信息化背景下醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作探討

高 晶

（廊坊市人民醫(yī)院）

近幾年我國醫(yī)院管理行業(yè)發(fā)展速度正在不斷加快，在融合數(shù)字信息化技術(shù)之后，提高了管理工作開展質(zhì)量和效率。醫(yī)院在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)，需要提高對(duì)檔案管理的重視程度，并且根據(jù)工作發(fā)展需求建立針對(duì)性管理體系，才能促進(jìn)檔案管理工作健康發(fā)展。但當(dāng)前醫(yī)院在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，還存在一定不足之處，例如技術(shù)更新速度比較慢，對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)認(rèn)知不夠全面，缺乏相應(yīng)資金和人才支撐，這在一定程度上制約了醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院要制定針對(duì)性解決措施，才能規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)[1]。

一、信息化背景下醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作要求

（一）提升檔案管理水平

目前醫(yī)院在對(duì)教學(xué)部檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，各項(xiàng)工作開展還存在一定不足之處，制約了醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展。在對(duì)檔案信息進(jìn)行信息化管理時(shí)，主要是借助數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)，對(duì)所有檔案信息進(jìn)行集成化管理，最大限度提高檔案應(yīng)用水平和價(jià)值。在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，首先要借助信息化技術(shù)，提高整體管理水平，還要強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部控制能力。在進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)應(yīng)用時(shí)，可以降低管理人員工作壓力和負(fù)擔(dān)，還可以對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高效管理，在一定程度上簡化了管理程序。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理形式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展要求以及檔案管理工作建設(shè)需求，因此醫(yī)院在對(duì)這些不良信息進(jìn)行管理時(shí)，需要利用信息化技術(shù)提高各項(xiàng)工作開展水平，同時(shí)要為醫(yī)院發(fā)展提供充足保障[2]。

（二）提高管理人員能力

在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，醫(yī)院還需要對(duì)所有管理人員能力水平進(jìn)行全面考核，要適當(dāng)提高部門準(zhǔn)入門檻。在引進(jìn)人才時(shí)，需要對(duì)人才技術(shù)掌握程度進(jìn)行全面了解，并且從各個(gè)層面對(duì)人才綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行考核，要保證管理人員能夠勝任信息化管理工作要求。管理人員還要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備操作技能，只有這樣才能促進(jìn)檔案信息管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在對(duì)教學(xué)部數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理時(shí)，醫(yī)院還需要提出具體要求，要借助信息化建設(shè)，提高管理人員能力。例如在對(duì)現(xiàn)有管理技術(shù)進(jìn)行更新和優(yōu)化時(shí)，需要對(duì)原有管理人員能力進(jìn)行全面提升，通過對(duì)其進(jìn)行專門培訓(xùn)，確保所有管理人員都能熟練掌握相關(guān)技術(shù)。在對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，要保證所有人員都能對(duì)系統(tǒng)操作要求進(jìn)行全面了解，還要降低管理人員操作失誤問題發(fā)生幾率。因此醫(yī)院需要加強(qiáng)人力資源管理，要根據(jù)信息化建設(shè)要求，對(duì)人力資源進(jìn)行合理調(diào)配[3]。

（三）增強(qiáng)管理部門競(jìng)爭力

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要設(shè)置專門管理部門，還要提高管理部門應(yīng)用價(jià)值，并且增強(qiáng)整個(gè)部門競(jìng)爭力。醫(yī)院需要對(duì)部門職能進(jìn)行明確劃分，并且根據(jù)部門發(fā)展要求，對(duì)人力資源進(jìn)行合理調(diào)配，要保證管理部門在發(fā)展時(shí)，能夠?yàn)獒t(yī)院建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。長期以來醫(yī)院教學(xué)部管理工作，采用了傳統(tǒng)管理形式，在進(jìn)行部門職能劃分時(shí)，并未提出技術(shù)建設(shè)要求。在引進(jìn)信息化技術(shù)之后，醫(yī)院對(duì)管理部門信息化技術(shù)應(yīng)用水平提出了更高要求，管理部門需要構(gòu)建信息化系統(tǒng)，并為各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)開展提供充足支持，還要通過檔案信息化建設(shè)，提高其他部門對(duì)管理部門認(rèn)可度。醫(yī)院可以建立協(xié)同作業(yè)機(jī)制，要促進(jìn)各個(gè)部門之間溝通和交流，確保其他部門能夠配合管理部門工作開展，在一定程度上降低管理工作開展難度[4]。

二、信息化背景下醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏信息化管理意識(shí)

目前醫(yī)院在進(jìn)行教學(xué)檔案管理時(shí)，雖然已經(jīng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)原有技術(shù)和理念進(jìn)行了全面更新，取得了階段性成果。但在對(duì)實(shí)際管理效用進(jìn)行分析和研究時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院教學(xué)管理工作開展情況，與預(yù)期要求還存在一定差距。因?yàn)樵谶M(jìn)行信息化技術(shù)引進(jìn)時(shí)，很多醫(yī)院并沒有根據(jù)技術(shù)操作要求，引進(jìn)更加專業(yè)工作人員，也沒有根據(jù)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)要求，對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，這就導(dǎo)致現(xiàn)有管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏信息化意識(shí)。實(shí)際上在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要是對(duì)醫(yī)院發(fā)展期間形成的內(nèi)部資料進(jìn)行管理，通過對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行綜合應(yīng)用和高效共享，從而對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展情況進(jìn)行完整真實(shí)反映，可以為醫(yī)院發(fā)展提供有效數(shù)據(jù)支持，同時(shí)可以為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略制定提供科學(xué)指導(dǎo)。因此醫(yī)院檔案信息應(yīng)用價(jià)值比較高，對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷程以及各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)開展信息進(jìn)行了詳細(xì)記錄。尤其是在對(duì)教學(xué)部檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，融合了教學(xué)資料和醫(yī)療信息[5]。

在對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理時(shí)，如果管理人員缺乏信息化意識(shí)，就會(huì)降低綜合管理水平，無法對(duì)各項(xiàng)信息資源進(jìn)行科學(xué)儲(chǔ)存和管理。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢時(shí)，也會(huì)受到技術(shù)水平制約，導(dǎo)致管理工作開展過于困難。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理人員選擇時(shí)，沒有根據(jù)部門發(fā)展要求，拓寬人才引進(jìn)渠道，導(dǎo)致管理工作在開展時(shí)缺乏專業(yè)機(jī)構(gòu)人才支撐。很多醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理的人員接觸的工作以教學(xué)為主，并非檔案管理內(nèi)容，這些管理人員在完成教學(xué)任務(wù)之后，還要對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行收集和保管，因?yàn)楣芾砣藛T壓力和負(fù)擔(dān)比較重。在開展檔案管理工作時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)失誤問題，因?yàn)閭€(gè)人精力有限，在進(jìn)行數(shù)字信息化檔案創(chuàng)建時(shí)，缺乏相應(yīng)工作時(shí)間。雖然管理人員可以根據(jù)數(shù)字信息化建設(shè)要求對(duì)檔案進(jìn)行管理，但因?yàn)楣芾砣藛T重視程度不足，導(dǎo)致數(shù)字信息化管理水平比較低，且各項(xiàng)工作進(jìn)程發(fā)展緩慢，會(huì)對(duì)醫(yī)院以及教學(xué)部發(fā)展產(chǎn)生不良影響[6]。

（二）技術(shù)更新速度比較慢

近幾年信息化技術(shù)普及范圍正在不斷擴(kuò)大，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)生產(chǎn)中，為行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供了充足技術(shù)支撐，醫(yī)院在進(jìn)行教學(xué)部門信息管理時(shí)，已經(jīng)加快了數(shù)字信息化建設(shè)速度，在一定程度上提高了管理工作開展效果。但實(shí)際上在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，醫(yī)院更加注重醫(yī)患檔案信息化建設(shè)，也對(duì)人力資源和科研檔案進(jìn)行了信息化管理，但并沒有提高對(duì)教學(xué)部管理工作重視程度。在對(duì)教學(xué)部檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，信息化技術(shù)更新速度比較慢，構(gòu)建的系統(tǒng)功能也不夠完善，無法提高數(shù)據(jù)信息應(yīng)用價(jià)值。導(dǎo)致這些問題出現(xiàn)的原因是，醫(yī)院在對(duì)上述檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，認(rèn)為這些數(shù)據(jù)與醫(yī)療服務(wù)水平提高存在密切聯(lián)系，屬于醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)關(guān)鍵內(nèi)容。因此醫(yī)院更加注重人力資源和醫(yī)患信息以及科研數(shù)據(jù)檔案管理，忽視了其他信息管理，也沒有對(duì)數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，甚至有些管理人員認(rèn)為在對(duì)檔案信息進(jìn)行信息化管理時(shí)，只需要完成考核任務(wù)，導(dǎo)致信息化技術(shù)在應(yīng)用時(shí)流于形式，無法發(fā)揮應(yīng)有作用[7]。

三、信息化背景下醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化信息化管理意識(shí)

在對(duì)醫(yī)院教學(xué)部檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，并非僅僅是對(duì)信息技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，需要將信息化技術(shù)滲透到工作各個(gè)環(huán)節(jié)中，才能真正意義上提高信息化管理水平。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需要提高對(duì)檔案工作認(rèn)知程度，在對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)時(shí)，需要根據(jù)技術(shù)操作要求，對(duì)工作人員能力水平進(jìn)行全面考核，還可以拓寬人才引進(jìn)渠道，并且對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和理論教學(xué)，確保所有管理人員都能對(duì)信息化技術(shù)存在正確認(rèn)知。醫(yī)院需要在內(nèi)部營造良好信息化技術(shù)學(xué)習(xí)氛圍，在對(duì)工作人員進(jìn)行日常教育和培訓(xùn)時(shí)，需要引進(jìn)最新技術(shù)，還要增強(qiáng)工作人員信息化管理意識(shí)，這樣才能為檔案信息化管理提供充足支持。在進(jìn)行信息化管理時(shí)，還需要與時(shí)俱進(jìn)，通過對(duì)原有管理內(nèi)容進(jìn)行定期更新，確保管理工作在開展時(shí)，能夠符合時(shí)代發(fā)展要求。因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理工作在開展時(shí)，已經(jīng)無法對(duì)海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效處理，且存在檔案信息丟失風(fēng)險(xiǎn)。將紙質(zhì)檔案管理工作轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理，需要對(duì)原有工作內(nèi)容和技術(shù)進(jìn)行持續(xù)更新，才能滿足數(shù)字信息化建設(shè)要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員都需要強(qiáng)化自身信息化意識(shí)，并與時(shí)俱進(jìn)對(duì)工作理念和內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)更新，還需要加大信息化技術(shù)投入力度，才能促進(jìn)各項(xiàng)工作長效發(fā)展[8]。

醫(yī)院還需要建立健全人才培養(yǎng)機(jī)制，在對(duì)內(nèi)部人才進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，需要根據(jù)檔案管理需求，對(duì)培訓(xùn)和教育內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新，同時(shí)要遵循“引進(jìn)來和走出去等”人才培養(yǎng)原則，在幫助管理人員掌握基礎(chǔ)理論知識(shí)和信息化技能之后，醫(yī)院需要引進(jìn)更加先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，確保所有管理人員都能熟練掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備操作技能。醫(yī)院還需要加強(qiáng)管理人員素質(zhì)教育，要增強(qiáng)管理人員責(zé)任心，培養(yǎng)管理人員愛崗敬業(yè)意識(shí)。醫(yī)院還要定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，建立健全考核制度，并且對(duì)考核內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新，要對(duì)表現(xiàn)比較好的管理人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，還要對(duì)表現(xiàn)比較差的管理人員進(jìn)行物質(zhì)懲罰，只有這樣才能充分調(diào)動(dòng)管理人員積極主動(dòng)性，確保管理人員能夠自覺約束自身行為，并且積極學(xué)習(xí)一些新型知識(shí)和技術(shù)，促進(jìn)信息化管理工作進(jìn)行更好發(fā)展[9]。

（二）加大技術(shù)研發(fā)力度

在對(duì)現(xiàn)有信息化技術(shù)進(jìn)行更新時(shí)，需要促進(jìn)檔案管理工作向著規(guī)范化和數(shù)字化等方向進(jìn)行更好發(fā)展。在對(duì)現(xiàn)有信息化管理技術(shù)進(jìn)行更新時(shí)，要對(duì)傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，但因?yàn)榻虒W(xué)部檔案信息比較豐富，且類型相對(duì)來說比較多，在對(duì)所有教學(xué)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，工作開展難度比較大。因此檔案管理人員需要借助信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，并且按照檔案信息應(yīng)用價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行針對(duì)化管理。檔案管理人員需要對(duì)重點(diǎn)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效提取，并且對(duì)利用率比較高和具備特色的檔案信息進(jìn)行高效管理，通過將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，從而對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效儲(chǔ)存和管理。醫(yī)院還需要建立健全檔案管理制度，需要構(gòu)建統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，在對(duì)所有教學(xué)部信息進(jìn)行自動(dòng)化管理時(shí)，需要保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)在應(yīng)用時(shí)更加完整，還要提高信息真實(shí)性，采用數(shù)字化管理形式，不僅可以提高信息資源應(yīng)用安全性，還可以為后續(xù)教學(xué)檔案開發(fā)和利用提供有效支持。在對(duì)信息化管理技術(shù)進(jìn)行研發(fā)時(shí)，醫(yī)院需要加大資金投入力度，要為各項(xiàng)工作開展提供有效支持，同時(shí)還需要做好監(jiān)督管理工作，要保證各項(xiàng)工作能夠全面落到實(shí)處[10]。

在進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，醫(yī)院需要根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需求，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行持續(xù)完善和優(yōu)化，還要對(duì)其進(jìn)行定期升級(jí)，要為各項(xiàng)工作開展提供充足保障。管理部門在進(jìn)行信息技術(shù)應(yīng)用時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并且根據(jù)不同檔案類型創(chuàng)建子系統(tǒng)，還需要設(shè)置搜索引擎。在對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行檢索時(shí)，要保證用戶能夠?qū)Ω黜?xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行快速獲取，以此來提高教學(xué)部檔案管理水平。在對(duì)數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)建時(shí)，還需要做好系統(tǒng)安全保護(hù)，管理部門要?jiǎng)?chuàng)建安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過引進(jìn)更加先進(jìn)防火墻技術(shù)，并且安裝殺毒軟件，對(duì)病毒入侵和黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面預(yù)防，避免不法分子入侵之后盜取相應(yīng)數(shù)據(jù)信息。管理部門還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行定期檢查，并且對(duì)現(xiàn)有防護(hù)技術(shù)和措施進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，確保安全防護(hù)工作在開展時(shí)能夠發(fā)揮更大作用，從而提高教學(xué)檔案信息應(yīng)用真實(shí)性和完整性，為各項(xiàng)工作開展提供有效支持。在對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，管理人員還需要利用現(xiàn)有管理系統(tǒng)，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，從而為各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)開展提供信息服務(wù)。在進(jìn)行信息化系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，需要借助現(xiàn)有數(shù)字管理技術(shù)，對(duì)檔案資源價(jià)值進(jìn)行開發(fā)，例如管理部門可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)教學(xué)部檔案信息進(jìn)行分析，并且將應(yīng)用價(jià)值比較高的信息融合到醫(yī)院服務(wù)體系建設(shè)和管理工作中，通過對(duì)檔案信息進(jìn)行高效利用，提高數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值。管理部門還需要對(duì)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)功能進(jìn)行完善和優(yōu)化，在對(duì)不同教學(xué)部檔案信息進(jìn)行分析和記錄時(shí)，需要為重大決策工作開展提供有效參考依據(jù)，提高決策水平。醫(yī)院在對(duì)教學(xué)部檔案進(jìn)行開發(fā)和利用時(shí)，需要對(duì)所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合分析，還要保證最終分析結(jié)果更加客觀。因?yàn)榻虒W(xué)部檔案內(nèi)容和數(shù)量并不是一成不變的，屬于持續(xù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)。管理部門要想提高檔案信息開發(fā)利用效果，就要對(duì)現(xiàn)有資料進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，同時(shí)管理人員可以采用分級(jí)管理方式，對(duì)教學(xué)部檔案管理權(quán)限進(jìn)行合理劃分，這樣可以提高信息更新效率。管理人員權(quán)限等級(jí)越高，所獲取的資料數(shù)據(jù)越詳細(xì)，在開展審查工作時(shí)，要保證所有數(shù)據(jù)信息更加真實(shí)可靠，還要做好資料安全保護(hù)工作，避免在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)，損害教學(xué)部人員以及醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員切身利益。管理部門需要在提高檔案資源利用率同時(shí)，強(qiáng)化信息化管理，還要為檔案管理工作持續(xù)開展提供有效支持，避免在開展各項(xiàng)工作時(shí)出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺失或個(gè)人隱私信息泄露等問題。

四、結(jié)語

綜上所述，在對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，醫(yī)院需要積極積累經(jīng)驗(yàn)，并且提高自身信息化技術(shù)應(yīng)用水平，才能促進(jìn)各項(xiàng)工作有序開展。醫(yī)院需要引進(jìn)更加專業(yè)的技術(shù)人才，通過組建高質(zhì)量管理團(tuán)隊(duì)，并且建立健全規(guī)章制度，為各項(xiàng)管理工作開展提供科學(xué)引導(dǎo)。醫(yī)院需要加強(qiáng)硬件和軟件設(shè)備建設(shè)力度，要為信息化管理系統(tǒng)建設(shè)提供充足支持，同時(shí)醫(yī)院還需要加大人力和物力資源投入力度，進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理工作開展質(zhì)量和效率，為醫(yī)院管理工作可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。