(hào)中斷等情況，通過(guò)演練，推演日常生活中可能出現(xiàn)的情況和應(yīng)急處理措施，加強(qiáng)辦公人員的應(yīng)變能力和環(huán)境適應(yīng)能力。因此，具備良好的應(yīng)變能力和適應(yīng)能力在行政管理工作中是非常重要的一種品質(zhì)。

1.4?健全的體魄是一切工作的基礎(chǔ)

身體健康讓我們可以擁有更多精力去面對(duì)工作中的問(wèn)題，而心理健康則能夠讓我們用正確的方式方法來(lái)看待這些問(wèn)題，只有當(dāng)我們身心都健康才能真正發(fā)揮出自己所擁有的能力，甚至可以激發(fā)出我們所蘊(yùn)含的潛在能力。保持身體健康尤為重要。

作為辦公行政管理人員，隨時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)加班等突發(fā)情況，稍不留神，身體可能出現(xiàn)異樣。在工作的同時(shí)應(yīng)該注意加強(qiáng)鍛煉，注重提升身體素質(zhì)?？稍诠ぷ鏖g隙增設(shè)關(guān)于頸椎和腰椎等的運(yùn)動(dòng)操，在運(yùn)動(dòng)放松的同時(shí)，增強(qiáng)集體凝聚力。

1.5?敬業(yè)樂(lè)群、善盡責(zé)任

在行政工作中，集體榮譽(yù)感尤為重要。辦公室主任需要協(xié)調(diào)好辦公室各組員之間的關(guān)系，工作任務(wù)來(lái)臨時(shí)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化分工，明確至每位員工，定期研討分析，合力完成任務(wù)，才能達(dá)到最佳的效果。當(dāng)出現(xiàn)利益沖突時(shí)，要做好分析研判，如何做好安排和布局，進(jìn)行優(yōu)先排序，或者進(jìn)行良性競(jìng)爭(zhēng)。一旦出現(xiàn)不良競(jìng)爭(zhēng)，將打破平衡狀態(tài)，造成工作人員不夠團(tuán)結(jié)，做事也不會(huì)往一處使勁，影響辦事效率。要想打破這一局面，我們可以引入一些特色活動(dòng)，比如辦公室人員可以以月為單位開(kāi)展集體商討活動(dòng)，而不是僅憑一己之力“埋頭苦干”，工作人員可將“疑難雜癥”進(jìn)行討論分析，獲得最佳解決辦法，這樣既提高大家的管理能力，又能形成和諧的工作環(huán)境。單位可以定期組建團(tuán)隊(duì)性的實(shí)踐活動(dòng)，注意團(tuán)隊(duì)活動(dòng)形式的多樣性，培養(yǎng)他們的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。

1.6?創(chuàng)新觀念和求知欲望

工作方面如果沒(méi)有創(chuàng)新理念，固步自封，不思進(jìn)取，很大程度上會(huì)阻礙集體和個(gè)人發(fā)展的進(jìn)程。一個(gè)單位的成長(zhǎng)和發(fā)展，主要在于不斷地創(chuàng)新，要不斷創(chuàng)新行政管理人員的工作方法，提升創(chuàng)新意識(shí)和能力。在工作中需要開(kāi)展創(chuàng)新性的研究，比如如何簡(jiǎn)化簽字流程、如何傾聽(tīng)群眾聲音、如何能更好地為職工服務(wù)，這些都是我們需要深入思考的問(wèn)題。在實(shí)際工作中，建議可以增設(shè)創(chuàng)新貢獻(xiàn)獎(jiǎng)，激勵(lì)行政管理人員創(chuàng)新性地開(kāi)展工作實(shí)踐。

在知識(shí)的探索方面，辦公室管理人員也不應(yīng)該停滯不前，建議可定期閱讀行政管理相關(guān)書(shū)籍，研討管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，在辦公室設(shè)立讀書(shū)角，隨時(shí)隨地可以取用相關(guān)書(shū)籍和資料進(jìn)行閱讀，做好閱讀筆記，酌情進(jìn)行分享，提升工作動(dòng)力，營(yíng)造良好工作氛圍。

1.7?謀劃力與執(zhí)行力

提升行政謀劃力有四大要素。一是境界要變，只有胸懷全局、理清思路、做好規(guī)劃才能運(yùn)籌帷幄。二是局勢(shì)要明，對(duì)當(dāng)前的情勢(shì)以及有可能遇到的問(wèn)題和阻礙了然于胸，才能保證萬(wàn)無(wú)一失。三是定位要準(zhǔn)，決策辦事時(shí)需要有科學(xué)定位，把推動(dòng)工作發(fā)展作為謀劃一切的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。四是結(jié)合要好，科學(xué)謀劃要把短期和長(zhǎng)期目標(biāo)緊密結(jié)合起來(lái)，不能急功近利。

提升執(zhí)行力要樹(shù)立“五化”的理念：一是全局化的執(zhí)行理念，不推遲、不推脫，迅速完成任務(wù)；二是精細(xì)化的執(zhí)行理念，思考問(wèn)題要周全細(xì)致，處理事情要精益求精；三是效能化的執(zhí)行理念，執(zhí)行工作要有分秒必爭(zhēng)的時(shí)間觀念和雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)；四是實(shí)效化的執(zhí)行理念，有效的執(zhí)行力是成敗的關(guān)鍵；五是人本化的執(zhí)行理念，要想完成一件艱巨的任務(wù)，需要營(yíng)造一種輕松、自在、積極向上的工作氛圍，以人為本，創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先。

在具體工作推動(dòng)過(guò)程中，對(duì)于個(gè)人所管理的工作范圍最好提前做出謀劃，年初擬定年度計(jì)劃，明確全年需要完成哪些重點(diǎn)任務(wù)，需要策劃幾個(gè)特色活動(dòng)，最終可能獲得哪些獎(jiǎng)項(xiàng)，制定好小目標(biāo)和大目標(biāo)，確定近期目標(biāo)和遠(yuǎn)期目標(biāo)，有了目標(biāo)才能更好的逐步去實(shí)現(xiàn)。

行政管理人員的執(zhí)行力尤其重要。任務(wù)要想完成好，需要具備較強(qiáng)的執(zhí)行力，需要組織開(kāi)展工作的人員迅速行動(dòng)起來(lái)，并且高效率的完成，這不僅需要在組織工作時(shí)具備藝術(shù)技巧，還需要內(nèi)生動(dòng)力夠強(qiáng)，內(nèi)心沒(méi)有抵觸情緒，對(duì)于一些難開(kāi)展的工作，以團(tuán)隊(duì)合力的形式，多參加管理類相關(guān)培訓(xùn)，提升團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力。

1.8?廉政意識(shí)和操守把持

辦公室工作中應(yīng)時(shí)刻繃緊廉政意識(shí)這根弦，增強(qiáng)廉潔自律意識(shí)。不斷筑牢拒腐防變的思想道德防線，在工作中時(shí)刻思廉、知廉、醒廉、警廉。個(gè)人應(yīng)積極參加單位組織的廉政教育專題活動(dòng)及自行學(xué)習(xí)相關(guān)素材，做到時(shí)刻警示自我，堅(jiān)守職業(yè)操守。我們應(yīng)杜絕一切假公濟(jì)私、貪贓枉法的現(xiàn)象出現(xiàn)，否則后果將是我們無(wú)法承受的。為避免上述情況發(fā)生，一是可在辦公室營(yíng)造廉潔辦公室的環(huán)境，通過(guò)張貼警示性標(biāo)語(yǔ)進(jìn)行提醒。二是定期召開(kāi)廉政學(xué)習(xí)會(huì)議，對(duì)廉政相關(guān)政策、文件及一些反面故事進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過(guò)現(xiàn)實(shí)故事進(jìn)行反思，

1.9?團(tuán)結(jié)務(wù)實(shí)與拼搏進(jìn)取

如何有效提升辦公室凝聚力，一直以來(lái)都是本研究團(tuán)隊(duì)深入思考和研究的課題。賦予“職場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)”新的內(nèi)涵，不是勾心斗角，而是隨時(shí)保持危機(jī)意識(shí)，不是躺在功勞簿上睡大覺(jué)或者形成“窩里斗”局面，要將所有人的戰(zhàn)斗力擰成一股繩，將力量集中起來(lái)，發(fā)揮最大優(yōu)勢(shì)。

一是可以通過(guò)每天共同進(jìn)行英語(yǔ)晨讀或詩(shī)歌誦讀，在辦公室開(kāi)設(shè)讀書(shū)角和繪畫(huà)角，可將抒發(fā)胸臆的話語(yǔ)書(shū)寫或者繪制出來(lái)，陶冶情操，激發(fā)干事熱情。

二是開(kāi)展辦公室環(huán)境美化大賽。每半年開(kāi)展辦公室環(huán)境美化大賽一次，在勞動(dòng)協(xié)作的過(guò)程中，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，領(lǐng)悟分工合作的重要性。

三是通過(guò)壓力疏導(dǎo)交流會(huì)，相互交流工作中積壓的情緒，梳理合作過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并商討對(duì)策進(jìn)行一一化解，提升工作效率。四是積極組織參加社會(huì)服務(wù)活動(dòng)，在開(kāi)展志愿活動(dòng)的過(guò)程中，關(guān)愛(ài)留守兒童、古稀老人，團(tuán)隊(duì)成員間相互溝通，為社會(huì)服務(wù)，同時(shí)可以將自身的價(jià)值最大化，與社會(huì)同頻共振。

2?做好學(xué)校頂層設(shè)計(jì)，考評(píng)與激勵(lì)機(jī)制并存

制定行政人員考評(píng)打分制和滿意度測(cè)評(píng)制，設(shè)置月度星級(jí)管理人員獎(jiǎng)項(xiàng)。通過(guò)一定的激勵(lì)機(jī)制提升干事熱情，相互促進(jìn)，從而產(chǎn)生凝聚力。除了有激勵(lì)機(jī)制外，約束和考評(píng)機(jī)制也是必須的，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)、同行、一線教師、學(xué)生等幾個(gè)層面進(jìn)行滿意度評(píng)價(jià)。具體評(píng)分機(jī)制測(cè)評(píng)表見(jiàn)表1。

總之，實(shí)現(xiàn)教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化是一個(gè)長(zhǎng)期戰(zhàn)略和漸進(jìn)過(guò)程，高校行政管理人員都是實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的行為主體。作為高校行政辦公管理人員，需要具有極強(qiáng)的敬業(yè)精神和集體榮譽(yù)感，以高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，腳踏實(shí)地的做好分內(nèi)工作，正確對(duì)待和處理公與私、得與失的關(guān)系，做到重事業(yè)、輕得失，重奉獻(xiàn)、輕索取，甘當(dāng)無(wú)名英雄。把每項(xiàng)工作做好，不斷地調(diào)整自我，適應(yīng)新時(shí)代的變化，努力學(xué)習(xí)辦公軟件技術(shù)，相互協(xié)作，用集體的力量和智慧，干出精品、爭(zhēng)創(chuàng)一流，既為所在學(xué)院或部門增光，又為單位添彩。

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