事業(yè)單位檔案管理工作的開展研究

趙麗 魏緒云

事業(yè)單位檔案管理的效果直接影響著其他工作的開展。事業(yè)單位是社會體系中比較重要的職能單位，其檔案管理質(zhì)量與管理水平持續(xù)提升，檔案管理功能不斷完善，對事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)發(fā)展十分有利。隨著社會主義市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，事業(yè)單位所管理的檔案資料更加豐富，檔案管理的難度也將越來越大。為此，需要繼續(xù)完善和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，從而逐步提高事業(yè)單位的檔案管理效率。

事業(yè)單位作為當(dāng)今社會事務(wù)管理的重要參與者，履行基本公共服務(wù)職能，受到政府和社會各界的廣泛監(jiān)督。檔案管理是事業(yè)單位開展日常工作的重要基礎(chǔ)，是科學(xué)決策的重要保障。對事業(yè)單位管理實施全面科學(xué)的管理，不僅可以為事業(yè)單位人員流動提供一定的信息支持，還可以促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。但在實踐中，很多事業(yè)單位的檔案資料過多，限制了各類檔案的管理效率，導(dǎo)致檔案管理問題越來越突出。因此，事業(yè)單位需要不斷更新和完善檔案管理措施，與時俱進，以便提高檔案管理效率。

事業(yè)單位檔案管理工作開展的必要性

檔案是事業(yè)單位日常工作的重要對象，其形式多種多樣，能夠為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)。事業(yè)單位屬于公益性部門，涉及的檔案大部分用于為公眾服務(wù)，因此，做好檔案管理工作非常重要。通過檢索和查詢檔案，可以為當(dāng)前和未來的檔案管理應(yīng)用提供參考。同時，事業(yè)單位檔案具有一定的保密性，在實際管理社會公共事務(wù)的過程中，能夠及時向有關(guān)管理或執(zhí)法機關(guān)提供有效的資料檢索與歸檔方式，以促進對社會事業(yè)的有效監(jiān)管。由此可見，檔案管理有著重要作用，保證了事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)，也為事業(yè)單位檔案的使用和保管提供了極大便利。

事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容

統(tǒng)籌管理事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)資料，并記錄下相關(guān)的重大事件，是目前事業(yè)單位檔案管理的一項重點內(nèi)容，直接影響著事業(yè)單位檔案管理工作的正常開展。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的主流，隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案保管工作變得極其重要，故應(yīng)高度重視該項工作，并投入相應(yīng)的人力、物力、財力，以保證該項工作順利開展。事業(yè)單位檔案管理涉及社會信息、人力資源信息、質(zhì)量技術(shù)信息、管理信息等諸多方面。事業(yè)單位檔案管理工作并非只是查閱、管理資料，作為管理人員，應(yīng)對檔案實行全面管理，對資料進行鑒別，對檔案進行研究，編制和保管各類資料，及時向需要的單位和個人提交檔案文件。檔案管理是行政管理工作的一部分，為有關(guān)部門提供了依據(jù)和借鑒，而這種作用與意義也將隨著社會文明程度的提高而日益擴大。

事業(yè)單位檔案管理是一切管理工作的核心，也體現(xiàn)著事業(yè)單位的發(fā)展過程。檔案中記錄了單位所取得的重要成果，并且能夠合理引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理工作有效開展。另外，對檔案管理工作進行持續(xù)優(yōu)化和改善能夠幫助組織人員熟悉當(dāng)前的工作環(huán)境，找出并解決工作中出現(xiàn)的實際困難，從而優(yōu)化改進工作，并使事業(yè)單位管理者掌握工作的實際狀況和所取得的重要成果，進而有效指導(dǎo)管理工作。

事業(yè)單位檔案管理工作的開展難點

檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作中的重要環(huán)節(jié)，銜接著各項管理工作。檔案管理工作有著完善的操作體系，各個環(huán)節(jié)都嚴格按照要求進行。不過，由于發(fā)展環(huán)境的變遷，原有的制度規(guī)范已經(jīng)顯現(xiàn)出不足，許多新情況也隨之產(chǎn)生，這影響了事業(yè)單位檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。

檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效果尚有待提高。缺乏專業(yè)的檔案管理人員，且在具體的檔案管理項目上缺乏針對性，直接影響了檔案管理人員的工作熱情，也導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量低下。目前我國事業(yè)單位檔案管理工作處在關(guān)鍵時期，由于許多檔案管理人員在日常工作中對檔案保管的認識并不清晰，不愿意長時間從事檔案管理工作，因此人事變動較大。

缺乏完善的檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理工作需要建立健全檔案管理體系，以保障檔案管理工作的順利開展。但目前，事業(yè)單位在檔案管理方面還缺乏統(tǒng)一的管理體系，檔案相對分散，各類檔案的利用效率較低，這增加了事業(yè)單位檔案管理工作的難度。同時，檔案管理制度缺少科學(xué)性和完備性，阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。未能從根本上重視檔案管理工作，導(dǎo)致許多檔案管理人員不受相關(guān)制度體系的約束，沒有嚴格遵守管理程序和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作難以有效落實，使得實際檔案管理工作更加混亂。對此，應(yīng)該進一步增強檔案工作的科學(xué)性和專業(yè)性，加大開發(fā)檔案信息資源的力度，對檔案信息進行深加工，深度開發(fā)檔案信息，完善檔案開發(fā)利用的管理機制。

檔案管理信息化程度不高

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的水平不高，檔案管理手段單一、滯后。盡管計算機信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域日益擴大，但在檔案管理工作過程中，信息技術(shù)的應(yīng)用在各方面仍然存在一定的局限性。再加上事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)沒有設(shè)置數(shù)字化檔案管理裝置，導(dǎo)致硬件不符合檔案管理的基本條件，現(xiàn)代化管理效率不高。此外，邊遠地區(qū)缺乏專用檔案，數(shù)字化硬件設(shè)備不齊全，工作人員的管理手段也相對簡單，導(dǎo)致管理質(zhì)量和效率較低。

缺乏充足的資金保障

新時期，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，工作內(nèi)容不僅僅是信息資料的搜集與處理，還涉及信息檢索與統(tǒng)計分析。檔案管理工作日益復(fù)雜，其現(xiàn)在不僅需要各部門的合作，還需要良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。然而，很多事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費保障不夠，檔案保管條件簡陋，缺乏完備的防蟲防霉設(shè)備，檔案保管室的基本建設(shè)不完善，造成檔案保管室的基礎(chǔ)設(shè)施不健全。有些檔案保管室只配備了一個文件箱和計算機，致使原有的紙質(zhì)資料發(fā)生霉變甚至損壞。另外，部分檔案管理工作還是靠人工完成，嚴重浪費了人力、物力。

事業(yè)單位檔案管理工作的開展措施

優(yōu)化檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理工作涉及國計民生的各項內(nèi)容，與一般的檔案管理工作有很大區(qū)別。在實際工作的開展中，應(yīng)該制定更完善的管理體系，有效約束檔案管理人員的行為。在制度層面，要建立健全檔案管理體系，配備相應(yīng)的人力資源，組建檔案監(jiān)測管理隊伍，明確監(jiān)督管理的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。同時，構(gòu)建清晰的外部監(jiān)督管理體系，充分調(diào)動社會力量對事業(yè)單位檔案管理工作進行協(xié)同監(jiān)督，不斷提高檔案管理工作的透明度和公開性，讓社會力量更好地參與進來。監(jiān)督管理事業(yè)單位的檔案管理工作，必須充分調(diào)動各類社會資源，廣泛動員群眾參與事業(yè)單位檔案管理工作，以確保事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。

由此可見，完善事業(yè)單位檔案管理制度是推動檔案管理工作高效開展的關(guān)鍵。一套完善的檔案保管制度能夠有效推動事業(yè)單位檔案的全面管理工作。因此，必須從制度上入手，對檔案管理人員開展檔案管理工作職責(zé)的規(guī)范指引，合理分工，以發(fā)揮檔案管理工作的作用和使用價值。事業(yè)單位在開展實際檔案管理工作時，需明確檔案的主要內(nèi)容，公平分配工作內(nèi)容。對于資料歸檔，需要確保檔案資料的完整性，加強分類意識，避免檔案資料雜亂無章。

加強專業(yè)檔案管理人員隊伍建設(shè)

事業(yè)單位在開展具體工作的過程中，要加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)，促進專業(yè)人才與高素質(zhì)人才的融合，盡可能地留住人才。在人才認定過程中，事業(yè)單位也可以將檔案信息化管理發(fā)展為行業(yè)特色，繼續(xù)投入更多的人力、物力、財力，讓更多優(yōu)秀人才看到相關(guān)工作的前景，增強本單位的引才、聚才能力。同時，引進外來人才需要花費更多的人力、物力、財力，事業(yè)單位可以從內(nèi)部檔案管理人員的再教育入手，建立有組織的拔尖創(chuàng)新人才培養(yǎng)體系，使他們掌握更先進的技術(shù)，完善其知識體系，豐富其知識儲備，提高檔案信息化管理效率?，F(xiàn)代檔案管理人員必須具備較強的信息技術(shù)能力，在信息管理等方面有所建樹，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新、改革和發(fā)展的需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)從內(nèi)部人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，不斷構(gòu)建行之有效的人才培養(yǎng)機制，通過完善輔導(dǎo)培訓(xùn)體系、確定課程內(nèi)容、促進對外交流合作、檢驗培訓(xùn)成果等方式提升對檔案管理人員的培訓(xùn)質(zhì)量。

提高檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化程度

在開展事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，需要根據(jù)各類檔案的功能和內(nèi)容，確定合理標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程，并對本單位各個時期產(chǎn)生的檔案進行分類，以了解各類檔案的適用范圍，同時結(jié)合各部門實際情況，確定恰當(dāng)?shù)墓芾砟Ｊ?，提升對各類檔案資料的管理效果，加快各項工作的實際開展速度。同時，從事業(yè)單位各部門的具體工作要求和相關(guān)模式出發(fā)，根據(jù)具體內(nèi)容調(diào)整檔案管理程序和要求，做好檔案相關(guān)信息處理工作，以確保事業(yè)單位檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。在完善事業(yè)單位檔案管理流程的同時，要將各類檔案的實際管理水平提升到一定水平，從檔案管理工作存在的不足入手，制訂合理的解決方案，認真克服事業(yè)單位檔案管理運行中出現(xiàn)的問題，以促進事業(yè)單位檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。另外，建立檔案安全防范制度，提升事業(yè)單位檔案管理服務(wù)質(zhì)量和效益，增強檔案安全意識，制定嚴謹?shù)臋n案管理安全規(guī)范，建設(shè)完善的安全防范機制，以確保突發(fā)性檔案安全問題能夠得到及時有效的解決。加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全防控體系建設(shè)，定期排查計算機網(wǎng)絡(luò)病毒、隱患和漏洞，確保及時發(fā)現(xiàn)各種威脅檔案文件安全的問題。

檔案管理工作應(yīng)側(cè)重于創(chuàng)建記錄。檔案是對正在發(fā)生的事情或已經(jīng)發(fā)生的事情的記錄，編制的檔案必須準(zhǔn)確真實。在建檔過程中，要以基層為重點，以實地調(diào)研的形式開展檔案建設(shè)，建立基礎(chǔ)信息臺賬，做到一查一立、一人一戶。通常，在創(chuàng)建檔案的過程中，必須正確記錄事件的起因、過程、結(jié)果以及與事件相關(guān)的人員。傳統(tǒng)的建檔方式往往需要現(xiàn)場人工巡檢，這種方式所需時間長，工作效率低。當(dāng)前事業(yè)單位要在原有基礎(chǔ)上實行檔案管理新模式，因地制宜，牢牢把握工作重點，利用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集檔案信息。

加大資金投入，加快信息化建設(shè)

事業(yè)單位要加大資金投入，改善現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備狀況。為檔案管理人員配備專用的電子閱覽室，嚴格按照現(xiàn)代化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并采取防火、防水和防盜的安全措施。同時，要防止日光直射，若采用人工采光方式，應(yīng)正確選用防爆型式，以免引發(fā)重大火災(zāi)。

事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展要通過不斷拓展投資途徑，多措并舉，共同籌集發(fā)展資金，才能有效提升檔案管理信息化水平。事業(yè)單位要與國家財政管理部門深入交流，爭取國家扶持資金，通過設(shè)立檔案專項資金，不斷促進檔案信息化建設(shè)水平提高。此外，必須意識到公共機構(gòu)的檔案管理任務(wù)繁重，不斷優(yōu)化管理模式，加大信息系統(tǒng)建設(shè)投入，進一步推動檔案管理信息化建設(shè)，滿足當(dāng)前檔案管理工作需求。在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，引進更先進的設(shè)備設(shè)施，不斷提高檔案分類和數(shù)據(jù)采集效率，確保各類檔案數(shù)據(jù)得到合理處理，利用信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行加密。引入個性化管理軟件，根據(jù)自身實際情況對檔案管理人員進行動態(tài)管理，加強和提高考勤統(tǒng)計、檔案信息、工作成果及相關(guān)證件的保密性，開展公共平臺建設(shè)活動，公開部分非涉密檔案材料，以便人們可以更好地訪問它們?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)還應(yīng)引入安全管理設(shè)施，防止相關(guān)設(shè)施設(shè)備受到環(huán)境變化的影響。及時開展巡查活動，出臺各項管理維護機制，確保各項基礎(chǔ)設(shè)施有效運行。

此外，還有必要引入更為先進的信息管理系統(tǒng)，以提高查詢和使用檔案數(shù)據(jù)的速度。借助先進的信息技術(shù)設(shè)施設(shè)備，充分發(fā)揮信息技術(shù)的實時性和便捷性優(yōu)勢，有效提升事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，保證其在檔案管理工作中得到充分利用。將重復(fù)性工作轉(zhuǎn)化為高技術(shù)含量、高洞察力的內(nèi)容，為各項管理決策提供保障，優(yōu)化事業(yè)單位管理方案，加強技術(shù)研發(fā)和創(chuàng)新，提升事業(yè)單位檔案管理能力。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化管理正逐漸成為事業(yè)單位檔案管理改革的必然選擇。數(shù)字化設(shè)施對提高公共機構(gòu)的檔案管理效率和水平具有重要作用。因此，在實際開展過程中，事業(yè)單位檔案工作人員應(yīng)采用系統(tǒng)方法搜集檔案信息，并把這些信息準(zhǔn)確錄入電腦，以便對檔案信息進行快速整理，并制作出正確的電子檔案。在事業(yè)單位檔案管理模式下，要對紙質(zhì)檔案與電子檔案進行同步管理，以有效加強和完善事業(yè)單位的日常檔案管理工作。

綜上所述，要切實提升事業(yè)單位檔案管理工作開展的實際效果，充分發(fā)揮各類檔案在事業(yè)單位專項業(yè)務(wù)工作中的作用，為事業(yè)單位的順利開展提供全方位的支撐。當(dāng)前形勢對事業(yè)單位檔案管理發(fā)展有了新的要求和目標(biāo)，對此，事業(yè)單位應(yīng)該從管理方法、制度體系和專業(yè)人才隊伍建設(shè)等方面入手，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，從而切實提高事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展水平。

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【作者簡介】趙 麗（1967—），女，碩士，研究館員，研究方向：檔案管理和干部人事檔案管理；

魏緒云（1965—），女，本科，副研究館員，研究方向：圖書管理專業(yè)。