城建檔案管理工作中存在的問題及解決對策

■夏燕玲

城建檔案不僅是城市規(guī)劃、建設(shè)等活動留下的真實記錄，還是新時期開展城市規(guī)劃建設(shè)工作的重要參考依據(jù)。隨著城市現(xiàn)代化進程不斷加快，對城建檔案管理工作也提出新的要求，除了要利用現(xiàn)代技術(shù)推動城建檔案管理工作模式創(chuàng)新升級以外，還要注重對城建檔案中的有價值信息資源進行開發(fā)利用，使之更好地服務(wù)于現(xiàn)代城市建設(shè)、管理和發(fā)展。

一、城建檔案管理工作開展的必要性

（一）有效保存城建檔案歷史資料的現(xiàn)實需要。在城市的發(fā)展變遷過程中，無論是城市規(guī)劃，還是城市建設(shè)，都留下了許多歸檔文件材料，如城市建筑物、基礎(chǔ)設(shè)施、征地管網(wǎng)、風景園林等。要實現(xiàn)對這些歸檔文件材料的有效保管，必須按照國家相關(guān)要求和標準進行收集、分類、整理，只有通過科學的檔案管理，才能讓這些城市記憶保存下來。

(二) 推動城市規(guī)劃建設(shè)科學開展的重要依據(jù)。新時期開展城市規(guī)劃建設(shè)活動，不能憑空進行。特別是在優(yōu)化完善城市基礎(chǔ)設(shè)施、豐富城市建筑功能、擴大城市綠色空間等方面，需要更多以往的城建檔案資料提供有力支持。通過城建檔案管理工作的有效開展，可以及時獲取需要的檔案資料，將有價值的信息融入到新的城市規(guī)劃建設(shè)方案制定和優(yōu)化當中，對于提高城市規(guī)劃建設(shè)科學化水平有積極作用。

（三）實現(xiàn)城建檔案管理模式創(chuàng)新的根本要求。積極主動開展城建檔案管理工作，必須積極采用現(xiàn)代先進科學技術(shù)，使城建檔案管理工作流程變得更加簡潔，實現(xiàn)計算機管理。還可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案資料進行深度分析處理，為城建檔案管理服務(wù)工作開展提供有力的支持，最終實現(xiàn)城建檔案管理模式現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。

二、城建檔案管理工作存在的問題分析

（一）數(shù)字化管理意識不強。隨著科學技術(shù)不斷發(fā)展，城建檔案管理數(shù)字化已是必然趨勢。然而從實際來看，城建檔案管理人員的數(shù)字化意識還較為薄弱，具體表現(xiàn)為將更多注意力放在城建檔案資料的收集、整理和保管上，對城建檔案管理模式創(chuàng)新升級較為忽略；在城建檔案管理中運用數(shù)字化技術(shù)，只注重檔案數(shù)字化，沒有實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化管理全程化、實時化和立體化。

（二）系統(tǒng)化管理較為欠缺。城建檔案管理涉及諸多工作環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)工作內(nèi)容不同，要求也不同，需要從系統(tǒng)性的角度整體把握，統(tǒng)籌優(yōu)化。實踐中，城建檔案系統(tǒng)化管理較為欠缺，尤其是在構(gòu)建統(tǒng)一的城建檔案管理系統(tǒng)、優(yōu)化完善工作制度等方面問題較為突出。

（三）檔案開發(fā)利用率較低。對城建檔案進行管理最為主要的目的就是對有價值檔案資料進行開發(fā)利用，為現(xiàn)代城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供強有力的支持。但實際工作中，城建檔案開發(fā)利用率還比較低，具體表現(xiàn)為沒有依托大數(shù)據(jù)、云儲存等技術(shù)建立城建檔案數(shù)據(jù)庫；未利用大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)對潛藏在城建檔案中的有價值信息進行深入挖掘；沒有結(jié)合實際對城建檔案綜合服務(wù)平臺進行打造等，給城建檔案資料開發(fā)利用帶來極大的影響。

（四）工作人員素質(zhì)待提升。城建檔案管理工作的開展需要專業(yè)的人員。實際工作中，城建檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不足，特別是在信息化技術(shù)應(yīng)用方面能力不高，無法滿足新時期城建檔案管理工作開展的需要。

三、城建檔案管理工作有效開展的對策

（一）樹立數(shù)字化管理意識。一是加大宣傳教育力度。一方面采用召開工作會議的方式，讓相關(guān)部門及人員參與，在會上細致闡釋城建檔案管理數(shù)字化和實行城建檔案數(shù)字化管理的必要性，促使參會人員數(shù)字化檔案管理意識得到提升，并積極主動參與城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。同時借助現(xiàn)代多媒體手段對城建檔案數(shù)字化管理進行宣傳與推廣，注意將數(shù)字化檔案管理與實際工作內(nèi)容緊密聯(lián)系起來，以更加直觀、生動和有趣的方式展現(xiàn)，吸引更多人關(guān)注與討論。二是注重信息化建設(shè)。將工作重心放在海量城建檔案資料高效管理和對城建檔案管理系統(tǒng)開發(fā)運用上，通過深入推進數(shù)字化檔案歸檔處理、完善各類基礎(chǔ)設(shè)施、構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)等工作，加快城建檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展進程，使城建檔案管理工作更加適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境。

（二）實行系統(tǒng)化檔案管理。一是加強城建檔案管理分析。從城建檔案管理工作內(nèi)容入手，對新時期下的城建檔案管理工作要求進行細致把握，對城建檔案管理工作內(nèi)容及要求進行明確。二是完善相關(guān)工作制度。重新梳理城建檔案管理工作內(nèi)容、目標、流程及要求，對相應(yīng)工作制度進行優(yōu)化完善，使工作開展更加科學規(guī)范。三是簡化各項工作流程。明確和優(yōu)化城建檔案管理工作流程，通過刪減一些不必要的內(nèi)容和環(huán)節(jié)，使城建檔案管理各項內(nèi)容銜接更為自然順暢，城建檔案管理工作更加高效。四是積極構(gòu)建統(tǒng)一的城建檔案管理系統(tǒng)。在完善城建檔案數(shù)字化、信息化管理相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施后，應(yīng)著力打造統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。該項系統(tǒng)應(yīng)包括檔案收集、檔案分類等子系統(tǒng)，可以直接對所收集的城建檔案資料進行分析，根據(jù)檔案內(nèi)容對其進行科學分類、歸檔和管理。可以打破溝通聯(lián)系桎梏，涉及到的檔案信息也能有效查詢與傳遞，以支持城建檔案管理工作更加順暢高效地進行。

（三）提高城建檔案利用率。一是構(gòu)建城建檔案資料數(shù)據(jù)庫。借助大數(shù)據(jù)、云儲存等技術(shù)，對城建檔案資料進行科學合理的分類，然后以數(shù)據(jù)庫的形式進行存儲保管，為后續(xù)檔案檢索和開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。二是加強城建檔案資料深度分析。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對海量城建檔案資料進行分析處理，挖掘出更多有用資料信息，為新時期城市規(guī)劃建設(shè)及管理提供有利借鑒。比如圍繞某一區(qū)域收集整理某一時間段的城建檔案資料，以詳細掌握時間段內(nèi)區(qū)域建設(shè)發(fā)展狀況，檢索分析該區(qū)域基礎(chǔ)設(shè)施、城市綠化、功能分區(qū)等有價值檔案資料信息，為新時期區(qū)域規(guī)劃建設(shè)提供科學支撐。三是積極打造城建檔案服務(wù)平臺。借助現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)造城建檔案綜合服務(wù)平臺，并支持各部門及人員直接通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行檢索和運用，促進資源的有效流通和共享，切實提高城建檔案綜合管理和服務(wù)水平。四是提供城建檔案資料多元服務(wù)。結(jié)合不同主體需求，對各種城建檔案資源進行開發(fā)，借助現(xiàn)代大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術(shù)，對使用主體畫像進行描繪，自動生成所需要的檔案資料產(chǎn)品，將這些內(nèi)容智能推送給需要的主體，最大程度地開發(fā)利用城建檔案。

（四）構(gòu)建專業(yè)化工作隊伍。一是引進更為專業(yè)的人才。采用對外招聘、對內(nèi)競聘的方式，吸引更多檔案管理專業(yè)知識扎實、實際業(yè)務(wù)能力較強、職業(yè)素養(yǎng)較高和懂得運用現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)秀人才，加入到城建檔案管理工作隊伍當中，使整體隊伍工作水平能夠得到提升。二是組織開展教育培訓(xùn)活動。圍繞城建檔案管理工作內(nèi)容，組織開展各種各樣的教育培訓(xùn)活動，將最新工作理念、技術(shù)方法等融入其中，讓工作人員在參與、學習、體驗、操作等中更好地掌握工作標準和工作要求。三是加強檔案人員管理。通過競爭、考核、激勵等機制，引導(dǎo)檔案人員以更加積極認真的態(tài)度對待本職工作，并嚴格管理，有獎有罰，減少工作失誤發(fā)生。