數(shù)字化時代縣（區(qū)）級科技館圖書檔案管理信息化的策略探討

高 瑀

(洮北區(qū)科學(xué)技術(shù)館)

在數(shù)字化時代下，我國的科技館圖書檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展機(jī)遇，而縣域的科技館圖書的檔案管理與城市相比仍然會存在一定的差距。在數(shù)字化時代，如何引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，打造一種現(xiàn)代化、信息化的管理模式，仍然是縣（區(qū)）級科技館所要考慮的重點(diǎn)問題。縣（區(qū)）級科技館要想應(yīng)對日益激烈的競爭，就必須進(jìn)一步強(qiáng)化科技圖書檔案管理的信息化建設(shè)，滿足社會對其提出的要求，從而實(shí)現(xiàn)持續(xù)、健康發(fā)展[1]。

一、縣（區(qū)）級科技館圖書檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容及價值分析

（一）內(nèi)容分析

第一點(diǎn)是購置數(shù)字化的設(shè)備。縣（區(qū)）級科技館在進(jìn)行圖書檔案管理的過程中需要加大資金的投入，而數(shù)字化的儀器設(shè)備作為圖書檔案管理信息化建設(shè)中必不可少的工具?？紤]到不同科技館內(nèi)部的運(yùn)作模式各有差異，因此對于設(shè)備的引進(jìn)也需要結(jié)合科技館當(dāng)前對于圖書檔案管理的需求充分考量，并且對于不同設(shè)備儀器的性能規(guī)格、型號等進(jìn)行全方位的了解，綜合縣（區(qū)）級科技館對于圖書資源、檔案管理的需求，再決定是否購買。

第二點(diǎn)是構(gòu)建科技圖書檔案信息庫?？萍紙D書檔案信息庫的構(gòu)建屬于縣（區(qū)）級科技館檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)組成，這項(xiàng)工作的內(nèi)容主要是將經(jīng)過電子化處理后的紙質(zhì)化文獻(xiàn)資源、信息等以硬盤、光盤等形式予以儲存，按照相應(yīng)類型進(jìn)行存放。根據(jù)這類信息所構(gòu)建的信息庫，既是科技圖書閱覽室提供信息服務(wù)的基礎(chǔ)，同時也保證縣（區(qū)）級科技館得以穩(wěn)健發(fā)展。

第三點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)平臺化管理?？h（區(qū)）級科技館的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，應(yīng)當(dāng)按照信息的類別不同去展開模塊化管理，縣（區(qū)）級科技館可以嘗試運(yùn)用如今的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，將其與檔案信息資源管理進(jìn)行整合，提高縣（區(qū)）級科技館的檔案管理信息化水平。

（二）價值分析

第一點(diǎn)，有利于提升科技圖書檔案管理工作的效率。在管理檔案工作過程中，務(wù)必要對一系列的檔案信息資料進(jìn)行全面的收集、分類和整理，在這個過程中務(wù)必要投入一定的人力、物力，也需要較多的工作量。但是采取信息化建設(shè)，能夠打破傳統(tǒng)的管理弊端和局限性，提升整個管理過程中的時效性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化發(fā)展，減輕工作人員檔案管理的壓力。同時借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，更是提高了工作的效率，減少人為管理中出現(xiàn)的誤差情況，確保檔案管理工作保質(zhì)保量地進(jìn)行[2]。

第二點(diǎn)，有利于信息的檢索和查閱。在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，一系列的檔案保管、查驗(yàn)和檢索并不十分高效，這也無形中為人們的科技圖書借閱帶來了一定的困擾。但是在構(gòu)建信息化的圖書檔案管理機(jī)制時，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，明顯提升了工作效率，能夠在短時間內(nèi)對所需要的檔案內(nèi)容進(jìn)行查閱、檢索，節(jié)省了時間的同時，也能夠用更多的時間和精力去構(gòu)建其他的重要模塊。

第三點(diǎn)，有利于提高檔案工作的可控性與可行性。由于傳統(tǒng)檔案管理過程中更多都是人為手動完成的，缺乏控制力，并且費(fèi)時費(fèi)力。但是通過信息化檔案管理的應(yīng)用是以計(jì)算機(jī)操作，能夠提升整個檔案工作的可控性，使得檔案管理能夠做到有章可循，更能夠在源頭上減少錯誤出現(xiàn)的概率，使得檔案的信息管理效率能夠得到明顯的提升，更有利于社會職能的發(fā)揮，從而保存社會的記憶，還原歷史的真實(shí)面貌[3]。除此之外，在縣（區(qū)）級的科技館圖書檔案管理的過程中，會因?yàn)橐恍┕ぷ魅藛T業(yè)務(wù)能力不足，缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)以及檔案管理能力欠缺，導(dǎo)致很難滿足數(shù)字化時代下的檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求。再加上這些檔案管理人員年齡偏大，缺少持續(xù)性學(xué)習(xí)的意識和能力，長此以往，會嚴(yán)重影響縣（區(qū)）級的科技館圖書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至與現(xiàn)階段的社會發(fā)展需求脫軌。

二、數(shù)字化時代縣（區(qū)）級科技館圖書檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

第一點(diǎn)，投入資金不夠，設(shè)施也不夠完善?？h（區(qū)）級科技館若想進(jìn)行全面的電子化管理工作，就必須要具備一整套的硬件設(shè)施和系統(tǒng)軟件。而建設(shè)這一整套完備的硬件設(shè)施和系統(tǒng)軟件就必須投入大量的資金投入，這部分投資也就是當(dāng)前科技圖書閱覽室在進(jìn)行電子化管理工作過程中的前期投資。但是以當(dāng)前狀態(tài)而言，大多數(shù)的縣（區(qū)）級科技館都沒有這么雄厚資金以及電子化管理工作的投資成本。正是這樣，才導(dǎo)致當(dāng)前縣（區(qū)）級科技館僅僅引進(jìn)了部分的電子化管理工作需要的設(shè)施，所使用的系統(tǒng)軟件也并沒有充分進(jìn)行后續(xù)的應(yīng)用。因?yàn)闆]有相應(yīng)的投入，使得縣（區(qū)）級科技館的數(shù)字化管理工作領(lǐng)域沒有完善的設(shè)施和軟件，使得縣（區(qū)）級科技館數(shù)字化管理工作僅僅停留在單純的利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對所藏圖書進(jìn)行錄入的階段，還不能達(dá)到真正數(shù)字化管理工作期望達(dá)到的目標(biāo)。

第二點(diǎn)，缺少數(shù)字化管理方面的人才。由于縣（區(qū)）級科技館數(shù)字化管理工作是一個相當(dāng)復(fù)雜流程，要求相應(yīng)的管理者必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)，能及時處理書籍?dāng)?shù)字化管理工作中存在的各種問題。而縣（區(qū)）級科技館管理過程中具備的管理圖書量大、重要性高等特征，可以說其管理的效果將直接關(guān)系著縣（區(qū)）級科技館未來的發(fā)展前景。但是就現(xiàn)階段而言，很多的縣（區(qū)）級科技館管理者因?yàn)槿鄙俦匾呐嘤?xùn)課程，使得其電腦和互聯(lián)網(wǎng)管理方面的能力并不是很強(qiáng)，而且對先進(jìn)的管理方面知識也并非很熟悉，這樣就嚴(yán)重影響著縣（區(qū)）級科技館數(shù)字化管理功能的有效發(fā)揮，同時也大大降低了管理的效果。由此可見，在當(dāng)前縣（區(qū)）級科技館管理中，仍十分缺少具備高素質(zhì)、高創(chuàng)新能力，并熟悉數(shù)字化管理等專業(yè)方面理論知識的復(fù)合型人員。

第三點(diǎn)，數(shù)字化的應(yīng)用程度相對較低。在縣（區(qū)）級科技館的應(yīng)用電子化管理能夠有效的提升其水平，但是在現(xiàn)實(shí)的科學(xué)館管理工作流程當(dāng)中，盡管不少科學(xué)館已經(jīng)導(dǎo)入了電子化的管理，但是因?yàn)楣ぷ魅藛T習(xí)慣常規(guī)的紙質(zhì)編碼、檢索的方式，導(dǎo)致電子化管理運(yùn)用并不廣泛，嚴(yán)重阻礙了電子化管理效益和功能的充分發(fā)揮。

第四點(diǎn)，部分地區(qū)數(shù)字化技術(shù)的不完善。就現(xiàn)階段來說，中國大部分的縣（區(qū)）級科技館數(shù)字化管理技術(shù)還沒有相當(dāng)?shù)耐晟?，在?shí)現(xiàn)圖書目錄數(shù)字化管理時，人們還必須采用人為的手工操作方式，將所要信息內(nèi)容全部記錄在電腦中，這一流程工作效率非常低，生產(chǎn)成本也相當(dāng)高昂，而且還極易出錯。此外，針對人們在將科技館中的所存紙質(zhì)圖書轉(zhuǎn)化為電子書籍時，所使用的數(shù)字化技術(shù)手段也還沒有非常完備，亂碼、出錯等狀況也時有發(fā)生。

三、數(shù)字化時代縣（區(qū)）級科技館圖書檔案管理信息化建設(shè)要點(diǎn)及策略

（一）建設(shè)要點(diǎn)

1.豐富數(shù)字化資源服務(wù)形式

縣（區(qū)）級科技館作為能夠?yàn)樽x者提供豐富圖書借閱服務(wù)的關(guān)鍵場所，在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中，也需要從豐富數(shù)字化資源、服務(wù)模式方面入手，更好地滿足讀者的借閱需求，打破時間、空間的距離，實(shí)現(xiàn)線上線下的同步更新。也可以以電子化或者是實(shí)體化的形式,分別分享給有需要的讀者，拓寬服務(wù)的內(nèi)容和領(lǐng)域，滿足其個性化的需求。也能夠充分發(fā)揮出數(shù)字化時代下科技圖書資源檔案管理的功能和作用，通過提升資源的利用率，讓更多的讀者在接受高質(zhì)量的圖書借閱服務(wù)的同時，也能夠方便相關(guān)工作人員更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)檔案管理。

2.構(gòu)建數(shù)字化資源管理系統(tǒng)

數(shù)字化時代下縣（區(qū)）級的科技館圖書檔案管理過程中，構(gòu)建高質(zhì)量的資源管理系統(tǒng)，有利于減少繁瑣的檔案管理手續(xù)，提升檔案管理工作效率和精確性的同時，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理資料模式，避免出現(xiàn)圖書檔案破損或是丟失的情況，也能夠更好地迎合信息化時代下對于縣（區(qū)）級科技館的圖書檔案管理需求。通過引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，工作人員可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書檔案資源經(jīng)過轉(zhuǎn)化和處理，以電子資源的模式上傳到系統(tǒng)中，對于海量資源構(gòu)建并且儲存到云端系統(tǒng)時，還要拓寬儲存空間，確保為后續(xù)的縣（區(qū)）級科技館的圖書檔案管理提供更多的幫扶和支持。而大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)τ诖罅康臄?shù)字化的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行重新整合與優(yōu)化，根據(jù)不同的類別分別整理，便于讀者及相關(guān)工作人員的借閱和查詢。通過利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，能夠精確的評估縣（區(qū)）級科技館內(nèi)部的圖書檔案管理的整體質(zhì)量，并及時給出相關(guān)的優(yōu)化策略。更有利于對館藏結(jié)構(gòu)的調(diào)整和完善。

3.打造特色數(shù)字化館藏系統(tǒng)

縣（區(qū)）級的科技館如果想更好地迎合數(shù)字化時代發(fā)展的需求，并且不斷提升內(nèi)部的圖書資料檔案管理水平，彰顯出獨(dú)特的競爭優(yōu)勢，則更是需要充分發(fā)揮出自身的特色，在立足實(shí)際的同時，構(gòu)建具有特色化的館藏資源庫，這樣能夠?yàn)閺V大的讀者提供高質(zhì)量、多元化的借閱服務(wù)，也能夠吸引更多讀者的光顧和借閱。雖然目前許多縣（區(qū)）級科技館的一些藏書資源十分豐富，但是與其他圖書館相比，其競爭力仍然十分有限，甚至?xí)霈F(xiàn)同質(zhì)化嚴(yán)重等情況，許多書籍在網(wǎng)絡(luò)上都能夠找到雷同的，并且縣（區(qū)）級科技館的圖書借閱的服務(wù)效率以及檔案管理的時效性不足，也很難滿足讀者在短時間內(nèi)想要快速借閱的需求。針對這種情況，通過打造數(shù)字化的館藏系統(tǒng)，并且加速檔案管理。通過對于一系列的文獻(xiàn)資源內(nèi)容重新優(yōu)化和改革，結(jié)合自身的特色與管理模式，制定合理的館藏結(jié)構(gòu)，更能夠提高對于讀者的吸引力?？h（區(qū)）級科技館可以選擇將地區(qū)文化融入到數(shù)字化資源建設(shè)工作中，結(jié)合地區(qū)文化構(gòu)建特色文化資源，能夠在為讀者提供閱讀服務(wù)的同時傳播地區(qū)文化?？h（區(qū)）級科技館不僅承擔(dān)著傳播知識的功能，同時還負(fù)責(zé)對讀者實(shí)施科技文化教育，因此必須要重視對數(shù)字化資源建設(shè)形式進(jìn)行創(chuàng)新。

（二）優(yōu)化策略

第一點(diǎn)，要構(gòu)建高質(zhì)量的科技圖書檔案管理機(jī)制，確保數(shù)字化時代下縣（區(qū)）級的科技館圖書檔案管理能夠保質(zhì)保量。在進(jìn)行檔案管理的過程中，檔案管理的工作效率會直接影響甚至決定其質(zhì)量，因此更是需要制定相匹配的管理機(jī)制，為整個科技圖書檔案管理工作保駕護(hù)航。很多縣（區(qū)）級科技館未能真正認(rèn)識到科技圖書檔案管理工作的重要性，在業(yè)務(wù)管理上對其他檔案管理較為關(guān)注，對科技圖書檔案管理則相對忽視。在科技圖書檔案管理制度上還不夠完善，對此，相關(guān)工作人員在工作之前要提前了解現(xiàn)行的科技圖書檔案管理模式以及可能出現(xiàn)的問題，并且進(jìn)行針對性的優(yōu)化，還要制定一體化的檔案管理體系、歸檔制度以及優(yōu)化機(jī)制。至少能夠?yàn)榭萍拣^科技圖書檔案管理工作提供明確的思路和便利的條件，還要及時向相關(guān)工作人員講解科技圖書檔案管理的必要性，并將一些重點(diǎn)的條令打印出來，張貼到明顯的地方。一些縣（區(qū)）級的科技館管理者也需要加強(qiáng)監(jiān)督管理力度，轉(zhuǎn)變原有的觀念，并做到以身作則，與其他部門的領(lǐng)導(dǎo)相互監(jiān)督，共同構(gòu)建高質(zhì)量的科技圖書檔案管理模式。讓更多的工作人員都能夠在科技圖書檔案管理的操作過程中，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范管理?xiàng)l例。

第二點(diǎn)，適當(dāng)加大管理投入，優(yōu)化相關(guān)工作設(shè)施。縣（區(qū)）級科技館在實(shí)施現(xiàn)代化科技圖書檔案信息管理制度的進(jìn)程中，由于不少領(lǐng)導(dǎo)干部對現(xiàn)代化管理工作的意識還不到位，從而造成了科技圖書檔案保管效率的降低，管理設(shè)備老舊，所以若想有效推行現(xiàn)代化的科技圖書檔案管理，就必須使領(lǐng)導(dǎo)干部對現(xiàn)代檔案管理知識有一定認(rèn)識。另外也可與相關(guān)機(jī)構(gòu)協(xié)商，適當(dāng)加大檔案管理投入，改善工作人員的辦公條件，為開展現(xiàn)代化建設(shè)檔案管理項(xiàng)目創(chuàng)造條件。同時適當(dāng)加強(qiáng)對相關(guān)人員的材料收集效率，及時跟進(jìn)更新，不斷優(yōu)化檔案信息，保障檔案管理工作的效率，建設(shè)獨(dú)立的檔案管理室，幫助工作人員及時優(yōu)化電腦等硬件。同時在工作中還需要適當(dāng)加快檔案信息化建設(shè)的過程，及時利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行分類匯總，優(yōu)化相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，對相關(guān)的檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，并對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的分類，使得檔案管理工作做到高效、清晰，為真正提高檔案信息管理工作效率創(chuàng)造相應(yīng)的便利。

第三點(diǎn)，構(gòu)建信息化工作的平臺，積極進(jìn)行相應(yīng)推廣。若想進(jìn)行高效的檔案信息管理工作，首先就需要相關(guān)單位構(gòu)建信息化工作的平臺，同時為真正使信息化檔案管理工作深入人心，所以相關(guān)的工作人員應(yīng)該積極進(jìn)行相應(yīng)推廣，同時在進(jìn)行信息化檔案管理工作過程中，應(yīng)該及時對相應(yīng)的設(shè)施進(jìn)行維修，提供相應(yīng)的技術(shù)力量支持，同時也要時常優(yōu)化信息管理平臺，鞏固檔案信息化管理成果，提高工作效率。目前隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，若想提高工作人員的工作效率，就需要相關(guān)單位著手搭建相應(yīng)的建信息化工作的平臺，使相關(guān)的工作人員切身感受到便利，工作人員還應(yīng)該積極進(jìn)行相應(yīng)推廣，同時利用手機(jī)等移動平臺，進(jìn)行相關(guān)的管理工作。此外，在進(jìn)行相關(guān)的信息平臺建立的過程中，作為工作人員還應(yīng)該借助信息網(wǎng)絡(luò)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并對相關(guān)的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、分類、匯總，以便日后查閱。作為工作人員還應(yīng)該著手提升自身信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的技能，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，為提高新時代科技圖書檔案信息管理工作提供一定的便利。

四、結(jié)論

總而言之，隨著信息化時代的發(fā)展，科技館內(nèi)部的圖書資料檔案資源建設(shè)已經(jīng)成為了必然選擇。加速信息化技術(shù)的引入全面提升科技館圖書資料檔案管理水平時能夠有效縮短與其他城市檔案管理中的差距，更能夠?yàn)楫?dāng)?shù)氐木用窨萍紙D書借閱提供高質(zhì)量的服務(wù)。因此，在未來更是要注重構(gòu)建信息化的工作平臺，轉(zhuǎn)變管理者應(yīng)有的認(rèn)知，并且加強(qiáng)資金的投入，為我國縣域的科技館圖書檔案管理保駕護(hù)航。