數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

高 微 雷惠麟 馮 璐 王西山

（中國中車集團(tuán)有限公司，北京 100078）

0 引言

隨著我國數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，采用數(shù)字化技術(shù)管理企業(yè)檔案逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的重要手段，合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能夠提高企業(yè)檔案資料的安全性，節(jié)約企業(yè)檔案管理資源，簡化檔案管理流程。目前，檔案管理正處于重要轉(zhuǎn)型階段，紙質(zhì)化檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案，需要企業(yè)創(chuàng)新檔案管理方法，使檔案管理制度適應(yīng)數(shù)字化技術(shù)背景，以促進(jìn)我國企業(yè)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

1 數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的意義

1.1 提高企業(yè)檔案資料的安全性

企業(yè)檔案資料是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、黨政管理、項(xiàng)目投資、技術(shù)研發(fā)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)資源，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理可能導(dǎo)致企業(yè)檔案資料被損壞，甚至可能出現(xiàn)檔案丟失的問題，嚴(yán)重影響檔案資料的安全性，而現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)能夠利用計算機(jī)對企業(yè)檔案信息進(jìn)行整理和分析，減少企業(yè)對紙質(zhì)檔案的依賴性，通過一鍵上傳檔案信息和分類匯總等方式保證檔案保存質(zhì)量，提高檔案資料的安全性。此外，數(shù)字化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)需要人工對信息化平臺不斷進(jìn)行檢查和更新，避免信息化技術(shù)落后而降低企業(yè)檔案的安全性。

1.2 節(jié)約企業(yè)檔案管理資源

企業(yè)檔案管理過程十分復(fù)雜，尤其是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時，需要投入大量的人力、物力，因此企業(yè)檔案管理的支出是企業(yè)成本的重要組成部分。為提高企業(yè)的影響力，減少企業(yè)經(jīng)營成本，提高企業(yè)綜合實(shí)力，可利用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化檔案管理資源配置，實(shí)現(xiàn)節(jié)約企業(yè)檔案管理資源的目標(biāo)。

1.3 簡化檔案管理流程

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理流程十分復(fù)雜，每份檔案資料都需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)確認(rèn)，因此傳統(tǒng)檔案管理過程需要投入大量人力資源和時間成本。隨著企業(yè)自身制度不斷完善，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容也越來越復(fù)雜，依靠傳統(tǒng)人工管理檔案的方式很難及時準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案資料管理，因此需要采用信息化手段創(chuàng)新企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)開展方式，利用數(shù)字化技術(shù)整合企業(yè)檔案數(shù)據(jù)，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要形成網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，以降低檔案管理人員工作量，簡化檔案管理流程，提高檔案管理效率[1]。

2 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的基本要求

2.1 技術(shù)創(chuàng)新

檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的核心，技術(shù)創(chuàng)新包括區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新能夠最大程度上保證檔案的安全性和完整性，避免企業(yè)檔案出現(xiàn)丟失或損壞。因此，在檔案管理工作中，企業(yè)必須高度重視技術(shù)創(chuàng)新環(huán)節(jié)，要求檔案管理人員主動創(chuàng)新數(shù)字化檔案實(shí)施技術(shù)，確保企業(yè)數(shù)字化檔案的安全性，以推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。例如，可以在檔案管理中使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，確保檔案管理人員充分了解物聯(lián)網(wǎng)平臺在檔案管理中的重要作用，并在檔案材料收集、匯總、整合等檔案管理全過程中融入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)不但可以使企業(yè)檔案管理人員之間共享企業(yè)資料，還可以在企業(yè)內(nèi)部員工之間實(shí)現(xiàn)檔案資料共享的功能，促進(jìn)企業(yè)自動化信息技術(shù)水平的提升[2]。

2.2 管理創(chuàng)新

管理創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的重要組成部分，管理創(chuàng)新的目標(biāo)是提高檔案管理的科學(xué)性，提高檔案管理的實(shí)施效果。優(yōu)化檔案管理方法能夠有效提高檔案業(yè)務(wù)的實(shí)施效果，管理創(chuàng)新包括兩個方面。一方面是信息化平臺的管理理念的創(chuàng)新，另一方面是檔案業(yè)務(wù)人員的管理方法的創(chuàng)新。傳統(tǒng)檔案管理通常以個人為單位開展檔案管理工作，工作效率和工作質(zhì)量很難得到保證，因此團(tuán)隊合作的效果也是管理創(chuàng)新的一部分。在實(shí)際工作中，檔案業(yè)務(wù)與企業(yè)各部門之間都具有重要聯(lián)系，需要企業(yè)各業(yè)務(wù)人員的協(xié)調(diào)互動，而不能僅僅限制在專門的企業(yè)崗位業(yè)務(wù)范圍。優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式的著眼點(diǎn)在于加強(qiáng)與各個崗位的企業(yè)員工互動，全面打破文檔存儲中的信息數(shù)據(jù)孤島，提高檔案管理業(yè)務(wù)的預(yù)期執(zhí)行效果[3]。

2.3 制度創(chuàng)新

建立健全檔案數(shù)字化管理制度能夠最大程度提高檔案管理的精細(xì)程度，優(yōu)化檔案管理資源配置效果。檔案管理人員需充分了解數(shù)字化檔案實(shí)施路徑，結(jié)合技術(shù)因素和企業(yè)實(shí)際情況合理設(shè)計數(shù)字化檔案管理保障規(guī)范，提高檔案管理人員的工作規(guī)范性。企業(yè)檔案管理的基本工作包括收集企業(yè)內(nèi)部各類檔案信息、整理并匯總檔案數(shù)據(jù)、保存檔案內(nèi)容、調(diào)用檔案資料等。因此，檔案管理效果會直接影響企業(yè)信息流通速度，對企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動具有重要影響。

3 數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新實(shí)施路徑

3.1 健全數(shù)字化檔案管理制度

現(xiàn)階段，公司在實(shí)際運(yùn)營過程中會產(chǎn)生大量檔案數(shù)據(jù)，而檔案材料的類型比較復(fù)雜，在這樣的條件下，檔案工作人員若仍停留在手工收集檔案材料的階段，就會對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不利影響[4]。因此，管理人員應(yīng)該迅速對具有滯后性的檔案人力管理模式和檔案數(shù)據(jù)采集方式進(jìn)行調(diào)整，利用精細(xì)化的管理實(shí)踐思維方式構(gòu)建檔案管理的體制框架。通過制定檔案數(shù)字化管理制度，明確檔案業(yè)務(wù)管理人員的具體職責(zé)。檔案資料種類多、數(shù)量大，需要對其進(jìn)行有效的管理，避免其他人員擅自通過數(shù)字化平臺篡改檔案信息。將其與數(shù)字化現(xiàn)代化管理技術(shù)相融合，構(gòu)建完整的檔案信息安全監(jiān)管機(jī)制。檔案工作人員應(yīng)充分了解檔案材料在公司決策中的重要性，明確檔案材料處理流程。若發(fā)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)庫本身具有安全隱患，應(yīng)及時進(jìn)行深度排查，避免企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫存在的安全風(fēng)險。檔案資料應(yīng)具有完整性與系統(tǒng)性，避免企業(yè)財務(wù)資產(chǎn)等數(shù)據(jù)信息的丟失。

3.2 創(chuàng)建信息化檔案管理平臺

信息化平臺在提高檔案管理效率和改進(jìn)檔案管理模式等方面具有重要作用，因此建立數(shù)字化檔案管理平臺是具有現(xiàn)實(shí)意義的。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)了解檔案數(shù)據(jù)庫的操作流程和構(gòu)建原理，及時對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和升級，以避免企業(yè)數(shù)據(jù)資料丟失情況的發(fā)生。檔案管理平臺必須設(shè)置人員訪問驗(yàn)證，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)殺毒和防火墻等專業(yè)技術(shù)手段，避免數(shù)字化平臺中的檔案數(shù)據(jù)被盜用，影響企業(yè)正常發(fā)展。大數(shù)據(jù)的企業(yè)管理實(shí)戰(zhàn)工作手段對企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理的最佳效果是有益的，檔案業(yè)務(wù)人員要善于對企業(yè)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行整合。例如，采用云平臺的數(shù)字化技術(shù)手段，不僅能夠提高企業(yè)檔案信息的安全性，還能擴(kuò)大檔案資料共享范圍。此外，云平臺還具有保存檔案信息的功能，符合企業(yè)檔案管理數(shù)字化的要求。企業(yè)在使用云平臺前，需要對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，對關(guān)鍵檔案信息進(jìn)行加密處理，以保證檔案管理實(shí)施效果。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)管理企業(yè)檔案，檔案管理人員不僅要了解檔案管理具體方法，還要了解數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用手段。但是，目前大部分企業(yè)對檔案管理人員重視程度較低，沒有制定檔案管理人員培訓(xùn)制度，導(dǎo)致企業(yè)數(shù)字化檔案管理仍停留在表面，難以落實(shí)。提高檔案管理人員綜合素質(zhì)可通過培訓(xùn)和招聘兩種方式進(jìn)行。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)是指通過培訓(xùn)的方式提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，通過培訓(xùn)考核以及崗位考核等方式檢驗(yàn)檔案管理人員的培訓(xùn)效果，促使檔案人員不斷督促自身發(fā)展，以提高檔案管理工作質(zhì)量。只有檔案管理工作者的職業(yè)素質(zhì)得到提高，才能更高效地開展檔案管理工作，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系。招聘具有高素質(zhì)的檔案管理人才也是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理團(tuán)隊建設(shè)的重要途徑，企業(yè)在招聘過程中要綜合考慮應(yīng)聘者的檔案管理能力、信息化技術(shù)水平、創(chuàng)新能力等多方面因素，高素質(zhì)的人才不僅能創(chuàng)新企業(yè)檔案管理方法，還能提升檔案管理團(tuán)隊的工作熱情。此外，企業(yè)在新員工入職前應(yīng)對員工進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)，使員工明確企業(yè)文化，確保員工能夠嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理制度[5]。

3.4 增加資金投入

為確保檔案數(shù)字化管理的順利完成，必須具備先進(jìn)的硬件、完善的軟件和優(yōu)質(zhì)的人力資源等。為了避免系統(tǒng)出錯或遭受惡意代碼的侵害，必須對系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和更新，并由專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊提供全面保障。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字管理系統(tǒng)必須不斷優(yōu)化，定期檢測和修正現(xiàn)有的缺陷。同時，還要積極采購先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，努力提升整個系統(tǒng)的質(zhì)量和可靠性，而以上活動均需要消耗大量資金，因此企業(yè)應(yīng)增加資金投入力度。在數(shù)字化系統(tǒng)的開發(fā)中，必須把兼容性放到最重要的位置，充分利用現(xiàn)有的硬件設(shè)施，確保其具備可靠的運(yùn)行狀態(tài)和完善的功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的有序流動。為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案數(shù)字化管理，必須擁有完善的后勤服務(wù)體系，以確保項(xiàng)目的順利實(shí)施和可靠運(yùn)營，需要充足的資金支持作為保障。

3.5 做好檔案管理保密工作

隨著科技的發(fā)展，檔案的安全和完整性受到更多人的關(guān)注。企業(yè)檔案管理的安全性和完整性不僅僅局限于組織文件，還包括個人檔案的安全。做好檔案管理保密工作，確保系統(tǒng)不會遭受外部攻擊，維護(hù)公司和個人的正當(dāng)利益[6]。為確保文件的完整性和有效性，必須采取一些措施保障文件安全。第一，必須根據(jù)文件的重要性和可靠性確定文件的保密等級，根據(jù)文件的特殊性確定文件的訪問權(quán)限。第二，為提高文件的安全等級，需要在信息化平臺所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中構(gòu)筑防火墻。第三，文件的使用者必須樹立起文件安全意識，制定規(guī)范的文件使用規(guī)則，確保企業(yè)檔案只能在規(guī)定時間由規(guī)定人員查看。

3.6 推動檔案管理一體化流程建設(shè)

數(shù)字化技術(shù)背景下，企業(yè)檔案呈現(xiàn)管理數(shù)據(jù)化、形態(tài)電子化、信息透明化的鮮明特征。因此，需要不斷對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷完善，線上檔案管理成為企業(yè)檔案管理的重要方法，與傳統(tǒng)串行式檔案管理模式不同，數(shù)字化背景下的檔案管理具有發(fā)散性，在檔案管理的過程中趨向一體化的管理流程。

在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型前，企業(yè)檔案管理材料一般為紙質(zhì)材料，檔案管理的流程較為固定，不同崗位人員與不同檔案管理人員進(jìn)行對接，但這種檔案管理方式存在較多缺陷。檔案管理的過程中各部門之間的協(xié)調(diào)性較差，導(dǎo)致管理效率低，若某個環(huán)節(jié)停滯，后續(xù)檔案管理任務(wù)很難繼續(xù)，因此傳統(tǒng)檔案管理效率普遍較低。而通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在計算機(jī)平臺搭建檔案管理平臺后，優(yōu)化企業(yè)檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)不同部門各個系統(tǒng)的有效整合，確保檔案管理人員能夠第一時間獲取檔案數(shù)據(jù)，企業(yè)內(nèi)其他有需求的員工也能利用信息化平臺獲取需要的檔案信息。

信息化檔案管理是數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的第一步，在信息化檔案大規(guī)模應(yīng)用后，可通過一體化流程模式管理企業(yè)檔案信息，實(shí)現(xiàn)全生命周期連續(xù)管理，通過前端控制設(shè)備保證檔案管理的連續(xù)性和高效性。通過一體化企業(yè)檔案管理流程建設(shè)，檔案管理工作無需考慮各個流程的先后順序。通過閉環(huán)、輻射等多種邏輯結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理節(jié)點(diǎn)的接入和管理。因此，一體化流程是一種并行處理方式，通過使用一體化檔案管理方式能夠進(jìn)一步提高檔案管理效率，提高各部門之間的協(xié)作能力。此外，一體化流程還可實(shí)現(xiàn)一對多發(fā)送，大大減少檔案管理工作人員的工作量，優(yōu)化檔案管理模式，借助先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段可實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的集成化管理，提高企業(yè)檔案管理的效率[7]。

4 結(jié)語

數(shù)字化技術(shù)背景下，必須做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，在制定企業(yè)檔案創(chuàng)新方法時，必須考慮技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新以及制度創(chuàng)新。可通過健全數(shù)字化檔案管理制度、創(chuàng)建信息化檔案管理平臺、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、增加資金投入、做好檔案管理保密工作以及推動檔案管理一體化流程建設(shè)等措施，提高檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。