民辦高校行政管理智能化研究

李 璐

（武漢城市學(xué)院 湖北 武漢 430083）

信息是反映客觀情況的基礎(chǔ)，信息的準(zhǔn)確性和可靠性是民辦高校行政管理部門作出正確決策的前提。對(duì)于民辦高校行政管理部門而言，獲取信息的方式和利用信息的能力等，都顯得越發(fā)重要。隨著科技的發(fā)展，民辦高校行政管理智能化建設(shè)已成為必然趨勢。民辦高校行政管理均以信息管理為基礎(chǔ)，準(zhǔn)確地獲取信息，迅速地傳遞信息，高效地處理信息，快捷地利用信息是民辦高校行政管理智能化的一個(gè)重要標(biāo)志。智能化辦公將成為未來辦公空間設(shè)計(jì)的主導(dǎo)思想[1]。高校行政管理智能化有利于推進(jìn)高校行政管理規(guī)范化與信息化，提升管理水平和工作效率，推動(dòng)高校發(fā)展和辦學(xué)影響力提升[2]。

1 核心概念的解讀

1.1 人工智能

人工智能（AI）多用來指對(duì)思考和感知這樣的通用信息處理功能的研究，或是機(jī)器智能科學(xué)（MI）[3]。步入21 世紀(jì)，電腦的作用越發(fā)凸顯，功能強(qiáng)大的電腦幾乎能像人腦一樣學(xué)習(xí)、推斷、處理事情，這種電腦就是常說的人工智能電腦。何為人工智能？從《韋氏詞典》（Merriam-Webster-Dictionary）可查，人工智能是指計(jì)算機(jī)科學(xué)的一個(gè)分支，處理計(jì)算機(jī)中智能行為的模擬，機(jī)器模仿人類的智能行為。從這個(gè)定義來看，人工智能可進(jìn)入數(shù)據(jù)與數(shù)量解析的世界，特別是當(dāng)它模仿人類行為的時(shí)候。至此可提出問題：人工智能能否在民辦高校行政管理中做出一個(gè)類似人類智能的數(shù)據(jù)知情決策？由此，民辦高校行政管理智能化研究愈演愈烈。如今，圖像識(shí)別、語言翻譯、聲音識(shí)別等常規(guī)任務(wù)都已實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，人工智能已經(jīng)悄無聲息地融入我們生活的方方面面，不論我們是否知道它、喜歡它或是認(rèn)可它，我們都需要認(rèn)識(shí)到人工智能的力量，并利用它在數(shù)據(jù)與數(shù)量解析領(lǐng)域的強(qiáng)大能力。因此，如果能在民辦高校行政管理中通過人工智能的數(shù)據(jù)與數(shù)量解析能力做出更明智的決策，提升辦公效率，那么民辦高校行政管理的智能化推進(jìn)便亟待提上日程。

1.2 行政管理體制

行政管理體制是一種由行政管理機(jī)構(gòu)、制度、工作和人員等部分有機(jī)組合而成的行政管理體系，這種體制具有一定的先導(dǎo)性、可變性和全局性，它對(duì)于國家和社會(huì)的發(fā)展具有重要作用[4]。智能行政是行政管理整個(gè)系統(tǒng)的智能化，應(yīng)當(dāng)包括行政管理體制、流程、方式、人員的動(dòng)態(tài)和開放式的智能化?；谛姓芾碇悄芑芯康陌l(fā)展趨勢，研究者們不得不將移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能和5G網(wǎng)絡(luò)等多種現(xiàn)代技術(shù)手段應(yīng)用于民辦高校行政服務(wù)中，打造民辦高校行政管理智能化服務(wù)大廳，為教師培養(yǎng)、學(xué)生培育和行政管理等綜合服務(wù)體系的高效率、多渠道而服務(wù)，這也為民辦高校的行政服務(wù)帶來了全新的服務(wù)體驗(yàn)，同時(shí)，提高了民辦高校行政管理對(duì)智能化服務(wù)的滿意度[5]。民辦高校行政服務(wù)的智能化為其管理體制、流程、方式和人員的動(dòng)態(tài)提供了一站式服務(wù)，其整體結(jié)構(gòu)主要包括辦公云計(jì)算基本框架、行政管理智能化服務(wù)平臺(tái)、行政部門用戶和安全管理體系等。

2 民辦高校行政管理平臺(tái)的現(xiàn)狀

2.1 民辦高校行政管理的“痛點(diǎn)”

傳統(tǒng)的行政管理模式是以各種規(guī)章制度對(duì)管理對(duì)象進(jìn)行監(jiān)管，該模式體現(xiàn)了管理的強(qiáng)制性[6]。行政管理的智能化是高校教師教育工作和學(xué)生學(xué)習(xí)有序進(jìn)行的高效保證，是學(xué)校教學(xué)、科學(xué)研究和校園服務(wù)等工作堅(jiān)強(qiáng)后盾。探索民辦高校行政管理工作的智能化有利于提升教師教育質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。

人力依賴嚴(yán)重。民辦高校行政管理部門難度大、責(zé)任重，隨著民辦高校管理體制的不斷推進(jìn)，行政管理人員漸漸不能滿足這些及時(shí)性、實(shí)時(shí)性強(qiáng)的服務(wù)工作，也不能滿足新時(shí)代的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，在人員管理方面也很難跟蹤管理進(jìn)度和實(shí)時(shí)監(jiān)控的服務(wù)質(zhì)量，這種人力依賴亟待轉(zhuǎn)型升級(jí)。

行政化、官僚化問題嚴(yán)重。一直以來，民辦高校的管理機(jī)構(gòu)基本上是在公辦高校行政管理體制模式的模板下復(fù)制的，加之民辦高校的行政管理存在嚴(yán)重的行政化和官僚化，導(dǎo)致行政管理工作的效率降低。諸如行政管理的機(jī)構(gòu)重疊比比皆是，權(quán)力和責(zé)任體系極不平衡，人事設(shè)置上也是人事分離跡象明顯，這些問題皆是由行政化、官僚化衍生出來的。

2.2 民辦高校智能辦公的引入

高校行政管理的智能化是民辦高校自我發(fā)展的內(nèi)在需求，管理效能是高校綜合能力的體現(xiàn)，民辦高校行政管理的智能化要適應(yīng)人工智能的挑戰(zhàn)，就不能一味地照搬以往的官僚科層制管理方法，為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，可見民辦高校行政管理的效能是核心，而這種效能的提升需要行政管理理念的完善，人工智能科技手段的運(yùn)用以及辦公方式方法的改進(jìn)。為此，民辦高校行政管理的智能化在高校教育改革中的位置和意義變得愈發(fā)重要。把互聯(lián)網(wǎng)引入高校行政管理之中，能發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，提高管理效能[7]。

智能化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。智能行政是行政管理整個(gè)系統(tǒng)的智能化，應(yīng)當(dāng)包括行政管理體制、流程、方式、人員的動(dòng)態(tài)和開放式的智能化，以及行政文化、特別是行政倫理、行政觀念、行政制度與行政智能化的有機(jī)融合。要提升民辦高校行政管理的效能，采取智能化管理是必然的發(fā)展趨勢。進(jìn)行智能化管理，可以使許多具有程序化、規(guī)范化的日常性事務(wù)和技術(shù)性要求較強(qiáng)的事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，更快捷、更有效地進(jìn)行信息的組織，對(duì)資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)等。并可以借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行分析處理，使管理者能夠比過去更快更好地對(duì)復(fù)雜問題作出正確的決策。

3 民辦高校行政管理平臺(tái)的建設(shè)與探索

3.1 民辦高校行政管理平臺(tái)智能化需求分析

虛擬化、智能化的民辦高校行政管理理念引人入勝。虛擬化的民辦高校行政管理就是指民辦高校行政人員不僅僅是依賴工業(yè)時(shí)代的辦公條件，而更多的是因時(shí)因地巧妙結(jié)合智能化辦公開展行政業(yè)務(wù)。這與傳統(tǒng)的民辦高校行政管理工作行為相比，5G 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代使得民辦高校行政管理工作行為的范圍幾乎無限擴(kuò)大，智能化辦公條件將人的交往空間擴(kuò)展到整個(gè)地球網(wǎng)絡(luò)的群體之間。行政管理體制、流程、方式、人員的動(dòng)態(tài)在形態(tài)上發(fā)生了革命性的變化，無時(shí)空限制的虛擬化辦公打破了傳統(tǒng)行政辦公界限的限制。在行政智能化管理平臺(tái)基礎(chǔ)上的民辦高校里，辦公人員可以直接進(jìn)行管理體制、流程、方式和人員操作?！疤摂M行政”或是“電子行政”是對(duì)傳統(tǒng)民辦高校行政管理智能化辦公的一大革命與創(chuàng)新，是一個(gè)嶄新的行政管理模式。

傳統(tǒng)的民辦高校行政管理的弊端之一是管理工作的時(shí)滯性。新時(shí)代的民辦高校行政管理工作主要依靠知識(shí)、技能和現(xiàn)代化管理手段，可見知識(shí)和智能化成了民辦高校行政管理的核心。民辦高校行政管理的智能化是與傳統(tǒng)的人事管理思想向現(xiàn)代人力資源管理工作轉(zhuǎn)變緊密相連的，民辦高校行政管理智能化將使更多的體力勞動(dòng)者變?yōu)橹橇趧?dòng)者。

3.2 民辦高校行政管理平臺(tái)智能工作流研究

走進(jìn)新時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校行政管理開始逐步朝著自動(dòng)化、智能化的方向快速發(fā)展。隨之，民辦高校行政管理平臺(tái)智能工作流相關(guān)技術(shù)的研究也越來越受重視，工作流不但能夠自動(dòng)化地處理民辦高校行政管理相關(guān)的活動(dòng)和任務(wù)，還能夠減少人機(jī)交互處理過程中帶來的潛在錯(cuò)誤，而且能夠精確化管理體制、流程、方式和人員操作等每一個(gè)處理步驟，極大提高行政管理辦公的效率。近年來，在大數(shù)據(jù)、5G 通訊和人工智能的背景下，民辦高校行政管理平臺(tái)智能工作流中的行政業(yè)務(wù)流程逐漸變得復(fù)雜起來，所面臨的權(quán)限、數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境也日趨復(fù)雜，由民辦高校行政管理平臺(tái)智能化需求分析引起的行政辦公業(yè)務(wù)過程重新建?；蛴删S護(hù)升級(jí)引起的過程模式變更和改進(jìn)也變得日趨頻繁。在這種動(dòng)態(tài)多變的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境之下，民辦高校行政管理系統(tǒng)如何快速識(shí)別出辦公任務(wù)，然后快速高效并有針對(duì)性地處理民辦高校行政管理平臺(tái)智能工作流問題，也已成為目前智能工作流研究的關(guān)鍵問題。在民辦高校行政管理工作過程中會(huì)遇到很多復(fù)雜多變情況，導(dǎo)致管理體制、流程、方式和人員操作無法做到自適應(yīng)，這將會(huì)大大影響工作流的辦公效率。因此，需要通過智能工作流的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)地調(diào)整管理平臺(tái)里的任務(wù)設(shè)定，以及行政管理業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)變更和自動(dòng)升級(jí)，在智能工作流的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)行政管理自適應(yīng)辦公模式。

3.3 民辦高校行政管理平臺(tái)文件自動(dòng)分發(fā)研究

自動(dòng)化對(duì)民辦高校行政管理平臺(tái)文件自動(dòng)分發(fā)研究是至關(guān)重要的，它有助于民辦高校行政管理體制、流程、方式和人員動(dòng)態(tài)管理的實(shí)時(shí)協(xié)作、評(píng)估采集，以及提供增強(qiáng)的信息采集與辦公資源利用工具。可見，自動(dòng)化辦公平臺(tái)能夠不斷提升整個(gè)平臺(tái)文件自動(dòng)分發(fā)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)有效性。民辦高校行政管理平臺(tái)文件自動(dòng)分發(fā)研究可以整合平臺(tái)文件的任務(wù)派給、采集、處理和分發(fā)。行政管理文件的自動(dòng)分發(fā)作為民辦高校行政管理平臺(tái)智能化辦公系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，其重要功能是行政管理的任務(wù)分配、數(shù)據(jù)處理和利用，這些功能涵蓋了接收和處理選定的行政管理數(shù)據(jù)，控制選定的辦公文件系統(tǒng)以及提供各種影響文件自動(dòng)化分發(fā)數(shù)據(jù)的客觀條件。

4 結(jié)語

當(dāng)前國家對(duì)民辦高校進(jìn)行了管理體制的改革，這給民辦高校帶來了很好的發(fā)展機(jī)遇。民辦高校要很好地發(fā)展就必須適應(yīng)當(dāng)前智能化管理的趨勢，因此，采取智能化輔助行政管理勢在必行。面對(duì)充滿挑戰(zhàn)與機(jī)遇的新時(shí)代，民辦高校在調(diào)整和制定新的行政管理模式以順應(yīng)時(shí)勢，以期在21 世紀(jì)搶占智能化辦公的制高點(diǎn)，這種全面網(wǎng)絡(luò)化、信息化和智能化是民辦高校行政管理的一個(gè)重要目標(biāo)。