科研課題申報實施精細化管理模式的探索與體會

陳瓊 陳秋霞 朱容萱 闕麗梅

科研是以系統(tǒng)、科學(xué)的方法探究一個問題，其目的在于發(fā)現(xiàn)或優(yōu)化事實、理論與應(yīng)用。近年隨著國家對科研的重視以及投入增加，各個單位也不斷重視科研項目的申報?？蒲许椖客ㄟ^的數(shù)量及質(zhì)量也成為了衡量醫(yī)療機構(gòu)綜合綜合實力、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾笜耍哂休^強的績效參考作用[1]。因此，如何提升各類科研項目申報中標率成為科管部門、申報者關(guān)注的熱點。有學(xué)者認為，關(guān)注當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研項目申報現(xiàn)狀，了解醫(yī)護人員的科研需求及申報執(zhí)行難點，是尋找或完善科研課題管理策略的關(guān)鍵[2]。佛山復(fù)星禪誠醫(yī)院是集醫(yī)、教、研于一體的綜合三甲民營醫(yī)院，在開展各類科研課題申報中逐步總結(jié)經(jīng)驗，不斷完善優(yōu)化制度，初步形成了科研課題申報過程的精細化管理實踐，在科研項目中標率、項目層次方面均有明顯的提升，現(xiàn)將科研項目申報中存有的問題及精細化管理模式內(nèi)容報告如下，以供同行參考。

1 科研課題申報存有的問題及難點

1.1 課題申報前期資料多，管理困難

科研課題申報涉及研究對象、實施場所確定、經(jīng)費支出分配等多個問題，而且申報者在辦理課題申報過程中還需要與多個部門協(xié)調(diào)提交相應(yīng)的治療，而當(dāng)前科研項目申報涵蓋多種類別，不同類別申報模板及要求各有不同，這就使得醫(yī)院課題申報管理部門管理難度增加，難以系統(tǒng)、清晰地告知申報者每一種類別科研項目的要求及注意事項，進而影響科研申報[3]。

1.2 多中心合作項目管理復(fù)雜

多中心研究有較多研究者參與，相互合作，不僅能夠全面反映研究主題總體情況，還可以提高試驗設(shè)計、執(zhí)行和解釋結(jié)果的水平，故部分科研項目多是多中心研究[4]。然而，多中心研究是將同一試驗方案在不同地點進行實驗，這在合作期間如何統(tǒng)一管理規(guī)范、明確分工、項目質(zhì)控等內(nèi)容均不能在課題申報時有所體現(xiàn)，大大降低課題申報質(zhì)量。

1.3 統(tǒng)計學(xué)方法使用不合理

臨床科研的研究對象主要是患者，有一定的失訪率，而且受研究對象年齡、性別、生命體征、預(yù)后轉(zhuǎn)歸等多因素影響，致使申報者在應(yīng)用統(tǒng)計學(xué)方法時發(fā)生混雜、結(jié)果偏倚等問題，課題結(jié)果真實性引起質(zhì)疑[5]。有文獻計量專家指出，與其他國家相比我國被SCI收錄的論文數(shù)目相對較少，原因多歸咎于立題缺乏創(chuàng)新、統(tǒng)計學(xué)方法不合理等[6]。

1.4 課題申報涉及倫理問題較多

科研項目大多涉及患者、志愿者、實驗動物等，這就需要解決倫理問題。近年隨著醫(yī)學(xué)研究技術(shù)不斷進步，面臨的倫理問題也越來越引起爭議。課題申報時的倫理審核意見會直接影響課題通過率、成果申報、論文發(fā)表等[7]。除此之外，對于多中心研究在倫理審核時需要經(jīng)過主審、協(xié)審委員會審核，故課題有可能因為倫理審核流程拖沓，或者主、協(xié)審意見不一而耽誤申報[8]。

1.5 經(jīng)費預(yù)算分配復(fù)雜

經(jīng)費預(yù)算分配是否合理會影響課題申報、項目實施。不同課題類型其經(jīng)費預(yù)算各有特點，例如臨床科研課題可能包括治療費用、護理費用、檢查費、隨訪相關(guān)費用等；基礎(chǔ)科研課題的經(jīng)費預(yù)算主要在于實驗設(shè)備、試劑等其他耗材[9]。課題申報者在填寫申報書時常常會漏寫經(jīng)費具體使用情況，或者有些費用歸類不明等，尤其是對于多中心研究，還涉及外撥經(jīng)費的分配問題，均會影響課題申報。

2 精細化管理的內(nèi)涵

精細化管理是發(fā)達國家企業(yè)提出的一種管理理念，其是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，對戰(zhàn)略規(guī)劃、管理目標進一步細化、落實到位使其充分發(fā)揮作用的過程。大量研究證實，精細化管理是企業(yè)提升自身整體執(zhí)行能力、管理效率的主要途徑[10-11]。

在課題申報實施過程中，不僅要重視基礎(chǔ)、過程以及相關(guān)措施落實情況，還需注重細節(jié)、質(zhì)量以及效果。而精細化管理模式的特點是“精”“準”“細”“嚴”，符合課題申報工作要求?！熬敝妇媲缶?，即管理工作盡量追求最好，做到極致；“準”指信息獲取準確、決策制定準確、數(shù)據(jù)及計量準確、任務(wù)完成時間銜接準確、工作方法實施準確等；“細”指管理細節(jié)化、工作執(zhí)行細節(jié)化等；“嚴”指嚴格按照各項規(guī)章制度、標準要求執(zhí)行工作，嚴格控制工作誤差等。換句話說，精細化管理的實施需要依靠嚴謹?shù)囊?guī)章制度，而且通過精細化管理可將復(fù)雜的事情簡單化，簡單的事情變得流程化，流程之事定量化，定量之事變得信息化，進而使得管理更具規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化、信息化[12]。

精細化管理雖然起源于企業(yè)管理理念，但是對于醫(yī)學(xué)科研課題管理而言，在課題申報工作中引入該理念，在理論方面可為科研管理工作提供明確的方向，指導(dǎo)管理工作達到“精細”的目標；在實踐方面，精細化管理可能夠在一定程度提高科研工作管理水平。精細化管理模式是在常規(guī)管理工作基礎(chǔ)上針對存有的問題，遵循醫(yī)學(xué)課題科研管理要求進一步求精求細，即對現(xiàn)有的常規(guī)管理內(nèi)容進行改進和優(yōu)化。因此，有學(xué)者認為，醫(yī)學(xué)科研課題管理中融入精細化管理理念，能夠促進科研管理工作向規(guī)范化、標準化、高效化發(fā)展[13-14]。

3 建立精細化科研課題申報管理模式

針對上述分析存有的問題，以提高科研課題申報通過率作為目標建立課題申報精細化管理模式，具體措施如下。

3.1 實施激勵政策，營造積極的院內(nèi)科研氛圍

醫(yī)護人員每日均承擔(dān)著繁重的臨床診療工作，而科研需要鍥而不舍的精神以及較強的毅力。因此，創(chuàng)造寬松的科研環(huán)境，提供激勵措施，有力的配套管理支持以及相關(guān)政策傾斜，才可以吸引醫(yī)護人員積極進行醫(yī)學(xué)科研。在激勵政策方面，在每年年底工作評優(yōu)、職稱考核、進修學(xué)習(xí)方面優(yōu)先考慮科研申報通過的主要申報者，尤其是對于省級課題中標的申報者，授予年度科技先進工作者，并給予一定的經(jīng)濟獎勵[15]。

3.2 提前謀劃，制定課題申報手冊

科研課題申報、立項是一項系統(tǒng)工程，僅僅依靠申報者自身的努力是遠遠不足的，科教科細致的統(tǒng)籌安排、充分的準備是課題申報成功的必備條件之一?？平炭乒ぷ魅藛T應(yīng)根據(jù)各類課題的申報時間提前制定其申報進度安排表，同時還需梳理醫(yī)院院內(nèi)各學(xué)科具有博士學(xué)位、碩士學(xué)位或高級職稱且有科研經(jīng)驗的醫(yī)護人員名單，結(jié)合各學(xué)科課題申報類別、層次制定各個臨床科室次年的課題數(shù)量指標，便于醫(yī)護人員能夠提前做準備[16]。

與此同時，科研課題在初期申報階段，不僅需要提交申報書、經(jīng)費預(yù)算分配方案，還需倫理審查、研究對象知情同意書等大量輔助材料。因此，為了確保本院各類別的課題材料上報均能夠完整、準備上交，節(jié)約醫(yī)護人員的申報時間，科研處在充分熟悉課題申報指南的前提下，針對不同類別課題制定相應(yīng)的申報流程手冊，內(nèi)容主要包括相關(guān)指南發(fā)布、院內(nèi)遴選、標書撰寫3個階段，并詳細介紹每個時間點需要上交的材料內(nèi)容及要求。申報流程手冊制作紙質(zhì)版和電子版，便于申報者能夠隨時查閱課題申報手冊內(nèi)容，輕松了解各個階段的準備工作，進而保證課題申報材料遞交齊全且準確。

3.3 規(guī)范遴選評價體系

醫(yī)學(xué)科研課題項目大多是限項的，而在實際申報工作中，常會遇到實際申報數(shù)量多于規(guī)定數(shù)據(jù)的3～4倍。因此，為保障立項遴選的公平性與有效性，科教科構(gòu)建課題立項遴選評價體系：（1）參與每一次科研遴選的專家均需由院內(nèi)科研評審專家?guī)熘羞x出3～5名專家，科研方向包括遴選項目設(shè)計的主要科室類別，而且這其中必須有1名統(tǒng)計學(xué)專家。（2）所有課題申報者均需以PPT的形式參與課題答辯遴選，要求PPT內(nèi)容依次列清選題依據(jù)、研究設(shè)計、課題創(chuàng)新點、研究思路、實驗方案、統(tǒng)計學(xué)方法、可行性分析等。（3）制定遴選評分量表，要求評分表的內(nèi)容主要有標書是否符合課題申報指南的要求、整體評價、是否資助3個方面，每一方面均劃分不同等級，而且該評分表均經(jīng)過專家信效度檢驗確保其評分結(jié)果可靠。在遴選時，專家根據(jù)評分表的內(nèi)容對標書進行評分點評，再根據(jù)分數(shù)高低排名依次進入最終申報行列。

3.4 反復(fù)培訓(xùn)，多輪修改，專家輔導(dǎo)，確保申報書質(zhì)量

隨著科研申報的宣傳及其重要性推廣，醫(yī)護人員對課題申報的信息需求與日俱增，給予積極的引導(dǎo)是科教科的工作內(nèi)容之一，也是提高課題申報通過率的措施。科教科每年邀請院內(nèi)擔(dān)任課題申報遴選的專家，分批次、分層次、不間斷對課題申報者進行培訓(xùn)指導(dǎo)，從申請者、評審者角度對標書內(nèi)容撰寫作出解析，如國自然、省級、市級、院內(nèi)課題申報的區(qū)別及基本知識、申報流程、申報書撰寫注意事項、評審要點等。與此同時，不同類別科研立項結(jié)果公布后，科研處總結(jié)歸納未通過立項的專家網(wǎng)評意見，分析其共性問題，例如：標書缺乏前期研究基礎(chǔ)；立項缺乏創(chuàng)新性；研究內(nèi)容重點不突出；實驗方案設(shè)計不科學(xué)等[17]。針對這些共性問題可邀請專家進行培訓(xùn)，并邀請院內(nèi)統(tǒng)計學(xué)專家對課題標書內(nèi)的統(tǒng)計性分進行評審和指導(dǎo)。通過多方面反復(fù)培訓(xùn)指導(dǎo)提高院內(nèi)醫(yī)護人員對課題申報的認識。

此外，對于課題立項申報不通過的申報者，應(yīng)在公布結(jié)果后詢問其次年申報意愿，將其歸納為再次申報并應(yīng)用原思路、暫停申報、再次申報并更換思路三種人群。對于再次申報的醫(yī)護人員，邀請專家對申報者進行面對面輔導(dǎo)，主要就標書、研究思路存有的問題進行討論交流，直至申報者能夠掌握立項不通過存有的問題及解決方案，確定新思路。申報書修改標書或重新撰寫標書后，可請專家輔導(dǎo)交流，不斷優(yōu)化完善標書內(nèi)容。

3.5 實現(xiàn)課題倫理審查制度化、規(guī)范化

倫理審查雖然由醫(yī)院倫理委員會獨立進行，但申報者在項目申報初期階段科教科可與倫理委員會配合組織好倫理申報及審查工作，例如科教科在整理申報者遞交材料時，要求申報者需要同時遞交倫理申請表以及知情同意書，倫理委員會秘書對上交的倫理申報材料的完整性、知情同意書的內(nèi)容規(guī)范化進行初審，通過后再交給主審委員預(yù)審[18]。科教科在組織課題申報、多中心項目合同管理過程時要做好倫理申報審查申請指引，與倫理委員會做好信息共享，及時溝通審查結(jié)果，使得倫理更具規(guī)范和高效。

3.6 科研經(jīng)費預(yù)算分配精細化管理

科教科對既往本院課題經(jīng)費獲批狀況，分析相應(yīng)的問題并制定改進措施，且邀請科研立項遴選專家對院內(nèi)課題申報者進行專題講座，詳細講解政策法規(guī)上課題經(jīng)費預(yù)算規(guī)定，并指導(dǎo)申報者合理填寫經(jīng)費預(yù)算分配，申報者也可以根據(jù)經(jīng)費分配中遇到的問題與專家討論，最大程度降低出錯率。

對于與院內(nèi)其他科室或院外其他機構(gòu)合作的多中心研究，要求申報者填寫《合作協(xié)議書》核實項目分工中的費用支出項目，保證經(jīng)費支出是符合立項預(yù)算編制的，同時還需簽訂《科研課題試驗協(xié)作收費單》以統(tǒng)一相關(guān)收費標準，為申報者計算、分配經(jīng)費提供依據(jù)，避免課題后續(xù)開展?jié)撛诘穆闊19]。

4 精細化管理模式實施效果評價

根據(jù)上述精細化管理內(nèi)容，醫(yī)院設(shè)計了科研項目申報精細化管理流程，見圖1，包括了項目申報材料準備、立項遴選、倫理及經(jīng)費預(yù)算和統(tǒng)計學(xué)審查等內(nèi)容。

圖1 科研項目申報精細化管理流程

本院科研項目申報工作自2021年實施精細化管理模式后，對課題申報以及后續(xù)管理全過程均進行有效監(jiān)管，獲得了高效精細管理。首先，通過激勵政策調(diào)動醫(yī)護人員的科研申報積極性，并通過發(fā)布申報指南、申報流程手冊，使參與課題申報者清楚了解各個申報階段的工作任務(wù)，減輕醫(yī)護人員在科研方面的工作負擔(dān)，并確保申報材料完整有效。其次，通過構(gòu)建立項遴選評價體系，加強申報者培訓(xùn)以及統(tǒng)計學(xué)指導(dǎo)，以提升課題標書質(zhì)量，確保中標率。再次，重視醫(yī)學(xué)倫理監(jiān)管，梳理醫(yī)學(xué)倫理審查流程，盡量在不耽誤醫(yī)護人員臨床工作時間的同時保證倫理申報的規(guī)范性，避免課題在申報時因倫理問題而不通過的情況。此外加強課題經(jīng)費預(yù)算的分配管理，使得每一項經(jīng)費均有章可循，杜絕經(jīng)費預(yù)算分配不明確、無依據(jù)的問題[20]。最后對于今年不中標的標書，分析其共性問題和特性問題，請專家指導(dǎo)修改和提出意見，用于次年課題申報，以提高課題申報的效率及有效性，也有助于調(diào)動醫(yī)護人員的課題申報主動性，在一定程度提高醫(yī)護人員的科研能力。

總之，科研課題申報、立項是一項程序化、嚴謹?shù)墓ぷ鳎粌H需要建立相關(guān)規(guī)章制度和激勵政策以充分調(diào)動申報者的自身主觀能動性，更需要科研處工作人員高度重視，合理規(guī)劃，對課題申報全過程以及后續(xù)管理進行精細化管理，使得課題申報工作更加細致到位，盡量做到“零缺漏、零拖延、高效科學(xué)”，進而提高課題申報中標率及中標質(zhì)量，提升醫(yī)院科研水平。