事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題及對策

杜愛杰

摘 要：檔案資料管理工作是事業(yè)單位工作中的重要一環(huán)，對于推動事業(yè)單位的健康發(fā)展提供了有效借鑒。但是，在實際工作中，事業(yè)單位檔案資料管理存在著諸多問題，不利于管理的科學(xué)化、規(guī)范化，對這些問題進行分析研究并提出可行性的對策對推動事業(yè)單位檔案資料管理工作意義重大。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案資料管理；問題；對策

檔案資料管理工作是事業(yè)單位管理工作中的一項重要組成部分，科學(xué)、良好的檔案資料管理辦法能夠提高單位的工作效率和工作質(zhì)量，為研究單位的業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了提供第一手資料。因此，如何加強檔案資料管理，提高檔案資料管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，是事業(yè)單位檔案資料管理的重中之重。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案資料管理存在一些問題，不利于檔案資料管理的科學(xué)化、規(guī)范化，因此，有必要對這些問題進行梳理，并提出相應(yīng)的對策，推動事業(yè)單位檔案資料管理向前發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題

目前，事業(yè)單位檔案資料管理存在諸多問題，整體效果不佳，主要包括以下幾個方面。

（一）對檔案資料管理工作重要性認(rèn)識不到位

在實際工作中很多單位對檔案資料管理工作定位出現(xiàn)偏差，認(rèn)為不是業(yè)務(wù)工作，放在次要位置，甚至認(rèn)為檔案資料管理工作沒有必要，更有甚者還將原來的管理人員調(diào)做他用，認(rèn)為只要檔案資料不丟、不泄密就可以了，這樣的態(tài)度導(dǎo)致檔案資料管理不善，有的還出現(xiàn)丟失狀況，檔案資料的利用率也比較低。這些都是由于沒有認(rèn)識到檔案資料管理的重要性造成的。

（二）檔案資料管理制度不健全

因為對檔案資料管理工作不重視，所以對相關(guān)的管理制度也不關(guān)心，管理制度不規(guī)范、缺乏實效的問題普遍存在，檔案資料信息不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范等現(xiàn)象時有發(fā)生，再加上事業(yè)單位之間的人員調(diào)動相對比較頻繁，給檔案資料管理規(guī)范化也帶來一定難度。

（三）檔案資料管理人員專業(yè)性不強、素質(zhì)偏低

部分事業(yè)單位檔案資料管理人員從別的崗位調(diào)動而來，不具備相應(yīng)的檔案資料管理專業(yè)素質(zhì)，還有一部分管理人員要從事其他方面的工作，精力被分散，管理效果不佳。同時，人員的流動性也給專業(yè)培訓(xùn)帶來了困難。這些因素綜合起來導(dǎo)致管理人員專業(yè)性不強，整體素質(zhì)偏低，管理水平不高。

（四）檔案資料管理的信息化水平低

多數(shù)事業(yè)單位檔案資料管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，以紙質(zhì)版存檔為主，電子檔案資料的使用和保存還沒有推廣，單位內(nèi)部信的息化平臺建設(shè)也比較落后。多數(shù)事業(yè)單位只是將信息、目錄輸入計算機，他們?nèi)匀涣?xí)慣于手工操作，檔案管理的信息化程度不高，許多單位的檔案資料管理停留在檔案材料的收集整理和存檔的環(huán)節(jié)，信息管理設(shè)備沒有得到普及和完善，信息技術(shù)在檔案資料管理中的普及應(yīng)用比較少。

二、解決事業(yè)單位檔案資料管理問題的對策

針對事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題，從以下幾個方面提出了對策。

（一）強化檔案資料管理重要性觀念，提高思想認(rèn)識

要從根本上解決事業(yè)單位檔案資料管理存在的問題，就要從思想上入手，真正看到檔案資料管理的重要性，從而重視檔案資料管理。一是單位領(lǐng)導(dǎo)要增強對檔案資源管理工作的重視和支持，要將檔案資料管理工作納入議事日程，這樣才能保證檔案資料管理工作的順利進行。二是管理人員要改變對檔案資料管理工作的態(tài)度，真正從內(nèi)心樹立起檔案資料管理工作重要的觀念，增強責(zé)任意識和敬業(yè)精神，將全身心投人到管理工作中，做好各項工作，并對工作過程中出現(xiàn)的問題隨時向領(lǐng)導(dǎo)匯報和請示，讓領(lǐng)導(dǎo)及時掌握本單位的檔案資料管理情況。

（二）制定完備的檔案資料管理制度，做到有章可循

思想上重視檔案資料管理工作是解決檔案資料管理問題的重要前提，但是要想行之有效，還是要依靠完善的管理制度，給檔案資料管理工作提供遵循，結(jié)合單位的現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理政策，實現(xiàn)用制度管事、管人。一是對單位現(xiàn)有的管理制度進行修訂完善補充，將國家最新發(fā)布的關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的各項準(zhǔn)則規(guī)章納入本單位制度中，用健全的工作制度來事業(yè)單位的檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。例如，將重大會議的材料、單位成員考核情況以及與單位成員簽訂的合同等情況都應(yīng)在檔案中如實記錄，對收集的材料進行及時補充。二是要建立檔案資料管理達標(biāo)考核機制，對本單位檔案資料管理工作實行定性定量考核、分級分類指導(dǎo)、等級動態(tài)管理，保證檔案資料管理的制度化、規(guī)范化。

（三）增強檔案資料管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升管理人員的整體素質(zhì)

事業(yè)單位檔案資料管理人員的專業(yè)知識的水平，在很大程度上決定著本單位檔案資料管理工作的水平。因此，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著重提升檔案資料管理人員的素質(zhì)，定期開展檔案資料管理人員理論知識和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理人員的整體素質(zhì)。具體來說要做好以下幾個方面：一是進行組織能力和協(xié)調(diào)能力鍛煉，組織能力和協(xié)調(diào)能力是所有事業(yè)單位人員應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)，檔案資料管理人員也必須具備，對于協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部關(guān)系、處理好單位內(nèi)部復(fù)雜問題、建立互幫互助互諒的團隊關(guān)系很有幫助，從而也能使單位更好地運作。二是進行計算機基礎(chǔ)知識和基本技能培訓(xùn)將檔案資料管理和信息技術(shù)結(jié)合起來，靈活解決管理過程中遇到的問題。三是針對管理人員進行業(yè)務(wù)能力不強進行分類改進，針對現(xiàn)有的檔案資料管理人員習(xí)慣紙制檔案管理，不熟練掌握信息化操作方法的問題，開展有針對性的培訓(xùn)工作，全面提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平；針對專業(yè)技術(shù)人員不足的事業(yè)單位，有條件的要引進專業(yè)檔案資料管理人才，提高檔案資料管理的專業(yè)化、科學(xué)化水平。

（四）加大檔案資料管理信息化建設(shè)，提高信息化水平

隨著事業(yè)單位檔案資料的不斷積累，傳統(tǒng)的檔案資料管理方法已經(jīng)不適應(yīng)時代和事業(yè)的發(fā)展需要，信息化必然成為檔案管理的主流發(fā)展趨勢。所以，實行信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會對檔案管理工作的普遍要求，各事業(yè)單位也要加大檔案資料管理的信息化建設(shè)，提高信息化水平。一是加強硬件設(shè)施建設(shè)，要為檔案資料管理配備必要的計算機、網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印機、打印機、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，同時，提供適宜保存檔案資料的專門場所，保證檔案資料的管理專事專辦。二是利用互聯(lián)網(wǎng)傳遞的快速性，加大事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料管理平臺建設(shè)，實現(xiàn)各級檔案資料管理無縫銜接，保證信息的保證信息的時效性。三是圍繞電子檔案資料信息，加強檔案資料信息化的安全保障工作，建立必要的安全保障系統(tǒng)，確保檔案資料不泄密。

三、結(jié)語

綜上所述，可以看到事業(yè)單位檔案資料管理工作中存在著一些比較明顯的和共性問題。社會的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的飛速進步，也給事業(yè)單位檔案資料管理工作帶來了挑戰(zhàn)，改變原有的管理模式，創(chuàng)新管理思路和管理辦法是必然要求，由于信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資料管理的信息化已是必然趨勢，這就要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及其相關(guān)工作人員要端正思想，主動發(fā)現(xiàn)檔案資料管理工作存在的問題并探索科學(xué)、有效的改進措施，以檔案資料管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化推動事業(yè)單位的發(fā)展。

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