日常古建筑維修檔案的管理

◎王倩雯 袁強(qiáng)亮

古建筑的保護(hù)是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性的工作，在不同的歷史時(shí)期具有不同的保護(hù)措施以及方案。古建筑維修檔案，是指在施工活動(dòng)中產(chǎn)生的具有特殊保存價(jià)值的建筑圖表、文字、圖片、視頻、錄音等科技文化材料，具備了專(zhuān)業(yè)化、多元化、成套性、現(xiàn)實(shí)性、復(fù)用性等突出特點(diǎn)。為了更好地保護(hù)古建筑，使古代勞動(dòng)人民的建筑智慧在當(dāng)前信息化時(shí)代仍然可以得到傳承與弘揚(yáng)，便要開(kāi)展古建筑維修檔案管理工作，以此在后續(xù)古建筑維修的過(guò)程當(dāng)中擁有檔案參考，提高古建筑維修工作的水平，同時(shí)也促使其檔案管理工作高質(zhì)量完成。

一、古建筑維修檔案管理工作的價(jià)值

對(duì)于中國(guó)古建筑檔案管理服務(wù)本身而言，其具有極為重要的作用，能夠?qū)崿F(xiàn)古建筑當(dāng)中各項(xiàng)維修檔案的管理與保存，從而保護(hù)古建筑。同時(shí)，古建筑資料本身又是一種文化資料，可以體現(xiàn)出一個(gè)地方、一個(gè)地區(qū)、某個(gè)時(shí)期建筑的建設(shè)程度及其歷史演變狀況，可以有效反映出地方的社會(huì)歷史特征，見(jiàn)證地方的歷史演變，是有關(guān)專(zhuān)業(yè)和學(xué)術(shù)界考察古代文化的重點(diǎn)資料之一。古建筑維修檔案具有極為鮮明的地域性以及時(shí)代性特征，對(duì)文化的發(fā)展也可以起到促進(jìn)作用，所以對(duì)古建筑維修進(jìn)行建檔管理便顯得極為重要。另外，歷史建筑也是中國(guó)的重要文化遺產(chǎn)之一，每一處建筑都體現(xiàn)出一個(gè)時(shí)代的文化意蘊(yùn)，也體現(xiàn)了時(shí)代的文化底蘊(yùn)。但由于歷史的變化和時(shí)間的推移，部分建筑現(xiàn)已成為國(guó)家瀕危建筑，一些檔案也蕩然無(wú)存甚至毀壞，所以更需要重視古建筑維修檔案管理工作，從而為后續(xù)的古建筑保護(hù)提供資料參考，使傳統(tǒng)文化在古建筑保護(hù)的過(guò)程當(dāng)中得到傳承與弘揚(yáng)。

二、古建筑維修檔案管理涉及的內(nèi)容

（一）古建筑價(jià)值評(píng)估

在古建筑維修檔案管理工作中，最為重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容便是對(duì)古建筑的價(jià)值進(jìn)行有效且科學(xué)的評(píng)估，此階段涉及多個(gè)維度，例如古建筑的歷史價(jià)值、古建筑的藝術(shù)價(jià)值、古建筑的文化價(jià)值等，隨后便可以依照評(píng)估的結(jié)果給予古建筑不同程度的保護(hù)。在古建筑價(jià)值評(píng)定階段，也能夠有效完成對(duì)古建筑的實(shí)地測(cè)量，查閱與古建筑相關(guān)的傳志、家譜等文獻(xiàn)資料，可以用于證實(shí)、訂正和補(bǔ)充文獻(xiàn)對(duì)史實(shí)的記載，展現(xiàn)古建筑自身的經(jīng)歷、發(fā)展、變化，充分明確古建筑的歷史起源以及發(fā)展過(guò)程。此外，古建筑年代久遠(yuǎn)，與當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗民情、文化發(fā)展之間存在必然聯(lián)系，保存至今的古建筑實(shí)物數(shù)量日益減少，其稀缺性更加凸顯了其歷史價(jià)值。所以在古建筑維修檔案管理工作當(dāng)中需要充分對(duì)古建筑的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，以此確保該項(xiàng)工作更加全面且具體。

（二）古建筑相關(guān)資料收集

古建筑的保護(hù)必須依靠歷史檔案資料進(jìn)行科學(xué)的維護(hù)、修理、加固等；而各部門(mén)如文化部門(mén)根據(jù)文物，可以通過(guò)檔案認(rèn)識(shí)建筑的主體、全貌和細(xì)部；規(guī)劃設(shè)計(jì)單位在城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃中，可以通過(guò)檔案對(duì)城市規(guī)劃中的建筑如何去留做出科學(xué)決策；建筑施工企業(yè)維修古建筑，必須利用資料根據(jù)建筑原來(lái)的風(fēng)貌細(xì)節(jié)加以維修或改建。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)注意檔案資料的利用，并充分發(fā)揮其不可復(fù)制的功能。

檔案記錄古建筑方方面面的信息，保證古建筑資料的完整齊全不外乎建立詳盡的檔案，對(duì)其進(jìn)行行之有效的管理。收集與古建筑相關(guān)的各種資料能夠提高古建筑維修檔案管理工作水平，促使檔案管理工作更加具有條理性。在實(shí)際工作當(dāng)中，可以對(duì)古建筑相關(guān)的實(shí)測(cè)圖紙、細(xì)部照片、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研以及歷史文獻(xiàn)等資料進(jìn)行收集與考證，科學(xué)分析與古建筑相關(guān)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，從而形成與古建筑相關(guān)的各種文獻(xiàn)資料，確保古建筑資料收集工作更加真實(shí)、具體。與此同時(shí)，在古建筑相關(guān)資料收集的過(guò)程當(dāng)中，也需要充分收集古建筑在不同時(shí)期的維修信息，充分掌握古建筑的維修歷史，這是人們保護(hù)古建筑總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，也是古建筑維修檔案管理工作的基本材料和重要內(nèi)容。

（三）古建筑相關(guān)資料的分類(lèi)

在古建筑檔案資料收集完畢之后，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)這一部分資料的科學(xué)保存，還需要委派專(zhuān)門(mén)的工作人員對(duì)古建筑相關(guān)資料進(jìn)行分類(lèi)，以此確保條理分明地開(kāi)展古建筑維修檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)古建筑相關(guān)資料的分門(mén)別類(lèi)保存。可以按照不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)確定古建筑相關(guān)資料的分類(lèi)范圍，隨后依照分類(lèi)范圍進(jìn)行古建筑資料的分類(lèi)保存，這樣不但可以提高古建筑維修檔案管理工作的效率，也便于在后續(xù)進(jìn)行資料調(diào)取，進(jìn)而優(yōu)化該項(xiàng)工作水平。

（四）古建筑資料的信息化建檔

在信息化時(shí)代，信息化的手段得到非常廣泛的應(yīng)用，而且取得了不錯(cuò)的效果。而在古建筑維修資料存儲(chǔ)工程當(dāng)中，想要實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性以及條理性，提高資料存儲(chǔ)工作的有效性，就必須對(duì)古建筑維修數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化建檔存儲(chǔ)，如此就能夠在后期的信息調(diào)取中使用信息檢索手段，在第一時(shí)間得到與關(guān)鍵詞對(duì)相應(yīng)的資料，提高文檔存儲(chǔ)工作的有效性。[1]例如可以適當(dāng)?shù)貞?yīng)用信息化設(shè)備，通過(guò)信息化設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)古建筑維修檔案的科學(xué)化管理，同時(shí)通過(guò)信息化保存的方式也可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以此防止檔案損壞以及丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)，確保古建筑維修檔案管理工作高質(zhì)量完成。

三、古建筑維修檔案管理工作的必要性

古建筑是中華民族傳統(tǒng)美術(shù)的重要部分，也是中華民族傳統(tǒng)文化的瑰寶，它體現(xiàn)了中國(guó)古代勞動(dòng)人民的創(chuàng)造思想和精神，可以使人在觀賞過(guò)后體會(huì)到古代勞動(dòng)人民的偉大人文思想，從而生起文化自信以及民族自豪感。而對(duì)古建筑維修檔案的有效管理與保存，可以科學(xué)合理地記錄古建筑在不同歷史時(shí)期以及歷史條件下所發(fā)生的事件，以及與古建筑維修相關(guān)的各種檔案記錄，從而采取具有針對(duì)性的措施保護(hù)古建筑，使中華民族文化的瑰寶得以流傳于后世。[2]因此，古建筑維修檔案管理工作的必要性便逐漸凸顯出來(lái)，通過(guò)該項(xiàng)工作，可以對(duì)古建筑的保護(hù)以及歷史文化的研究起到促進(jìn)作用，為以上兩項(xiàng)工作提供文獻(xiàn)資料，同時(shí)也能記錄與古建筑相關(guān)的各種歷史文化，彰顯出中華民族優(yōu)秀的歷史傳承，使古建筑所代表的歷史文化在當(dāng)今時(shí)代仍然可以得到傳承與弘揚(yáng)。因此，在古建筑保護(hù)工作當(dāng)中，相關(guān)人員要致力于高效開(kāi)展古建筑維修檔案管理工作。

四、檔案資料管理工作現(xiàn)狀——以南京朝天宮檔案管理為例

南京市朝天宮地處中國(guó)南京秦淮區(qū)的西城門(mén)冶山，是江南地區(qū)層次最高、面積最大的建筑，是保護(hù)狀況較為完好的明清官式古建筑群體，有著“金陵第一圣跡”的美稱(chēng)。朝天宮之名由明太祖朱元璋下詔御賜，取“朝拜上天、朝見(jiàn)天子”之意，其也可以有效彰顯出我國(guó)古代建筑的文化底蘊(yùn)，屬于中國(guó)傳統(tǒng)文化的優(yōu)秀傳承之一。

2010年至2018年，南京市開(kāi)展了朝天宮古建筑群的揭頂大修項(xiàng)目，對(duì)南京朝天宮古建筑群進(jìn)行了有效的維修和建檔，但在之前的歷次維修過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生了大量的維修檔案資料，還需要花時(shí)間花精力對(duì)其進(jìn)行科學(xué)整理與管理，以此確保后續(xù)維修工作有據(jù)可查。而在實(shí)際工作當(dāng)中存在一定的問(wèn)題，主要包括以下幾方面。

第一，受傳統(tǒng)思維和管理模式的影響，相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。各部門(mén)沒(méi)有完全重視檔案資料管理工作，存在“用時(shí)重要，不用棄之”的情況，從而影響到該項(xiàng)工作的成效。在實(shí)際工作中，相關(guān)人員對(duì)維修檔案管理只停留在日常有關(guān)檔案的查閱、清理和保管上，沒(méi)有根據(jù)檔案規(guī)定進(jìn)行歸檔記錄，這顯然不利于古建筑檔案管理工作的開(kāi)展，導(dǎo)致檔案的保存性、保護(hù)性以及完整性不足，且隨意性很強(qiáng)，因此在資料記載及其管理工作上出現(xiàn)了不規(guī)范問(wèn)題，管理效率低下。

第二，專(zhuān)業(yè)人才缺失，檔案管理工作觀念落后。在維修檔案管理工作當(dāng)中也存在觀念落后的問(wèn)題，主要是由于缺乏專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的檔案管理人才，并未充分認(rèn)識(shí)到古建筑檔案管理工作的歷史意義以及現(xiàn)實(shí)意義，沒(méi)有花時(shí)間和精力細(xì)化檔案管理工作，導(dǎo)致未采取科學(xué)合理的措施改進(jìn)檔案管理工作，檔案的保存環(huán)境較差。

第三，硬件設(shè)施不完善，檔案管理信息化建設(shè)不足。在當(dāng)前信息化時(shí)代，古建筑維修檔案管理工作應(yīng)該適當(dāng)?shù)貞?yīng)用信息化手段，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)檔案的信息化管理，提高該項(xiàng)工作的質(zhì)量。然而在維修檔案管理工作中，仍然存在檔案管理信息化建設(shè)不足的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為檔案工作由于受諸多因素的制約，沒(méi)有建立完備的硬件設(shè)施體系，各項(xiàng)信息化配套設(shè)備不完善，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理的新要求。由于不能形成網(wǎng)絡(luò)共享制度，使得檔案管理服務(wù)并不能朝標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展。

第四，制度缺失，檔案管理機(jī)制有待完善。維修檔案管理工作存在一定的不足，其主要表現(xiàn)為檔案管理機(jī)制以及方法落后，沒(méi)有建立完整合理的制度流程。同時(shí)所采取的各項(xiàng)檔案管理措施也存在缺乏實(shí)效性的問(wèn)題，求速度而只把文檔簡(jiǎn)單歸類(lèi)，不進(jìn)行整理、編排和錄入，使得文檔室堆積著大批無(wú)法檢索、入庫(kù)睡覺(jué)的數(shù)據(jù)，無(wú)法與當(dāng)前的古建筑維修檔案管理工作流程相契合，從而降低了維修檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。

五、古建筑維修檔案管理工作的建議

（一）重視維修檔案管理工作

在古建筑保護(hù)維修檔案資料管理工作開(kāi)展階段，為了有效提升該項(xiàng)工作的質(zhì)量以及效率，促使維修檔案管理工作高質(zhì)量完成，首先，必須提高對(duì)維修檔案管理工作的關(guān)注程度。例如，要定期報(bào)告有關(guān)檔案工作狀況，逐步提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立歸檔意識(shí)，將硬件設(shè)備配置、專(zhuān)業(yè)人員配備以及現(xiàn)代化管理制度等工作落到實(shí)處。

在實(shí)際工作中，加強(qiáng)古建筑維修檔案管理工作的宣傳，樹(shù)立法制意識(shí)，按照相關(guān)法律及文物系統(tǒng)相關(guān)法規(guī)條例等制定具體規(guī)則與措施，要求工作人員結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真地學(xué)習(xí)、執(zhí)行和實(shí)施，對(duì)存在的問(wèn)題提出意見(jiàn)，使其充分重視與古建筑維修相關(guān)的檔案資料管理以及保存工作，從而促使該項(xiàng)工作更加優(yōu)質(zhì)地完成。

此外，也可以定期開(kāi)展與古建筑維修檔案管理工作有關(guān)的交流，通過(guò)交流提高相關(guān)工作人員對(duì)古建筑維修檔案管理的正確認(rèn)知，做好本職工作，力求提高服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)能力，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地展示文物建筑維修的相關(guān)資料，使維修資料充分發(fā)揮其功能，從而做好檔案保護(hù)工作，更加優(yōu)質(zhì)地完成維修檔案資料管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)古建筑的有效保護(hù)。

（二）更新檔案管理工作理念

為了提高檔案資料管理工作水平，相關(guān)工作人員還需要更新檔案管理工作理念，以此促使維修檔案資料管理各個(gè)方面的工作落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)對(duì)維修檔案的有效管理。相關(guān)工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)與研究，借鑒行業(yè)從業(yè)者的古建筑維修檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，確保該項(xiàng)工作井然有序地開(kāi)展。[3]如，單位可以委托有關(guān)人員定期參加行業(yè)的交流會(huì)議，從而掌握其他古建筑維修檔案資料的管理方式以及觀念，并且將其應(yīng)用到日常維修檔案資料管理中。此外，還可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行文獻(xiàn)查閱，從文獻(xiàn)網(wǎng)站下載文件，學(xué)習(xí)行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀從業(yè)者的古建筑維修檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以此提升古建筑檔案資料管理工作水平。

（三）強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

在古建筑檔案管理工作當(dāng)中，也需要充分注重信息化建設(shè)，應(yīng)用信息化手段開(kāi)展古建筑維修檔案管理工作，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)于歷次維修檔案的有效保存與管理，確保后續(xù)的維修工作有據(jù)可查，更好地保護(hù)南京朝天宮古建筑群。[4]例如，可以對(duì)當(dāng)前南京朝天宮維修檔案管理工作中的信息化設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與匯總，找出在其中所缺少的信息化設(shè)備類(lèi)型，之后提高在此環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)預(yù)算，有針對(duì)性地購(gòu)進(jìn)信息化設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)古建筑文物檔案的動(dòng)態(tài)信息檢索系統(tǒng)，以迅速、方便、精準(zhǔn)的檔案系統(tǒng)來(lái)改善目前的人工搜索狀況。建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，暢通維修檔案使用途徑，使用數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息查閱，高效推動(dòng)各單位之間有關(guān)檔案管理工作的全面開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)信息資源的統(tǒng)一有效開(kāi)發(fā)利用。建設(shè)管理信息庫(kù)，紙質(zhì)資料電子化，建立電子文檔或制作音像光盤(pán)等，實(shí)現(xiàn)“雙軌”管理模式，為維護(hù)檔案保管工作者的保管工作提供更快捷的方式，以此滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)的需求，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)古建筑維修檔案的信息化管理，全方位提高古建筑維修檔案管理工作質(zhì)量。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在古建筑保護(hù)工作中，維修檔案的保存與管理極為重要，其能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各個(gè)維修過(guò)程所產(chǎn)生的資料的有效管理與保存，從而促使保護(hù)工作有條不紊地進(jìn)行，相關(guān)工作人員要充分重視古建筑維修檔案管理工作，以此促使古建筑群得到有效的保護(hù)。