運用信息技術(shù)提升企業(yè)應付賬款管理水平

閆花方 開灤（集團）有限責任公司物資分公司

大部分企業(yè)在經(jīng)營過程中都會以經(jīng)濟建設為中心，會著重考慮如何節(jié)約經(jīng)營成本、提高經(jīng)濟利潤的問題。這就涉及對資金收支過程進行動態(tài)化管理的環(huán)節(jié)，需要合理做好財務數(shù)據(jù)的收集、整合和核算等工作。基于此，本文主要以應付賬款的管理任務為例，介紹工作中常見的難題，研究如何運用信息技術(shù)來優(yōu)化工作思路，提升工作質(zhì)量及效率，最終目的是帶動企業(yè)的經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)在應付賬款管理環(huán)節(jié)常見的難題

（一）業(yè)務與財務處理方式的一致性問題

應付賬款是會計基礎核算工作中的一個科目，主要用于核對企業(yè)在采購物資、支付勞動報酬時，款項實際支付和賬目信息的記錄情況上是否存在時間、數(shù)額上的差異。結(jié)合實際工作情況來看，目前最常見的問題就是：企業(yè)在工作進程中可能會出現(xiàn)業(yè)務工作和財務工作沒有及時對接的情況。而且，管理者沒有使用統(tǒng)一的管理方式完成基礎的業(yè)務和財務處理任務，不僅會出現(xiàn)信息滯后性的問題，還會因為信息不對等、存在信息誤差等情況，制約應付賬款管理工作的穩(wěn)步開展。此外，不同財務人員在工作時使用的工作方法存在差異、工作思維方式也有所不同，在參與支付業(yè)務的前期、后期管理工作時，會因為處理方式不一致而影響信息的準確性。實際上，這些信息將為后續(xù)的資金分配管理和項目決策提供參考，如果不能及時找到解決問題的方法，將無法順利實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展目標。

（二）企業(yè)項目管理方案的合理性問題

在全面落實企業(yè)應付賬款管理工作時，現(xiàn)階段各個企業(yè)經(jīng)常會遇到的問題是：項目管理方案不科學、不合理，沒有設置專門的管理模塊，沒有使用現(xiàn)代化理念、技術(shù)方法來處理工作問題，將極大的增加企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟管理難度。主要問題是工作效率比較低、員工日常工作任務量加大。據(jù)了解，為了適應時代發(fā)展要求，目前很多企業(yè)都會積極推廣使用會計電算化技術(shù)，并引進了ERP 系統(tǒng)。但由于系統(tǒng)沒有更新，員工的工作觀念過于傳統(tǒng)，仍然在使用以往的項目管理方案來解決問題，無法滿足資金核算要求，不能根據(jù)實際情況生成臺賬，容易在工作中出現(xiàn)疏漏，這是企業(yè)新時期在經(jīng)濟發(fā)展階段中要關(guān)注的重點及難點問題。

（三）付款憑證之間的連接緊密性問題

基于各個企業(yè)都在研究如何提升應付賬款管理水平的問題，應要求財務管理人員圍繞著資金支付流程找出每個工作環(huán)節(jié)中潛在的風險，分析引發(fā)風險的原因。據(jù)了解，在處理資金支付問題時，應按照規(guī)定開具付款憑證，憑證上要標注清楚付款的具體時間、金額、經(jīng)辦人信息和實際的款項用途。但是，現(xiàn)階段的實際問題是：在推廣信息技術(shù)的過程中，由于付款憑證與支付令之間的銜接不緊密，導致財務管理工作效果不理想，比較容易誘發(fā)經(jīng)濟安全隱患。這是因為支付令是保證資金支付安全的有效渠道，然而目前的付款憑證與支付令之間僅靠財務人員的單向連接。這說明現(xiàn)階段的支付管理方案不科學、不合理，需要及時展開創(chuàng)新研究工作。

（四）票據(jù)管理工作的專業(yè)化程度問題

企業(yè)在具體進行應付賬款管理工作時，應將工作重心放在對票據(jù)的管理環(huán)節(jié)上。一般要識別票據(jù)的真?zhèn)?，并進行分類管理，注意規(guī)范財務人員的工作行為。但由于目前的票據(jù)都是以紙張為載體，在清點票據(jù)時，需要安排工作人員手動翻找票據(jù)，會增加工作任務量，工作效率得不到有效的提升。而且，一旦紙質(zhì)票據(jù)表面字跡模糊、紙張破損或丟失，都無法為應付賬款的核算工作提供真實、完整的數(shù)據(jù)作為支持。針對這個問題來說，如何掌握信息技術(shù)的靈活應用方法，將紙質(zhì)票據(jù)以數(shù)字化的格式存儲在計算機系統(tǒng)中，就成了企業(yè)財務管理環(huán)節(jié)的一項核心任務。但這項工作存在一定的難度，需要企業(yè)提供資金、技術(shù)、人力資源的支持，才能達到良好的工作效果。

二、企業(yè)運用信息技術(shù)提升應付賬款管理水平的基本原則

在規(guī)范化的開展企業(yè)內(nèi)部的應付賬款管理工作時，如果決定推廣使用信息技術(shù)，應當嚴格遵守以下幾項基本原則：

（一）遵循合法性原則

企業(yè)使用信息技術(shù)來處理應付賬款的管理問題時，應確保工作具備規(guī)范性、合理性、可行性的特點。這就需要優(yōu)化工作流程，建立完善的管理機制，將財務管理工作與內(nèi)控機制融合起來。并應當嚴格遵守合法性原則，關(guān)注國家出臺的新經(jīng)濟管理條例的內(nèi)容，及時對基層財務工作者進行普法教育，增強其法律意識，要求其在法律允許的范圍內(nèi)學習信息技術(shù)的操作方法，引進會計信息化技術(shù)，進行財務數(shù)據(jù)的自動化、智能化管理。最終科學完成對財務數(shù)據(jù)的整合任務，提高工作效率和質(zhì)量。另外，應將法律制度內(nèi)容與企業(yè)內(nèi)部的控制機制融合起來，提高管理工作的權(quán)威性。這樣才能從根本上降低應付賬款的管理難度，跟上時代的發(fā)展進程，進而帶動企業(yè)的經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展。

（二）遵循適應性原則

不同企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營范圍存在差異，適宜使用的財務管理方案也有所不同。如果一味的借鑒其他企業(yè)的管理方案，將會影響工作的開展效果。基于此，企業(yè)在推廣使用信息技術(shù)進行財務管理工作之前，應要求財務人員能主動總結(jié)工作經(jīng)驗，分析現(xiàn)行工作方案的優(yōu)缺點，合理優(yōu)化工作思路。關(guān)鍵要在工作中嚴格遵循適應性原則，結(jié)合工作經(jīng)驗分析目前的實際工作要求，找到財務工作的開展方向。在此基礎上，從眾多工作方法中選出最適宜的一種方法，這樣才能最大化發(fā)揮應付賬款管理工作的價值作用，規(guī)避企業(yè)的經(jīng)濟運行風險。這就涉及組建專業(yè)人才隊伍，提高財務部門綜合工作素質(zhì)及能力的問題，需要企業(yè)引起重視。

（三）遵循經(jīng)濟性原則

結(jié)合時代的發(fā)展情況來看，同類型企業(yè)之間的市場競爭更加激烈。而各個企業(yè)的基本發(fā)展目標就是提升自身的經(jīng)濟效益，因此，為了能提高市場競爭地位，解決經(jīng)濟發(fā)展難題，很多企業(yè)在運用信息技術(shù)處理應付賬款的管理問題時，會考慮設置經(jīng)濟指標，安排財務人員參與內(nèi)部的管理工作。這需要嚴格遵循經(jīng)濟性原則，從經(jīng)濟管理的角度分析問題，找到最大化減輕財務核算壓力，減少人力、物力投入量的方法，合理節(jié)約經(jīng)營成本，推動經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展。通常在決定以此為標準篩選合適的計算機軟硬件設備后，注意選拔高水平的財務人員，科學分配工作任務，才能真正達到良好的財務管理效果。

三、企業(yè)運用信息技術(shù)提升應付賬款管理水平的具體思路

（一）應編制科學合理的賬務處理規(guī)則

企業(yè)在轉(zhuǎn)變工作思路，引進新的工作方法時，應結(jié)合具體工作情況和財務發(fā)展需求，編制配套的管理機制，給出明確的管理指標，為流程化的完成財務管理任務提供制度保障。以目前存在的業(yè)務和財務處理方式不一致的問題為例，在內(nèi)部管理制度中融入財務管理的相關(guān)要求，并借助信息技術(shù)開展業(yè)財融合管理工作。這需要先完成內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的建設任務，及時找出各部門的基本工作職責，分清員工的本職工作任務與應付賬款管理任務之間的差異，還要找出二者的關(guān)聯(lián)性，將新給出的財務處理規(guī)則作為績效考核的一項標準，圍繞著企業(yè)資金支付過程進行全面、嚴格、有效的管理。比如，使用頻率較高的技術(shù)方法就是構(gòu)建SAP 系統(tǒng)，可以設置一個代碼。同時，包含供應商的整個主數(shù)據(jù)、單位名稱、銀行賬號、付款賬期等。在處理應付賬款的數(shù)據(jù)信息時，還可以通過該系統(tǒng)自動記錄付款時間、付款方式和實際付款情況。除此之外，在基層工作人員與財務人員溝通時，應建立網(wǎng)絡溝通渠道，確保信息數(shù)據(jù)的及時傳遞，并應設置相互監(jiān)督管理機制，確保新的財務處理規(guī)則能夠落到實處。

（二）應科學增設新的項目管理模塊

使用信息技術(shù)處理應付賬款管理問題時，企業(yè)大多會首選業(yè)財融合管理的方式，這需要構(gòu)建專用的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，通過分設不同的項目管理模塊，對財務數(shù)據(jù)信息進行精細化的管理。這是處理企業(yè)項目管理方案不合理問題的有效方法，關(guān)鍵是要按照新會計準則給出的財務數(shù)據(jù)分配標準，完成對財務報表的制作任務，從中確定哪些數(shù)據(jù)信息要整合在一起，完成對數(shù)據(jù)庫的建設工作，希望能永久存儲財務信息，方便在后續(xù)需要使用數(shù)據(jù)進行財務核算工作時，可以隨時調(diào)用這些信息，發(fā)揮數(shù)據(jù)的使用價值。另外，要增設新的管理模塊，就要圍繞著企業(yè)的產(chǎn)業(yè)經(jīng)營類型分析日常業(yè)務工作的基本流程，專項設置內(nèi)部審核模塊，規(guī)范化的開展對財務數(shù)據(jù)信息真實性、完整性的線上審核任務，避免由于數(shù)據(jù)失真的問題而增加應付賬款的管理難度。

（三）應優(yōu)化資金的支付管理方案

財務人員在負責進行應付賬款的管理工作時，應合理找出支付令與付款憑證之間的關(guān)系，通過提高二者之間的連接緊密性，來優(yōu)化資金的支付管理方案，實現(xiàn)對資金安全的全過程監(jiān)督管理目標。針對這個要求，首要任務就是將支付令和付款單據(jù)一一對應，還要提前規(guī)劃財務管理工作方案、簡化工作流程，避免出現(xiàn)重復性的工作項目而影響工作效率。與此同時，應從支付令的管理角度出發(fā)，使用支付令完成對報賬單的支付管理任務，并通過信息技術(shù)自動化完成對相關(guān)數(shù)據(jù)的綁定處理工作，減輕資金支付管理壓力，降低工作難度。最后，應引導財務人員展開創(chuàng)新研究工作，注意及時反思工作中的優(yōu)缺點，找到人才的創(chuàng)新發(fā)展方向，為其提供工作能力的培訓渠道，全面提升其創(chuàng)新意識及能力，確保其具備使用現(xiàn)代化工作思維、技術(shù)、工具進行資金支付管理工作的能力，以此來適應時代的發(fā)展要求，有效帶動企業(yè)經(jīng)濟的又好又快發(fā)展。

（四）應借助信息技術(shù)生成電子財務票據(jù)

具體運用信息技術(shù)時，企業(yè)應定期根據(jù)計算機行業(yè)的發(fā)展情況進行財務管理系統(tǒng)的升級處理，關(guān)鍵要以保證網(wǎng)絡信息的存儲、傳輸安全為核心任務，引進安全防御技術(shù)。并應從提升應付賬款管理效率的角度出發(fā)，給出具體的財務管理計劃。比如，針對人工處理票據(jù)速度慢的問題，可以通過計算機軟硬件設施將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子資料，在網(wǎng)絡上集中通過大數(shù)據(jù)技術(shù)識別每張票據(jù)之間的共性特征和個性特征，自動完成分類存儲任務。在后續(xù)工作環(huán)節(jié)中，工作人員還可以通過使用信息檢索功能，在技術(shù)支持下快捷的查找出需要的票據(jù)，方便結(jié)合票據(jù)信息順利解決財務數(shù)據(jù)的核算難題。

（五）應合理落實風險評估管理工作

在會計信息化建設過程中，企業(yè)為了保證資金支出安全，會在支付資金之前進行風險評估。這就需要安排會計人員使用信息技術(shù)構(gòu)建內(nèi)部的風險評估模型，側(cè)重點是收集相關(guān)的工作資料，判斷哪些因素會引發(fā)資金支出風險，并綜合評估風險等級，預估風險發(fā)生的時間節(jié)點，提前給出相應的應急管理對策，為科學規(guī)避、轉(zhuǎn)移、消除風險奠定堅實的基礎?；诖耍髽I(yè)應當積極將財務會計轉(zhuǎn)變成管理會計，并完善計算機基礎設施。還要給人才提供學習和交流的渠道，方便讓人才之間相互溝通，分享風險管理經(jīng)驗，以此來啟發(fā)工作思維，找到創(chuàng)新和優(yōu)化現(xiàn)行財務內(nèi)控管理方案的可行對策。據(jù)了解，企業(yè)的風險來自于兩個方面，一個是內(nèi)部風險因素，另一個是外部風險因素。為了讓企業(yè)能掌握應對財務風險的方法，還要及時調(diào)整會計工作環(huán)境，從綠色會計環(huán)境建設的角度出發(fā)，結(jié)合時代發(fā)展要求，設定戰(zhàn)略發(fā)展目標，以此來保證各項工作的可持續(xù)開展。

四、結(jié)語

企業(yè)在處理應付賬款的管理問題時，應嚴格遵循合法性、適應性、經(jīng)濟性原則，合理設置財務處理工作的規(guī)則，對工作展開定量、定性管理，保證整個財務處理過程所使用的核算方法一致，并要為業(yè)務工作人員和財務人員之間建立有效的溝通渠道，確保工作信息的及時傳遞。同時，應建立專用的會計信息化管理系統(tǒng)，合理根據(jù)工作需求增設新的項目管理模塊，并要進行資金支付管理方案的自動化、智能化處理工作。這要求財務人員具備創(chuàng)新意識，能掌握信息技術(shù)的靈活應用方法。而企業(yè)也要及時完善計算機基礎設施，宣傳信息技術(shù)的重要價值作用，最終目標是科學規(guī)避財務風險、提升應付賬款的管理水平。