利用分解及重組管理要素的方法提高科研項目管理水平

[摘 要]科研院所是國家科學(xué)研究、科技創(chuàng)新的主體，以產(chǎn)出科技創(chuàng)新成果為使命。從管理角度看，每一項科研成果都以若干科研項目為載體，因此，科研項目是科研院所綜合管理的抓手，涉及質(zhì)量、財務(wù)、物資、人力資源、團隊建設(shè)、檔案、保密、財務(wù)、內(nèi)控、后勤保障等。項目管理過程和其他管理過程不能很好地耦合，會造成流程重疊、缺失等問題；管理部門間信息的不對稱，會造成管理重點環(huán)節(jié)不明確、管理要素不明確；風(fēng)險點和預(yù)防措施的不清晰，也會造成管理缺位?；诖?，文章分析了科研項目管理涉及的要素，通過對要素的管理優(yōu)化各管理部門的工作界面和流程，形成圍繞科研項目全周期的管理方法，以期幫助科研院所提高管理效率。

[關(guān)鍵詞]科研項目；管理要素；科研院所

中圖分類號：G31 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）06-0046-03

黨的二十大報告強調(diào)，必須堅持科技是第一生產(chǎn)力、人才是第一資源、創(chuàng)新是第一動力。《習(xí)近平關(guān)于科技創(chuàng)新論述摘編》一書中提出“實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，推進以科技創(chuàng)新為核心的全面創(chuàng)新”。

科技創(chuàng)新對國家發(fā)展至關(guān)重要，而科研院所是科技創(chuàng)新的主體機構(gòu)，承擔(dān)了科技創(chuàng)新的基本職能。科研院所有不同的分類，如國家級和地方科研單位，自然科學(xué)和社會科學(xué)科研單位，基礎(chǔ)研究、應(yīng)用基礎(chǔ)研究和應(yīng)用開發(fā)類科研單位等。很多開發(fā)類或偏應(yīng)用的研究所已經(jīng)或即將改制為企業(yè)[1]。

國內(nèi)的研究院所如中國科學(xué)院、中國社會科學(xué)院等，其職能主要是科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)的基地，是培養(yǎng)高層次科技人才的基地，是促進高科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展的基地。本研究主要以中國科學(xué)院為科研院所的代表。

一、科研院所管理的基本模式

中國科學(xué)院的研究所最早以學(xué)科建所，如物理所、數(shù)學(xué)所等，以基礎(chǔ)研究為主；根據(jù)國家的需求，在開展科學(xué)問題的基礎(chǔ)研究的同時，拓展了應(yīng)用基礎(chǔ)研究，既解決了原創(chuàng)性的基本科學(xué)理論問題，也解決了面向國計民生、國防安全等應(yīng)用問題。在習(xí)近平總書記提出中科院應(yīng)創(chuàng)建“四個率先”（率先實現(xiàn)科學(xué)技術(shù)跨越發(fā)展、率先建成國家創(chuàng)新人才高地、率先建成國家高水平科技智庫、率先建設(shè)國際一流科研機構(gòu)）總目標(biāo)后，中科院黨組決定實施“率先行動”計劃，對科研院所實施分類改革，創(chuàng)新性地提出了創(chuàng)新研究院、特色研究所、大科學(xué)研究中心、卓越中心四類研究機構(gòu)（簡稱“四類機構(gòu)”），調(diào)整優(yōu)化研究所的治理體系。

從宏觀上看，四類機構(gòu)的治理結(jié)構(gòu)各有不同，但微觀運行和管理模式大同小異。因為本質(zhì)上，四類機構(gòu)運行的底層邏輯都是以完成科研項目為目標(biāo)的。不論項目的性質(zhì)是國家部委委托的縱向項目、地方企業(yè)委托的橫向項目，或是研究所自主部署的科研項目，也不論承擔(dān)項目的主體單元大?。赡苁且粋€研究人員，可能是上百人的課題組，也可能是矩陣式的臨時項目團組），只要這個底層邏輯沒有變化，科研院所的組織機構(gòu)、管理模式就不會有根本差別，均由科研項目的管理要素決定。

（一）科研項目的基本管理要素

項目類型不同，管理要素也不盡相同，基本都可以歸結(jié)為人、機、料、法、環(huán)、測五類[2]。一個項目完成的質(zhì)量，取決于這五個方面能否有充足的供給和順暢的配合，只要有一個環(huán)節(jié)缺失或者供給不足、配合不當(dāng)，項目完成質(zhì)量就會大打折扣甚至“爛尾”。隨著項目越來越復(fù)雜，這五個要素涉及的范疇也不斷擴展，在管理上，要不斷細化。例如，“人”，找到適合項目團隊的人，需要招聘、培養(yǎng)；個人在團隊中能否很好地發(fā)揮作用，需要不斷優(yōu)化硬環(huán)境和軟環(huán)境，涉及文化建設(shè)和黨團建設(shè)；培養(yǎng)研究生則包括招生、培養(yǎng)、就業(yè)等系統(tǒng)管理工作；退休后需要提供離退休服務(wù)。因此，圍繞項目的五個大類要素，不難看出，相關(guān)聯(lián)的要素也會對項目的完成度產(chǎn)生重要影響。

（二）科研院所的綜合管理模式

圍繞著完成項目這一底層邏輯，科研院所的管理一般包括科研項目管理、質(zhì)量體系管理、保密體系管理、財務(wù)體系管理、人力資源管理五個管理體系，在這五個體系外圍還有科研條件、基礎(chǔ)建設(shè)、產(chǎn)業(yè)化、國際交流與合作、新聞宣傳、檔案、黨群、紀(jì)監(jiān)審等。針對這些管理職能，一般會設(shè)立對應(yīng)的職能管理部門，如科技處、綜合辦、質(zhì)量處、財務(wù)處、人事處、物資處等部門。組織機構(gòu)圖（職能管理部門）見圖1。

職能管理部門一般包括以下職責(zé)范圍。綜合辦公室負責(zé)綜合行政事務(wù)的管理，通常包括一般行政后勤、文書檔案、宣傳、服務(wù)等；保密、信息化等可以納入該部門，也可以獨立設(shè)置。

黨委辦公室負責(zé)黨委日常事務(wù)，例如黨建、群團、文化建設(shè)等工作。

紀(jì)監(jiān)審辦公室負責(zé)紀(jì)檢監(jiān)督審計工作。

人事處/人力資源處負責(zé)人才隊伍建設(shè)和人力資源管理，離退休人員和研究生管理可以作為獨立職能單設(shè)機構(gòu)。

科技處負責(zé)科研項目全過程管理。

物資處負責(zé)固定資產(chǎn)投資建設(shè)及資產(chǎn)管理。

財務(wù)處負責(zé)財務(wù)管理和會計核算。

質(zhì)量處負責(zé)質(zhì)量管理及質(zhì)量相關(guān)的各類資質(zhì)認證。

根據(jù)項目需要，科研院所會設(shè)置國際合作處、產(chǎn)業(yè)化處、重大項目管理辦公室等機構(gòu)。

二、科研院所項目管理中存在的問題

（一）項目管理“兩極分化”、管理重點不突出

項目從來源、經(jīng)費、用戶等不同維度可以劃分為不同類型，一般可以分為軍口、民口項目；縱向、橫向項目；基礎(chǔ)研究（基金類）、應(yīng)用研究類項目。從項目結(jié)題的要求來看，軍口的、縱向的、應(yīng)用類的項目，經(jīng)費體量相對較大，管理環(huán)節(jié)相對較多，質(zhì)量要求相對較高，承擔(dān)的風(fēng)險也相對較大，對項目立項、文檔、進度、評審、經(jīng)費使用、質(zhì)量保障、風(fēng)險控制的要求都很嚴格，還會輔之以簽署“軍令狀”等形式強化項目的管理責(zé)任。民口的、橫向的、基礎(chǔ)研究類的項目，各方面要求都比較寬松，甚至往往“應(yīng)付”交差，這也是造成科研項目出現(xiàn)頂層設(shè)計不夠、基礎(chǔ)研究原創(chuàng)性缺乏、學(xué)科交叉融合不足、科研平臺缺乏、成果轉(zhuǎn)化率低、項目質(zhì)量管理不佳等諸多問題的主要原因之一[3]。

針對第一類管理相對嚴格的項目，由于對項目要素把控不清晰，存在一定程度的重點不突出等問題，比如項目風(fēng)險分析不足。如何將項目管理中的重點要素剝離出來，對風(fēng)險點加以分析和把控，做好風(fēng)險等級劃分和預(yù)案，是此類項目管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。比如某個項目已經(jīng)進入生產(chǎn)階段，那么風(fēng)險防控的重點就是物料的采購，管理的重點就從科研管理轉(zhuǎn)向了采購管理，因此為了按期交付保量生產(chǎn)，需要提前選取合格供方，并與其洽商、簽合同，對生產(chǎn)過程要實施現(xiàn)場監(jiān)督，以控制質(zhì)量、確保按時供貨等。

（二）管理流程煩瑣，重疊和缺位同時存在

科研院所是依據(jù)項目管理涉及的要素建立綜合管理體系的，但由于每一項管理都有其特點和規(guī)律，管“人”、管“物”和管“錢”的管理理念和方式肯定是不同的，如果缺乏統(tǒng)一的頂層設(shè)計和標(biāo)準(zhǔn)，僅僅依據(jù)各自管理中的特點進行管理，

久而久之，各職能管理部門就會出現(xiàn)各自為政的局面。一個承擔(dān)項目類型較全面、管理較規(guī)范的研究所，制定的管理制度一般有百余項，與制度配套的審批表格則有數(shù)百個。審批較多的環(huán)節(jié)其實并不是項目管理，而是外延的經(jīng)費使用、保密管理等。規(guī)范的管理并不意味著高效，當(dāng)每個體系都有一套工作流程和標(biāo)準(zhǔn)時，往往意味著這家單位存在著辦事難、多頭重復(fù)審批、部門之間不能協(xié)同等問題，遇到復(fù)雜的項目管理就會“踢皮球”；重復(fù)審批和管理“真空”會同時存在。

（三）信息不對稱，對審核要點把握不準(zhǔn)確

由于各項管理事務(wù)各自為政，沒有頂層設(shè)計和一條管理主線，其他部門的管理崗位沒有全面了解辦理審批的事項，不能確認審批事項的事實，部門之間、一線工作人員和審批人之間信息不對稱，就會造成審批流程的“形式主義”，為了流程而流程，為了簽字而簽字，每天都在煩瑣的簽字審核中浪費了大量精力，很多崗位的員工和領(lǐng)導(dǎo)不知道要“審”什么，或依據(jù)什么“審”。近年來，中央提出了科研項目“負面清單+包干制”，這對項目的經(jīng)費管理提出了更高的要求。由于項目管理和科研經(jīng)費管理的脫節(jié)，財務(wù)或?qū)徲嬋藛T不能確認經(jīng)費預(yù)算和實際支出的合理性，而無法在管理環(huán)節(jié)中充分把控風(fēng)險點，或缺乏有效的監(jiān)管措施。

（四）項目管理和實施過程脫節(jié)，形成“兩張皮”現(xiàn)象

同經(jīng)費管理類似，質(zhì)量體系、保密體系等如果不能與科研項目管理充分耦合，就會在項目實施過程中形成“兩張皮”現(xiàn)象，即文檔是一套、項目實施是另一套。在項目實施過程中不依據(jù)“實施方案”和“操作規(guī)程”，憑借以往經(jīng)驗完成工作，事后再補充甚至“制造”體系認證需要的證據(jù)，既讓科研活動失去應(yīng)有的控制，又為了“拿證”（體系證書）增加了管理成本。這種看上去“雙輸”的管理方式，在很多科研院所卻并不鮮見[4]。

研究所綜合管理能力不足，會直接影響科研項目的順利開展，影響科技成果的產(chǎn)出及研究所的核心競爭力。

三、以項目管理要素為基礎(chǔ)建立項目管理體系

由于科研院所運行的底層邏輯是項目的爭取和管理，因此，其他管理措施也應(yīng)圍繞項目管理進行。簡言之，應(yīng)根據(jù)項目管理的特點和規(guī)律，按照項目的不同類別和不同階段，設(shè)計管理流程，把控重點環(huán)節(jié)，重新建立以項目管理要素為基礎(chǔ)的項目管理體系，形成一套完整的研究所綜合管理系統(tǒng)。

（一）科研項目的類型及管理要素

項目類型不同，管理要素也會有不同。文章以軍口項目和民口項目為例進行說明。民口項目管理要素見表1，軍口項目管理要素見表2。

軍口項目包含更為復(fù)雜的管理要素，涉及的部門更多，由于篇幅限制，上表中并未將全部要素和部門一一列舉。近年來，由于任務(wù)體量不斷增加和任務(wù)難度不斷提高而出現(xiàn)的，需要跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨研究所集中攻關(guān)完成的總體類/工程類項目，如載人航天、探月、北斗導(dǎo)航、深海探測等，涉及的管理要素更為復(fù)雜和精細，通常需要建立指揮系統(tǒng)和控制系統(tǒng)，輔助質(zhì)量師系統(tǒng)，設(shè)立專項管理辦公室，協(xié)調(diào)不同研究所，以工程化的管理模式進行系統(tǒng)管理。

通過明確一個復(fù)雜項目全生命周期的管理要素，再輻射到這些要素涉及的管理部門，細化到部門中的不同崗位，按照項目管理的規(guī)律，重新梳理每一個管理環(huán)節(jié)需要的制度和工作審批的流程，就能夠真正地將每個要素落實到項目管理、崗位職責(zé)和部門職能中，既能解決“兩張皮”問題，又能讓每一個相關(guān)的管理人員明確流程中的“審核要點”，做到責(zé)任清晰、權(quán)責(zé)對等。可以通過重新梳理管理環(huán)節(jié)，打破部門間的壁壘，去除重復(fù)冗余的審批點，共享部門間信息，精簡辦事流程，提高管理效率。

（二）科研項目的研制階段及管理要素

應(yīng)根據(jù)科研項目全生命周期不同階段涉及的管理要素，設(shè)計不同的審批流程。項目預(yù)立項階段審批流程見圖2。根據(jù)流程圖和相關(guān)制度要求，制作工作需要的審批表格，在表格中體現(xiàn)具體要求和審核要點，一目了然、權(quán)責(zé)清晰。例如，可以設(shè)計“科研項目預(yù)立項階段審批表”，其他階段的表格可以依此類推。

參考文獻：

[1]周希東.科研院所科研經(jīng)費管理的問題與對策[J].企業(yè)改革與管理，2017（07）：150+156.

[2]王振.科研項目全程質(zhì)量管理與控制[J].能源技術(shù)與管理，2017（03）：191-192.

[3]俞盼盼，盧汝一，李鵬程，等.提升科研項目管理質(zhì)量和效率的途徑探索辦公室業(yè)務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（19）：51-54.

[4]邵雪天.以管理要素為基礎(chǔ)的科研院所綜合管理體系建設(shè)方法初探[J].中文信息，2018（06）：261-262.