關(guān)于高校檔案分類(lèi)方案編制的實(shí)踐與反思

高校檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜程度高、專業(yè)性強(qiáng)的工作?，F(xiàn)結(jié)合高校檔案管理工作現(xiàn)狀，以提升高校檔案管理質(zhì)量為目標(biāo)，以適應(yīng)多門(mén)類(lèi)檔案格局、遵循高校檔案的形成規(guī)律、強(qiáng)化多部門(mén)立卷歸檔職責(zé)為前提，以區(qū)分檔案的不同價(jià)值為原則，整合檔案分類(lèi)方案、細(xì)化整理流程、優(yōu)化檔號(hào)結(jié)構(gòu)、明確適用范圍和部門(mén)歸檔職責(zé)，編制適合高校檔案管理工作的分類(lèi)、整理、歸檔制度，并提出關(guān)于編制高校檔案分類(lèi)方案的思考，旨在為相關(guān)工作者提供一定的參考。

目前，指導(dǎo)高等學(xué)校檔案工作的主要依據(jù)是《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理辦法”），該檔案管理辦法對(duì)高等學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行了規(guī)范指導(dǎo)。該檔案管理辦法第三章“檔案管理”對(duì)高等學(xué)校檔案收集、整理、保管工作都作出了較為明確的規(guī)定。本文結(jié)合筆者所在單位開(kāi)展的檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作實(shí)踐及近年來(lái)的檔案管理工作，介紹高等學(xué)校檔案分類(lèi)方案的產(chǎn)生過(guò)程，并進(jìn)行了反思和總結(jié)。

檔案分類(lèi)方案編制的現(xiàn)實(shí)意義

加強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)的需要

高校檔案分類(lèi)方案是規(guī)范和指導(dǎo)檔案的形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷(xiāo)毀等工作的一項(xiàng)基本檔案制度。全面推行檔案分類(lèi)方案，對(duì)于進(jìn)一步提升高校檔案業(yè)務(wù)和信息化水平，建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護(hù)高校檔案資源完整與安全，促進(jìn)檔案事業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。隨著高等教育逐漸走向內(nèi)涵式發(fā)展，近二十年來(lái)，筆者所在學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)層次都實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展，學(xué)科門(mén)類(lèi)越來(lái)越齊全，學(xué)歷層次越來(lái)越豐富，涵蓋專、本、碩、博各個(gè)學(xué)歷層次，職能部門(mén)越來(lái)越健全，立檔部門(mén)數(shù)量增加，教學(xué)、科研、管理工作中產(chǎn)生的檔案材料越來(lái)越豐富。為確保檔案材料應(yīng)歸盡歸，根據(jù)各立檔部門(mén)工作實(shí)際，編制出更為詳細(xì)、更具可操作性的檔案分類(lèi)方案，明確各部門(mén)的歸檔范圍、分類(lèi)類(lèi)目和保管期限，是當(dāng)前檔案資源建設(shè)的迫切需要。

推行部門(mén)立卷歸檔制度的需要

部門(mén)歸檔制度是我國(guó)檔案管理工作長(zhǎng)期推行的一項(xiàng)檔案收集、整理制度。就具體立檔而言，該制度的執(zhí)行效果影響著本單位的檔案資源建設(shè)。部門(mén)歸檔制度能否順利執(zhí)行，其影響因素是多方面的，其中檔案分類(lèi)方案的編制、分類(lèi)方法的選用對(duì)部門(mén)立卷歸檔制度的執(zhí)行有著相當(dāng)重要的影響。檔案管理辦法中十一大類(lèi)問(wèn)題分類(lèi)法已深入人心，但較為籠統(tǒng)，在機(jī)構(gòu)職能越來(lái)越全面、歸檔文件越來(lái)越龐雜的現(xiàn)實(shí)壓力下，現(xiàn)有二級(jí)目錄的檔案分類(lèi)制度給多個(gè)立檔部門(mén)同時(shí)歸檔帶來(lái)諸多不利影響。受同一個(gè)二級(jí)類(lèi)目及保管期限的限制，項(xiàng)目之間容易產(chǎn)生相互交叉包容的問(wèn)題，同一個(gè)類(lèi)目下多個(gè)歸檔部門(mén)容易出現(xiàn)排隊(duì)等號(hào)、重號(hào)等問(wèn)題，既考驗(yàn)專職檔案員的問(wèn)題研判能力、溝通協(xié)調(diào)能力和對(duì)部門(mén)檔案員的工作指導(dǎo)能力，也影響了歸檔效率，尤其在推行部門(mén)立卷歸檔制度的背景下，辦公自動(dòng)化、文檔一體化趨勢(shì)更加明顯，檔案類(lèi)目分類(lèi)越明確，實(shí)際歸檔操作就越簡(jiǎn)便。

提升高校檔案管理質(zhì)量的需要

檔案分類(lèi)的最終目的是形成檔案資源的順序，便于檢索利用，這是高校檔案管理的關(guān)鍵和核心。結(jié)合各單位的工作實(shí)際，規(guī)范檔案門(mén)類(lèi)劃分，統(tǒng)一分類(lèi)方法，明確檔案整理要求，從而提高檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。在高校檔案分類(lèi)過(guò)程中，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)檔案類(lèi)別進(jìn)行精準(zhǔn)劃分，降低后期查詢和利用所耗費(fèi)的時(shí)間和人力成本，使高校檔案管理的系統(tǒng)性、專業(yè)性更強(qiáng)，切實(shí)保障高校檔案管理的科學(xué)性。編制好檔案分類(lèi)方案，使檔案收集和整理更加科學(xué)合理，從而規(guī)范檔案管理工作，提高檔案資源檢索、整理、歸檔、查閱等流程的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，便于檔案利用相關(guān)主體對(duì)檔案資源的高效利用。

檔案分類(lèi)方案編制的過(guò)程回顧

高校檔案分類(lèi)方案編制的基本原則和依據(jù)

以高校在管理活動(dòng)中形成的各種形式、各種載體的檔案為對(duì)象，在充分遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)的前提下，將同一門(mén)類(lèi)的檔案材料集中歸檔。類(lèi)目設(shè)置以《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十五條相關(guān)要求為標(biāo)準(zhǔn)，文書(shū)檔案按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行，具體業(yè)務(wù)檔案按相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)，遵循高校教學(xué)、科研、管理工作的要求，結(jié)合學(xué)校自身辦學(xué)特色和工作需要，確保納入歸檔范圍的文件材料能夠全面、系統(tǒng)地反映學(xué)校的基本面貌和主要職能活動(dòng)。

高校檔案分類(lèi)方案的編制過(guò)程

本著“平穩(wěn)、高效、務(wù)實(shí)、完整”的工作原則，筆者所在學(xué)校全面開(kāi)展檔案分類(lèi)方案的編制工作，為保證編制工作的系統(tǒng)性、科學(xué)性和分類(lèi)方案的實(shí)用性、時(shí)效性，由檔案館牽頭負(fù)責(zé)起草工作，全校各部門(mén)共同參與，經(jīng)多方調(diào)研、征求意見(jiàn)和建議，反復(fù)論證修改，前后經(jīng)過(guò)了三輪征求意見(jiàn)和建議，歷時(shí)一年半，經(jīng)十幾次局部修改，最終定稿，經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)研究通過(guò)后，報(bào)送上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)審查備案。

高校檔案分類(lèi)方案的主要內(nèi)容

高校檔案分類(lèi)方案主要分四章，第一章為編制說(shuō)明，含編制目的、編制原則、編制依據(jù)；第二章為檔案實(shí)體類(lèi)目的設(shè)置與標(biāo)識(shí)，含一、二、三級(jí)類(lèi)目的劃分、設(shè)置和標(biāo)識(shí)；第三章為學(xué)校各類(lèi)檔案實(shí)體分類(lèi)主表；第四章為檔號(hào)的編制及檔案實(shí)體的排架。附件為學(xué)校歸檔材料分類(lèi)類(lèi)目、歸檔范圍和保管期限表。

高校檔案分類(lèi)方案的特點(diǎn)

遵循“共性+個(gè)性”相結(jié)合的原則，將部分類(lèi)目分類(lèi)層級(jí)增設(shè)至三級(jí)

盡量維護(hù)與原有檔案分類(lèi)體系的相對(duì)穩(wěn)定，遵循“共性+個(gè)性”相結(jié)合的原則，擴(kuò)充一級(jí)、二級(jí)類(lèi)目，對(duì)部分二級(jí)類(lèi)目增設(shè)了三級(jí)目錄。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中第三章第十五條中將高等學(xué)校歸檔文件材料分為十一大類(lèi)，并對(duì)十一大類(lèi)文件材料的歸檔范圍作了較為寬泛的規(guī)定。由于電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等不同檔案載體的保管環(huán)境和保管技術(shù)要求有所不同，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，為便于分類(lèi)保管，增加了聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)兩個(gè)分類(lèi)，二級(jí)目錄擴(kuò)展至十三大類(lèi)，并將聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)與文書(shū)檔案分類(lèi)中歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式相關(guān)檔案作了互見(jiàn)號(hào)標(biāo)記。

原有二級(jí)類(lèi)目有的類(lèi)目歸檔內(nèi)容與學(xué)校的職能部門(mén)工作職責(zé)一一對(duì)應(yīng)，但也有很大一部分類(lèi)目的歸檔內(nèi)容涉及多個(gè)歸檔部門(mén)，或者一個(gè)歸檔部門(mén)的歸檔文件涉及多個(gè)不同的類(lèi)目。結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作，從便于歸檔操作的角度出發(fā)，將黨群類(lèi)、行政類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研項(xiàng)目、產(chǎn)品、基建單項(xiàng)工程、儀器設(shè)備項(xiàng)目等分類(lèi)層級(jí)擴(kuò)展至三級(jí)目錄。

面對(duì)研究生學(xué)位檔案和本科生學(xué)籍檔案數(shù)量越來(lái)越多的情況，在教學(xué)類(lèi)檔案中引入三級(jí)目錄，在原有的二級(jí)類(lèi)目下再按學(xué)歷層次和性質(zhì)設(shè)置三級(jí)類(lèi)目，比如：JX1111、JX1112、JX1113分別對(duì)應(yīng)研究生教育、本專科生教育、和繼續(xù)教育（職業(yè)教育），對(duì)應(yīng)該類(lèi)目歸檔工作的職能部門(mén)是研究生院、教務(wù)處和繼續(xù)教育學(xué)院。在實(shí)際歸檔操作時(shí)，三個(gè)部門(mén)可以同時(shí)進(jìn)行，不用等待分配檔號(hào)、也不用擔(dān)心漏號(hào)或重號(hào)，在黨群類(lèi)和行政類(lèi)部分二級(jí)類(lèi)目下也涉及類(lèi)似問(wèn)題。在二級(jí)類(lèi)目下引入三級(jí)目錄，減少了專職檔案員對(duì)多個(gè)部門(mén)檔案員同時(shí)執(zhí)行歸檔操作時(shí)的交叉協(xié)調(diào)工作，便于提升檔案部門(mén)立卷歸檔工作效率，也有利于檔案的集中保管和查詢利用。

遵循唯一性原則，固定各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)體的整理、排架方式

盡量維護(hù)檔號(hào)模式的相對(duì)穩(wěn)定，將檔號(hào)結(jié)構(gòu)、整理方式、排架順序用書(shū)面形式記錄下來(lái)。檔號(hào)是用字符形式固定檔案實(shí)體和反映檔案排列順序的一組代碼，具有唯一性、合理性、穩(wěn)定性的特點(diǎn)。所有檔案均不得重號(hào)，方便插卷，并使其有充分?jǐn)U展的余地，不得隨意變動(dòng)或調(diào)整，同時(shí)使其適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，有效發(fā)揮檔號(hào)排架、檢索的雙向功能。

在檔案分類(lèi)方案編制工作之初，根據(jù)工作實(shí)踐，對(duì)檔案門(mén)類(lèi)進(jìn)行劃分，不同檔案門(mén)類(lèi)特點(diǎn)不同，所用的整理模式、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和層級(jí)、檔號(hào)編制等也不一致。如文書(shū)檔案宜采用文件級(jí)整理模式，科技、基建、產(chǎn)品、設(shè)備類(lèi)業(yè)務(wù)檔案更適宜按項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)組卷。不同檔案門(mén)類(lèi)所采用的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、層級(jí)與對(duì)應(yīng)的檔號(hào)編制之間不一致的問(wèn)題不會(huì)造成管理混亂。相反，在實(shí)際工作中，部門(mén)檔案員根據(jù)確定的檔號(hào)編制方案，更容易進(jìn)行歸檔操作，從而提升檔案管理效率。

遵循“應(yīng)歸盡歸”原則，確定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

在全面了解各立檔單位工作職能的基礎(chǔ)上，確定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。在檔案分類(lèi)方案的編制過(guò)程中，由學(xué)校檔案館牽頭，根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令、10號(hào)令列出的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表制定共性文件的材料歸檔范圍和檔案保管期限表，同時(shí)結(jié)合各立檔單位的工作特點(diǎn)及相關(guān)業(yè)務(wù)要求，形成具有本部門(mén)特點(diǎn)的歸檔文件目錄。在涉及具體文件材料的歸檔范圍劃分和檔案保管期限的確定時(shí)，全面考慮，從長(zhǎng)計(jì)議。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的明確，使各個(gè)立檔單位在進(jìn)行歸檔工作時(shí)能夠“按圖索驥”。

檔案分類(lèi)方案編制過(guò)程既是一次全校各部門(mén)對(duì)本部門(mén)工作職能、職責(zé)清單進(jìn)行梳理的過(guò)程，也是一次歸檔意識(shí)的宣貫過(guò)程。通過(guò)厘清本部門(mén)文件材料歸檔范圍，全面細(xì)致地貫徹“應(yīng)歸盡歸”的檔案工作意識(shí)，加強(qiáng)從分管檔案工作的中層干部到部門(mén)檔案員的存檔歸檔意識(shí)，并對(duì)日常工作產(chǎn)生潛移默化的影響，在一定程度上提升了檔案管理工作的效率。

對(duì)高校檔案分類(lèi)方案編制的反思

高校檔案分類(lèi)方案的編制是為了適應(yīng)檔案精細(xì)化管理和檔案資源建設(shè)、加強(qiáng)檔案高效利用而進(jìn)行的一項(xiàng)創(chuàng)新性工作。盡管還存在一些不足，但就該制度在筆者所在單位實(shí)施近兩年來(lái)的工作效果而言，還是比較符合高校檔案管理工作實(shí)際需要的，檔案分類(lèi)方案的編制對(duì)完善學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案編號(hào)、排架和檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化都起到了積極作用。

從集中統(tǒng)一的角度，注重方案編制的系統(tǒng)性

起草檔案分類(lèi)方案時(shí)，由于檔案庫(kù)房場(chǎng)地、檔案工作人員認(rèn)知等諸多原因，可能會(huì)存在某類(lèi)檔案獨(dú)立管理、檔案管理人員對(duì)分類(lèi)管理的認(rèn)知不明晰或立檔單位歸檔的積極性、參與度不高等問(wèn)題。通過(guò)全面梳理工作職責(zé)，細(xì)致劃分檔案歸檔范圍，從制度層面架構(gòu)檔案集中統(tǒng)一管理的認(rèn)知，使得全校各部門(mén)在進(jìn)行檔案歸檔、管理和分類(lèi)等方面達(dá)成共識(shí)，只有這樣，才能在實(shí)際編制工作中形成有效合力。

從科學(xué)、穩(wěn)定的角度，注重分類(lèi)類(lèi)目的一致性

在設(shè)置檔案分類(lèi)類(lèi)目、劃定歸檔范圍和保管期限表時(shí)，注重科學(xué)性和穩(wěn)定性。隨著高校內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的合并、撤銷(xiāo)、設(shè)立等，原檔案分類(lèi)類(lèi)目與組織機(jī)構(gòu)一一對(duì)應(yīng)的平衡關(guān)系被打破。雖然本次檔案分類(lèi)方案的編制在很大程度上是出于方便部門(mén)立卷歸檔實(shí)際工作的需要，但在檔案分類(lèi)方案的編制過(guò)程中，仍然充分保障了分類(lèi)類(lèi)目的相對(duì)穩(wěn)定，不因機(jī)構(gòu)變更而對(duì)原來(lái)的分類(lèi)體系進(jìn)行刪改，通過(guò)在原來(lái)分類(lèi)體系的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展和細(xì)化，保證了分類(lèi)類(lèi)目前后的一致性，同時(shí)具備可延展性，為未來(lái)發(fā)展留下足夠空間。各立檔單位在實(shí)際歸檔文件的整理中，根據(jù)部門(mén)工作的需要，在確定文件材料歸檔類(lèi)目范圍時(shí)留下補(bǔ)充、完善的空間。

從建設(shè)檔案人才隊(duì)伍的角度，注重檔案方案編制的規(guī)范性

編制檔案分類(lèi)方案的過(guò)程是全體檔案工作人員理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力提升的過(guò)程，也是加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程。編制檔案分類(lèi)方案，加強(qiáng)檔案分類(lèi)方案的宣貫學(xué)習(xí)和實(shí)操培訓(xùn)，形成“應(yīng)歸盡歸”“及時(shí)歸檔”的共識(shí)，可以增強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性和實(shí)效性，以便更好地服務(wù)于師生，服務(wù)于高校管理。

從推動(dòng)具體工作的角度，注重檔案方案編制的實(shí)效性

編制檔案分類(lèi)方案在力求規(guī)范統(tǒng)一的同時(shí)，為各立檔單位制定了配套的檔案管理操作指南。編制歸檔操作手冊(cè)，形成歸檔類(lèi)別、歸檔范圍和保管期限各部門(mén)分表，一部門(mén)一冊(cè)，一目了然，使各立卷部門(mén)的歸檔指導(dǎo)工作變得簡(jiǎn)捷高效，井然有序。

從貼近實(shí)際的角度，注重檔案方案編制的可延展性

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，檔案類(lèi)目的劃分增加了“學(xué)生類(lèi)”，將長(zhǎng)期以來(lái)處于單獨(dú)管理的學(xué)生檔案納入綜合檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。面對(duì)3—5年一個(gè)流動(dòng)周期的學(xué)生檔案，是否需要永久保存其復(fù)制件或?qū)W(xué)生檔案全部數(shù)字化的問(wèn)題長(zhǎng)期困擾著很多高校基層檔案工作者。受傳統(tǒng)觀念、庫(kù)容緊張、歸檔周期較長(zhǎng)、人員有限和經(jīng)費(fèi)不足等條件的束縛，本次分類(lèi)方案在這一點(diǎn)上未能積極應(yīng)對(duì)。今后，隨著存量檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快，學(xué)生類(lèi)檔案數(shù)字化的問(wèn)題應(yīng)該會(huì)得到有效解決。

目前，高校在檔案分類(lèi)管理方面仍處于探索實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)積累期，尚未有一套統(tǒng)一的、兼具科學(xué)性、規(guī)范性且適合所有高校的檔案分類(lèi)方案可供參考。檔案分類(lèi)方案是檔案管理中一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性、支撐性工作，在檔案管理具體實(shí)施辦法和相關(guān)規(guī)章制度陸續(xù)出臺(tái)之后，高校也要進(jìn)行充分調(diào)研和積極探討，積極制定適合本校實(shí)際工作的實(shí)施細(xì)則，力求檔案分類(lèi)更加科學(xué)、更加完善，為規(guī)范高等學(xué)校檔案管理工作發(fā)揮更好的指導(dǎo)作用。

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【課題項(xiàng)目】2021年度湖北省高等學(xué)校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目重點(diǎn)項(xiàng)目“立德樹(shù)人視域下高校教師績(jī)效薪酬激勵(lì)機(jī)制研究”（21D042）。

【作者簡(jiǎn)介】范秀麗（1979—），女，本科，館員，研究方向：高校檔案管理、校史研究。