淺談報(bào)告與請(qǐng)示的行文規(guī)則

文/莆田市人民政府辦公室 陳麗華

2012年頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）中明確規(guī)定，行文規(guī)則是指機(jī)關(guān)行文中必須遵循的規(guī)定和原則，包括堅(jiān)持公文處理原則、正確處理行文關(guān)系、準(zhǔn)確把握行文方向，以恰當(dāng)?shù)男形姆绞叫形牡?。按其方式分為：上行文、下行文和平行文。?qǐng)示、報(bào)告都屬于上行文，是公務(wù)活動(dòng)中使用頻率較高的兩種公文?！稐l例》指出，請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。然而，筆者結(jié)合多年從事文電工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)二者常被混用、誤用。因此，試圖深入分析公務(wù)行文中報(bào)告與請(qǐng)示被混用、誤用的原因，并探討報(bào)告與請(qǐng)示的行文規(guī)則。

一、報(bào)告與請(qǐng)示行文規(guī)則的異同點(diǎn)

（一）報(bào)告與請(qǐng)示的相同點(diǎn)。主要有以下方面：

1.行文規(guī)則的方向性。二者都是上行文，具有專向性，只能發(fā)往具備隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)。二者行文都必須標(biāo)注簽發(fā)人，由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

2.行文規(guī)則的相同性。二者都是在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，下級(jí)單位不得直接發(fā)請(qǐng)示或報(bào)告給上級(jí)單位負(fù)責(zé)人，也不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)單位或負(fù)責(zé)人個(gè)人發(fā)文。

3.重大事項(xiàng)的上行文原則性。黨政機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示重大事項(xiàng)，必須經(jīng)過本級(jí)黨政機(jī)關(guān)上會(huì)研究同意或授權(quán)，方可上行文。

4.生效標(biāo)識(shí)的法定性。二者都應(yīng)加蓋公章方可生效。印章是鑒定公文真?zhèn)蔚闹匾獦?biāo)志，也是公文生效的法定標(biāo)識(shí)，報(bào)告、請(qǐng)示若未加蓋印章的，視為無效公文。

（二）報(bào)告與請(qǐng)示的不同點(diǎn)。主要有以下方面：

1.二者的行文內(nèi)容要求不同。報(bào)告的內(nèi)容要求既可一文一事，也可一文數(shù)事；既可以是綜合性的，也可以是專題性的，涉及范圍較廣。而請(qǐng)示的內(nèi)容要求則必須是一文一事，即一篇請(qǐng)示公文所提及的請(qǐng)求事項(xiàng)，必須是單一性質(zhì)的，行文時(shí)不能將不同性質(zhì)的多個(gè)事項(xiàng)混合于同一篇公文中。

2.二者的附注不同。請(qǐng)示須標(biāo)注聯(lián)系人的姓名和電話，以便上級(jí)部門溝通聯(lián)系、補(bǔ)充資料。報(bào)告則無此要求。

3.二者的行文時(shí)限不同。報(bào)告的時(shí)限性要求較弱。報(bào)告的行文時(shí)間可以在事后、事前或事中。而請(qǐng)示的行文時(shí)限性要求更強(qiáng)，只能在事前，并且必須等上級(jí)機(jī)關(guān)明確表態(tài)后才能付諸行動(dòng)。如事情已著手做了才請(qǐng)示，屬于“先斬后奏”，是違反管理規(guī)定和組織紀(jì)律的。

4.二者的報(bào)送要求不同。報(bào)告要求把發(fā)生在本單位的客觀情況、事實(shí)進(jìn)行陳述，目的是讓上級(jí)機(jī)關(guān)知曉，供領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)參考，以便上級(jí)機(jī)關(guān)科學(xué)決策和指導(dǎo)工作。而請(qǐng)示則要遵循“確有必要”的原則，是下級(jí)單位需要辦理但在自己職權(quán)范圍內(nèi)無權(quán)解決或無力解決的事項(xiàng)，必須先制發(fā)公文，及時(shí)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批示或批準(zhǔn)。

5.二者的寫作篇幅不同。報(bào)告可分為專題報(bào)告和綜合報(bào)告兩種。專題報(bào)告為一文一事，篇幅簡(jiǎn)短。綜合報(bào)告則可一文數(shù)事，內(nèi)容涉及面廣、材料較多，因而占用的篇幅較長。請(qǐng)示必須遵循“一文一事”的原則要求，寫作簡(jiǎn)約明了，敘述不宜過細(xì)、過長，否則會(huì)影響上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況，讓上級(jí)機(jī)關(guān)誤以為是報(bào)告。

6.上級(jí)機(jī)關(guān)反饋方式的不同。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)上來的報(bào)告以“閱件”方式處理，可以不用回復(fù)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)上來的請(qǐng)示則必須逐一答復(fù)，并以批復(fù)方式作答。

7.二者的文種標(biāo)題不同。二者文種有著明確的適用范圍，是不能合用、混用的，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容來確定文種。報(bào)告的標(biāo)題中不能含有“請(qǐng)示”二字，請(qǐng)示的標(biāo)題中也不能出現(xiàn)“報(bào)告”二字。

8.二者的結(jié)束用語不同。報(bào)告是向上級(jí)反映客觀情況、事實(shí)的，結(jié)束用語多用“謹(jǐn)此報(bào)告，請(qǐng)閱知”“特此報(bào)告”等等。請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出肯定性請(qǐng)求的，結(jié)束用語多用帶有期望回復(fù)性質(zhì)的謙和語句，如“請(qǐng)批示”“請(qǐng)批準(zhǔn)”“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”等等，不能用命令口吻的語句。

9.二者的歸檔處理不同。筆者從事過文件歸檔工作，深知文件歸檔是機(jī)關(guān)公文處理的最后關(guān)口，是將辦畢的公文作為檔案保存的重要一環(huán)。報(bào)告是供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解下情的，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)報(bào)告不負(fù)答復(fù)責(zé)任。請(qǐng)求則不同，遵循“有請(qǐng)必復(fù)”原則，上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)有批復(fù)責(zé)任。作為發(fā)文機(jī)關(guān)，請(qǐng)示類文件歸檔時(shí)應(yīng)將上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)一并歸檔處理，報(bào)告類文件則無此類要求。

二、報(bào)告與請(qǐng)示在行文中經(jīng)常出現(xiàn)的問題

（一）誤把報(bào)告當(dāng)作請(qǐng)示。報(bào)告用于及時(shí)反映本單位在工作中遇到的新問題、特殊事件、災(zāi)害性事故等情況，是下傳上達(dá)的重要工具，重要特點(diǎn)是匯報(bào)工作，行文中把發(fā)生在本單位的情況如實(shí)表述清楚即可。如《xx縣人民政府關(guān)于xx縣xx中學(xué)不明原因肺炎的請(qǐng)示》，主送xx市人民政府。該文是匯報(bào)不明原因肺炎的事件，屬于情況報(bào)告，不屬于請(qǐng)求，行文標(biāo)題應(yīng)改為《xx縣人民政府關(guān)于xx縣xx中學(xué)不明原因肺炎的報(bào)告》。

（二）誤把請(qǐng)示當(dāng)作報(bào)告。即發(fā)文單位向上行文時(shí)誤把請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示當(dāng)作報(bào)告。如《xx市體育局關(guān)于邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)出席xx市第五屆運(yùn)動(dòng)會(huì)開幕式的報(bào)告》，主送xx市政府。該文文種使用不當(dāng)，請(qǐng)求市領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)參加開幕式是有明確的請(qǐng)示事項(xiàng)，應(yīng)改為《xx市體育局關(guān)于邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)出席xx市第五屆運(yùn)動(dòng)會(huì)開幕式的請(qǐng)示》，用報(bào)告文種顯然不符。

（三）報(bào)告與請(qǐng)示合并使用。這兩個(gè)文種適用的范圍有明顯的界線，是不能合并使用的。若一份公文內(nèi)容既有情況匯報(bào)又有問題請(qǐng)求解決，就很容易誤事。如《xx市經(jīng)貿(mào)委關(guān)于我市與馬來西亞xx集團(tuán)簽訂戰(zhàn)略合作框架協(xié)議有關(guān)事宜的請(qǐng)示報(bào)告》，主送市政府并報(bào)市委，該文既匯報(bào)馬來西亞xx集團(tuán)與我市戰(zhàn)略合作框架協(xié)議的落地情況，又懇請(qǐng)市委、市政府主要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見馬來西亞xx集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)并見證簽約儀式。其內(nèi)容既有報(bào)告性質(zhì)又有請(qǐng)示性質(zhì)，混在一起，模棱兩可，不符合行文規(guī)則。

（四）一件公文含數(shù)項(xiàng)請(qǐng)示。請(qǐng)示必須遵循“一文一事”的原則，一件公文只能請(qǐng)求一個(gè)事項(xiàng)，以便請(qǐng)求事項(xiàng)的審核、辦理和答復(fù)。但在實(shí)際文電工作中，一些請(qǐng)求性質(zhì)的公文一文包含多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)不具體等現(xiàn)象并不鮮見，這樣必然影響請(qǐng)示事項(xiàng)的辦理效果。如《xx市委黨校關(guān)于培訓(xùn)交流中心改擴(kuò)建工程和校辦食堂擬對(duì)外經(jīng)營承包招標(biāo)相關(guān)事宜的請(qǐng)示》。該文又是擴(kuò)建工程又是食堂擬對(duì)外經(jīng)營承包招標(biāo)，涉及2個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)，不利于上級(jí)機(jī)關(guān)批示答復(fù)，應(yīng)改為“一文一事”行文上報(bào)。另外，在向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示行文時(shí)，應(yīng)附必要的情況說明、背景材料等，以提高請(qǐng)示事項(xiàng)的辦理效率。

（五）行文的簽發(fā)人標(biāo)注錯(cuò)誤。一是上行公文漏標(biāo)簽發(fā)人。二是上行公文簽發(fā)人不是該單位的行政首長。三是標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)。如《xx市教育局關(guān)于2022年全市高考成績(jī)情況的報(bào)告》，主送市政府領(lǐng)導(dǎo)，簽發(fā)人：xxx局長。該文錯(cuò)誤添加了簽發(fā)人職務(wù)。

（六）行文的標(biāo)題不規(guī)范。公文標(biāo)題要求簡(jiǎn)明且文種恰當(dāng)，是公文的“門面”，需重點(diǎn)審查。完整的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分構(gòu)成。上行文標(biāo)題經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：一是沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。如《關(guān)于2012年度市級(jí)土地儲(chǔ)備計(jì)劃的請(qǐng)示》，該文沒有標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，應(yīng)改為《xx市自然資源局xx市土地儲(chǔ)備中心關(guān)于2012年度市級(jí)土地儲(chǔ)備計(jì)劃的請(qǐng)示》。二是有多個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)的，不同機(jī)關(guān)名稱之間沒用空格分開或加用頓號(hào)。三是標(biāo)題回行造成詞義不完整，特別是虛詞不能轉(zhuǎn)為下一行的首字。四是標(biāo)題排列不恰當(dāng)。如出現(xiàn)了上下長度一樣的長方形排列或上下長、中間短的沙漏型排列，正確的應(yīng)該使用菱形或梯形排列。

（七）越級(jí)上行文。如無特殊情況，一般不能越級(jí)向上行文，這種不規(guī)范的做法，會(huì)打亂正常的程序，反而使行文請(qǐng)求的事項(xiàng)得不到及時(shí)解決。如《xx鎮(zhèn)人民政府關(guān)于要求補(bǔ)助臺(tái)風(fēng)災(zāi)后xx海堤修復(fù)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，主送機(jī)關(guān)是xx市人民政府。鎮(zhèn)級(jí)政府向市政府報(bào)送請(qǐng)示，越過了區(qū)級(jí)政府，屬于越級(jí)行文，違反了行政隸屬關(guān)系與職權(quán)范圍確定。該文的正確行文是鎮(zhèn)級(jí)人民政府首先向區(qū)級(jí)人民政府請(qǐng)示，由區(qū)級(jí)人民政府轉(zhuǎn)報(bào)市級(jí)人民政府研究辦理。

（八）文種錯(cuò)用。筆者在多年文電實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)不少文種錯(cuò)用現(xiàn)象，如不相隸屬單位之間請(qǐng)求批準(zhǔn)、商洽事情、咨詢和答復(fù)事項(xiàng)采用了請(qǐng)示和報(bào)告文種，又如向省人民政府辦公廳反饋落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示情況的也用了報(bào)告文種，等等。像這些機(jī)關(guān)單位之間沒有隸屬關(guān)系的相互行文，可以用“函”這一文種。函的形式多樣化，可平行文、上行文和下行文，如《xx市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局關(guān)于申請(qǐng)撥付經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，主送市財(cái)政局。市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局向市財(cái)政局行文，屬于平級(jí)機(jī)關(guān)之間行文，不必使用上行文，使用平行文即可，應(yīng)改為《xx市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局關(guān)于申請(qǐng)撥付經(jīng)費(fèi)的函》。又如《xx市水利局關(guān)于貫徹落實(shí)市領(lǐng)導(dǎo)批示精神情況的報(bào)告》，主送市政府辦公室，發(fā)文機(jī)關(guān)和主送機(jī)關(guān)之間沒有隸屬關(guān)系，該文是向市政府辦公室反饋落實(shí)市領(lǐng)導(dǎo)批示精神的情況，一般用函的形式印發(fā)即可，應(yīng)改為《xx市水利局關(guān)于貫徹落實(shí)市領(lǐng)導(dǎo)批示精神情況的函》。

（九）使用《條例》未規(guī)定的文種。如使用呈閱件，有些單位在請(qǐng)示問題、匯報(bào)工作時(shí)喜歡使用呈閱件，直接呈送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，這屬于不合規(guī)定的文種亂用；有些單位喜歡使用請(qǐng)求和情況匯報(bào)等未規(guī)定文種，如《xx縣人民政府關(guān)于請(qǐng)求撥付鄉(xiāng)村振興建設(shè)資金的請(qǐng)求》，主送市政府，屬于上行文，該標(biāo)題使用非法定文種，應(yīng)改為《xx縣人民政府關(guān)于請(qǐng)求撥付鄉(xiāng)村振興建設(shè)資金的請(qǐng)求》，還如《xx市教育局關(guān)于xx中學(xué)食堂學(xué)生食物中毒的情況報(bào)告》，也是使用了非法定文種，應(yīng)改為《xx市教育局關(guān)于xx中學(xué)學(xué)生食堂食物中毒情況的報(bào)告》。

（十）聯(lián)合行文的錯(cuò)誤。一是不同級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文。如《xx市教育局xx區(qū)教育局關(guān)于申請(qǐng)籌建xx私立高中學(xué)校的請(qǐng)示》，主送xx市人民政府。聯(lián)合行文的主體要求是同一級(jí)機(jī)關(guān)，高一級(jí)機(jī)關(guān)的行文沒有必要附上下一級(jí)機(jī)關(guān)，該文只需由xx市教育局行文即可。二是需要聯(lián)合行文的卻單獨(dú)發(fā)文。如一個(gè)事項(xiàng)涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門的，個(gè)別部門就單位發(fā)文或各部門各自發(fā)文；或一個(gè)事項(xiàng)需要多個(gè)部門協(xié)商解決的，在未協(xié)商一致的情況下就聯(lián)合發(fā)文。三是聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)注主辦單位簽發(fā)人姓名，沒有標(biāo)注聯(lián)合發(fā)文單位其他簽發(fā)人姓名。

（十一）主送機(jī)關(guān)標(biāo)注錯(cuò)誤。常出現(xiàn)六種錯(cuò)誤：

1.沒有使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如“xx市衛(wèi)生健康委員會(huì)”可以簡(jiǎn)稱為“xx市衛(wèi)健委”，誤簡(jiǎn)稱“xx市健康委員會(huì)”；

2.沒有主送機(jī)關(guān)造成多頭請(qǐng)示。有些單位因一個(gè)問題或一件事項(xiàng)而多頭請(qǐng)示，反而造成誤會(huì)，出現(xiàn)多方回復(fù)或幾方都不回復(fù)，導(dǎo)致事情難辦。因此，行文時(shí)應(yīng)確定一個(gè)主送機(jī)關(guān)，從而可以明確由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)；

3.排版位置不正確。行文時(shí)主送機(jī)關(guān)沒有頂格編排；

4.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范。同級(jí)同類機(jī)關(guān)之間應(yīng)使用頓號(hào)隔開，主送機(jī)關(guān)結(jié)束應(yīng)使用冒號(hào)。常見錯(cuò)誤如主送機(jī)關(guān)寫成“市委，市政府?！保_應(yīng)改為“市委、市政府：”；

5.直接主送或抄送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。如市政府并報(bào)xx市長；或如《xx市民政局關(guān)于提高貧困戶生活補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)問題的請(qǐng)示》，主送xx市副市長。該行文以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送上行公文不合規(guī)定，應(yīng)將改為主送機(jī)關(guān)xx市人民政府；

6.主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤。如《xx管委會(huì)關(guān)于邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)出席xx論壇活動(dòng)的請(qǐng)示》，主送機(jī)關(guān)寫成“xx市人民政府辦公室”就屬這類錯(cuò)誤，正確的行文方式是把主送機(jī)關(guān)改為“xx市人民政府”。

（十二）印章使用不規(guī)范。常出現(xiàn)四種錯(cuò)誤：一是未加蓋印章，報(bào)告和請(qǐng)示均須加蓋公章。二是印章位置不規(guī)范。印章加蓋位置應(yīng)在《條例》要求的范圍內(nèi)。三是聯(lián)合發(fā)文署名及加蓋公章不規(guī)范。如只標(biāo)注主辦單位名稱、未標(biāo)注聯(lián)署單位名稱的以及未署名只加蓋公章的。四是印章前后順序混亂。多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文加蓋印章時(shí)，協(xié)辦機(jī)關(guān)在前，主辦機(jī)關(guān)在后。

（十三）成文日期標(biāo)注不規(guī)范。常出現(xiàn)五種錯(cuò)誤：

1.沒有標(biāo)注成文日期；

2.聯(lián)合發(fā)文的簽發(fā)日期早于各簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的最遲簽發(fā)日期；

3.成文日期使用漢字標(biāo)注。正確的應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；

4.沒有標(biāo)全成文日期。如標(biāo)注為x年x月，正確的應(yīng)該標(biāo)注到x年x月x日；

5.行文日期自編虛位。如把2022年8月8日自編成2021年08月08日。

（十四）公開屬性設(shè)置不正確。報(bào)告和請(qǐng)示屬于內(nèi)部資料，在行文時(shí)不必添加（此件不以公開）或（此件主動(dòng)公開）的公開屬性標(biāo)識(shí)。

（十五）公文排版不正確。跟其他公文要求一樣，正文每個(gè)自然段首行須縮進(jìn)2字，公文首頁須顯示正文，印章與正文必同處一頁，不留任何空白。同時(shí)還要注意堵上變?cè)旃牡穆┒?。在多年的文電工作?shí)踐中，經(jīng)常會(huì)收到“此頁無正文”的錯(cuò)誤公文，即正文之后空白容不下印章的空間時(shí)，就把印章蓋到下一空白頁，并在空白頁第1行加上“此頁無正文”標(biāo)識(shí)，這樣做法會(huì)給變?cè)旃牧粝驴臻g。

三、結(jié)語

公文是機(jī)關(guān)履行職能和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。規(guī)范行文規(guī)則，對(duì)于保證公文結(jié)構(gòu)的完整性，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)速度和處理效率有著實(shí)際意義。在實(shí)際工作中，報(bào)告與請(qǐng)示的混用、誤用，不利于公文的處理和使用，容易造成上級(jí)機(jī)關(guān)錯(cuò)批或者漏批文件，延誤情況掌握和事情處理。為了確保上級(jí)機(jī)關(guān)能及時(shí)掌握情況，更好地做出正確決策，我們應(yīng)該加強(qiáng)公文標(biāo)準(zhǔn)化寫作知識(shí)訓(xùn)練，加強(qiáng)公文審核把關(guān)，準(zhǔn)確地報(bào)送報(bào)告與請(qǐng)示，在日常公務(wù)工作中應(yīng)避免出現(xiàn)報(bào)告與請(qǐng)示不分的現(xiàn)象。