淺談高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題與對(duì)策

王玉武

（佳木斯大學(xué)）

高校的教學(xué)檔案，詳實(shí)地展現(xiàn)了教學(xué)工作的全貌，是評(píng)價(jià)高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的主要依據(jù)，它能為高校加強(qiáng)教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量提供重要參考，為開展教學(xué)評(píng)估、專業(yè)認(rèn)證提供重要依據(jù)，對(duì)于高?？茖W(xué)決策和管理提供重要參考，對(duì)高校的發(fā)展起到重要意義和作用。

程為民、劉音認(rèn)為，教學(xué)檔案是指“高校二級(jí)學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等載體材料”[1]。教學(xué)檔案是二級(jí)學(xué)院在教學(xué)活動(dòng)過程中直接形成的歷史記錄，記載了學(xué)院二級(jí)學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的全過程，對(duì)于學(xué)院的教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究有重要的參考作用，是評(píng)價(jià)學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的重要依據(jù)，對(duì)于學(xué)院的發(fā)展起到重要作用，有重要的參考價(jià)值。

近些年，隨著高校的快速發(fā)展，教學(xué)檔案管理水平有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但由于多種原因，各高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理水平參差不齊，不能較好地滿足高校發(fā)展的需要，是我們應(yīng)該認(rèn)真研究和解決的問題。

一、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）教學(xué)檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)知不高

大部分高校實(shí)行校、院兩級(jí)管理，二級(jí)學(xué)院是以教育教學(xué)、科研為主的教學(xué)單位，對(duì)于二級(jí)學(xué)院是否應(yīng)保存教學(xué)檔案，校、院兩級(jí)歸檔和管理范圍還沒有明確規(guī)定，職責(zé)不清，相互推諉。無論是二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、系部主任、教科辦等教學(xué)管理人員，還是普通教師，對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的重要性、意義、作用認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。認(rèn)為教學(xué)檔案是學(xué)校教務(wù)處、檔案館的工作，與他們無關(guān)。他們認(rèn)為只要完成教務(wù)處要求上交的教學(xué)材料就可以了，至于二級(jí)學(xué)院是否保存教學(xué)檔案，保存什么，沒有明確的認(rèn)識(shí)，致使很多教學(xué)檔案材料沒有及時(shí)歸檔，出現(xiàn)了教學(xué)檔案材料散落在教師手中或遺失的現(xiàn)象。

（二）管檔人員素質(zhì)參差不齊，流動(dòng)性較大。

許珍花 許素芬認(rèn)為：“教學(xué)檔案管理缺乏專業(yè)人員，整體素質(zhì)不高且不穩(wěn)定”[2]。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低、流動(dòng)性較大、能力不強(qiáng)是教學(xué)檔案管理工作中長(zhǎng)期存在的問題。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)該既懂得教學(xué)管理工作，又熟悉檔案管理工作，應(yīng)具有教學(xué)管理和檔案管理的專業(yè)知識(shí)。大部分二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員經(jīng)常變動(dòng)，無專職人員，學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員一般主要由學(xué)院教學(xué)秘書或教務(wù)干事來管理教學(xué)檔案。而教學(xué)秘書或教務(wù)干事通常是由新參加工作的教師來承擔(dān)。由于新教師剛參加工作，對(duì)教學(xué)管理工作還不了解，更沒有掌握教學(xué)檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)、要求、技能，對(duì)教學(xué)檔案知識(shí)知之甚少，不懂得教學(xué)檔案應(yīng)如何進(jìn)行收集、整理、歸檔、提供利用等，還不具備教學(xué)檔案管理工作所需要的基本素質(zhì)，由于各學(xué)院教學(xué)檔案管理者的個(gè)性差異，使高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理水平參差不齊，不能很好地滿足工作需要。教學(xué)檔案管理人員流動(dòng)性大也是影響二級(jí)學(xué)院檔案管理水平很難提高的重要原因之一。大部分高校教師把主要精力用于教學(xué)、科研，不愿承擔(dān)教學(xué)行政管理工作。學(xué)院的教學(xué)秘書、教務(wù)干事基本上沒有人愿意干，都是由新教師來承擔(dān)。而新教師只要見習(xí)期滿，剛剛熟悉了教學(xué)檔案管理工作，就又紛紛要求回教師崗位，極少有人能夠潛心去研究教學(xué)檔案管理工作，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的水平也就很難提高。

（三）教學(xué)檔案工作條件、保管條件較差，不能滿足需要

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案保管條件較差，經(jīng)費(fèi)投入不足，大部分沒有專門用于保管教學(xué)檔案的庫房，基本上都是與教科辦辦公場(chǎng)所或庫房混用。有專用房間的，保管場(chǎng)所也沒有達(dá)到防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫的“六防”標(biāo)準(zhǔn)，缺少空調(diào)、加濕、去濕、殺菌、滅火等設(shè)施，不能滿足存儲(chǔ)檔案的條件。沒有編制教學(xué)檔案檢索工具或編制“五花八門”，缺少檔案裝具，缺少教學(xué)檔案管理必備的切紙打孔機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備等，基礎(chǔ)條件較差，直接影響二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理水平。

（四）歸檔范圍沒有明確規(guī)定，沒有相應(yīng)的檔案管理制度

大部分高校實(shí)行校、院兩級(jí)管理的模式來開展教學(xué)管理工作，在學(xué)校層面，設(shè)有教務(wù)處、檔案館來管理，學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔、立卷、保管保護(hù)及提供利用都有明確的規(guī)定，建立了相應(yīng)的規(guī)章制度，教學(xué)檔案管理相對(duì)較為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、科學(xué)。而學(xué)校對(duì)各二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理還沒有明確要求，各二級(jí)學(xué)院還沒有把教學(xué)檔案管理工作提到應(yīng)有的高度，無論是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)管理人員，還是教師，對(duì)教學(xué)檔案的重要作用認(rèn)識(shí)不足。對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的歸檔材料的范圍、要求還沒有明確，學(xué)院應(yīng)該保存什么教學(xué)檔案材料，教學(xué)檔案材料的質(zhì)量應(yīng)達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)，都沒有明確規(guī)定。

二級(jí)學(xué)院沒有建立相應(yīng)的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，還沒有將學(xué)院各部門教學(xué)檔案材料完成情況納入考核范圍。各二級(jí)學(xué)院按自己的理解和標(biāo)準(zhǔn)來管理教學(xué)檔案，有的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案材料散落在教師手中，有的僅僅是收集上來了，但還沒有按教學(xué)檔案的歸檔要求進(jìn)行分類、裝訂、整理。有的雖然進(jìn)行了檔案材料的整理，但不規(guī)范、不科學(xué)，有的出現(xiàn)了交不交沒有人管，交的材料質(zhì)量高低無人問的現(xiàn)象。各二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理水平參差不齊，發(fā)展極不均衡，嚴(yán)重影響了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案作用的發(fā)揮。

（五）管理手段落后，數(shù)字化程度不高，利用率較低

由于二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案重視程度不夠，對(duì)教學(xué)檔案管理所需要的人力、物力、資金投入不足，大部分二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理，還僅僅停留在手工操作為主的處理方式上，對(duì)教學(xué)檔案管理只是簡(jiǎn)單的收集、存放，還沒有真正地去開發(fā)、挖掘、編研、利用教學(xué)檔案中的有價(jià)值信息。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案數(shù)字化程度較低，保存的絕大部分是紙制的實(shí)體檔案，音像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案極少，還沒有結(jié)合計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代手段來管理教學(xué)檔案。教學(xué)檔案管理人員由于忙于其他事物，還缺少對(duì)教學(xué)檔案的有效編研，客觀上也影響了教學(xué)檔案的利用。

二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案查閱次數(shù)較少，利用率較低。大部分是有教學(xué)評(píng)估、教學(xué)檢查專業(yè)認(rèn)證時(shí)用一用，平時(shí)極少有領(lǐng)導(dǎo)、教師來查閱教學(xué)檔案，基本上是處于無人問津的狀態(tài)。教學(xué)檔案的開發(fā)利用基本上是一片空白。

二、改進(jìn)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

（一）增強(qiáng)教學(xué)檔案意識(shí)，提高對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)知

加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案意識(shí)培養(yǎng)，充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要作用。二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案工作不僅僅是教學(xué)秘書或教務(wù)干事的責(zé)任，它還需要二級(jí)學(xué)院全員參與、相互配合、共同建設(shè)。應(yīng)加大宣傳力度，增強(qiáng)教學(xué)檔案意識(shí)，二級(jí)學(xué)院應(yīng)利用學(xué)院網(wǎng)站、召開專題會(huì)議、講座等方式，普及教學(xué)檔案知識(shí)，提高對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)知。要不僅僅增強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員的檔案意識(shí)，更應(yīng)增強(qiáng)二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)管理人員、教師的檔案意識(shí)，在思想上充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案工作的重要性，讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是科學(xué)管理、正確決策的重要參考，是評(píng)價(jià)教師工作的主要依據(jù)，是教師提高教學(xué)、科研水平的途徑，對(duì)學(xué)院的發(fā)展有重要作用。

（二）改善存檔條件，提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)

加大對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作人力、財(cái)力、物力的投入，安排專用庫房，達(dá)到防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫的“六防”標(biāo)準(zhǔn)，配備必要的切紙打孔機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，保證二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

建立相對(duì)穩(wěn)定的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，提高管檔人員素質(zhì)。二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員都是兼職人員，主要是教學(xué)秘書或教務(wù)干事來承擔(dān)。但由于教學(xué)檔案的形成材料主要是來源于學(xué)院全體教師的，因此，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案工作應(yīng)人人參與、共同建設(shè)。應(yīng)建立相對(duì)穩(wěn)定的由教學(xué)秘書或教務(wù)干事為主，教學(xué)副院長(zhǎng)、各辦主任、各系主任、教研室主任為輔的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍。教學(xué)檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平的提高應(yīng)以自學(xué)為主，通過校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)查找相關(guān)知識(shí)解決問題。學(xué)校教務(wù)處、檔案館應(yīng)每學(xué)期開展一次全校教學(xué)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，每年組織一次二級(jí)學(xué)院之間相互參觀學(xué)習(xí)，每?jī)赡赀M(jìn)行一次二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案檢查。通過自學(xué)、培訓(xùn)，組織活動(dòng)，提高管檔人員素質(zhì)，進(jìn)而為二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理水平的提高創(chuàng)造條件。

（三）規(guī)范存檔范圍，制定相應(yīng)教學(xué)檔案管理規(guī)章制度

教學(xué)檔案存檔范圍較廣，包括教學(xué)的方方面，學(xué)校教務(wù)處、檔案館應(yīng)當(dāng)把教學(xué)檔案歸檔材料行梳理，科學(xué)合理地劃分學(xué)校、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的歸檔范圍及要求，從而使二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案成為學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)、依據(jù)和有效補(bǔ)充。二級(jí)學(xué)院應(yīng)建立學(xué)院教學(xué)檔案的收集、整理、保管、提供利用的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立崗位責(zé)任制，把教學(xué)檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人，用規(guī)章制度來進(jìn)行管理。學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)量化考核，對(duì)于教學(xué)秘書（教務(wù)干事）完成教學(xué)檔案收集、整理情況，每位教師、每個(gè)部門教學(xué)檔案材料的完成情況進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果與教學(xué)管理人員及每位教師的評(píng)優(yōu)、晉職、晉級(jí)結(jié)合起來，對(duì)于在教學(xué)檔案方面表現(xiàn)好的，給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于有重大失誤的，實(shí)行一票否決制，取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)、晉職、晉級(jí)資格，以保證二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作順利開展。

（四）強(qiáng)化教學(xué)檔案編研，做好教學(xué)檔案的開發(fā)利用

二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案利用是保存檔案的目的所在，只有學(xué)院的教學(xué)檔案能很好地服務(wù)于學(xué)院的教學(xué)、科研工作，服務(wù)于教師的教研、科研、教改，才能提高教學(xué)檔案的利用率，才是保存二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的目的與意義所在。學(xué)院教學(xué)檔案管理人員應(yīng)本著應(yīng)收盡收的原則，把教學(xué)檔案材料收集、整理、歸檔，并編制好目錄、檢索工具等，以方便利用。同時(shí)，應(yīng)努力做好教學(xué)檔案的編研工作，應(yīng)堅(jiān)持注重實(shí)際，貼近教學(xué)，考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)，講求實(shí)效的原則，深入挖掘教學(xué)檔案中可供利用的信息資源，對(duì)此進(jìn)行再提煉、再加工，形成更有效的教學(xué)檔案資源，進(jìn)而提高學(xué)院教學(xué)檔案的利用價(jià)值。

（五）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，提高教學(xué)檔案利用效率

隨著現(xiàn)代教育技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案（電子文檔）的出現(xiàn)，拓寬了檔案利用的途徑，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以更快捷有效地查找教學(xué)檔案材料。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理應(yīng)跟上時(shí)代步伐，建立數(shù)字化教學(xué)檔案。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等，將紙制檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目、加工整理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索。同時(shí)，利用校園網(wǎng)絡(luò)，建立二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案資源數(shù)據(jù)庫，使教師上交、查找、利用各種教學(xué)檔案材料更為便捷，從而提高教學(xué)檔案的利用效率。

總之，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作十分重要，對(duì)于學(xué)院及學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，具有十分重要的意義。隨著高等教育的快速發(fā)展，教育部對(duì)高校教學(xué)評(píng)估及專業(yè)認(rèn)證工作的開展，高校教學(xué)檔案的重要性，得到充分認(rèn)識(shí)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作應(yīng)以教學(xué)評(píng)估及專業(yè)認(rèn)證為契機(jī)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)教學(xué)檔案編研，加快教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高教學(xué)檔案利用率，進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理水平，從而使二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。