國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)問題及其解決措施研究

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案數(shù)字化；解決措施

中圖法分類號：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1引言

國有企業(yè)是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保障力量，是為人民群眾提供基礎(chǔ)物質(zhì)生活保障的必要構(gòu)成部分，也是穩(wěn)定社會就業(yè)的有效力量，對國家長治久安、社會秩序穩(wěn)定等產(chǎn)生重大作用。目前，國有企業(yè)基本實(shí)施多元化經(jīng)營，其組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜化、經(jīng)營范圍內(nèi)容豐富，進(jìn)而在經(jīng)營管理、項目建設(shè)等活動中產(chǎn)生了各種各樣的檔案信息資源，這些檔案承載著企業(yè)長期發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)開展、文化建設(shè)等內(nèi)容，能夠使企業(yè)高效發(fā)展。檔案信息資源本身是國有企業(yè)重要資產(chǎn)的組成部分，檔案呈現(xiàn)出增長速度快、載體多樣化、結(jié)構(gòu)豐富化等特點(diǎn)，因此，更加需要應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)和科學(xué)管理理念對檔案實(shí)施管理。基于此，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)，有效提升檔案管理效率。

2國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的驅(qū)動力分析

2.1宏觀層面

就宏觀層面而言，主要從3個方面推動國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。第一，經(jīng)濟(jì)形式變化給國有企業(yè)帶來更多挑戰(zhàn)，檔案數(shù)字化成為國有企業(yè)檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代中，國有企業(yè)必須發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，這是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量提升、效率增強(qiáng)、動力創(chuàng)新的核心。完善數(shù)據(jù)資源體系，增強(qiáng)資源配置能力是現(xiàn)階段國有企業(yè)更好面對經(jīng)濟(jì)新形勢的有效手段。為確保國有企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)當(dāng)加快檔案建設(shè)數(shù)字化，緊跟時代潮流，健全數(shù)據(jù)要素，充分利用新技術(shù)，提升國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)價值。第二，市場競爭加劇，數(shù)字化發(fā)展是國有企業(yè)未來趨勢。在市場經(jīng)濟(jì)體制改革深化中，全球經(jīng)濟(jì)交融趨勢加快，國有企業(yè)承受的經(jīng)濟(jì)壓力越來越大，需要加強(qiáng)核心競爭力，才能保障國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)地位和價值。應(yīng)當(dāng)加大科技投入，以保障數(shù)據(jù)和傳統(tǒng)經(jīng)營活動的深度融合，從而加快業(yè)務(wù)改革和流程優(yōu)化，把握時代發(fā)展的新機(jī)遇，滿足當(dāng)前市場競爭對智能化、信息化的要求。第三，疫情影響下，促使檔案數(shù)字化成為趨勢。在疫情影響下，網(wǎng)絡(luò)辦公成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營和業(yè)務(wù)運(yùn)行的重要方式，導(dǎo)致產(chǎn)生大量電子文件，增加了檔案管理難度。國有企業(yè)電子文件急需整理，然而傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足當(dāng)前檔案現(xiàn)狀，不能及時對實(shí)時共享的文件資料進(jìn)行處置，給國有企業(yè)經(jīng)營管理帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。同時，不見面的審批方式，對電子文件的客觀性、可靠性等有著高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，電子文件質(zhì)量是否合格、是否存在價值等成為發(fā)揮電子文件憑證作用的重要依據(jù)，檔案數(shù)據(jù)成為國有企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，也成為國有企業(yè)潛在的資產(chǎn)?；诖?，國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效解決疫情防控期間檔案管理問題，也可以更好地規(guī)劃后疫情時代檔案管理的發(fā)展方向。

2.2微觀層面

就微觀層面而言，主要從兩個方面推動國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。第一，保障經(jīng)營管理。檔案管理應(yīng)當(dāng)是任何經(jīng)營活動開展的基礎(chǔ)，也是落實(shí)各項項目建設(shè)和構(gòu)建企業(yè)文化的支撐力量。在信息技術(shù)普及過程中，國有企業(yè)信息數(shù)據(jù)方式具有多樣化，通過檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效提升經(jīng)營管理效率，從而更好地建立企業(yè)文化。第二，符合業(yè)務(wù)數(shù)字化趨勢。當(dāng)前，國有企業(yè)全面實(shí)行辦公網(wǎng)絡(luò)化，發(fā)票、文件資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等電子文件較多，通過使用電子化資料能夠有效降低經(jīng)營成本、提升管理效率。為更好地滿足業(yè)務(wù)活動要求，國有企業(yè)需要把握電子文件應(yīng)用的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，特別是流轉(zhuǎn)階段尤為重要，將線上和線下進(jìn)行有機(jī)融合，從而實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。

3國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)問題

3.1缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)意識

在國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，各個層級管理層的認(rèn)知程度是不同的，但是只有管理層形成正確的認(rèn)知才能推動檔案數(shù)字化建設(shè)的落實(shí)，這是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要保障。一方面，從現(xiàn)有建設(shè)中了解到，檔案管理部門對新技術(shù)的應(yīng)用認(rèn)知不足，如元數(shù)據(jù)，大量檔案人員都沒有對其形成正確認(rèn)知，在對原始檔案資料收集、整理中，沒有對元數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取和保存。在檔案價值認(rèn)知上，檔案管理的部分人員認(rèn)識不足，沒有做好檔案保護(hù)和整理。一方面，在有的業(yè)務(wù)活動中，需要花費(fèi)較長時間以及工作量較多，特別是每個部門參與的檔案人員不專業(yè)，對檔案的關(guān)注力度差異大。另一方面，檔案數(shù)字化管理滯后。在檔案管理中，部分檔案資料并沒有在形成后就錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，更多是所有工作完成后才進(jìn)行檔案資料的數(shù)字化處理。有的國企缺乏對電子文件管理的經(jīng)驗和制度，不具備數(shù)字化檔案管理能力。在檔案資料管理中，部分人員沒有對檔案質(zhì)量進(jìn)行高度關(guān)注，部分檔案資料歸檔后出現(xiàn)內(nèi)容缺失，再利用價值率較低，直接影響檔案管理質(zhì)量。

3.2缺乏完善的檔案管理制度

首先，沒有完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度。有的國有企業(yè)在項目檔案管理方面，項目建設(shè)內(nèi)容多，工作量大，周期性長，不同階段形成種類、格式等不同的數(shù)據(jù)資料。要確保這些檔案資料的合理管理，需要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度。結(jié)合具體情況分析，在整個項目管理中，不同單位或者部門所進(jìn)行的檔案管理都存在重大差異，沒有標(biāo)準(zhǔn)化制度作為指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低下。其次，缺乏規(guī)范的檔案管理制度。在國企檔案管理中，沒有對各個階段檔案流轉(zhuǎn)進(jìn)行明確規(guī)定，沒有對檔案資料的真實(shí)性、合理性等進(jìn)行審核，也沒有設(shè)置相應(yīng)的檔案處罰制度，因此，難以對檔案管理工作起到推動作用，甚至產(chǎn)生更大的風(fēng)險。最后，信息化建設(shè)不足。大部分國企信息化建設(shè)雖然起步晚，但是發(fā)展速度快，然而在財務(wù)方面對檔案管理的應(yīng)用是比較晚的，導(dǎo)致當(dāng)前開展的檔案數(shù)字化建設(shè)存在諸多問題，無法滿足現(xiàn)實(shí)需求。

3.3缺乏復(fù)合型檔案管理人員

檔案數(shù)字化建設(shè)和傳統(tǒng)檔案管理工作是不同的，對檔案人員要求更高，但是從現(xiàn)有國企檔案管理人員分析，大部分檔案人員只有本科學(xué)歷，有的人員甚至專業(yè)不對口，這對檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生不利影響。而且，大量國有企業(yè)所處行業(yè)專業(yè)性較強(qiáng)，然而檔案管理人員更多地只具備檔案知識，對相關(guān)企業(yè)從事的行業(yè)知識的了解非常欠缺。尤其是在檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要檔案人員具備信息技術(shù)專業(yè)知識和應(yīng)用技能。具體而言，國有有業(yè)現(xiàn)有檔案人員構(gòu)成復(fù)雜，部分人員是兼職人員，對檔案內(nèi)容不夠了解，不能滿足業(yè)務(wù)部門對檔案資料的需求：有的檔案人員對檔案管理了解不夠，加上本職工作較多，檔案數(shù)字化管理效率和質(zhì)量低，難以保障檔案管理水平提升。

4國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

4.1加強(qiáng)檔案數(shù)字化變革，多元化提升檔案管理水平

首先，利用思維助力，明確檔案數(shù)字化建設(shè)方向。在國有企業(yè)中，檔案數(shù)字化建設(shè)需要決策者支持，決策者的高度參與直接影響到數(shù)字化檔案建設(shè)成效。國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)整體布局、集中規(guī)劃，才能有效落實(shí)。這種轉(zhuǎn)變過程需要從認(rèn)知方面開始，讓國有企業(yè)所有人員轉(zhuǎn)變檔案管理思維，不斷加大檔案數(shù)字化建設(shè)宣傳，讓所有人員認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義。其次，借助行動助力，充分發(fā)揮有關(guān)部門的作用。國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)與數(shù)字相關(guān)部門建立聯(lián)系，科學(xué)合理地融入相關(guān)部門的數(shù)字化建設(shè)中，以有效保障數(shù)字化建設(shè)符合時代要求，充分明確檔案建設(shè)方向。一方面，通過對國企檔案管理工作調(diào)整優(yōu)化，充分提升工作效率，促使資源收集和利用效率提升。另一方面，開展數(shù)字化建設(shè)，能夠為國企檔案數(shù)字化建設(shè)提供借鑒意義，確保掌握檔案建設(shè)的方向，以此實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量數(shù)字化檔案建設(shè)。最后，使用資金助力，保障檔案建設(shè)需要。一方面，國企應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案建設(shè)的整體要求，明確資金需求，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)提供資金保障；另一方面，嚴(yán)格管控檔案建設(shè)資金的使用，科學(xué)合理分配建設(shè)經(jīng)費(fèi)，有效發(fā)揮資金的最大價值。

4.2重視檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，建立精細(xì)化檔案制度體系

在國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要健全檔案管理制度，從而保障檔案數(shù)字化工作的有序開展。精細(xì)化檔案制度既可以健全檔案管理內(nèi)容，也可以完善檔案數(shù)字化方面的內(nèi)容，提高檔案數(shù)字化管理水平。首先，檔案管理制度需要覆蓋企業(yè)所有內(nèi)容，明確檔案內(nèi)容、管理范圍、檔案格式、保管期限等，確保檔案資料的完整性。同時，需要對檔案管理流程進(jìn)行全面管控，明確檔案管理和利用中的權(quán)責(zé)。其次，建立檔案數(shù)字化制度。國有企業(yè)在開展檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)明確數(shù)字化建設(shè)的各個方面，以確保各項活動有序推進(jìn)，具體包括電子文件歸檔、數(shù)字化檔案管理、元數(shù)據(jù)規(guī)范等。有效建立完善的檔案數(shù)字化管理流程，能夠確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作有效開展。

4.3強(qiáng)化內(nèi)外并舉，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

首先，培育檔案數(shù)字化管理梯隊。在國有企業(yè)檔案數(shù)字化中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動，吸納具體業(yè)務(wù)知識、檔案管理、信息技術(shù)等方面的復(fù)合型人才，以有效調(diào)整優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。結(jié)合當(dāng)前國有企業(yè)數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)，特別是針對業(yè)務(wù)活動檔案的管理人員，應(yīng)當(dāng)加大力度引進(jìn)熟悉各項業(yè)務(wù)活動并且具備檔案管理專業(yè)能力的人才，以提升確保檔案數(shù)字化管理水平。而且，若要高效合理地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，則需引進(jìn)具備數(shù)字化意識、熟悉數(shù)字化知識、掌握數(shù)字化技術(shù)的專業(yè)檔案人才，以有效保障國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。一方面，要加大新人員的招聘。國有企業(yè)可以和高校合作，為其培養(yǎng)出針對性的檔案管理人員，既可以保障檔案人員就業(yè)，又可以滿足企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。同時，可以加大市場招聘力度，從人力資源市場中獲取相應(yīng)的檔案管理人員，進(jìn)而有效提高國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。另一方面，也要加強(qiáng)以往檔案人員的培訓(xùn)，滿足數(shù)字化檔案建設(shè)需求。在針對以往檔案人員培訓(xùn)中，需要結(jié)合專業(yè)培訓(xùn)、溝通合作、物質(zhì)獎勵等措施，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)可以開展相應(yīng)的培訓(xùn)班、講座等，針對檔案知識和數(shù)字化應(yīng)用等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，充分提升檔案人員數(shù)字化水平。同時，也要加強(qiáng)不同單位、不同機(jī)構(gòu)等檔案人員之間的交流，讓不同國企單位分享檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)驗，以更好地進(jìn)行本企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)，也可以利用獎懲激勵制度，要求檔案管理人員對自己的工作成果進(jìn)行展示，通過對工作成果進(jìn)行評價，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵或者懲罰，從而有效激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，以及對檔案數(shù)字化建設(shè)的興趣，以推動國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)高效發(fā)展。

5結(jié)束語

新時代對國有企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提出了更高的要求，進(jìn)而促使國有企業(yè)對管理方式進(jìn)行調(diào)整，以更好地滿足數(shù)字時代的要求。檔案管理工作是國有企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)，需要緊跟時代發(fā)展趨勢，加快開展檔案數(shù)字化建設(shè)。通過對國有企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)優(yōu)化、增強(qiáng)市場競爭力，也可以推動企業(yè)文化建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)文化自信。因此，國有企業(yè)需要重視檔案數(shù)字化建設(shè)，并為各方面工作提供基礎(chǔ)準(zhǔn)備，從而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

作者簡介：

齊雪（1984—），本科，館員，研究方向：檔案數(shù)字化。