以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館構(gòu)建研究

文/安徽開放大學(xué) 郭玉娟

數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案工作信息化、現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館有著非常豐富的數(shù)字化信息資源，能夠突破空間區(qū)域限制，為用戶提供高效便捷的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，開放大學(xué)不限時(shí)空的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)形式和不同類型的教育形式，對(duì)數(shù)字檔案館功能和信息服務(wù)提出了更高要求。隨著開放大學(xué)建設(shè)過(guò)程中各種學(xué)習(xí)方式和培養(yǎng)模式的變化，產(chǎn)生出不同類型的學(xué)習(xí)主體和形式，如學(xué)歷教育學(xué)生和非學(xué)歷教育培訓(xùn)的學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息資料，如何實(shí)時(shí)合理進(jìn)入數(shù)字檔案館，保證檔案資源的完整性，以滿足不同用戶的需要。在開放大學(xué)建設(shè)過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案館已經(jīng)無(wú)法滿足管理者和學(xué)習(xí)者的需求，筆者試圖以用戶服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，并結(jié)合開放大學(xué)建設(shè)的自身特點(diǎn)，來(lái)設(shè)計(jì)一個(gè)滿足不同用戶需求的數(shù)字檔案館。

一、開放大學(xué)背景下數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）學(xué)習(xí)平臺(tái)系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接。開放大學(xué)有很多不同類型學(xué)習(xí)平臺(tái)，這些學(xué)習(xí)平臺(tái)與數(shù)字檔案館是相對(duì)獨(dú)立的，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的接口，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接。學(xué)習(xí)主體在學(xué)習(xí)過(guò)程中產(chǎn)生的各種學(xué)生信息、學(xué)習(xí)過(guò)程記錄信息等資源，因?yàn)閿?shù)據(jù)格式不統(tǒng)一或者沒(méi)有對(duì)接接口等原因，無(wú)法直接輸入進(jìn)數(shù)字檔案館，從而增加了檔案數(shù)據(jù)信息收集的工作量，也導(dǎo)致學(xué)生用戶及相關(guān)存檔部門不能有效獲取他們所需的檔案信息。

（二）學(xué)習(xí)主體產(chǎn)生的學(xué)習(xí)過(guò)程記錄等檔案不完整。開放大學(xué)學(xué)習(xí)主體及學(xué)習(xí)形式存在多樣性，有不同層次和年齡的學(xué)習(xí)主體，通過(guò)采取不同形式的學(xué)習(xí)，不僅只有線下面授課教育形式的學(xué)習(xí)主體，還有采取線上和線下相結(jié)合的各種學(xué)歷和非學(xué)歷教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)主體，他們對(duì)檔案信息的需求也不一樣，有的需要整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程的檔案信息，有的只需畢業(yè)或者結(jié)業(yè)的證書檔案等?？墒悄壳暗臄?shù)字檔案館只能提供畢業(yè)檔案信息，缺少學(xué)習(xí)過(guò)程檔案記錄，尤其對(duì)于非學(xué)歷教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)過(guò)程檔案信息，認(rèn)為短期培訓(xùn)，存檔資料較少，所以導(dǎo)致學(xué)習(xí)主體產(chǎn)生的學(xué)習(xí)過(guò)程記錄不完整。

（三）缺少遠(yuǎn)程查詢利用檔案信息服務(wù)。開放大學(xué)為學(xué)習(xí)主體提供多樣化的教育服務(wù)，滿足學(xué)習(xí)主體不限空間和時(shí)間的隨時(shí)隨地的學(xué)習(xí)需求?？墒钱?dāng)學(xué)習(xí)主體需要查閱利用檔案時(shí)，有的數(shù)字檔案館因缺少遠(yuǎn)程查詢利用檔案功能，需要到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)取紙質(zhì)檔案，這種傳統(tǒng)的查詢利用方式程序繁瑣，不能高效便捷地服務(wù)學(xué)習(xí)主體，也不利于檔案信息資源的共享。

（四）缺少?gòu)?fù)合型數(shù)字檔案館管理人才。數(shù)字檔案館工作人員大部分是其他專業(yè)出身，缺少既懂檔案專業(yè)知識(shí)、又懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型應(yīng)用人才。這些檔案工作人員知識(shí)構(gòu)成略顯單薄，對(duì)檔案信息服務(wù)流程熟悉，但是對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面的問(wèn)題卻不能很好地解決，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)和云技術(shù)的分析應(yīng)用能力，從而影響用戶對(duì)檔案信息服務(wù)的利用和數(shù)字檔案館作用的發(fā)揮。

二、構(gòu)建以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館原則

數(shù)字檔案館最大的功能，就是充分發(fā)揮先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，整合豐富的檔案信息資源，為用戶提供便捷、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。結(jié)合開放大學(xué)自身特點(diǎn)，在構(gòu)建以用戶服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持用戶服務(wù)多樣性的原則、堅(jiān)持檔案數(shù)據(jù)資源完整性和多樣性原則、堅(jiān)持檔案信息利用遠(yuǎn)程化、共享化的原則，堅(jiān)持檔案信息安全和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則。

（一）堅(jiān)持用戶服務(wù)多樣性的原則。傳統(tǒng)檔案館的用戶服務(wù)比較單一，一般只為學(xué)校工作人員和學(xué)歷教育的學(xué)生提供檔案信息服務(wù)。隨著開放大學(xué)建設(shè)過(guò)程中，不同學(xué)習(xí)主體類型的產(chǎn)生，非學(xué)歷教育的學(xué)生也產(chǎn)生了很多檔案信息，所以構(gòu)建以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館，應(yīng)堅(jiān)持用戶服務(wù)多樣性的原則，為不同類型的用戶提供便捷、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（二）堅(jiān)持檔案數(shù)據(jù)資源完整性和多樣性原則。在開放大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)中，無(wú)論是通過(guò)將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化加工的方式還是直接從各種平臺(tái)對(duì)接中獲取的檔案數(shù)據(jù)，都要確保資源的完整性和多樣性，這對(duì)于檔案用戶查詢利用和歸檔單位責(zé)任主體都是很有必要的。如果在歸檔過(guò)程中由于檔案管理人員的認(rèn)識(shí)不足或者不懂技術(shù)無(wú)法操作，以及沒(méi)有載體等各種原因，導(dǎo)致數(shù)字檔案信息材料收集不齊全，對(duì)后續(xù)的查詢利用服務(wù)都是有風(fēng)險(xiǎn)和影響的。因此，在構(gòu)建開放大學(xué)的數(shù)字檔案館時(shí)，要做到應(yīng)歸盡歸，尤其是非學(xué)歷教育培訓(xùn)各階段產(chǎn)生的檔案材料，需要及時(shí)收集整理、補(bǔ)充遺漏或不規(guī)范的文件材料，推送至數(shù)字檔案館中，而且對(duì)于不同載體和不同存儲(chǔ)方式也應(yīng)歸到數(shù)字檔案館中，從而保證檔案數(shù)據(jù)資源的完整性和多樣性。

（三）堅(jiān)持檔案信息利用遠(yuǎn)程化、共享化的原則。開放大學(xué)背景下的數(shù)字檔案館要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，將不同類型、不同載體、不同時(shí)空產(chǎn)生的檔案資源整合到同一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)中，然后根據(jù)不同類型用戶服務(wù)需求為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)便捷的高校信息服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案信息利用方式需要現(xiàn)場(chǎng)查閱調(diào)用，開放大學(xué)的數(shù)字檔案館要突破地域和服務(wù)方式限制，以用戶檔案信息資源服務(wù)為中心，通過(guò)遠(yuǎn)程化和網(wǎng)絡(luò)化的方式主動(dòng)給用戶提供所需檔案信息資源，還能智能分析和推送用戶所需的信息資源，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（四）堅(jiān)持檔案信息安全和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則。檔案信息安全和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是開放大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)的重要依托和保障，是數(shù)字檔案館平臺(tái)系統(tǒng)與其他學(xué)習(xí)平臺(tái)對(duì)接、檔案信息資源長(zhǎng)期、安全管理和有效查詢利用的先決條件。數(shù)字檔案館在建設(shè)過(guò)程中，要建立相應(yīng)的檔案信息安全保護(hù)機(jī)制和采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要包括電子檔案信息數(shù)據(jù)安全管理，訪問(wèn)控制管理，數(shù)據(jù)庫(kù)安全級(jí)別管理及數(shù)據(jù)處理編碼標(biāo)準(zhǔn)等相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全管理的標(biāo)準(zhǔn)，一旦缺乏安全管理和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案館在管理和利用方面存在風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法保障數(shù)字檔案館的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。所以在構(gòu)建數(shù)字檔案館時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持檔案信息安全和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。

三、構(gòu)建以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館系統(tǒng)

開放大學(xué)背景下構(gòu)建的數(shù)字檔案館應(yīng)以服務(wù)不同用戶為中心，在堅(jiān)持用戶服務(wù)多樣性、檔案信息資源完整性和多樣性、檔案信息利用遠(yuǎn)程化、共享化、檔案信息安全和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則指導(dǎo)下，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，突出平臺(tái)的智能性、完整性、共享性、多樣性、服務(wù)性等特點(diǎn)，將各學(xué)習(xí)平臺(tái)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理平臺(tái)對(duì)接，對(duì)所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息資源通過(guò)智能收集整理系統(tǒng)進(jìn)行篩選和整合，保證數(shù)據(jù)的完整性和多樣性，建立豐富的檔案信息資源，為數(shù)字檔案的管理和利用奠定基礎(chǔ)。以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館系統(tǒng)主要有元數(shù)據(jù)智能收集整理系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、電子檔案遠(yuǎn)程查詢利用系統(tǒng)、后臺(tái)管理系統(tǒng)等。

（一）元數(shù)據(jù)智能收集整理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館收集內(nèi)容和方法應(yīng)該更加豐富、便捷和多樣，所以應(yīng)該建立元數(shù)據(jù)智能收集整理系統(tǒng)，主要是將各學(xué)習(xí)平臺(tái)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的各類學(xué)生信息檔案、電子文件及其元數(shù)據(jù)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立符合檔案業(yè)務(wù)流程的接收機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)整理、預(yù)歸檔儲(chǔ)存管理、智能分析篩選處理，從源頭上保證數(shù)字檔案文件信息的真實(shí)、完整、有效，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接。同時(shí)，還包含線下脫機(jī)導(dǎo)入、導(dǎo)出和批量導(dǎo)入、導(dǎo)出等功能。

（二）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。與傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)不同的是，其主要以用戶服務(wù)中心，采用統(tǒng)一的符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)范，將檔案信息數(shù)據(jù)選擇在線、離線、異地、異質(zhì)和分級(jí)存儲(chǔ)等方式存儲(chǔ)，確保不同類型檔案的合理存儲(chǔ)與管理及優(yōu)化處理。同時(shí)，還設(shè)計(jì)有檔案安全保密功能，對(duì)不同數(shù)據(jù)信息能夠?qū)崿F(xiàn)不同權(quán)限的用戶管理，滿足對(duì)應(yīng)各層級(jí)權(quán)限范圍的用戶查詢利用檔案的需要。同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔業(yè)務(wù)流程、檔案存儲(chǔ)方式等進(jìn)行設(shè)計(jì)和操作。

（三）數(shù)字檔案遠(yuǎn)程查詢利用系統(tǒng)。開放大學(xué)建設(shè)過(guò)程中，學(xué)習(xí)主體對(duì)檔案的需求更多的是查詢利用。數(shù)字檔案遠(yuǎn)程查詢利用系統(tǒng)，應(yīng)能實(shí)現(xiàn)電子檔案遠(yuǎn)程查詢、檔案信息共享、統(tǒng)計(jì)分析等功能，尤其要設(shè)計(jì)好檔案信息智能安全檢索查詢方式，要能實(shí)現(xiàn)以遠(yuǎn)程智能查詢?yōu)橹?，人工確認(rèn)為輔的混合檢索方式，能簡(jiǎn)化檔案信息申請(qǐng)查詢流程，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，智能安全地輸出不同用戶所需要的檔案信息，優(yōu)化檢索查詢的流程和方式，提高檢索效率，為用戶提供安全、便捷、高效的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，還要設(shè)計(jì)查詢交流互動(dòng)功能，便于檔案管理者和檔案信息查詢利用者可以實(shí)時(shí)在線交流、遠(yuǎn)程查詢指導(dǎo)交流等，解決不同用戶的不同需求。

（四）數(shù)字檔案館后臺(tái)管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館后臺(tái)管理系統(tǒng)主要包括對(duì)元數(shù)據(jù)智能收集整理系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案遠(yuǎn)程查詢利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理和操作，還包括用戶信息增刪、用戶權(quán)限設(shè)置、各種數(shù)據(jù)操作、智能預(yù)歸檔方式設(shè)置、檔案信息存儲(chǔ)方式調(diào)整、數(shù)據(jù)格式設(shè)置、歸檔業(yè)務(wù)流程設(shè)置、智能檢索方式設(shè)置、數(shù)字檔案輸出和印章安全管理設(shè)置、數(shù)據(jù)庫(kù)安全訪問(wèn)和驗(yàn)證管理、用戶信息反饋收集等。因此在后臺(tái)管理系統(tǒng)中，尤其要重視安全防護(hù)系統(tǒng)的設(shè)置，必須能夠抵御計(jì)算機(jī)病毒、解密技術(shù)等從數(shù)據(jù)庫(kù)中非法獲取個(gè)人信息，提升個(gè)人信息的防護(hù)技術(shù)，防止個(gè)人檔案信息發(fā)生泄露。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案館要健全管理制度，引進(jìn)復(fù)合型檔案專業(yè)人才，開展不同形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的檔案數(shù)字化建設(shè)的理論水平和業(yè)務(wù)實(shí)踐能力為目標(biāo)，把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)作為重點(diǎn)培訓(xùn)的知識(shí)和內(nèi)容，進(jìn)一步提升數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)的水平。結(jié)合開放大學(xué)自身實(shí)際，本文中構(gòu)建的以用戶服務(wù)為中心的功能齊全的數(shù)字檔案館，有助于進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，豐富檔案信息資源，提升檔案信息服務(wù)水平，最大限度滿足開放大學(xué)不同用戶對(duì)檔案信息資源服務(wù)的個(gè)性化和多樣化需求，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享。