基于財(cái)務(wù)共享模式的會(huì)計(jì)檔案電子化管理探索

周佳欣 中糧利金（天津）糧油股份有限公司靜海分公司

引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的快速發(fā)展，企業(yè)的國(guó)際化程度持續(xù)提升，在信息化支撐下，財(cái)務(wù)共享模式得到了良好發(fā)展。目前很多大型企業(yè)都將財(cái)務(wù)共享模式看作是自身內(nèi)部管理的重要手段，財(cái)務(wù)共享模式簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是將企業(yè)中重復(fù)的財(cái)務(wù)工作單獨(dú)抽調(diào)出來(lái)，集中到財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行處理[1]。與此同時(shí)，我國(guó)在2016年開(kāi)始，從法律層面上正式確定了電子檔案的法律效應(yīng)，在這種情況下，對(duì)不同企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案集中到財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)集中化管理，更容易簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、記錄、銷(xiāo)賬、入檔等程序，這對(duì)于會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展具有極大幫助。

一、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案電子化管理的意義

首先，在財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)體制的中心也從以往的屬地化經(jīng)營(yíng)實(shí)體管理轉(zhuǎn)變成異地的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在這種情況下，會(huì)計(jì)人員自身的工作方式也從以往的人工操作轉(zhuǎn)變成以影像傳輸系統(tǒng)為核心的影像數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)處理，電子檔案的利用率也因此得到了明顯提升，會(huì)計(jì)檔案管理方式也會(huì)隨之做出極大改變，如果忽視了電子會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)的開(kāi)展，很有可能對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作開(kāi)展造成不利影響[2]。因此在實(shí)踐中需要針對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)開(kāi)展需求，推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)，保證會(huì)計(jì)資料本身的合法性、安全性、一致性，保證其符合國(guó)家檔案管理要求。

其次，財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)工作流程會(huì)逐步拉長(zhǎng)，并且會(huì)計(jì)檔案的形成也會(huì)逐漸增大，很多崗位及角色都會(huì)參與到電子會(huì)計(jì)檔案形成中，由于會(huì)計(jì)檔案管理會(huì)出現(xiàn)交叉管理的狀況，從而間接地加大了問(wèn)題處理難度，這也會(huì)在很大程度上加劇電子會(huì)計(jì)檔案管理復(fù)雜程度[3]。在財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案管理要做到流程化、專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度地減少會(huì)計(jì)電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

最后，考慮到會(huì)計(jì)電子檔案內(nèi)部質(zhì)量問(wèn)題及外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)因素，在實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)集中化管理是很關(guān)鍵的點(diǎn)。企業(yè)在實(shí)踐中需要依據(jù)財(cái)務(wù)共享的要求，組建專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)及流程，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的獲取、分類(lèi)、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管及利用等進(jìn)行規(guī)范調(diào)整，使得電子會(huì)計(jì)檔案能滿足各類(lèi)工作所需，切實(shí)發(fā)揮出會(huì)計(jì)電子檔案的作用，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息服務(wù)質(zhì)量提升[4]。

二、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中存在容易磨損、不容易保存的情況，加上時(shí)間、保存環(huán)境、保存技術(shù)、工具限制等因素的影響，在長(zhǎng)時(shí)間存放過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)原始憑證字跡模糊、淡化的情況，資料信息難以辨別，并且隨著各種原始憑證、賬本、報(bào)表等使用次數(shù)的增加，票據(jù)、憑證的損壞程度也會(huì)加大，加上人力資源、物力資源及存儲(chǔ)空間等的限制，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的良好監(jiān)管與保護(hù)[5]。此外，在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理中，還存在查閱難度大、使用不方便的情況，在每次查閱使用時(shí)，資料的調(diào)出都比較困難，在進(jìn)行資料審查時(shí)，需要將所有的資料都翻出來(lái)，逐一尋找，如果要復(fù)印更是需要幾十、上百?gòu)埖募?，不僅會(huì)造成了資源浪費(fèi)，使用者在信息查閱上也比較困難，耗時(shí)耗力的情況嚴(yán)重。

三、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案管理的變化

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)電子檔案管理從根本上發(fā)生了翻天覆地的變化，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)化檔案的轉(zhuǎn)變，并且在互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)化的影響下，信息分析、存儲(chǔ)也變得更加容易[6]。在今后，隨著財(cái)務(wù)共享模式的發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案管理將會(huì)成為最為重要的一個(gè)點(diǎn)，企業(yè)可以借助信息技術(shù)獲取自身發(fā)展所需要的各種信息，同時(shí)企業(yè)的其他部門(mén)也可以在財(cái)務(wù)共享模式下，增強(qiáng)自身的信息利用率。

（一）檔案采集

在會(huì)計(jì)電子檔案采集中，主要是通過(guò)平臺(tái)及系統(tǒng)進(jìn)行，會(huì)實(shí)現(xiàn)安全、核算、資金等各項(xiàng)管理信息的全面整合，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，可以完成數(shù)據(jù)的及時(shí)接收、分析、查詢(xún)及處理，為企業(yè)的發(fā)展提供了全面的檔案數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，其本身可以結(jié)合自身的核算系統(tǒng)，對(duì)生產(chǎn)中的原始數(shù)據(jù)開(kāi)展處理，形成電子憑證，在做完核算、審批工作后，會(huì)借助報(bào)表系統(tǒng)形成相應(yīng)的電子報(bào)表，所有的環(huán)節(jié)都是通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的。對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)，可以借助識(shí)別系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的保存，只需要對(duì)憑證進(jìn)行掃描，就可以準(zhǔn)確地獲取各項(xiàng)信息，比之前工作要方便很多[7]。財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)電子檔案管理不僅能做到檔案數(shù)據(jù)的采集、整合、分析，還能在處理完成后上傳到共享中心，通過(guò)不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)作用，實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的傳輸與收集，做到了數(shù)據(jù)共享，為后期的財(cái)務(wù)共享提供了良好基礎(chǔ)。在實(shí)踐中，只要生成了電子會(huì)計(jì)憑證，就可以完成電子報(bào)表的制作，并借助銀企直聯(lián)系統(tǒng)獲得銀行的回執(zhí)單，保證了支付數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了對(duì)工作環(huán)節(jié)的優(yōu)化?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代下，通過(guò)財(cái)務(wù)共享模式的實(shí)施，企業(yè)可以借助SPA等系統(tǒng)對(duì)核算數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，并且還能完成數(shù)據(jù)的加工，既可以驗(yàn)證數(shù)據(jù)真實(shí)性，又能高效率的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)核驗(yàn)，發(fā)揮出了檔案的作用。

（二）檔案分析

在做好檔案采集工作后，就需要進(jìn)行平臺(tái)存儲(chǔ)及共享。企業(yè)需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展所需，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的處理系統(tǒng)，在規(guī)范業(yè)務(wù)流程的過(guò)程中，注重?cái)?shù)據(jù)分析，對(duì)電子檔案中的每個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，如結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、程式化數(shù)據(jù)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的深度挖掘與整理，構(gòu)建完整的信息鏈，充分發(fā)揮出共享財(cái)務(wù)的意義，為企業(yè)的決策提供更加準(zhǔn)確的信息支撐。在財(cái)務(wù)共享模式中，會(huì)計(jì)檔案的關(guān)聯(lián)不僅局限在傳統(tǒng)形式上，還可以通過(guò)信息化連接，明確數(shù)據(jù)規(guī)律，為后續(xù)的計(jì)算提供良好支撐[8]。在會(huì)計(jì)電子檔案處理中，利用Hadoop技術(shù)，可以及時(shí)導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并通過(guò)集群、數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，以分布式技術(shù)為關(guān)鍵進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析查詢(xún)，滿足了后期的實(shí)際要求。操作人員在具體操作過(guò)程中，需要進(jìn)一步明確技術(shù)應(yīng)用要點(diǎn)及注意事項(xiàng)，充分發(fā)揮出技術(shù)的價(jià)值，從而高質(zhì)量地完成檔案分析活動(dòng)。

（三）檔案應(yīng)用

在會(huì)計(jì)電子檔案應(yīng)用中，需要先經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)挖掘分析，得出相應(yīng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)內(nèi)容后，結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)一步地深度開(kāi)發(fā)，最后得出有利于企業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)的發(fā)展提供良好信息依據(jù)，以此體現(xiàn)出財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電子檔案的管理價(jià)值。具體來(lái)說(shuō)，在檔案應(yīng)用中可以分成檢索、利用兩個(gè)環(huán)節(jié)，其中檢索主要是通過(guò)平臺(tái)對(duì)所需要的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行針對(duì)性的查詢(xún)，同時(shí)還會(huì)查詢(xún)指定相應(yīng)的電子云端檢索條，從而滿足企業(yè)的信息查找需求[9]。企業(yè)在搜尋關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)時(shí)，只要輸入關(guān)鍵詞就可以，然后結(jié)合檢索到的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)信息完成決策。在以往的會(huì)計(jì)檔案中，存在檢索困難、檢索率比較低的狀況，難以滿足企業(yè)的會(huì)計(jì)信息需求，而財(cái)務(wù)共享模式下，借助信息技術(shù)本身的高數(shù)據(jù)處理能力，既可以完成對(duì)原始數(shù)據(jù)的高效處理，還能保證最終處理結(jié)果為企業(yè)所用，最大限度地發(fā)揮出了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息自身的價(jià)值。同時(shí)在會(huì)計(jì)電子檔案管理中心，通過(guò)MapReduce編程實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中處理，很好地解決了大范圍中的電子檔案內(nèi)容問(wèn)題。此外，會(huì)計(jì)電子檔案會(huì)儲(chǔ)存在各種云端，查詢(xún)利用會(huì)更加方便，能滿足企業(yè)的綜合發(fā)展需求。過(guò)去的會(huì)計(jì)檔案檢索中，操作難度很大，工作壓力大，而借助財(cái)務(wù)共享中心，通過(guò)現(xiàn)代化信息處理手段，能全面提升數(shù)據(jù)處理速度，并且這種技術(shù)還可以對(duì)不同格式數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，便于分析各種數(shù)據(jù)的形式，促進(jìn)了檔案管理水平提升，這對(duì)于企業(yè)決策有良好幫助。

四、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案電子化管理優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化信息化處理系統(tǒng)建設(shè)

在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)必須特別注重會(huì)計(jì)工作的信息化開(kāi)展，同時(shí)在會(huì)計(jì)檔案信息管理中心，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方式開(kāi)展，能讓會(huì)計(jì)檔案信息以更加綜合的方式呈現(xiàn)出來(lái)。所以在實(shí)踐中，企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理時(shí)，需要結(jié)合財(cái)務(wù)共享模式要求，構(gòu)建契合會(huì)計(jì)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并注重對(duì)軟硬件環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，確保財(cái)務(wù)檔案信息的良好傳播與共享。滿足會(huì)計(jì)檔案硬件管理需求后，還應(yīng)該積極地對(duì)傳輸網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案本身的利用率，保證財(cái)務(wù)共享中心能以此高質(zhì)量地完成業(yè)務(wù)拓展，促進(jìn)電子化會(huì)計(jì)檔案利用率的提升[10]。企業(yè)在平常需要做好系統(tǒng)的維護(hù)管理工作，強(qiáng)化系統(tǒng)本身的穩(wěn)定性，構(gòu)建安全的財(cái)務(wù)共享環(huán)境，便于會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展。

（二）強(qiáng)化文檔管理及影像掃描管理

在財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，在這種情況下原始票據(jù)、業(yè)務(wù)支撐文件會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬟f及歸檔就會(huì)變得更加重要。在前期，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以做到電子文件集中歸檔影像及檔案管理系統(tǒng)的同步運(yùn)行，可以在保證文件的安全傳遞的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子文件與實(shí)物檔案的良好銜接。而隨著業(yè)務(wù)量的持續(xù)增加，影像掃描崗位工作量逐漸增大，并且掃描成本也會(huì)越來(lái)越大，影像掃描工作可以由掃描分中心、總部掃描中心進(jìn)行，對(duì)掃描后的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的影像系統(tǒng)管理，這樣可以更好地處理電子影像文件與原始單據(jù)的關(guān)系，更容易滿足相關(guān)人員的審計(jì)查證、調(diào)閱等工作需求?？紤]到影像掃描工作量比較大，系統(tǒng)也會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)空間不夠、系統(tǒng)運(yùn)行速度比較慢的情況，可以選擇自建檔案管理系統(tǒng)，或者使用第三方檔案管理系統(tǒng)來(lái)處理，從而滿足各項(xiàng)工作要求。

（三）提升硬件設(shè)施安全性

在財(cái)務(wù)共享模式下，開(kāi)展會(huì)計(jì)電子檔案管理活動(dòng)時(shí)，會(huì)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)用于保存會(huì)計(jì)電子檔案的機(jī)房，而機(jī)房本身的安全性將會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的安全程度造成影響。如果在實(shí)踐中忽視了對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案機(jī)房管理的重視，當(dāng)機(jī)房出現(xiàn)了火災(zāi)、進(jìn)水、地震等狀況，系統(tǒng)中的硬件設(shè)施因此受到損壞，將會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案帶來(lái)致命威脅，因此做好會(huì)計(jì)電子檔案機(jī)房管理十分重要。在電子會(huì)計(jì)檔案機(jī)房頂部，應(yīng)該安裝相應(yīng)的避雷器，降低雷雨天氣受到雷劈的概率，同時(shí)企業(yè)還需要在機(jī)房中設(shè)置相應(yīng)的電涌保護(hù)器，其可以更好地保護(hù)機(jī)房電壓不會(huì)超過(guò)設(shè)備所能承受的最大電壓，并且還能將雷電產(chǎn)生的強(qiáng)大電流轉(zhuǎn)移到其他地方，避雷器與電涌保護(hù)器的利用，在極大程度上提升了機(jī)房在雷雨天氣下的安全性[11]。由于在實(shí)踐中引起機(jī)房硬件設(shè)施損壞的因素有很多，并且有很多因素屬于不可力拒因素，所以企業(yè)還需要將會(huì)計(jì)電子檔案上傳至云端，或者是對(duì)其多做幾份備份，這樣不管是遇到什么因素造成的機(jī)房硬件設(shè)施損壞，都可以在極短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)會(huì)計(jì)電子檔案，保證企業(yè)不會(huì)因此受到影響。此外，企業(yè)在實(shí)踐中還可以與外部供應(yīng)商，在機(jī)房安裝熱戰(zhàn)，當(dāng)機(jī)房設(shè)備由于諸多因素出現(xiàn)無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)的情況，熱戰(zhàn)也能及時(shí)讓設(shè)備恢復(fù)運(yùn)轉(zhuǎn)，這對(duì)于提升會(huì)計(jì)電子檔案安全性有極大幫助。

（四）強(qiáng)化會(huì)計(jì)電子檔案管理人員素質(zhì)

在財(cái)務(wù)共享模式下，為了更好地發(fā)揮出會(huì)計(jì)電子檔案本身的價(jià)值，還應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)電子檔案管理人員本身的綜合素質(zhì)。在平常，企業(yè)需要對(duì)做好檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)據(jù)信息分析處理水平，保證其可以靈活地運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)完成會(huì)計(jì)電子檔案管理活動(dòng)。企業(yè)管理層要進(jìn)一步提升對(duì)電子檔案管理的重視力度，定期聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人才開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)、更新活動(dòng)，保證電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)作。在新時(shí)期下，企業(yè)還需要注重對(duì)檔案管理理念、管理方式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，結(jié)合時(shí)代特征，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過(guò)全新的檔案管理手段，由具備電子檔案管理專(zhuān)業(yè)的人才開(kāi)展檔案管理活動(dòng)。此外，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中，企業(yè)還需要結(jié)合以往檔案管理中存在的不足，逐步優(yōu)化檔案管理活動(dòng)，創(chuàng)新檔案管理過(guò)程，為會(huì)計(jì)電子檔案管理活動(dòng)的有序開(kāi)展提供保障。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案環(huán)境也較之以往有了極大改變。在實(shí)踐中企業(yè)需要結(jié)合財(cái)務(wù)共享管理模式的特征，加快會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)，盡可能地將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，并做好備份保存活動(dòng)，以此進(jìn)一步提升企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平，為企業(yè)的綜合發(fā)展提供保障。