如何做好行政事業(yè)單位人力資源檔案管理工作

侯俊麗

關(guān)鍵詞： 行政事業(yè)單位 人力資源檔案 人力資源管理 優(yōu)化管理

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)程逐漸深入，給行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)模式帶來(lái)質(zhì)的改變，再加上事業(yè)單位間良性競(jìng)爭(zhēng)數(shù)量和管理理論知識(shí)大幅度增加，人才逐漸成長(zhǎng)為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素，尤其是高質(zhì)量復(fù)合型人才給企業(yè)健康發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。而企業(yè)管理者要如何真正了解事業(yè)單位內(nèi)部人才資源實(shí)際情況是目前事業(yè)單位急需解決的問(wèn)題，只有全面掌握事業(yè)單位內(nèi)部人才資源情況，才能起到合理利用人才資源的作用，提高事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益。因此，人力資源檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，其自身具有較高的利用價(jià)值，能服務(wù)于各個(gè)基層單位，也是事業(yè)單位選擇上崗人員的重要依據(jù)，能給領(lǐng)導(dǎo)人員提供最全面的數(shù)據(jù)。因此，人力資源檔案在管理過(guò)程中，要注重遵循以人為本的原則，結(jié)合行政單位的實(shí)際情況制定檔案管理規(guī)則，有效提高檔案管理的效率。但從目前檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理工作過(guò)于注重流程要求，來(lái)控制人力資源檔案，但無(wú)法提升檔案管理工作質(zhì)量，甚至給工作效率造成嚴(yán)重影響[1]。

1 人力資源檔案管理的內(nèi)涵和原則

1. 1 人力資源檔案概述

目前，我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)人力資源檔案研究?jī)?nèi)容較少，主要分為兩種不同觀點(diǎn)：第一，站在管理角度來(lái)考慮問(wèn)題，學(xué)者認(rèn)為將人力資源管理思想和人力資源檔案管理相結(jié)合，來(lái)優(yōu)化整個(gè)檔案管理理論和方式，所以人力資源檔案和人力資源檔案在本質(zhì)上看基本相同；第二，站在本體角度考慮，注重分析人力資源檔案功能性改變，是企業(yè)組織機(jī)構(gòu)和其他部門(mén)進(jìn)行人力資源管理中逐漸形成，用來(lái)記錄員工各方面情況，如道德、技能、員工狀態(tài)等信息，通常是將個(gè)體作為單位來(lái)利用歷史數(shù)據(jù)。人力資源概念最早出現(xiàn)在企業(yè)中，其憑借自身特殊性受到各行業(yè)高度重視，被逐漸普及到各行業(yè)中，已取得不錯(cuò)的成績(jī)，隨后被應(yīng)用到事業(yè)單位和政府工作部門(mén)，政府部門(mén)針對(duì)人力資源管理構(gòu)建專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，有利于提升人力資源管理效率，從而提升事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量。

1. 2 人力資源檔案管理應(yīng)遵循的原則

1.2.1 分級(jí)負(fù)責(zé)原則

人力資源檔案管理不是隨意設(shè)定，而是根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，為此人力資源檔案管理要按照安全保密原則，為人力資源檔案日常運(yùn)行提供有力依據(jù)。而分級(jí)負(fù)責(zé)原則是人力資源檔案管理最常見(jiàn)的原則，主要是由對(duì)應(yīng)級(jí)別的工作機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)，避免在收集管理過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)越級(jí)管理的問(wèn)題。當(dāng)然在這個(gè)分級(jí)負(fù)責(zé)原則內(nèi)，上級(jí)對(duì)下級(jí)依舊是存在監(jiān)督權(quán)，來(lái)確保檔案管理的合理性，從而推動(dòng)人力資源檔案朝預(yù)期方向發(fā)展。而集中管理原則是以分級(jí)負(fù)責(zé)原則為基礎(chǔ)，必須要嚴(yán)格遵循分級(jí)負(fù)責(zé)制度，規(guī)范管理不同層級(jí)、不同部門(mén)的人員，且要合理利用分類(lèi)方式管理不用檔案，進(jìn)而有效區(qū)分人力資源檔案身份類(lèi)型，提高集中管理的工作效率和質(zhì)量[2]。

1.2.2 真實(shí)規(guī)范原則

真實(shí)規(guī)范原則是人力資源檔案管理中的重要原則。在人力資源檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，必須要保證檔案真實(shí)性，無(wú)論何種類(lèi)型的人力資源檔案都要嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，禁止在檔案內(nèi)容方面出現(xiàn)虛假行為，如學(xué)歷、年齡等信息禁止出現(xiàn)虛假現(xiàn)象。同時(shí)，規(guī)范性也是人力資源檔案管理的核心，如保存、收集、利用等流程，都要根據(jù)我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定，不許任何團(tuán)隊(duì)、個(gè)人開(kāi)展違規(guī)檔案管理操作，避免給人力資源檔案管理權(quán)威性帶來(lái)嚴(yán)重影響。另外，在人力資源檔案管理時(shí)，安全原則同樣至關(guān)重要，其直接關(guān)系到檔案信息安全性，避免其由于人為因素影響給檔案內(nèi)容造成嚴(yán)重?fù)p壞，如泄露、丟失等問(wèn)題，并在管理中要杜絕自然因素給檔案管理帶來(lái)的影響，如漏電、火災(zāi)等外在因素。保密原則對(duì)所有類(lèi)型的檔案管理都具有至關(guān)重要的作用，由于人力資源檔案管理通常涉及的范圍較廣，甚至關(guān)系到基層單位人員的選拔和培訓(xùn)，是確保我國(guó)治理的重要依據(jù)，在不經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的允許下禁止隨意泄漏，要在絕對(duì)保密下進(jìn)行管理。此外，要確保利用原則和保密原則兩者之間不會(huì)造成較大的重復(fù)性和沖突性，人力資源檔案雖然是確保發(fā)揮其利用價(jià)值，但如果要以泄露檔案內(nèi)容為前提，這屬于違法行為，要給予嚴(yán)厲打擊和禁止。

2 行政單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

2. 1 管理機(jī)制滯后性

行政單位人力資源檔案管理模式是通過(guò)社會(huì)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)中不斷摸索形成，且考慮到行政單位和社會(huì)企業(yè)性質(zhì)不同，行政單位在選擇人力資源檔案管理模式時(shí)要結(jié)合自身實(shí)際情況，不能完全照搬企業(yè)檔案管理機(jī)制。但從目前行政事業(yè)單位人力資源檔案管理情況來(lái)看，其存在嚴(yán)重的滯后性，管理人員根本無(wú)法將最新的管理機(jī)制和管理理論融入行政單位檔案管理中，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)人員統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，管理機(jī)制滯后性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。（1）檔案管理觀念落后，操作流程不規(guī)范，行政單位檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理認(rèn)知程度過(guò)于表面，并未真正意識(shí)到檔案管理工作的重要性，只是將檔案管理工作作為記錄工作人員各方面信息的工具，導(dǎo)致其對(duì)于檔案管理的重視程度不足，在實(shí)際操作環(huán)節(jié)往往注重能滿足大概要求，無(wú)法解決各方面工作內(nèi)容；（2）管理制度優(yōu)化速度較慢，行政單位和企業(yè)相比有一定的差異性，其具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，由于受到政府部門(mén)大力支持，其所面對(duì)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境相對(duì)安穩(wěn)，即使在檔案管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤，也不會(huì)給行政部門(mén)帶來(lái)嚴(yán)重影響。因此，在選擇檔案管理機(jī)制方面，工作人員嚴(yán)重缺乏積極性，而領(lǐng)導(dǎo)層創(chuàng)新意識(shí)有待提升[3]。

2. 2 檔案管理人力資源開(kāi)發(fā)使用不合理

在信息化時(shí)代背景下，人力資源檔案管理效果未達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)是目前最常見(jiàn)的行政部門(mén)檔案管理問(wèn)題。首先，招聘環(huán)節(jié)，行政單位招聘檔案管理人員通常有外部招聘和內(nèi)部招聘兩種形式，在內(nèi)部招聘中很容易受到朋友、同事等因素影響；而在內(nèi)部招聘中，一旦應(yīng)聘者和招聘者存在直接關(guān)系，很容易出現(xiàn)破格錄取的情況，如果應(yīng)聘者和招聘者日常關(guān)系惡劣，招聘者很可能提出一些過(guò)于苛刻的條件，阻止應(yīng)聘者到檔案管理部門(mén)進(jìn)行工作，一旦出現(xiàn)類(lèi)似情況很容易導(dǎo)致有能力者無(wú)法到檔案管理部門(mén)工作，而加入者根本無(wú)法勝任該工作。同時(shí)，在外部招聘階段，行政單位仍然采用傳統(tǒng)的招聘方式，主要以筆試成績(jī)?yōu)橹黧w，考試結(jié)果高低和應(yīng)聘者成功率有直接聯(lián)系，這種傳統(tǒng)面試方式雖然能應(yīng)聘到擁有豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，但該種面試方式具有各種問(wèn)題，考試成績(jī)和工作能力間并非完全成正比，所以無(wú)法確保行政單位所聘請(qǐng)人才的質(zhì)量。其次，培訓(xùn)環(huán)節(jié)，行政單位在培訓(xùn)面試成功人員方面，往往是利用一對(duì)一輔導(dǎo)方式，讓一名老員工帶一名新員工，老員工雖然擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但不是所有老員工專(zhuān)業(yè)水平能達(dá)到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，再加上一些老員工雖然擁有較強(qiáng)的工作能力，但由于其教學(xué)能力較差，在培訓(xùn)新人專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面很難達(dá)到預(yù)期效果。

2. 3 人力資源檔案人員安全意識(shí)有待提升

由于在行政單位人力資源檔案往往涉及了大量個(gè)人隱私信息，為此對(duì)檔案管理保密性提出更高要求，尤其對(duì)于非共享內(nèi)容而言，更需要使用封閉式管理方式，這會(huì)給行政單位人力資源檔案信息化工作進(jìn)程帶來(lái)嚴(yán)重影響。要想確保人力資源檔案運(yùn)行效果，要從不同方面來(lái)分析行政單位員工人力資源檔案信息化進(jìn)程，進(jìn)一步了解工作人員基本信息，如日常工作情況、工作能力、專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握程度等，但由于行政單位人力資源檔案存在很多方面的問(wèn)題，導(dǎo)致很多核心信息無(wú)法及時(shí)查看，給行政單位人力資源檔案信息化建設(shè)工作帶來(lái)不同程度的影響。雖然行政單位人力資源檔案信息化能給檔案管理人員提供最便捷的服務(wù)，甚至提高行政單位人力資源檔案管理效率，但由于人力資源檔案具有較強(qiáng)的安全性和保密性，給行政單位人力資源檔案管理信息化提出更高要求。因此，如何合理處理兩者之間的關(guān)系，是目前亟需解決的問(wèn)題，尤其在信息化時(shí)代背景下，行政單位辦公檔案需要安全性和穩(wěn)定性等問(wèn)題，而檔案管理人員在工作中沒(méi)有強(qiáng)烈的安全意識(shí)，沒(méi)有按照行政單位規(guī)定的流程進(jìn)行檔案管理工作，比如：在工作中沒(méi)有按照相關(guān)要求對(duì)檔案進(jìn)行備份，只是根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行操作，導(dǎo)致在檔案管理中容易出現(xiàn)問(wèn)題，從而給行政單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失[4]。

3 行政單位人力資源檔案管理優(yōu)化措施

3. 1 優(yōu)化管理機(jī)制

優(yōu)化管理機(jī)制是提升行政單位人力資源檔案管理效率的重要措施，只有具備最科學(xué)的管理制度，才能給檔案管理工作提供源源不斷的能量。而要確保檔案管理制度能滿足行政單位發(fā)展要求，要進(jìn)一步加強(qiáng)行政單位和社會(huì)企業(yè)的合作深度，社會(huì)企業(yè)經(jīng)歷過(guò)無(wú)數(shù)次更新，擁有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，行政單位管理層可指派檔案管理人員到成功企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，借鑒其最先進(jìn)的檔案管理模式。但值得注意的是，行政單位在制定檔案管理制度時(shí)要結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行，例如：企業(yè)最常見(jiàn)的“996 模式”，行政單位可將其作為主要研究對(duì)象，在對(duì)其進(jìn)行全方面研究后，將其應(yīng)用到日常工作中，如周末雙休是法定節(jié)假日，而6 天工作制度中一定會(huì)涉及到加班問(wèn)題，所以要結(jié)合行政部門(mén)實(shí)際情況來(lái)制定全新的管理模式，讓其能有效優(yōu)化檔案管理效率和質(zhì)量。同時(shí)，要利用動(dòng)態(tài)管理的方式來(lái)進(jìn)行行政單位人力資源檔案管理工作，將信息技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，確保其能滿足多樣化功能需求，如編目、分類(lèi)、檢索、分析等功能，從而提高行政單位人力資源檔案效率。要加強(qiáng)行政單位人力資源檔案信息化平臺(tái)的信息更新速度，由于行政單位人力資源檔案信息一直處于不斷更新的狀態(tài)，隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)處罰、職務(wù)調(diào)整、職稱評(píng)定、工資調(diào)整等信息資源，為此檔案管理人員應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充這些信息，確保數(shù)據(jù)入庫(kù)的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)各檔案室的資料進(jìn)行分類(lèi)管理，采用編碼的方式對(duì)檔案進(jìn)行存檔，檔案管理人員取檔案時(shí)，只需要掃描檔案編碼就能完成取檔，增加存取檔的效率性，降低取檔時(shí)間和檔案管理負(fù)擔(dān)[5]。

3. 2 科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案管理人力資源

科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案管理人員資源同樣要從人才培養(yǎng)和人才招聘兩個(gè)方面進(jìn)行。首先，在人才招聘方面，行政單位要淘汰傳統(tǒng)招聘方式，限制面試官的權(quán)力，例如：規(guī)定內(nèi)部招聘分兩期進(jìn)行，且確保在面試中有3 名面試官共同出席，在決定應(yīng)聘者去留方面，要經(jīng)過(guò)3 名面試官共同商討后決定，嚴(yán)格遵循少數(shù)服從多數(shù)原則，從而確保內(nèi)部招聘環(huán)節(jié)的公平性和公正性。同時(shí)，在每次內(nèi)部面試結(jié)束后，面試官要總結(jié)所有面試情況書(shū)寫(xiě)面試報(bào)告，在報(bào)告中明確指出應(yīng)聘者錄取原因和淘汰原因，通過(guò)上述操作能提升行政單位檔案管理人才招聘的合理性；而在外部招聘環(huán)節(jié)，行政單位可選擇直接聘請(qǐng)擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理工作人員，能給行政單位帶來(lái)大量新鮮血液的同時(shí)，提升檔案管理人員整體職業(yè)素養(yǎng)。其次，培訓(xùn)方面，要在行政單位內(nèi)部定期進(jìn)行各種人力資源檔案信息化管理培訓(xùn)工作，通過(guò)大量討論會(huì)的方式來(lái)增加行政單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人力資源檔案信息管理的認(rèn)知，并且要引導(dǎo)行政單位人力資源檔案管理人員參與到人力資源檔案信息化管理中，從而豐富檔案管理人員的信息化管理水平。在正常情況下，行政單位人力資源檔案信息化建設(shè)最終目的是及時(shí)更新人力資源檔案信息，不然會(huì)給人力資源檔案信息管理利用率帶來(lái)嚴(yán)重影響，為進(jìn)一步發(fā)揮行政單位人力資源檔案信息資源的作用，要確保人力資源檔案數(shù)據(jù)的有效性，充分調(diào)動(dòng)人力資源檔案管理人員工作積極性，及時(shí)補(bǔ)充行政單位人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)資源。

3. 3 加強(qiáng)檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)

在信息化時(shí)代背景下，行政單位要結(jié)合實(shí)際情況制定健全的檔案管理模式，這在給檔案管理的工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出更高要求的同時(shí)，對(duì)檔案管理人員思維提出要求。但由于檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理模式觀念限制，行政單位在制定檔案管理制度過(guò)程中注重研究行政單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)統(tǒng)籌業(yè)務(wù)和基礎(chǔ)建設(shè)了解程度角度，導(dǎo)致檔案管理工作作用流于表面，沒(méi)有發(fā)揮其真正的作用。因此，管理人員隊(duì)伍素質(zhì)高低和行政單位人力資源檔案管理工作質(zhì)量有直接關(guān)系，行政單位人事部門(mén)要提升對(duì)其的重視程度，選擇一些技術(shù)水平較高、有責(zé)任心的工作人員作為組長(zhǎng)，整個(gè)隊(duì)伍內(nèi)部采用責(zé)任制，讓他們主動(dòng)進(jìn)行相互監(jiān)督，從而提高監(jiān)督效率。同時(shí)，將責(zé)任制度具體到每個(gè)員工的工作內(nèi)容，如檔案分類(lèi)、校對(duì)、錄入等工作內(nèi)容，結(jié)合實(shí)際情況制定每日工作量，并構(gòu)建獎(jiǎng)罰制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感，從而達(dá)到事半功倍的效果[6]。

3. 4 提升人力資源檔案利用效率

人力資源檔案管理主要目的是提升人力資源檔案利用率，其利用率高低和行政單位人力資源檔案管理水平成正比。但從目前行政單位人力資源檔案管理利用方面來(lái)看，很多單位都停留在無(wú)利用狀態(tài)，檔案管理者和員工認(rèn)知程度嚴(yán)重不足，給人力資源檔案利用率帶來(lái)嚴(yán)重影響，想要幫助行政單位改變?cè)摲N狀態(tài)。首先，在不違反人力資源管理制度情況下，要進(jìn)一步拓寬人力資源檔案應(yīng)用范圍，嚴(yán)格遵循公正、公平、公開(kāi)原則，只要不歸屬于保密范圍內(nèi)的信息，單位員工應(yīng)具有一定的知情權(quán)，從而維護(hù)自身利益不受到影響，來(lái)提升人員資源檔案管理的價(jià)值。其次，要引導(dǎo)工作人員真正意識(shí)到人力資源檔案的重要性，從根本上解決人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題，而想要讓其達(dá)到預(yù)期效果，就必須要經(jīng)過(guò)行政單位管理層和檔案管理工作人員共同努力，提高人力資源檔案管理作用的宣傳力度，讓員工對(duì)人力資源檔案管理有更進(jìn)一步認(rèn)知[7]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，給各行業(yè)帶來(lái)翻天覆地變化的同時(shí)，給行業(yè)項(xiàng)目提出不同要求，人力資源檔案管理在行業(yè)發(fā)展中所占位置愈發(fā)重要，合理的人力資源檔案管理制度能提升人才培養(yǎng)效率，加強(qiáng)行政單位整體人才隊(duì)伍職業(yè)素養(yǎng)。因此，行政單位管理層要提升對(duì)人力資源檔案管理的重視程度，從不同方面來(lái)分析影響其利用率的主要因素，針對(duì)問(wèn)題提出有效解決措施，來(lái)實(shí)現(xiàn)行政單位可持續(xù)發(fā)展需求。