淺談加強(qiáng)學(xué)校教務(wù)檔案管理的具體措施

學(xué)校教職工在開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中會(huì)形成教務(wù)檔案，教務(wù)檔案是了解學(xué)校教職工工作的重要資料，妥善保管教務(wù)檔案具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前，學(xué)校教務(wù)檔案管理工作存在管理理念落后、檔案分類不明確等問(wèn)題，導(dǎo)致教務(wù)檔案管理工作的效果不理想。教務(wù)檔案可以直觀地反映出學(xué)校的教育活動(dòng)情況，為學(xué)校的教育教學(xué)管理提供有效依據(jù)。

引言

教務(wù)檔案是學(xué)校開(kāi)展教育教學(xué)工作的重要依據(jù)。高質(zhì)量的教務(wù)檔案管理工作可以為學(xué)校的發(fā)展提供信息支持，幫助學(xué)校不斷完善各項(xiàng)發(fā)展計(jì)劃以及管理制度，為學(xué)校的各項(xiàng)教育決策提供更科學(xué)的依據(jù)，促進(jìn)學(xué)校教研工作的順利開(kāi)展[1]。

學(xué)校開(kāi)展教務(wù)檔案管理工作的重要意義

當(dāng)前，大部分學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作由教務(wù)處負(fù)責(zé)，教務(wù)處主要負(fù)責(zé)登記和整理學(xué)校在教育教學(xué)活動(dòng)中間接或直接形成的各種教學(xué)材料、信息化數(shù)據(jù)、教學(xué)文字素材等教學(xué)資源或管理資源。教務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容主要是對(duì)教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法以及不同教師的教學(xué)效果進(jìn)行有效記錄，通過(guò)教務(wù)檔案可以直觀真實(shí)地了解學(xué)校在一定時(shí)期內(nèi)開(kāi)展的教學(xué)工作和管理工作，因此教務(wù)檔案具有真實(shí)性、可利用性和歷史性，其本質(zhì)是一種信息資料的記錄。在學(xué)校的教育教學(xué)管理以及各項(xiàng)教育評(píng)估工作中，教務(wù)檔案發(fā)揮著關(guān)鍵的作用。

第一，教務(wù)檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史，整理并保存這些歷史資料有助于更好地傳承學(xué)校的校園文化以及管理經(jīng)驗(yàn)。學(xué)校的教務(wù)檔案中還保留著很多優(yōu)秀教師的課堂記錄，年輕的教師通過(guò)查閱這些課堂記錄，可以更好地創(chuàng)新自身的教學(xué)觀念和教學(xué)方式，提升自身的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量，有助于其更好地開(kāi)展教育教學(xué)活動(dòng)，促進(jìn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展。

第二，教務(wù)檔案中包含大量的信息資料，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展和管理具有重要意義。高質(zhì)量的教務(wù)檔案管理工作可以促進(jìn)學(xué)校的管理，還能為學(xué)校的人事任命、科學(xué)規(guī)劃等工作提供有效的依據(jù)，有助于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)快速作出更科學(xué)的決策。建立科學(xué)的教務(wù)檔案管理制度，有助于檔案管理人員更好地開(kāi)展檔案的分類、整理和保存工作，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供參考。

第三，教務(wù)檔案可以為學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作提供有效依據(jù)。學(xué)校的管理者在制定各個(gè)學(xué)科的教學(xué)計(jì)劃和具體的管理制度時(shí)，可以調(diào)閱這些檔案，總結(jié)前人的經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上不斷提高工作質(zhì)量。教務(wù)檔案還可以使當(dāng)前學(xué)校的管理制度更具指向性和可操作性。

第四，教務(wù)檔案可以為教師的職稱評(píng)定提供參考。教師進(jìn)行職稱評(píng)定時(shí)需要提交以往的教學(xué)成果以及所獲獎(jiǎng)項(xiàng)等資料，這些資料在教務(wù)檔案中都有所記錄，可以為教師提供充分的證明。例如教師的科研成果、教學(xué)改革成果、教學(xué)質(zhì)量調(diào)查問(wèn)卷、教學(xué)資料、教學(xué)論文等。此外，教務(wù)檔案管理還涉及學(xué)生檔案的保管和交接工作。學(xué)生在正常畢業(yè)后，學(xué)校需要將學(xué)生的資料進(jìn)行交接，確保學(xué)生檔案的完整性。可見(jiàn)，學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作非常重要，對(duì)教師和學(xué)生的成長(zhǎng)和發(fā)展都起著重要的作用。

第五，教務(wù)檔案還為學(xué)校教學(xué)科研工作的開(kāi)展提供了重要的數(shù)據(jù)支持。教師的教學(xué)科研工作是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要組成部分，也是教師重要的工作內(nèi)容。很多教師在開(kāi)展教學(xué)科研工作時(shí)需要參考大量的數(shù)據(jù)和資料，還一些教師需要了解學(xué)校及教授學(xué)科的教學(xué)科研歷史，這都需要教務(wù)部門做好教務(wù)檔案管理工作，從而保障學(xué)校的教學(xué)科研工作能夠順利進(jìn)行。

學(xué)校教務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題

教務(wù)檔案管理理念落后，管理水平較低

大部分學(xué)校的教務(wù)檔案管理理念比較落后，且其依然沿用過(guò)去的管理方法，存在不愿意引入現(xiàn)代化的管理理念以及管理手段的情況。這導(dǎo)致學(xué)校教務(wù)檔案管理的水平較低，效率不高，很難滿足教職工的各種需求，難以充分發(fā)揮出教務(wù)檔案管理工作的實(shí)際作用。現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展給學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作帶來(lái)了很多機(jī)遇，但是部分學(xué)校忽視了對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)對(duì)教務(wù)檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致教務(wù)檔案管理工作難以獲得充分發(fā)展。目前，傳統(tǒng)的教務(wù)檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，學(xué)校要積極利用先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，促進(jìn)教務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，從而更好地為廣大師生服務(wù)。

教務(wù)檔案分類不明確，材料收錄不全面

當(dāng)前，大部分學(xué)校的教務(wù)檔案存在分類不明確的情況。由于工作人員大多不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且工作人員數(shù)量有限，教務(wù)檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)，很多教育教學(xué)工作中形成的教務(wù)檔案資料沒(méi)有得到有效的分類和保管，存在資料丟失的情況。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式耗時(shí)耗力，給檔案管理工作帶來(lái)了很多的困難。如果不及時(shí)對(duì)教務(wù)檔案進(jìn)行整理和分類，就會(huì)給后續(xù)的檔案調(diào)取和查詢工作帶來(lái)很大的難度，不僅浪費(fèi)時(shí)間和人力，還難以達(dá)到理想的效果。學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，其中涉及學(xué)生學(xué)籍信息的變更和教師信息的更新，如果缺乏明確的工作制度、目標(biāo)以及專業(yè)的檔案管理工作人員，檔案信息的完整性就會(huì)受到很大的影響，這將嚴(yán)重影響學(xué)生和教師的發(fā)展，學(xué)生檔案信息的缺失甚至?xí)绊憣W(xué)生的正常升學(xué)。此外，教務(wù)檔案還記錄著學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)懲信息以及學(xué)生的考試成績(jī)，如果這些信息不完整，教務(wù)檔案的作用就很難充分發(fā)揮出來(lái)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，很多有價(jià)值的資料多通過(guò)文字的方式記錄下來(lái)，圖片、圖表、視頻等形式的資料較少，工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)這些資料進(jìn)行整理，這種方式不利于學(xué)校教務(wù)檔案管理工作效率的提升，還會(huì)影響檔案作用的發(fā)揮。

硬件設(shè)施不足，教務(wù)檔案管理有效性低

目前，很多學(xué)校都忽視了對(duì)專業(yè)檔案管理工作人員的招聘。教務(wù)處負(fù)責(zé)檔案管理的大部分工作人員都是一線教師，這些工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案管理工作的重要性[2]。此外，很多學(xué)校對(duì)教務(wù)檔案管理工作的資金投入較少，導(dǎo)致教務(wù)檔案管理工作存在軟硬件設(shè)備不足、專業(yè)人員有限等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校教務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展，給后續(xù)教務(wù)檔案的查詢與調(diào)取帶來(lái)了很大的困難。

提升學(xué)校教務(wù)檔案管理工作質(zhì)量的有效措施

更新教務(wù)檔案管理理念，全面提高教務(wù)檔案管理水平

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，相關(guān)部門對(duì)學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢(shì)下，學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作人員也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的要求，不斷加強(qiáng)自身的信息化管理理念，借助信息化技術(shù)手段，提高自身的管理效率和管理水平。學(xué)校有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)以及教務(wù)檔案管理工作人員都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校教務(wù)檔案管理工作的重要價(jià)值。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在制訂工作計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該基于學(xué)校的實(shí)際情況，將教務(wù)檔案管理工作納入學(xué)校整體工作目標(biāo)中。學(xué)校有關(guān)部門應(yīng)該不斷完善教務(wù)檔案管理工作制度，在相關(guān)制度中明確教務(wù)檔案管理工作人員的具體職責(zé)，同時(shí)根據(jù)工作開(kāi)展的情況定期對(duì)教務(wù)檔案管理制度進(jìn)行修改。

為了更好地開(kāi)展教務(wù)檔案管理工作，學(xué)校還應(yīng)該定期組織教務(wù)檔案管理工作人員參加線上和線下的培訓(xùn)活動(dòng)，提高他們的計(jì)算機(jī)技能，使他們?cè)诠ぷ髦心軌蚴炀氝\(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理?？傊?，學(xué)校要始終堅(jiān)持以人為本的理念，從各個(gè)角度發(fā)力，更好地提升教務(wù)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，只有這樣才能打造出一支專業(yè)的素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)能力夠強(qiáng)的教務(wù)檔案管理隊(duì)伍，從而有效提升教務(wù)檔案管理工作的效率。

新時(shí)代背景下，教務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，不斷更新教務(wù)檔案管理工作理念，開(kāi)展教務(wù)檔案管理工作。同時(shí)，從學(xué)校教務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，制訂教務(wù)檔案管理的短期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)，并在工作過(guò)程中逐步落實(shí)這些目標(biāo)。學(xué)校還可以制定一系列的獎(jiǎng)懲措施和考核標(biāo)準(zhǔn)，從而提高教務(wù)檔案管理工作人員的工作效率和工作積極性，促使其不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，滿足新時(shí)期學(xué)校教務(wù)檔案管理工作的崗位要求，提升教務(wù)檔案管理工作的效率。

利用信息技術(shù)開(kāi)展教務(wù)檔案管理工作

傳統(tǒng)教務(wù)檔案管理工作多是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和保管，這嚴(yán)重阻礙了學(xué)校教務(wù)檔案管理水平的提升，甚至?xí)绊憣W(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展。社會(huì)的快速發(fā)展，尤其是信息技術(shù)的快速發(fā)展給學(xué)校的教務(wù)檔案管理工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。將信息技術(shù)應(yīng)用于教務(wù)檔案管理工作中，有助于相關(guān)管理人員更高效地開(kāi)展工作，提高檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)此，學(xué)校的管理層以及教務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，與時(shí)俱進(jìn)，建立起信息化教務(wù)檔案管理機(jī)制，搭建信息化教務(wù)檔案管理平臺(tái)，對(duì)教務(wù)檔案進(jìn)行有效的分類、整理和保存，并不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，及時(shí)對(duì)教務(wù)檔案管理工作的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)該意識(shí)到教務(wù)檔案管理工作的重要性，不斷調(diào)整學(xué)校教務(wù)檔案管理部門的人員結(jié)構(gòu)，在一些閑置空間設(shè)置綜合性的檔案管理和儲(chǔ)存室，并配備專業(yè)的教務(wù)檔案管理工作人員。在開(kāi)展相關(guān)教務(wù)檔案管理工作時(shí)應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，實(shí)現(xiàn)三級(jí)管理，校辦為一級(jí)管理，教務(wù)處為二級(jí)管理，教研室和實(shí)驗(yàn)室為三級(jí)管理，各管理級(jí)別的部門都應(yīng)安排一名專業(yè)的檔案管理工作人員，并明確其崗位職責(zé)，設(shè)置合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)其工作積極性以及工作效率的提升。

學(xué)校教務(wù)檔案管理工作具有明顯的分散性、周期性、系統(tǒng)性[3]?；诮虅?wù)檔案管理工作的特點(diǎn)與實(shí)際情況，在開(kāi)展有關(guān)工作時(shí)，學(xué)校應(yīng)做好監(jiān)督管理工作，學(xué)校要組織人員定期或不定期對(duì)教務(wù)檔案管理工作進(jìn)行檢查或抽查，了解教務(wù)檔案管理工作的具體進(jìn)展。利用信息技術(shù)開(kāi)展教務(wù)檔案管理工作，有助于工作效率的提升和工作模式的改進(jìn)，但學(xué)校應(yīng)該意識(shí)到信息化教務(wù)檔案管理工作模式的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。信息化教務(wù)檔案管理模式是保證教務(wù)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的有效手段，其不僅是對(duì)學(xué)校工作負(fù)責(zé)，更是對(duì)學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)，對(duì)教師的教育教學(xué)活動(dòng)負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)生和社會(huì)負(fù)責(zé)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

加大資金投入，提高硬件設(shè)施水平，更好地服務(wù)學(xué)校和社會(huì)

當(dāng)前，學(xué)校應(yīng)該加大對(duì)教務(wù)檔案管理工作的重視程度。通過(guò)加大資金投入力度，提升學(xué)校教務(wù)檔案管理的硬件水平，建設(shè)信息化教務(wù)檔案管理平臺(tái)，提高工作效率。學(xué)校教務(wù)處還應(yīng)安裝教務(wù)檔案保護(hù)設(shè)備以及相應(yīng)的安全設(shè)備，提升檔案的安全性。同時(shí)建立教務(wù)檔案資源共享平臺(tái)，方便有關(guān)部門隨時(shí)查找調(diào)用檔案，提升教務(wù)檔案的利用率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比，電子教務(wù)檔案管理方式更加省時(shí)省力，可以有效提升管理效率。學(xué)校教務(wù)檔案管理工作應(yīng)該在具體實(shí)踐的過(guò)程中堅(jiān)持科學(xué)有序的原則，不斷總結(jié)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，完善檔案管理工作制度，從而更好地服務(wù)師生、學(xué)校和社會(huì)。

學(xué)校教務(wù)檔案是學(xué)校各項(xiàng)教育教學(xué)活動(dòng)的總結(jié)和記錄，對(duì)其進(jìn)行管理是為了更好地服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)教育教學(xué)工作[4]?；诖?，學(xué)校在開(kāi)展教務(wù)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)緊緊圍繞教育教學(xué)管理活動(dòng)。工作人員應(yīng)該具備檔案管理意識(shí)和資料收集整理意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)中一些有價(jià)值的資料，并將這些資料進(jìn)行收集整理，為后續(xù)的教育教學(xué)管理工作和教研工作提供便利，同時(shí)豐富學(xué)校教務(wù)檔案的內(nèi)容，促進(jìn)信息化教務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建立和完善[5]。此外，還應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立起檔案信息共享平臺(tái)，檔案管理工作人員要及時(shí)將保存的數(shù)據(jù)上傳到平臺(tái)中，并進(jìn)行整理和收集，從而更好地滿足當(dāng)前教育教學(xué)工作的需求，以及社會(huì)對(duì)教務(wù)檔案信息的實(shí)際需求。學(xué)校在進(jìn)行信息化教務(wù)檔案管理平臺(tái)與信息化教務(wù)檔案管理體系建設(shè)時(shí)，應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況以及檔案管理工作的實(shí)際情況開(kāi)展有關(guān)工作。

結(jié)束語(yǔ)

總之，當(dāng)前教務(wù)檔案管理工作是學(xué)校工作的重要內(nèi)容，其工作質(zhì)量和工作效率的提升有助于提高學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展?；诖?，學(xué)校應(yīng)該高度重視教務(wù)檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其發(fā)展過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題采取有效的措施，積極開(kāi)展信息化教務(wù)檔案管理工作，加大資金投入力度，提高信息化檔案管理的硬件設(shè)施水平，從而有效提升教務(wù)檔案管理工作的效率，真正發(fā)揮出教務(wù)檔案對(duì)學(xué)校和社會(huì)服務(wù)的重要價(jià)值。

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【作者簡(jiǎn)介】楊傳宗（1989—），男，本科，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：教務(wù)管理。