淺談人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

俞娟

我國(guó)現(xiàn)有的企業(yè)組織彼此存在顯著差別。從總體經(jīng)營(yíng)發(fā)展規(guī)模角度進(jìn)行闡釋分析，通?？梢跃唧w劃分成小型企業(yè)組織、中型企業(yè)組織、大型企業(yè)組織，以及跨國(guó)集團(tuán)型企業(yè)組織。從實(shí)際所處的經(jīng)營(yíng)發(fā)展階段角度進(jìn)行闡釋分析，通?？梢跃唧w劃分成剛剛成立的企業(yè)組織、成立時(shí)間較為短暫的企業(yè)組織、基于國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)制形成的企業(yè)組織，以及通過并購(gòu)重組渠道形成的企業(yè)組織。從宏觀性視角進(jìn)行闡釋分析，不同類型企業(yè)組織在開展人力資源工作過程中期望實(shí)現(xiàn)的基本價(jià)值，既具備相同點(diǎn)又具備不同點(diǎn)，其相同點(diǎn)在于指向企業(yè)組織的經(jīng)營(yíng)發(fā)展實(shí)踐過程創(chuàng)造提供服務(wù)支撐條件，其不同點(diǎn)，在于人力資源管理工作開展過程中需要滿足的基本要求，以及期望實(shí)現(xiàn)的主要目的存在顯著差異。對(duì)于我國(guó)目前存在的各類企業(yè)組織而言，其實(shí)際招聘配備的人力資源管理工作人員在基本能力層面存在的差異，通常會(huì)引致人力資源管理工作發(fā)揮的基本價(jià)值，展現(xiàn)出明顯不同。成功經(jīng)營(yíng)的企業(yè)組織不一定具備規(guī)范系統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)，但是未成功經(jīng)營(yíng)的企業(yè)組織必然不具備規(guī)范系統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)。

一、現(xiàn)代企業(yè)組織開展人事檔案管理工作的基本目的與重要意義

在進(jìn)入21世紀(jì)之后，伴隨著社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展水平的持續(xù)提升，以及科學(xué)技術(shù)的迅速革新，城鄉(xiāng)各界人民群眾對(duì)于信息資源要素基本價(jià)值的認(rèn)知程度呈現(xiàn)出持續(xù)提升變化趨勢(shì)，而在各種管理工作環(huán)節(jié)開展過程中面對(duì)的信息資源要素?cái)?shù)量持續(xù)增加過程中，指向信息資源要素處理工作環(huán)節(jié)提出的技術(shù)要求也愈來(lái)愈嚴(yán)格，引致傳統(tǒng)化的，基于紙質(zhì)載體形式或者是手工操作方式的信息資源要素處理技術(shù)方法手段，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法契合滿足現(xiàn)代化信息資源要素管理工作開展過程中的實(shí)際需求。

為切實(shí)控制和減輕企業(yè)組織人力資源管理職能部門需要面對(duì)承擔(dān)的工作壓力強(qiáng)度，人力資源管理職能部門應(yīng)當(dāng)指向企業(yè)組織全體在職員工的人事檔案數(shù)據(jù)信息資料推進(jìn)開展無(wú)紙化管理工作環(huán)節(jié)，在建構(gòu)形成人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)條件下，自動(dòng)化且全面化地記錄指向人事檔案數(shù)據(jù)信息資料實(shí)施的各類查閱技術(shù)操作行為、借閱技術(shù)操作行為、歸還技術(shù)操作行為，以及傳遞技術(shù)操作行為。

借由針對(duì)現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)，以及企業(yè)組織管理工作基本理論的結(jié)合運(yùn)用，建構(gòu)形成契合滿足實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理需求的信息管理技術(shù)系統(tǒng)，是我國(guó)企業(yè)組織在未來(lái)經(jīng)營(yíng)發(fā)展業(yè)務(wù)開展過程中需要遵循的關(guān)鍵性趨勢(shì)。

在現(xiàn)代企業(yè)組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)推進(jìn)開展過程中，人力資源要素不但是最為珍貴的資源要素類型，同時(shí)還是企業(yè)組織的內(nèi)在“生命線”。由此可以知曉，人事管理技術(shù)系統(tǒng)是企業(yè)組織內(nèi)部計(jì)算機(jī)信息技術(shù)系統(tǒng)的關(guān)鍵性結(jié)構(gòu)組成部分，而針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息資料開展的管理工作環(huán)節(jié)，則是企業(yè)組織人事管理工作過程中需要涉及的關(guān)鍵性內(nèi)容，支持實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作實(shí)施流程的電子化轉(zhuǎn)化目標(biāo)，能夠確保企業(yè)組織人力資源管理工作人員，逐步從相對(duì)沉重而又復(fù)雜的案頭工作過程中向外解脫，繼而具備更多時(shí)間精力參與完成其他工作環(huán)節(jié)。

二、企業(yè)組織人事檔案管理工作的現(xiàn)存問題

（一）圍繞人事檔案管理工作的關(guān)注重視程度明顯不足

面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)高度激烈的真實(shí)市場(chǎng)環(huán)境，我國(guó)各類企業(yè)組織出于改善提升自身總體競(jìng)爭(zhēng)能力的考量視角，通常傾向于將其主要精力放置在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)方面。在此種背景下，人事檔案管理工作環(huán)節(jié)由于不能直接為企業(yè)組織創(chuàng)造提供經(jīng)營(yíng)收益，客觀上未能引起企業(yè)組織經(jīng)營(yíng)管理工作人員的充分重視，甚至還會(huì)遭受邊緣化問題。

從實(shí)際發(fā)揮的影響作用角度展開闡釋分析，如果在企業(yè)組織人事檔案管理工作開展過程中，未能投入數(shù)量充足的人力資源要素、物力資源要素，以及財(cái)力資源要素，通常會(huì)引致企業(yè)組織人事檔案管理工作在具體開展過程中無(wú)法始終保持較高質(zhì)量，繼而在頻繁發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息資料丟失問題、檔案數(shù)據(jù)信息資料泄密問題，或者是檔案數(shù)據(jù)信息資料錯(cuò)誤問題條件下，造成嚴(yán)重的不良影響結(jié)果。

（二）人事檔案管理工作實(shí)施方法相對(duì)落后

為契合滿足相關(guān)性法律法規(guī)條文提出的基本要求，我國(guó)有數(shù)量眾多的企業(yè)組織，已經(jīng)組建專門性的檔案管理職能部門，或者是招聘指派專門性工作人員負(fù)責(zé)履行檔案管理相關(guān)工作任務(wù)。但是，在我國(guó)部分企業(yè)組織具體貫徹執(zhí)行人事檔案管理工作流程過程中，由于缺乏指向具體工作細(xì)節(jié)的規(guī)章制度和指導(dǎo)規(guī)范，引致相關(guān)工作人員實(shí)際開展的各項(xiàng)工作行為，難以始終具備程度充分的科學(xué)性和規(guī)范性。部分企業(yè)組織由于在經(jīng)營(yíng)資金要素配置數(shù)量層面存在局限性，未能針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資料展開統(tǒng)一化管理工作環(huán)節(jié)，客觀上無(wú)法保障檔案數(shù)據(jù)信息資料在內(nèi)容構(gòu)成方面的完整性，以及基于保管陳列方式層面的規(guī)范性，影響限制檔案數(shù)據(jù)信息資料最佳應(yīng)用效果的發(fā)揮過程。

除此之外，當(dāng)前歷史發(fā)展階段，我國(guó)絕大多數(shù)企業(yè)組織，尚未建構(gòu)配置和具體使用指向檔案數(shù)據(jù)信息資料的信息化管理應(yīng)用技術(shù)系統(tǒng)，在一定程度上給企業(yè)組織檔案數(shù)據(jù)信息資料的整體應(yīng)用效能施加明顯限制。

三、人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)的基本功能

（一）人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)示意圖

（二）用戶登錄技術(shù)模塊

技術(shù)功能：用戶登錄技術(shù)模塊發(fā)揮的主要技術(shù)功能，在于支持各類用戶完成針對(duì)人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)的登錄技術(shù)操作環(huán)節(jié)。在人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)啟動(dòng)運(yùn)行之后，需要開展的首要技術(shù)操作步驟，在于用戶登錄技術(shù)操作環(huán)節(jié)。在各類用戶完成人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)登錄操作環(huán)節(jié)后，其通常遵照預(yù)先分配獲取的人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)使用權(quán)限，可以指向人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)推進(jìn)實(shí)施某些類型的技術(shù)操作過程。

實(shí)際操作步驟：在人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)啟動(dòng)運(yùn)行之后，其通常要求用戶手動(dòng)輸入登錄名信息，以及對(duì)應(yīng)的登錄口令信息，且只有在登錄名信息與登錄口令信息的輸入結(jié)果均完全正確條件下，用戶才能實(shí)現(xiàn)針對(duì)人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)的登錄技術(shù)操作目標(biāo)。在用戶完成登錄技術(shù)操作環(huán)節(jié)進(jìn)入到人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部之后，系統(tǒng)會(huì)遵照用戶預(yù)先被分配的操作權(quán)限，顯示呈現(xiàn)對(duì)應(yīng)的技術(shù)功能菜單，繼而支持用戶完成針對(duì)相關(guān)性技術(shù)功能項(xiàng)目的使用操作環(huán)節(jié)。

（三）檔案管理技術(shù)模塊

在人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部，檔案管理技術(shù)模塊事實(shí)上對(duì)應(yīng)著五個(gè)具體的分支功能技術(shù)模塊，也就是人員建檔功能技術(shù)模塊、檔案查閱功能技術(shù)模塊、檔案借閱功能技術(shù)模塊、檔案歸還功能技術(shù)模塊，以及借閱延期功能技術(shù)模塊。在上述功能技術(shù)模塊具體發(fā)揮作用過程中，源于具備不同技術(shù)操作權(quán)限的人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)管理員具體能夠執(zhí)行的技術(shù)操作環(huán)節(jié)存在顯著差異，普通層級(jí)人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)管理員，不具備指向人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的修改技術(shù)操作權(quán)限，以及刪除技術(shù)操作權(quán)限。

在上述功能技術(shù)模塊具體發(fā)揮作用過程中，事實(shí)上同時(shí)涉及包含指向企業(yè)組織內(nèi)部全體在職員工的人事檔案數(shù)據(jù)信息資料。

人員建檔功能技術(shù)模塊：此功能技術(shù)模塊發(fā)揮的主要技術(shù)功能，在于針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容推進(jìn)開展建構(gòu)技術(shù)操作環(huán)節(jié)和維護(hù)技術(shù)操作環(huán)節(jié)，具體涉及圍繞企業(yè)組織內(nèi)部人事檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容要素開展的增加技術(shù)操作環(huán)節(jié)、刪除技術(shù)操作環(huán)節(jié)、修改技術(shù)操作環(huán)節(jié)，以及導(dǎo)入技術(shù)操作環(huán)節(jié)。在人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)實(shí)際化運(yùn)行使用過程中，支持開展圍繞掃描件的上傳技術(shù)操作環(huán)節(jié)，且對(duì)于企業(yè)組織內(nèi)部的每一位具體在職員工而言，其均可以同時(shí)與數(shù)量較多的掃描件之間建構(gòu)形成相互關(guān)聯(lián)關(guān)系。

檔案查閱功能技術(shù)模塊：在指向企業(yè)組織內(nèi)部所有在職員工個(gè)體完成建檔技術(shù)操作環(huán)節(jié)之后，能夠接續(xù)支持開展圍繞人事檔案數(shù)據(jù)信息資料的查詢技術(shù)操作環(huán)節(jié)。在人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)具體化運(yùn)行使用過程中，能夠向人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)的各類使用者穩(wěn)定提供同時(shí)具備靈活性特點(diǎn)和便捷性特點(diǎn)的人事檔案數(shù)據(jù)信息資料查詢技術(shù)操作方式，繼而支持實(shí)現(xiàn)基于人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)操作界面中隨時(shí)調(diào)取查看掃描件內(nèi)容的技術(shù)操作功能（能夠針對(duì)存儲(chǔ)在人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案數(shù)據(jù)信息資料推進(jìn)開展上下翻頁(yè)技術(shù)操作環(huán)節(jié)），同時(shí)人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)推進(jìn)開展人事檔案數(shù)據(jù)信息資料查詢操作人員相關(guān)信息的全面準(zhǔn)確記錄過程，具體涉及包含查詢?nèi)讼嚓P(guān)數(shù)據(jù)信息、查詢操作實(shí)施時(shí)間數(shù)據(jù)信息，以及相關(guān)性備注信息等等。

檔案借閱功能技術(shù)模塊：圍繞人事檔案數(shù)據(jù)信息資料推進(jìn)開展的借閱技術(shù)操作環(huán)節(jié)，與圍繞人事檔案數(shù)據(jù)信息資料開展的查閱技術(shù)操作環(huán)節(jié)之間存在顯著差異。在人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)具體運(yùn)行過程中，各類用戶可以借由對(duì)電子計(jì)算機(jī)終端設(shè)備的運(yùn)用，隨時(shí)針對(duì)與人事檔案數(shù)據(jù)信息資料相關(guān)聯(lián)的掃描件展開查看操作（查閱技術(shù)操作環(huán)節(jié)），同時(shí)還能針對(duì)紙質(zhì)版本人事檔案數(shù)據(jù)信息資料開展借出使用過程（借閱技術(shù)操作環(huán)節(jié)）。在借閱技術(shù)操作環(huán)節(jié)實(shí)際開展過程中，人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)推進(jìn)開展人事檔案數(shù)據(jù)信息資料借閱操作人員相關(guān)信息的全面準(zhǔn)確記錄過程，具體涉及包含借閱人相關(guān)數(shù)據(jù)信息、借閱操作實(shí)施時(shí)間數(shù)據(jù)信息、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間數(shù)據(jù)信息，以及借閱人聯(lián)系電話數(shù)據(jù)信息等等。在檔案借閱功能技術(shù)模塊發(fā)揮功能過程中，除卻需要使用人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)管理員的技術(shù)操作權(quán)限之外，還需要同時(shí)輸入指向具體人事檔案數(shù)據(jù)信息資料的借閱密碼，才能夠支持推進(jìn)完成指向具體化人事檔案數(shù)據(jù)信息資料內(nèi)容的借閱技術(shù)操作環(huán)節(jié)。

檔案歸還功能技術(shù)模塊：在企業(yè)組織內(nèi)部人事檔案管理工作人員具體接收到已經(jīng)被歸還的紙質(zhì)版本人事檔案數(shù)據(jù)信息資料之后，其通常需要基于人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部，執(zhí)行檔案歸還相關(guān)技術(shù)操作環(huán)節(jié)。要首先遵照結(jié)合ERP編號(hào)信息，檔案號(hào)信息，以及姓名信息等，查詢確認(rèn)圍繞具體人事檔案數(shù)據(jù)信息資料的借閱記錄相關(guān)信息，繼而再針對(duì)借閱記錄相關(guān)信息開展歸還技術(shù)操作環(huán)節(jié)。在基于人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部執(zhí)行針對(duì)具體化人事檔案數(shù)據(jù)信息資料的歸還技術(shù)操作環(huán)節(jié)過程中，需要全面詳細(xì)準(zhǔn)確記錄歸還人相關(guān)數(shù)據(jù)信息、歸還技術(shù)操作實(shí)施時(shí)間數(shù)據(jù)信息，以及相關(guān)性備注信息等等，同時(shí)還要在歸還技術(shù)操作環(huán)節(jié)結(jié)束之后，針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息資料實(shí)際所處的基本狀態(tài)，推進(jìn)開展更新技術(shù)操作環(huán)節(jié)?；谌耸聶n案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部，推進(jìn)開展針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息資料的歸還技術(shù)操作環(huán)節(jié)，除卻需要運(yùn)用管理員的賬號(hào)權(quán)限之外，還必須在準(zhǔn)確輸入歸還密碼信息前提下，才可以具體推進(jìn)完成歸還技術(shù)操作環(huán)節(jié)。

借閱延期功能技術(shù)模塊：在向外借出的人事檔案數(shù)據(jù)信息資料超越預(yù)設(shè)時(shí)間期限依然沒有得到歸還條件下，人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部能夠支持推進(jìn)開展借閱延期技術(shù)操作環(huán)節(jié)，且借閱延期技術(shù)操作環(huán)節(jié)在具體實(shí)施之前，需要預(yù)先獲取到來(lái)源于企業(yè)組織內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的審核批準(zhǔn)。

（四）檔案查詢技術(shù)模塊

在人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部，檔案查詢技術(shù)模塊對(duì)應(yīng)著五個(gè)具體的分支功能技術(shù)模塊，也就是檔案查詢功能技術(shù)模塊、查閱記錄查詢功能技術(shù)模塊、借閱記錄查詢功能技術(shù)模塊、歸還記錄查詢功能技術(shù)模塊，以及借閱延期查詢功能技術(shù)模塊。

檔案查詢功能技術(shù)模塊：在此功能技術(shù)模塊發(fā)揮作用過程中，能夠支持實(shí)現(xiàn)針對(duì)企業(yè)組織內(nèi)部在職員工群體的人事檔案數(shù)據(jù)信息資料的快速化檢索技術(shù)操作過程，且僅僅借由輸入姓名信息，以及編號(hào)信息，就能夠支持完成快速查詢技術(shù)操作步驟?；诓樵兛蚍秶畠?nèi)，僅僅需要明確輸入查詢范圍，就能夠基于人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部查詢獲取到對(duì)應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容要素，且在完成查詢約束條件輸入操作環(huán)節(jié)后，只需要點(diǎn)擊鼠標(biāo)，就可以查詢獲取到人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)內(nèi)部存儲(chǔ)的所有符合查詢約束條件的企業(yè)組織在職員工人事檔案數(shù)據(jù)信息。實(shí)際查詢獲取的內(nèi)容，默認(rèn)呈現(xiàn)方式在于員工檔案基礎(chǔ)信息列表方式瀏覽，實(shí)施雙擊表格操作可以顯示呈現(xiàn)對(duì)應(yīng)員工的人事檔案信息記錄卡片，以及個(gè)人簡(jiǎn)歷等掃描資料內(nèi)容要素。

查閱記錄查詢功能技術(shù)模塊：支持開展圍繞檔案查閱記錄的快速檢索技術(shù)操作環(huán)節(jié)，借由姓名信息、編號(hào)信息，以及查閱操作時(shí)間信息等推進(jìn)完成快速查詢技術(shù)操作環(huán)節(jié)。基于查詢框內(nèi)部輸入查詢約束條件，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁(yè)面會(huì)顯示呈現(xiàn)符合條件的查閱記錄結(jié)果，雙擊查閱記錄結(jié)果可以進(jìn)入具體企業(yè)員工檔案資料的詳細(xì)內(nèi)容頁(yè)面，顯示被查閱的企業(yè)員工個(gè)體的詳細(xì)化的人事檔案數(shù)據(jù)信息資料。

借閱記錄查詢功能技術(shù)模塊：支持實(shí)現(xiàn)檔案借閱記錄的快速檢索技術(shù)功能，借由姓名信息、編號(hào)信息，以及借閱時(shí)間信息等，推進(jìn)開展查詢技術(shù)操作環(huán)節(jié)。

歸還記錄查詢功能技術(shù)模塊：支持完成檔案歸還記錄的快速檢索技術(shù)環(huán)節(jié)，借由姓名信息、編號(hào)信息，以及歸還時(shí)間信息等，推進(jìn)完成快速查詢技術(shù)操作環(huán)節(jié)。

借閱延期查詢功能技術(shù)模塊：支持完成檔案借閱延期記錄的快速檢索技術(shù)環(huán)節(jié)，借由姓名信息、編號(hào)信息，以及延期時(shí)間信息等，推進(jìn)完成快速查詢技術(shù)操作環(huán)節(jié)。

綜合梳理現(xiàn)有研究成果可以知曉，人事檔案管理工作是我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)組織人事管理工作環(huán)節(jié)開展過程中需要涉及的關(guān)鍵性內(nèi)容，做好指向人事檔案管理技術(shù)系統(tǒng)的建設(shè)工作環(huán)節(jié)，能支持確保企業(yè)組織人事管理工作在具體推進(jìn)開展過程中順利獲取實(shí)現(xiàn)最佳效能。 PR

（作者單位：福建省寧德市醫(yī)療保障基金中心霞浦管理部）

（責(zé)任編輯：袁麗娜）