企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及解決方法芻議

姜德婷

本文主要針對國有企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及解決方法進(jìn)行研究，通過對供應(yīng)商管理、采購流程管理、人員與組織管理等方面進(jìn)行重點分析，并提出了采購工作的保障措施，以期不斷提高企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制水平。

企業(yè)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制的必要性由于新冠肺炎疫情對內(nèi)外經(jīng)濟產(chǎn)生的重大影響，外部政經(jīng)環(huán)境的復(fù)雜性，易對實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)產(chǎn)生影響，形成企業(yè)風(fēng)險，這種包括但不限于戰(zhàn)略風(fēng)險、運營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、資金風(fēng)險、投資風(fēng)險、法律風(fēng)險等，有必要圍繞著企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營目標(biāo)，建立公司風(fēng)控領(lǐng)導(dǎo)小組，建立健全全面風(fēng)險控制體系，在企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)和經(jīng)營過程中對風(fēng)險事項進(jìn)行識別與評估，并采取相應(yīng)的措施將其影響控制在可承受的范圍內(nèi)。

企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)存問題

未核驗需求計劃

國有企業(yè)實行預(yù)算管理，公司年度績效考核與預(yù)算完成情況掛鉤，注重績效指標(biāo)的完成而忽視實際需求。如某國有企業(yè)規(guī)定年度各項指標(biāo)實際增量占其年度預(yù)算計劃總額5%-7%，績效獎勵最高，比預(yù)算減少或增加大于7%的均扣減績效，則下級單位為了取得相應(yīng)績效，大量采購不符合實際需要的物資，或提前采購下一年度的物資，隨著設(shè)備的更新?lián)Q代，導(dǎo)致部分提前采購物資不再符合實際需求，造成資產(chǎn)浪費；年底時大量采購的物資需提前結(jié)轉(zhuǎn)成本，則企業(yè)需將這些物資提前領(lǐng)用出庫，導(dǎo)致公司產(chǎn)生二級庫也就是賬外資產(chǎn)，賬外資產(chǎn)的管理脫離了企業(yè)內(nèi)控，就容易滋生舞弊。

采購成本較高

首先，國有集團公司通常規(guī)模和體量均較大，各級子公司、分公司層級較多，除集團統(tǒng)一采購物資外，各級公司還需根據(jù)公司自身發(fā)展需求進(jìn)行采購，這種采購?fù)ǔ２扇」_招標(biāo)、邀請招標(biāo)、比詢價、直接采購，各級公司在總公司規(guī)定范圍內(nèi)制定各自的采購制度，因體量不同、采購業(yè)務(wù)量、經(jīng)營性質(zhì)的差別等導(dǎo)致各公司制定的采購制度也參差不齊。相關(guān)采購人員的經(jīng)驗和能力也有所差異，例如經(jīng)貿(mào)企業(yè)需投資一項工程項目時，因為很少涉及這類采購，導(dǎo)致采購過程中存在各種問題，如招標(biāo)程序不規(guī)范、價格不合理、中標(biāo)單位資質(zhì)不過硬、投標(biāo)單位間串標(biāo)、陪標(biāo)、圍標(biāo)不能夠被發(fā)現(xiàn)等問題。其次，在招標(biāo)采購過程中，國有企業(yè)通過內(nèi)部公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購時，評標(biāo)委員的選取不規(guī)范，對評標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生影響，易滋生舞弊。如果評標(biāo)委員的選取均為本單位員工，則會導(dǎo)致一言堂，職權(quán)最大的說了算，投標(biāo)單位只需疏通關(guān)系，即可中標(biāo)，舞弊也就隨之產(chǎn)生。

采購流程不完善

在采購過程中，因采購流程不夠完善導(dǎo)致經(jīng)濟損失的案例也很普遍。例如，采購過程中未按照規(guī)定收取投標(biāo)保證金，投標(biāo)單位中標(biāo)后毀約，不與采購方簽訂合同；未按照規(guī)定收取履約保證金，采購項目過程中出現(xiàn)毀約問題，未支付的款項又無法彌補損失；投標(biāo)單位中標(biāo)后未按規(guī)定與采購方及時簽訂合同，僅是口頭通知達(dá)成意思表示，后期采購物資不符合驗收條件，無法合理保證自身的權(quán)益等。

采購制度不科學(xué)

采購制度建立后并沒有得到有效的執(zhí)行，內(nèi)控執(zhí)行不到位，流于形式。如：合同審批流程，企業(yè)內(nèi)控管理制度要求經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后方可簽訂合同并蓋章，實際執(zhí)行過程中，合同實際簽訂日期早于合同審批日期。存在這種情況主要是2個方面原因造成：1、先簽訂合同后發(fā)起合同審批流程；2、國有企業(yè)層級多，合同審批流程慢，主要部門負(fù)責(zé)人簽批后就簽訂了合同。

企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的強化策略

優(yōu)化供應(yīng)商管理機制

第一，制定統(tǒng)一的供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)要制定統(tǒng)一的供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，在董事會下設(shè)采購管理委員會負(fù)責(zé)具體的供應(yīng)商管理方案制定，對于供應(yīng)商管理要制定具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保物資的品牌、型號符合管理要求。同時，企業(yè)要配備專人對采購工作進(jìn)行優(yōu)化，并對供應(yīng)商的資料進(jìn)行全面分析，了解供應(yīng)商的財務(wù)狀況、管理水平、企業(yè)信譽等方面的信息，對于信譽高且具有一定信用政策的供應(yīng)商要加大合作，對于財務(wù)狀況不佳、信譽不佳的供應(yīng)商要謹(jǐn)慎合作。通過對供應(yīng)商的定期評價，邀請法律、技術(shù)等方面的專家充分參與到與供應(yīng)商評價過程中。同時企業(yè)需要建立對供應(yīng)商的風(fēng)險評估體系，針對企業(yè)的風(fēng)險進(jìn)行全面評估與檢查，實現(xiàn)對風(fēng)險的識別、評估、應(yīng)對，對采購環(huán)節(jié)中各類可能存在的風(fēng)險和分析機制制定相應(yīng)的管理措施，實現(xiàn)對風(fēng)險的事前控制。

第二，企業(yè)需要優(yōu)化供應(yīng)商的評估與準(zhǔn)入機制，通過建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行全面管控，按照供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量、價格、交貨時間等進(jìn)行全面與動態(tài)的評估與管理。采購人員需要全面收集供應(yīng)商的信息。通過市場調(diào)查等方式對所需要的各類材料生產(chǎn)廠家、價格及變動趨勢進(jìn)行全面的分析調(diào)查，從專業(yè)的視角對供應(yīng)商開展選擇，通過合作共贏的理念與供應(yīng)商形成戰(zhàn)略合作伙伴。避免隨意更換供應(yīng)商導(dǎo)致企業(yè)成本增加的問題，并且避免隨意更換供應(yīng)商給企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營帶來的風(fēng)險。

第三，加強對供應(yīng)商的后期管理。企業(yè)要針對供應(yīng)商進(jìn)行定期評價，對通過考評的供應(yīng)商繼續(xù)保持合作關(guān)系，對不合格供應(yīng)商要停止合作關(guān)系。通過建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，不斷加入新的供應(yīng)商并淘汰不合格的供應(yīng)商，以確保企業(yè)供應(yīng)商質(zhì)量得到保障，提高企業(yè)在市場競爭中的競爭力，通過優(yōu)化和供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系，盡可能降低在供應(yīng)商管理中的問題。

完善采購計劃與執(zhí)行

首先，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際需求制定合理的采購計劃，實際需求并不是單純的考慮今年的經(jīng)營計劃，而是應(yīng)該長遠(yuǎn)考慮，對于無法跟上時代進(jìn)步的機器設(shè)備等資產(chǎn)及時進(jìn)行更新改造或淘汰，投資計劃應(yīng)貼合公司發(fā)展戰(zhàn)略。其次，企業(yè)要對采購價格進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，分析采購材料的市場狀況，并根據(jù)財務(wù)計劃對采購方式合理確定，最大程度防止出現(xiàn)貨物價格波動或供應(yīng)商出高價等問題給企業(yè)利潤帶來的影響，通過合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)等方面的措施實現(xiàn)招標(biāo)采購，能夠減少采購舞弊問題。但是招標(biāo)采購的手續(xù)較為繁瑣，適用于大宗物資的采購。企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)范招投標(biāo)采購制度，完善招投標(biāo)采購管理，重點加強招投標(biāo)制度的執(zhí)行力度，加強監(jiān)督檢查力度，提高集團規(guī)章制度的執(zhí)行力，逐步形成規(guī)范、完善的現(xiàn)代企業(yè)管理體系。在招標(biāo)過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在公司制度中明確規(guī)定評標(biāo)委員的選取方式，監(jiān)督人員應(yīng)當(dāng)具有獨立性，能夠真正起到監(jiān)督的效果。

加強人員與組織體系管理

首先，集團企業(yè)內(nèi)部應(yīng)定期開展采購培訓(xùn)會和交流會，通過培訓(xùn)會增加理論知識，內(nèi)部交流會借鑒工作經(jīng)驗、思路方法；通過案例分析，認(rèn)清采購過程中問題的本質(zhì)所在，警醒自身，進(jìn)而逐步減少業(yè)務(wù)人員間能力差距，較全面的提高業(yè)務(wù)人員的理論水平和工作能力?；蛘呒瘓F企業(yè)可以選擇通過委托有資質(zhì)的招標(biāo)代理機構(gòu)，代理采購自己不熟悉的項目，以保證采購項目的性價比。其次，企業(yè)對于采購工作要實現(xiàn)各崗位之間的相互牽制、相互制約。同一業(yè)務(wù)要經(jīng)過兩人或兩人以上之手處理，并針對采購工作的重點崗位實行輪崗機制，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平，避免在工作過程中產(chǎn)生違背內(nèi)部控制工作要求的問題。最后，企業(yè)還需要對采購人員的各類信息進(jìn)行全面收集，將采購需求、采購驗收入庫等工作要求進(jìn)行明確，完善具體的管理制度細(xì)則，按照內(nèi)部控制工作的要求實現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制執(zhí)行情況的審計。

重視采購付款流程完善

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強內(nèi)控管理，嚴(yán)格執(zhí)行公司各項制度，同時也要遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，加強監(jiān)督檢查力度，取得合同履約保障，避免合同風(fēng)險。首先，優(yōu)化企業(yè)的付款方式。企業(yè)需要結(jié)合自身的實際合理選擇付款方式，防范付款環(huán)節(jié)給企業(yè)帶來的風(fēng)險。對于小額采購可以采用全額預(yù)付款的方式付款，這一方式能夠幫助企業(yè)快速獲得貨物，但是風(fēng)險較高，對于重要物資或大金額的采購需要通過分期付款方式管控風(fēng)險。對風(fēng)險的防范可以在簽訂合同后先預(yù)付部分貨款，待后續(xù)驗收之后再支付尾款。如未按合同履約或未通過驗收，可以拒絕支付付款。企業(yè)付款時可以參考供應(yīng)商管理系統(tǒng)中的供應(yīng)商信用情況，對于信譽好的供應(yīng)商可以預(yù)留10%的貨款作為保證金，剩余款項全額支付，待驗收合格后支付保證金。其次，在企業(yè)驗收入庫的內(nèi)部控制中，對貨物數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗收，對實際收到貨物和入庫單不一致時，需要及時明確原因，審核無誤之后再辦理入庫手續(xù)。關(guān)鍵控制點是分析驗收是否合格，對于驗收不合格的需要制定相應(yīng)的后續(xù)管理措施予以改進(jìn)。企業(yè)要規(guī)范驗收流程，健全采購物資的驗收標(biāo)準(zhǔn)體系，在公司采購到貨之后需要安排專人開展驗收，根據(jù)企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的合同對質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行全面核對。對于重大物資采購還應(yīng)該聘請專家開展驗收，并出具驗收報告。驗收人員應(yīng)該對驗收的結(jié)果負(fù)責(zé)，財務(wù)部門根據(jù)驗收報告進(jìn)行付款。如果驗收不合格，驗收人員需要聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行反饋，并將不合格信息登錄供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)中，為未來開展供應(yīng)商變更提供依據(jù)。

完善采購內(nèi)部控制的保障機制

完善企業(yè)采購工作的組織架構(gòu)

企業(yè)在采購工作中，要設(shè)置專門的內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)，通過內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制執(zhí)行的效果進(jìn)行監(jiān)督，針對采購環(huán)節(jié)內(nèi)控制度追蹤檢查，分析采購環(huán)節(jié)的過程，發(fā)現(xiàn)采購過程中的問題并予以優(yōu)化。企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境是不斷動態(tài)改變的，內(nèi)部控制的優(yōu)化也需要與時俱進(jìn)，通過動態(tài)監(jiān)督工作中的不足之處并予以完善，才能不斷優(yōu)化企業(yè)的控制體系。企業(yè)需要遵循成本效益原則，可以由審計部門對采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制情況進(jìn)行審查，避免由財務(wù)部門人員兼任審計人員的問題，要確保審計工作具有權(quán)威性和獨立性，有企業(yè)的董事會直接領(lǐng)導(dǎo)審計部門，對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題及時上報給企業(yè)的管理層。審計部門需要對采購環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程跟蹤，定期對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制分析并出具書面報告。審計部門在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題需要及時上報管理層并提出改進(jìn)措施。同時審計部門需要定期組織企業(yè)的采購副總、采購部、質(zhì)檢部、財務(wù)部等部門召開座談會，對采購工作進(jìn)行自我評估，并針對采購環(huán)節(jié)遇到的問題原因予以彌補。

建立舉報制度

企業(yè)需要針對采購工作制定舉報方案，如果信息溝通不暢，可能會導(dǎo)致風(fēng)險發(fā)生，因此通過舉報機制能夠幫助企業(yè)的管理層掌握采購工作中的問題，預(yù)防舞弊的發(fā)生。企業(yè)需要通過建立舉報機制明確舉報程序，對于舉報的事項進(jìn)行檢查，若情況屬實需要予以舉報人一定獎勵，從而提高全體員工工作的熱情，降低企業(yè)管理中的風(fēng)險，幫助企業(yè)的管理層及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的舞弊行為。同時企業(yè)需要設(shè)置舉報人匿名保護制度，對于打擊報復(fù)舉報人的事件需要嚴(yán)格查處，使員工安心對采購工作中的不當(dāng)行為進(jìn)行舉報，提高員工的監(jiān)督意識，引導(dǎo)員工開展有效的舉報。

健全獎懲機制

針對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度執(zhí)行的情況，需要企業(yè)建立一套合理的獎懲措施，通過人性化的獎懲機制調(diào)動員工參與采購工作的積極性，促使采購內(nèi)部控制工作有效執(zhí)行。對于采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度執(zhí)行的情況進(jìn)行全面的考核與獎懲，對于沒有按照采購制度開展內(nèi)部控制的人員予以懲罰，將內(nèi)部控制執(zhí)行的情況和員工切身利益相掛鉤，從而提高員工的責(zé)任感，避免采購內(nèi)部控制流于形式。

優(yōu)化信息系統(tǒng)管理

企業(yè)在采購過程中需要加強信息系統(tǒng)管控，通過信息系統(tǒng)對供應(yīng)商的信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并通過信息系統(tǒng)對企業(yè)歷史的銷量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對企業(yè)未來的采購量進(jìn)行預(yù)測。同時供應(yīng)商信息系統(tǒng)中需要融入供應(yīng)商的情況，結(jié)合供應(yīng)商的相關(guān)信息對供應(yīng)商考核，綜合判斷供應(yīng)商的等級，對于重點供應(yīng)商需要加強合作。企業(yè)還需要將供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)相互銜接，構(gòu)建在企業(yè)內(nèi)部的信息網(wǎng)，通過信息的高效傳遞提高企業(yè)信息的處理速度，降低信息處理成本，節(jié)約支出，保障企業(yè)實現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運作。

內(nèi)部控制是企業(yè)永恒的管理核心，建議規(guī)范內(nèi)部控制制度，完善重大經(jīng)濟事項決策管理，重點加強內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度。提升重大投資、重大資金運作以及物資和服務(wù)采購等方面的集體研究決策管理，加強監(jiān)督檢查力度，強化權(quán)屬企業(yè)經(jīng)營層“三重一大”意識教育，提高集團各項規(guī)章制度的執(zhí)行力，逐步形成規(guī)范、完善的現(xiàn)代企業(yè)管理體系。

[作者單位：北京中天恒會計師事務(wù)所（特殊普通合伙）江蘇分所]