集團(tuán)化企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐與探索

文/北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司 楊娜 侯愷

一、企業(yè)數(shù)字檔案室的內(nèi)涵及建設(shè)意義

（一）內(nèi)涵。《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》明確，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是指企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對(duì)本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺(tái)。對(duì)于數(shù)字檔案館（室）的闡述，明確了企業(yè)數(shù)字檔案室應(yīng)具備的主要功能，與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館（室）相比，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是對(duì)檔案管理的改革和創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理向系統(tǒng)化、信息化、智能化的方向發(fā)展。

（二）建設(shè)意義。第一，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有機(jī)整合。數(shù)字檔案室系統(tǒng)與OA系統(tǒng)及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，各類檔案資源實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一、規(guī)范管理，有效地解決了目前電子文件分散、不便利用、文件保管成本高、信息孤立等問題。第二，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。數(shù)字檔案室的建立，使電子文件從原來由業(yè)務(wù)系統(tǒng)的生成、審批、定稿、歸檔升級(jí)到數(shù)字檔案室系統(tǒng)的收、管、存、用，整個(gè)生命周期實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化管理，有效提高了檔案工作的效率。第三，開發(fā)檔案信息資源，提升檔案服務(wù)水平。打破傳統(tǒng)檔案利用時(shí)間空間的限制，對(duì)整合后的檔案資源進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化組織，使“靜態(tài)檔案”轉(zhuǎn)換為“動(dòng)態(tài)信息”，發(fā)揮檔案的重要價(jià)值，為檔案利用者提供個(gè)性化服務(wù)，同時(shí)為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)。

二、企業(yè)檔案現(xiàn)狀及檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案現(xiàn)狀。北京公交集團(tuán)成立于1921年，是以經(jīng)營地面公共交通客運(yùn)業(yè)務(wù)為依托，集城市客運(yùn)、公交旅游、廣告?zhèn)髅健⑵囦N售、汽車租賃為一體的國有獨(dú)資大型公交企業(yè)集團(tuán)。北京公交集團(tuán)室藏檔案數(shù)量較大，檔案資源豐富，具有很高的歷史價(jià)值。截至2021年11月底，全系統(tǒng)管理260個(gè)全宗，文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、合同、實(shí)物六類檔案，檔案門類齊全。機(jī)關(guān)總部紙質(zhì)檔案1.1萬余卷，3.4萬余件，實(shí)物檔案近3000件，下屬單位紙質(zhì)檔案1.1萬余卷，近9萬件，實(shí)物檔案1.5萬余件。

（二）檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀?！笆濉逼陂g，北京公交集團(tuán)在不斷發(fā)展完善信息化的同時(shí)，開始向數(shù)字化階段轉(zhuǎn)型。北京公交檔案管理系統(tǒng)1.0版本于2017年上線試運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了與OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的對(duì)接，截至目前已完成33個(gè)全宗的搭建工作，形成各類檔案條目共計(jì)近11萬條。但是，除了與OA系統(tǒng)對(duì)接外，尚未實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)使得歸檔范圍界定難度較大，電子文件的歸檔及規(guī)范化管理是亟需解決的難題。

2021年12月，北京公交集團(tuán)為積極響應(yīng)市委、市政府對(duì)企業(yè)檔案信息化工作的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化，啟動(dòng)了數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目，并于2022年被列入國家企業(yè)數(shù)字檔案室的試點(diǎn)企業(yè)。目前，北京公交集團(tuán)數(shù)字檔案室項(xiàng)目處于建設(shè)階段。

三、企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程與實(shí)踐

本文以北京公交集團(tuán)數(shù)字檔案室建設(shè)為例，詳細(xì)論述了數(shù)字檔案室的建設(shè)過程與具體實(shí)踐，并進(jìn)行了深度思考和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)字化加工軟硬件設(shè)施。1.企業(yè)總部搭建了核心機(jī)房、虛擬化平臺(tái)、軟硬件資源池等。2.引入了涉密一體機(jī)、磁光電一體機(jī)、堡壘機(jī)等，保證了數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)與備份。3.啟動(dòng)數(shù)據(jù)湖項(xiàng)目，提供海量數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、價(jià)值挖掘、云計(jì)算等專業(yè)服務(wù)。4.分配了系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器、接口服務(wù)器、全文檢索服務(wù)器、OCR服務(wù)器等。5.配備了高速掃描儀、平板掃描儀、A0掃描儀、高拍儀、電腦、打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，以及數(shù)字化加工軟件，大大提高了數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作效率。

（二）數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)。根據(jù)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，在北京公交檔案管理系統(tǒng)1.0版本基礎(chǔ)上進(jìn)行了全面升級(jí)：1.對(duì)收集、整理、移交、接收、借閱、利用、鑒定銷毀等功能進(jìn)行了全面升級(jí)開發(fā)。2.新增了日志統(tǒng)計(jì)、年報(bào)統(tǒng)計(jì)、全宗卷管理、原文級(jí)元數(shù)據(jù)管理、三員管理、檔案編研、OCR自動(dòng)識(shí)別、虛擬庫房管理等功能。3.選定OA系統(tǒng)、線網(wǎng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、車輛技術(shù)管理平臺(tái)4個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。4.對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔范圍、歸檔規(guī)則、元數(shù)據(jù)信息以及系統(tǒng)間對(duì)接的技術(shù)接口方案進(jìn)行確定。5.實(shí)現(xiàn)了本企業(yè)主營業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理模式，構(gòu)建企業(yè)特色電子檔案專題庫，充分發(fā)揮了檔案應(yīng)有的價(jià)值。

（三）數(shù)字檔案資源建設(shè)。按照國家檔案局《關(guān)于開展企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)工作的通知》（以下簡稱《通知》）要求，北京公交集團(tuán)總部及26家下屬單位被列入本次企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案室項(xiàng)目的試點(diǎn)單位。按照《通知》中對(duì)數(shù)字檔案室項(xiàng)目驗(yàn)收要求，企業(yè)總部傳統(tǒng)載體數(shù)字化率需達(dá)標(biāo)90%，納入試點(diǎn)的26家下屬企業(yè)室藏檔案數(shù)字化率需達(dá)標(biāo)70%。

為了按要求完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換任務(wù)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層開展了如下工作：1.組建數(shù)字化轉(zhuǎn)換自有團(tuán)隊(duì)。從集團(tuán)下屬單位選拔有數(shù)字化加工工作經(jīng)驗(yàn)的人員組建團(tuán)隊(duì)，邀請(qǐng)專家講授檔案基礎(chǔ)知識(shí)及各類軟硬件設(shè)施的使用方法。2.有效組織數(shù)字化轉(zhuǎn)換人員。根據(jù)各單位室藏檔案情況及距離遠(yuǎn)近，將轉(zhuǎn)換人員分為試點(diǎn)單位現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)換組、試點(diǎn)單位集中轉(zhuǎn)換組、機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)換組。試點(diǎn)單位現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)換組負(fù)責(zé)檔案數(shù)量較多、年代較久遠(yuǎn)的單位室藏檔案轉(zhuǎn)換，試點(diǎn)單位集中轉(zhuǎn)換組負(fù)責(zé)距離較遠(yuǎn)、人員不便前往的遠(yuǎn)郊區(qū)縣單位，機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)換組負(fù)責(zé)集團(tuán)總部所有門類室藏檔案的轉(zhuǎn)換工作。3.明確數(shù)字化轉(zhuǎn)換范圍。北京公交集團(tuán)根據(jù)室藏檔案情況，進(jìn)行了檔案價(jià)值的鑒定，明確數(shù)字化加工的范圍，對(duì)利用頻繁、形成年代相對(duì)較早、價(jià)值珍貴的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。4.制定了數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作方案。對(duì)轉(zhuǎn)換工作的開展形式、人員的分配、轉(zhuǎn)換工作流程、轉(zhuǎn)換時(shí)間安排、檔案安全問題等做出了明確要求，促使數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作按照計(jì)劃有條不紊地開展。

（四）數(shù)字檔案室制度建設(shè)。參照國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際情況，以需求為導(dǎo)向，建立健全適合企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作協(xié)調(diào)的機(jī)制，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，健全管理體系。

編制完成了《傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法》《檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急管理辦法》《檔案系統(tǒng)安全與保密管理辦法》《電子檔案管理系統(tǒng)操作利用管理辦法》《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》《業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔接口規(guī)范》《四性保障方案》等規(guī)章制度，形成了本企業(yè)數(shù)字檔案室的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使檔案工作有章可循、有制可依。

（五）安全保障體系建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)必須加強(qiáng)安全管理，制訂了《數(shù)字檔案室保密制度》。從而明確各崗位的保密職責(zé)，如離職人員簽訂離職保密協(xié)議，在職人員實(shí)行責(zé)任分散制度，關(guān)鍵崗位實(shí)行輪崗制，關(guān)鍵環(huán)節(jié)采取多人負(fù)責(zé)制等。此外，要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法篡改，保持信息系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性等。

（六）人才素質(zhì)提升。數(shù)字檔案室建設(shè)相比傳統(tǒng)檔案管理，項(xiàng)目人員應(yīng)由高素質(zhì)復(fù)合型人才組成，不僅要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)要有一定的信息技術(shù)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)n案業(yè)務(wù)管理流程與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，將數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)得更加方便、快捷、智能。1.企業(yè)總部從內(nèi)部選聘符合條件的優(yōu)秀人員組建數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目組。2.企業(yè)采用“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的形式，積極開展檔案專業(yè)培訓(xùn)，邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)專家指導(dǎo)工作、講授知識(shí)，了解檔案前沿知識(shí)、拓展檔案工作思路，不拘泥于傳統(tǒng)檔案管理的思路中。3.參觀學(xué)習(xí)數(shù)字檔案室建設(shè)工作開展較好的單位，借鑒其經(jīng)驗(yàn)做法，不斷提高和完善自身工作。

四、對(duì)實(shí)踐的總結(jié)與思考

在數(shù)字檔案室的建設(shè)過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步形成建設(shè)與應(yīng)用的一套理論。有效推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)還需注意以下幾點(diǎn)。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是前提。數(shù)字檔案建設(shè)是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的建設(shè)性工作。只有領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變觀念，從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)向檔案信息化管理，才能有效推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。一方面，可以將其列入年度重點(diǎn)工作以及“十四五”發(fā)展規(guī)劃中，制定數(shù)字檔案室建設(shè)方案，建立考核機(jī)制，有效促進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)工作的開展；另一方面，可以加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，明確職責(zé)、認(rèn)真協(xié)商、積極配合，形成工作合力。另外，數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)長周期性投資，短期回報(bào)較小，只有投入所需資金才能購置各類軟硬件設(shè)施、聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員、持續(xù)系統(tǒng)開發(fā)與完善等。

（二）制度建設(shè)是關(guān)鍵。規(guī)范管理，制度先行。從傳統(tǒng)的檔案管理到檔案數(shù)字化管理，檔案工作形式發(fā)生了很大的改變。企業(yè)應(yīng)依照國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，從檔案的收、管、存、用，到數(shù)字檔案室人員崗位職責(zé)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度、數(shù)字化加工管理制度、安全保密制度等，逐步建立起一套科學(xué)合理、符合實(shí)際的規(guī)章制度體系，使數(shù)字檔案室管理工作有法可依、依規(guī)而行、有章可循。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃是根本。數(shù)字檔案室建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的改革創(chuàng)新。在建設(shè)工作開展之前應(yīng)該進(jìn)行全面調(diào)研，掌握企業(yè)各單位檔案管理情況、檔案數(shù)字化開展情況；收集企業(yè)檔案人員、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)以及普通員工對(duì)數(shù)字檔案室功能的不同需求；了解各業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件生成的類型、可歸檔范圍，與數(shù)字檔案室系統(tǒng)對(duì)接的可行性。在深入調(diào)研工作完成后，厘清工作思路、明確工作任務(wù)、搞好工作布局、訂好實(shí)施計(jì)劃，有條不紊地開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作。

（四）系統(tǒng)安全是保障。在數(shù)字環(huán)境下，檔案的信息安全較之傳統(tǒng)環(huán)境中的檔案安全發(fā)生了巨大的變化，尤其是技術(shù)因素占了很大一部分比重。1.利用CA認(rèn)證技術(shù)確保用戶必須通過CA認(rèn)證系統(tǒng)才能進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)操作，防止非法訪問與操作。2.利用訪問控制技術(shù)對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)資源權(quán)限進(jìn)行限制，根據(jù)用戶不同密級(jí)授予相應(yīng)的操作權(quán)限，防止權(quán)限擴(kuò)散。3.利用云計(jì)算技術(shù)建立安全日志，記錄檔案信息資源使用的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，保證數(shù)據(jù)不丟失和及時(shí)恢復(fù)。4.利用防火墻技術(shù)保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)免受非法用戶的入侵。5.利用區(qū)塊鏈技術(shù)提高檔案信息可追溯性、不可篡改性。

（五）人才儲(chǔ)備是基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理思維已跟不上當(dāng)今檔案工作的發(fā)展，甚至有些檔案人員年齡偏大，對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備的操作存在問題，更不具備數(shù)字檔案室建設(shè)的能力。在對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，需要建立人才引進(jìn)機(jī)制，為數(shù)字檔案室建設(shè)注入新鮮血液。同時(shí)，應(yīng)建立完善的用人機(jī)制，組建高素質(zhì)檔案工作團(tuán)隊(duì)，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的發(fā)展，為數(shù)字檔案室建設(shè)持續(xù)助力。

（六）開拓創(chuàng)新促發(fā)展。檔案管理工作的最終目的是利用，數(shù)字檔案室建設(shè)是為了提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的檔案利用服務(wù)。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中運(yùn)用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案利用服務(wù)形式，對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合及更深層次的開發(fā)，滿足更多檔案利用者的個(gè)性化需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，有利于拓展檔案服務(wù)能力。在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，數(shù)字檔案室建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)和方向。作為檔案工作者，要順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展的潮流，把自己從老舊的檔案管理思維中解放出來，積極學(xué)習(xí)了解最前沿的檔案學(xué)知識(shí)，拓展思路，緊跟國家檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，運(yùn)用數(shù)字檔案室建設(shè)的先進(jìn)理念和信息化技術(shù)促進(jìn)檔案工作高效發(fā)展。