醫(yī)療機構人事檔案信息化建設與作用發(fā)揮研究

張立美 于長海

人事檔案工作的內容包含個人的學習經歷、工作履歷、自傳材料、考察考核鑒定材料、培訓材料、專業(yè)技術職務材料、任免調動材料、獎懲材料、工資材料等多方面的內容。檔案工作基本指導思想和主要目的是以本單位的發(fā)展規(guī)劃[1]和工作需要為中心，為單位人力資源管理[2]等各項工作提供數據支撐和服務，不斷推動提高醫(yī)院管理工作成效。隨著經濟社會發(fā)展和信息化技術手段更新，人事檔案面臨的工作環(huán)境、工作對象和工作內涵發(fā)生深刻變化，迫切要求檔案管理部門和工作人員及時順應時代發(fā)展，更新工作理念思路和方式方法，全面應用現代化信息技術手段，對檔案原始資源進行全面數字轉型和智能升級，不斷提升檔案工作管理水平、服務能力和醫(yī)院管理工作質量，助力公立醫(yī)療機構高質量發(fā)展。

1 人力資源管理及檔案資源信息化建設背景

1.1 公立醫(yī)院高質量發(fā)展政策要求推動運營管理信息化建設

公立醫(yī)療機構是我國醫(yī)療服務體系的基礎和主體，承載著落實基本醫(yī)療衛(wèi)生服務，保障公益性、公平性、可及性，保障廣大人民群眾生命安全和身體健康的重要作用。我國高度重視公立醫(yī)院的高質量建設，2021年國務院辦公廳印發(fā)《關于推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展的意見》[3]強調，公立醫(yī)院要不斷強化體制創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、手段創(chuàng)新，更加注重信息、人才、技術要素，建設智慧管理、智慧服務和智慧醫(yī)療三駕馬車驅動的智慧型醫(yī)院。根據文件精神，公立醫(yī)院要通過信息化手段，不斷提高管理服務效率，持續(xù)推動醫(yī)院人力資源等運營管理的規(guī)范化、信息化、科學化和精細化水平，逐步實現從規(guī)模擴張、粗放管理向提質增效、精細化管理轉變，更好地滿足人民日益增長的醫(yī)療衛(wèi)生服務需求，為實現“健康中國戰(zhàn)略”提供有力支撐。

1.2 檔案事業(yè)新時期發(fā)展政策要求信息化資源服務實踐工作

2021年中辦、國辦在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[4]中指出：在新發(fā)展階段，全國檔案事業(yè)要面向新發(fā)展階段，樹立新發(fā)展理念，建設新發(fā)展格局，全面推進檔案資源體系、檔案收集體系、檔案利用體系等建設，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉型，更加探索知識管理和人工智能等技術在檔案信息深層加工的應用，更加推進落實檔案資源的挖掘和利用服務能力，著力推動檔案工作便捷管理、優(yōu)化使用[5]。信息化是檔案工作適應新發(fā)展形式，走向現代化管理的必由之路。作為檔案工作業(yè)務機構和專業(yè)技術人員，必須在實踐中不斷探索信息化工作路徑、工作手段、工作體系和管理工具，深化打造智慧檔案、智慧流程和智慧服務體系。

1.3 公立醫(yī)院工作實際要求優(yōu)化信息化手段服務人力資源管理工作

近年來，國家醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，事業(yè)單位分類改革以及現代醫(yī)院管理體制改革等相關工作，都對公立醫(yī)院人事檔案和人力資源管理提出了更高要求。作為公立醫(yī)療機構逐步提高了信息化建設與專業(yè)工作融合重視程度，不斷加強信息化平臺建設，推動提高服務能力和運行效率。包含人事檔案在內的人力資源管理信息化的全新醫(yī)院管理模式成為必然發(fā)展趨勢[6]。在現實中還存著硬件不足、制度缺陷、觀念障礙、技術瓶頸和人才短板等問題，作為人事及檔案部門必須高度重視，不斷提高“善學”“善謀”“善作”“善成”的本領，努力實現專業(yè)的人干專業(yè)的事。

2 人事檔案資源信息化建設的工作舉措

根據三級醫(yī)院建設要求和單位工作實際，濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院自2017年起，逐步探索以數字化檔案資源驅動并服務人力資源精細化管理工作為導向的信息化建設，不斷搭建、完善和優(yōu)化人力資源檔案管理系統(tǒng)。在具體工作中，將檔案信息系統(tǒng)細化分為基礎信息模塊、職稱評聘模塊、公開招聘模塊、黨建系統(tǒng)信息模塊、人事檔案多媒體模塊等，具體模塊內容如下。

2.1 基礎檔案數據庫建設

在基礎模塊搭建期間，同步采集并復驗了醫(yī)院工作人員出生年月、學歷學位[7]、職稱評聘、工作經歷、崗位變動、繼續(xù)教育等基礎信息，運用計算機硬件、文字識別技術（optical character recognition，OCR）、數碼掃描技術、數字攝影技術、數碼存儲技術等，把各種載體的檔案資源進行數字化處理和存儲。

2.2 基礎統(tǒng)計報表庫建設

根據上級主管部門和醫(yī)院工作需求，報表管理預置了公立醫(yī)院綜合改革監(jiān)測表、三級醫(yī)院評審數據表、公立醫(yī)院績效考核數據表、省直事業(yè)單位機構編制統(tǒng)計報表、黨員基礎數據報表以及各類人才統(tǒng)計報表等常用統(tǒng)計報表，通過定期數據維護、完善，報表數據可以自動進行報表統(tǒng)計、校驗、分析等，使統(tǒng)計工作更加便捷、及時、準確。同時，根據上級更新的數據統(tǒng)計標準，適時調整統(tǒng)計報表的統(tǒng)計標準。

2.3 檔案數據應用及服務功能

通過信息系統(tǒng)對數字化檔案數據自動抓取、讀取、分析、判定，可以實現自動實時提供工作預警和服務功能。在實際工作中實現了勞動合同期滿、合同續(xù)簽、薪資調整、退休人員、黨員“政治生日”等一系列預警提醒功能。

2.4 檔案數據互聯(lián)互通

通過醫(yī)院基礎人事檔案數據整合，按照權限為醫(yī)院黨委組織部、醫(yī)務處、護理部、質量管理辦公室、科技處、醫(yī)學教育中心、保衛(wèi)處、信息管理中心等科室安裝HRP檔案數據信息化服務端口，單獨設立賬號，開通檔案信息維護管理權限，便于各科室檔案信息數據維護、查詢和利用。

2.5 歷史檔案數據庫建設

所有檔案數據信息更新必須定期進行系統(tǒng)備份存檔，重要節(jié)點數據及時存檔，確保能夠進行歷史記錄保存和還原功能，同時系統(tǒng)還可以實現自動記錄檔案數據變更時間、操作人員、變更原因、變動多媒體數據等，如發(fā)現檔案數據變動有誤，可實現按照節(jié)點進行系統(tǒng)還原，便于隨時查詢、追溯和循證檔案數據，不斷服務實際工作。

3 信息化檔案資源在醫(yī)院人力資源精細化管理中作用

3.1 規(guī)范人力資源檔案數據，實現數據資源共享

基本檔案數據信息包含了單位組織架構、基本人事信息、科學研究信息、個人社會認可度、繼續(xù)教育情況等檔案數據，是醫(yī)院人力資源及相關工作的基礎和依據。人事檔案資源具有動態(tài)變化的特點，隨著工作實踐和個人社會活動而發(fā)展變化，數量不斷增加，內容日益豐富，這就要求醫(yī)院努力做到“完整、真實、精練、實用”，實時提供檔案資源數據。通過設置不同的權限等級，實現檔案數據信息化、網絡化形式互聯(lián)互通，醫(yī)院領導、職能部門、科室負責人及職工本人利用信息化系統(tǒng)進行管理，可實時查詢、修改、完善基礎數據，形成一個有序結構的檔案信息庫，可直觀了解權限范圍內單一或群體人力資源完整的職業(yè)發(fā)展、學科建設和人力資源狀況等檔案數據，實現了數據資源共享服務。

3.2 節(jié)約人力資源成本，提高醫(yī)院運行效率

傳統(tǒng)人力資源管理主要是通過人工手動錄入的方式記錄人事信息、表報錄入、職工考勤、工資績效、崗位變動等，不僅費時耗力、紕漏難免、查詢困難、利用不便。利用信息化檔案系統(tǒng)，各部門科室可自行快速查閱權限范圍內相關數據信息，無需聯(lián)絡申請程序，實現檔案數據超時空流動；利用設置的查詢條件，可在短時間準確形成統(tǒng)計報表；利用設置的多媒體子集清晰存儲培訓記錄、學習和工作履歷等資料，可便捷快速查詢利用。通過上述舉措，大大減少了工作人員繁雜重復的日常工作，節(jié)省了人工時間成本、人力資源數量和人員財務成本，提高了醫(yī)院運行效率。

3.3 優(yōu)化管理模式，服務實際工作

檔案資源信息化建設通過對紙質檔案資源收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等管理過程的信息化處理和應用，檔案資源信息化處理后可提供詳細、真實、準確、即時的數據信息，為單位發(fā)展和決策提供服務，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)化、創(chuàng)新和飛躍。按照人力資源和檔案業(yè)務工作流程，可實現單位內部專網檔案的網上瀏覽、網上借閱和便捷使用功能。利用單位人力資源信息系統(tǒng)、移動辦公系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)、公開招聘系統(tǒng)、職稱評聘系統(tǒng)、請銷假在線工作系統(tǒng)等，實現由檔案數據管理向檔案信息資源研究與資源利用轉變，實現了“無界別檔案”，數據遠程交互聯(lián)通，檔案室從檔案保管中心變?yōu)樘峁┓绽玫馁Y源控制中心，不斷推動優(yōu)化工作流程，提高工作效率，提升服務水平和服務質量。

3.4 健全評價機制，推動高質量發(fā)展

不同科室、不同專業(yè)、不同人員工作性質、工作體制、工作內容存在很大區(qū)別，傳統(tǒng)模式單純以“優(yōu)秀、良好、合格、不合格”為指標的主觀評價模式，完全不能反映真實工作內容、體現工作價值。隨著現代公立醫(yī)院發(fā)展，要求各單位建立包含醫(yī)德醫(yī)風、業(yè)務水平、科研能力、實踐教學、工作數量、工作質量以及學歷學位、職稱評聘、工作崗位等個人履歷在內的360度評價維度，充分體現不同崗位差異，推動向關鍵性、專業(yè)性、高風險和高強度崗位傾斜，充分體現“知識、技術、勞務、管理”等要素價值，調動廣大職工工作積極性，不斷提高工作效率，加強內涵建設，促進公立醫(yī)院高質量發(fā)展。

3.5 順應國家戰(zhàn)略導向，推動信息化建設

在我國檔案事業(yè)新的發(fā)展周期，提出了檔案信息化建設融入數字中國建設、信息技術在檔案工作中的應用、信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合的工作要求。作為檔案具體工作部門和檔案人，要緊跟國家和主管部門政策導向，明確上級主管部門“強調什么、要求什么、推動什么”，醫(yī)院應及時“緊跟什么、推動什么、落實什么”，把檔案工作與實際工作深度融合，通過檔案工作技術信息化、管理現代化、資源豐富化，切實做好檔案工作信息化建設。

4 人事檔案信息化建設過程中面臨的問題

4.1 單位對檔案信息化建設工作的重視程度有待提高

一是思想認識不夠。沒有充分認識到檔案工作的重要意義和作用價值[8]，很多單位將檔案工作定位于一項管理的“輔助工作”“邊角工作”和“非核心工作”，認為檔案只是一堆長期存放的歷史記錄資料，對于醫(yī)院管理工作沒有直接的推動作用。二是經費投入不夠。很多單位尤其是公立醫(yī)療機構經費本身有限，需要將經費預算“蛋糕”切分為黨的建設、辦公經費、工資績效、人才引進、設備資產、基礎建設等諸多子項目，經費投入面臨人多粥少、競爭激烈的情況，對于重視程度不夠的檔案工作，信息化建設所需的大額經費投入嚴重不足。

4.2 單位對檔案信息化建設工作的軟硬件建設配備不足

在這里，醫(yī)院將“軟件配備”定位于專業(yè)人員配備。目前國內醫(yī)療機構，檔案管理和從業(yè)人員大部分是半路轉崗，相當一部分人員是臨床一線臨近退休人員或者專業(yè)雜亂、學歷層次較低的其他崗位無法安置人員，“趕鴨子上架”從事檔案工作，檔案崗位人員對檔案宏觀理論掌握不夠，學習檔案專業(yè)知識不深不精，面臨“先天知識瘸腿”“后天學習能力不足”的雙重問題。二是硬件建設不足。限于經費預算，先天的信息化設施設備配置不足，必要的計算機、大型掃描分析軟件、圖像分析軟件等配置不足[9]，缺乏信息化建設的硬件基礎；硬件設施升級改造不及時，誤認為信息化建設是一勞永逸、一蹴而就，很多單位將這項工作定義為“一錘子買賣”和“一次性工作”，雖有信息化建設之名，卻無信息化建設之實。事實上信息化工作是長期工作，需要跟隨政策要求、工作需求不定期進行拓展升級。

4.3 檔案信息化管理制度體系和安全體系需要進一步完善

檔案信息化建設后，基本能夠達到檔案數據存檔、分析、利用自動操作，實現數據資源共享。在享受便捷性的同時，醫(yī)院也清醒地認識到傳統(tǒng)人工管理檔案和信息化數據檔案還是存在顯而易見的差異，需要完善管理制度和安全保障體系。一方面醫(yī)院應適應信息化建設的客觀實際，在大力推進“增量檔案信息化”的基礎上，做好諸如電子郵件檔案歸檔、電子公文檔案歸檔、電子檔案證據保全、電子檔案管理規(guī)范等管理制度體系建設，使電子檔案管理工作有據可依、有章可循，努力做到各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收。另一方面，檔案信息化安全防護是醫(yī)院必須面對的一個問題。人力資源檔案本身數量非常龐大，醫(yī)院必須配備能夠存儲大量檔案數據的硬件設備，在工作中會存在硬件受到外部環(huán)境影響發(fā)生故障的風險，從而導致出現檔案數據丟失的隱患。同時由于互聯(lián)互通的客觀需要和互聯(lián)網的開放性特點，醫(yī)院可能會遇到系統(tǒng)崩潰[10]、防毒殺毒、外來人員入侵等威脅檔案安全的網絡防護問題。基于上述情況，要求醫(yī)院必須提前考慮抵御風險的管理制度、應急預案和工作機制。第三方面，與傳統(tǒng)紙質檔案相比，信息化管理更容易出現管理人員主觀惡意更改、銷毀、隱匿檔案的問題，在這個過程中更難以查詢痕跡和追蹤檢查，針對可能出現的虛假檔案信息和檔案失真現象，醫(yī)院必須提前做好安全管理防范機制。

5 做好檔案資源信息化并服務實際工作的思考與建議

5.1 必須樹立“大檔案數據”理念，集中、統(tǒng)一保管檔案資源

隨著經濟社會發(fā)展，大數據時代深入建設，檔案工作互聯(lián)互通需求逐步強化，要求醫(yī)院必須跳出傳統(tǒng)人力資源檔案數據管理的理念和條條框框，樹立“大人力資源檔案數據”理念。在現實工作中，必須建立聯(lián)系聯(lián)絡機制，按照資源完整、統(tǒng)一管理和便捷使用的原則，必須嚴格審核歸檔材料，根據工作需要及時收集齊備檔案資源，同時相關檔案必須由人事部門統(tǒng)一集中進行鑒別、立卷、管理等工作，避免非專業(yè)人員人為對檔案資源的不當管理，或因保管不當出現的自然因素對檔案資源的損壞，同時集中統(tǒng)一保管有利于后期統(tǒng)一鑒別、完整歸檔、規(guī)范處理、優(yōu)化利用。

5.2 必須強化檔案專業(yè)人員素質提升，不斷適應信息化工作需要

在現實工作中，人事檔案資源信息化建設要求除了需要熟悉和掌握傳統(tǒng)紙質檔案收管用的工作要求之外，還要求檔案資源數字化、圖像處理信息化以及和專用軟件操作使用等知識技能，這都對檔案部門和檔案專業(yè)技術人員提出了全新的挑戰(zhàn)[11]，必須強化檔案科班出身專業(yè)人員配備[12]，引導現有人員不斷繼續(xù)醫(yī)學教育，跟上信息發(fā)展步伐，做到檔案信息“完整、真實、條理、精練、實用”，不斷滿足工作崗位需求。

5.3 必須主動開展檔案編研服務，不斷拓展檔案資源服務利用范圍

檔案編研工作是檔案服務利用工作的重要組成部分，其成果具有存史、資政、惠民的功能，是廣泛、系統(tǒng)、完整地向社會、醫(yī)院、部門提供利用服務的一項重要的基礎性工作。作為檔案人員，要認真研究單位檔案資源需求，積極主動研判檔案室藏檔案資源的內容、價值，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、拓展檢索工具等，積極開發(fā)檔案信息資源，形成信息化檔案，為醫(yī)院的臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。

5.4 必須完善制度體系和硬件設施建設，不斷滿足信息化工作要求

人事檔案真實記錄了機構、人員詳細信息，部分內容涉及機構機密或個人隱私，具有涉密性的特點。人事檔案的管理必須在維護人事檔案秘密和安全的前提下，積極穩(wěn)妥地為職能部門提供優(yōu)質服務。作為檔案工作主管部門和具體執(zhí)行部門，要健全制度體系和硬件設施，防止泄密和失密。一方面要切實加強檔案信息化工作監(jiān)督、管理和指導，推進構建制度完備、安全可靠、簡便實用信息化管理制度[13]；另一方面要加強計算機等硬件設備配備，完善設置防火墻、檔案數據備份、加密、網絡隔離等防護措施。通過軟硬件建設，不斷推動檔案資源信息化建設走深走實、邁上新發(fā)展臺階[14]，在做好保密的基礎上，切實滿足實際工作需求。

5.5 必須建立健全追蹤評價機制，不斷推進工作取得實效

作為機構黨委和主管部門要切實加強對檔案工作的領導，建立健全工作統(tǒng)籌協(xié)調機制，結合中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點和職能部門工作任務，分解目標任務、細化年度安排、落實評價獎懲。主管部門要加強監(jiān)督指導，不斷完善工作追蹤評價機制，定期對規(guī)劃實施情況進行監(jiān)測分析、中期評估和信息通報，及時發(fā)現問題，及時研究對策，及時落實措施，確保目標任務順利實現。

綜上所述，醫(yī)院必須堅持管理使用相結合的理念，優(yōu)化人事檔案信息化建設措施，配備專業(yè)人員和軟硬件設施，健全人事檔案管理制度，不斷提升管理水平和服務質量，助力醫(yī)院高質量發(fā)展。