信息化背景下提升檔案管理質(zhì)量的策略研究*

果 汁

（張家口市第一醫(yī)院）

檔案管理包括檔案安全管理、檔案使用管理以及檔案保存管理。信息化背景下檔案儲(chǔ)存形式、使用方法以及傳播途徑都發(fā)生了根本性的變化，基于此各企事業(yè)單位應(yīng)緊抓信息技術(shù)特點(diǎn)，探索新型檔案管理方法。同時(shí)應(yīng)積極建立檔案管理人員培訓(xùn)制度，并實(shí)施崗位輪換、不相容崗位相分離制度，確保每個(gè)檔案管理人員都能具備責(zé)任意識(shí)。另外，檔案管理質(zhì)量的提升離不開(kāi)檔案管理員積極總結(jié)自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在遵循信息化發(fā)展規(guī)律的前提下探尋一條科學(xué)高效的管理道路。

一、檔案管理在信息化背景下的重要作用

檔案信息管理現(xiàn)代化工作實(shí)際上是一項(xiàng)技術(shù)十分龐大復(fù)雜多樣的基礎(chǔ)性工作,它必然涉及到整個(gè)檔案工作的全面整理、收集、保管、編目、價(jià)值分析鑒定、統(tǒng)計(jì)、檔案社會(huì)調(diào)查評(píng)估等多項(xiàng)工作,傳統(tǒng)機(jī)械式的紙質(zhì)檔案收集管理的工作是既要花費(fèi)大量昂貴的技術(shù)人力物力,又不能保證紙質(zhì)檔案完整的工作使用效率,而檔案館信息化系統(tǒng)最大突出的工作特點(diǎn)之一就是信息可以完全通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)科學(xué)系統(tǒng)地進(jìn)行收集保存與系統(tǒng)整理,以微型電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主要基礎(chǔ),利用檔案館信息化技術(shù)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化檔案信息管理,建立一個(gè)檔案資料收集、保管、檢索工作等電腦數(shù)據(jù)庫(kù),將用戶大量存儲(chǔ)的電子檔案信息全部輸入存儲(chǔ)到同一個(gè)電腦數(shù)據(jù)庫(kù)體系中,不僅可以大幅度提高計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理及工作上的工作效率,還可以有效使用戶檔案文件的日常存取查詢與查詢檢索的工作過(guò)程更加的簡(jiǎn)便、便捷,從某種程度意義上講可以大大防止用戶檔案文件由于長(zhǎng)時(shí)間或無(wú)人有效追蹤檔案而導(dǎo)致丟失,對(duì)全面保護(hù)計(jì)算機(jī)檔案用戶完整的真實(shí)個(gè)人信息將具有很重要意義。

目前檔案在正常進(jìn)行紙質(zhì)檔案和日常資料管理的維護(hù)使用工作流程管理中,運(yùn)用了計(jì)算機(jī)的信息化數(shù)字檔案技術(shù)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行日常信息化歸檔管理,正體現(xiàn)了在當(dāng)今時(shí)期我國(guó)對(duì)于數(shù)字化電子檔案管理的規(guī)范化管理水平，有著顯著程度的整體提高,不斷努力地引進(jìn)國(guó)際優(yōu)秀的信息化和高級(jí)技術(shù)人才,加強(qiáng)信息化技術(shù)人才隊(duì)伍能力水平建設(shè),對(duì)檔案的管理夯實(shí)基礎(chǔ),對(duì)全面加快推動(dòng)檔案的管理有一定的導(dǎo)向作用。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

近年來(lái),隨著科技水平的不斷提高,我國(guó)檔案管理工作的信息化水平不斷提高。同時(shí),現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)的建立,也為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理的核心從單純的實(shí)物資料向現(xiàn)代化信息技術(shù)為核心的傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變。利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),實(shí)現(xiàn)了文檔與文檔的在線傳輸。檔案資料的管理,使得檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化,為檔案的查詢提供了極大的便利。信息化數(shù)據(jù)庫(kù)管理可以使企業(yè)檔案信息采集管理方法更加趨于系統(tǒng)化、規(guī)范化,使整個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作更加科學(xué)條理化,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息資源全面的共享。

三、檔案管理信息化背景下的探討

（一）建立健全的檔案信息系統(tǒng)

檔案管理的工作是要進(jìn)一步做好基層檔案業(yè)務(wù)管理服務(wù)工作,要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的管理業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)人員和相關(guān)管理崗位工作能力人員能夠?qū)Φ綑n案業(yè)務(wù)管理服務(wù)工作職責(zé)的進(jìn)一步重視,明確加強(qiáng)檔案位管理的工作責(zé)任的重要性,并通過(guò)技能培訓(xùn)能夠使相關(guān)檔案管理人員充分了解基本檔案知識(shí)技能以及其他與本檔案事業(yè)相關(guān)的最新法律法規(guī),通過(guò)加強(qiáng)思想教育能夠使本檔案事務(wù)管理服務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)同志以及行政管理的工作技能人員充分重視到檔案業(yè)務(wù)管理的工作、明確檔案管理工作的重要性。

同時(shí),檔案管理部門要加大對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn),聘用專業(yè)的信息技術(shù)人員,對(duì)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)地講解,使之能熟練掌握最新的信息技術(shù),并將檔案保管各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)貫徹到各個(gè)管理者的肩上,強(qiáng)化其責(zé)任感,保證檔案管理各項(xiàng)工作的高質(zhì)量和高效率。建立科學(xué)完善規(guī)范的數(shù)字檔案信息體系,必須盡快建立形成一套全面規(guī)范化運(yùn)作的電子化檔案信息系統(tǒng)管理運(yùn)作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與制度流程,并必須對(duì)信息化檔案工作人員職責(zé)的信息化工作與流程都進(jìn)行更加嚴(yán)格有效的量化規(guī)范,確保電子檔案工作全部按統(tǒng)一規(guī)范化操作的電子信息化系統(tǒng)管理操作流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,并通過(guò)對(duì)系統(tǒng)管理各業(yè)務(wù)階段職責(zé)的信息系統(tǒng)工作相關(guān)人員逐一進(jìn)行跟蹤監(jiān)督考核和評(píng)議考核,督促確保其全面嚴(yán)格規(guī)范遵守相關(guān)信息化系統(tǒng)管理制度。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案信息綜合服務(wù)管理一定要十分重視，在全國(guó)各部門機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部，要廣泛組織進(jìn)行應(yīng)用信息化的基礎(chǔ)技術(shù)的教育與培訓(xùn),實(shí)行按部門進(jìn)行分級(jí)組織教學(xué)與互幫的協(xié)作交流機(jī)制,第一,在實(shí)施國(guó)家應(yīng)用信息化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)檔案基礎(chǔ)知識(shí)管理教育培訓(xùn)計(jì)劃中，同時(shí)也必須要充分注意選拔聘用各部分專業(yè)崗位內(nèi)的大批優(yōu)秀的信息化相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)人才,保證了國(guó)家信息化專業(yè)技術(shù)人才儲(chǔ)備建設(shè)的一支中堅(jiān)力量,檔案行政檔管理及執(zhí)法監(jiān)察部門等應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)在每個(gè)國(guó)家本部門內(nèi)部系統(tǒng)集中地開(kāi)展本專業(yè)領(lǐng)域信息化專業(yè)人才技術(shù)素質(zhì)教育培訓(xùn),實(shí)行各學(xué)科人員分組輪流授課培訓(xùn)互幫和合作培養(yǎng)機(jī)制,指派各國(guó)家檔案基礎(chǔ)建設(shè)管理以及各部門負(fù)責(zé)培養(yǎng)工作的較高級(jí)以上專業(yè)崗位信息技術(shù)人才分別擔(dān)任作為培訓(xùn)授課的互幫協(xié)作小組組長(zhǎng),對(duì)擔(dān)任其中在一定時(shí)期的特定數(shù)量人群內(nèi)學(xué)習(xí)的相關(guān)信息技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)水平較好教師的培訓(xùn)工作的小組人員分別可以給予他們一定課時(shí)培訓(xùn)授課及幫助,共同促進(jìn)各檔案內(nèi)部之間的不斷交流相互幫助學(xué)習(xí)與應(yīng)用學(xué)習(xí)信息化技術(shù)。其次,要加快培養(yǎng)新一代檔案信息技術(shù)人才,首先需要逐步建立有效的內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制,建立科學(xué)的人事職稱、工資制度,以改善檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)工作應(yīng)用技能及其他正常工作學(xué)習(xí)狀態(tài)的為重要基礎(chǔ),通過(guò)加大對(duì)一線檔案管理人員有效的外部心理關(guān)懷和精神物質(zhì)需求的內(nèi)部激勵(lì),促進(jìn)其能夠不斷努力提升自身工作業(yè)務(wù)能力水準(zhǔn)和職業(yè)道德水平,將他們所有的時(shí)間精力和工作精力充分投入到現(xiàn)代化檔案事業(yè)的發(fā)展管理事業(yè)中。

（三）在信息時(shí)代強(qiáng)化檔案管理的保障

在信息化時(shí)代下,檔案安全問(wèn)題變得越來(lái)越突出,它的輸入和處理數(shù)據(jù)的方法都是一樣的,彼此之間有很強(qiáng)的依賴關(guān)系,一旦數(shù)據(jù)庫(kù)被攻破,就會(huì)導(dǎo)致大量的文件泄露,這不僅會(huì)給用戶的個(gè)人信息帶來(lái)很大的威脅,甚至?xí)?dǎo)致國(guó)家機(jī)密的泄露,所以,在信息化時(shí)代,檔案的安全就變得十分關(guān)鍵。首先,要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的相互依存,并在充分利用信息資源的情況下,對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行及時(shí)地維護(hù),避免對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息造成的危害。其次,要確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全,在信息化時(shí)代,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的管理是檔案管理的核心,因此,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的安全,既要確保網(wǎng)絡(luò)的安全,又要確保信息的不外泄，在企業(yè)使用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行基礎(chǔ)檔案信息查詢管理維護(hù)時(shí),要注重保證信息系統(tǒng)操作文件的統(tǒng)一規(guī)范性,保證基本檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理及系統(tǒng)應(yīng)用的完整安全有效運(yùn)行,及時(shí)準(zhǔn)確檢測(cè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境文件的數(shù)據(jù)安全性,通過(guò)系統(tǒng)掃描、認(rèn)證等的有效方式可進(jìn)一步全面加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理服務(wù)的安全性。檔案管理是一種很重要的工作,它記錄著一個(gè)人的成長(zhǎng)和個(gè)人的隱私,有些文件甚至涉及到國(guó)家的機(jī)密,因此,檔案的管理工作顯得尤為重要。

四、傳統(tǒng)檔案工作信息化背景下的變革成因

（一）與信息化社會(huì)發(fā)展要求相適應(yīng)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和因特網(wǎng)的普及,我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)通信體系正在不斷地完善。據(jù)統(tǒng)計(jì),目前全國(guó)的網(wǎng)絡(luò)普及率已經(jīng)達(dá)到50.3%,有一半以上的用戶使用該網(wǎng)站。隨著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的日益完善,移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度也越來(lái)越快,全國(guó)90%的手機(jī)用戶都在用手機(jī)。所以,通過(guò)手機(jī)上網(wǎng)獲取信息是一種非常普遍的方法,這也將成為未來(lái)的一種生活和習(xí)慣。

（二）拓展檔案資料使用的必要性

以往只有從檔案室或者專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查,才能獲得相關(guān)的資料,由于距離遠(yuǎn),還有諸多不確定因素,既要花費(fèi)大量的人力物力,又極易造成檔案的實(shí)際損壞。這不僅使查詢者無(wú)法快捷、便捷地獲取信息,而且還阻礙了它的實(shí)際使用。檔案的數(shù)字化、便捷化是當(dāng)前檔案管理中迫切需要解決的問(wèn)題。

（三）促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的集成

過(guò)去的檔案管理方法不科學(xué)、不合理,各單位也沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度,導(dǎo)致資料查找困難,資料搜集效率不高。檔案工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)存在著嚴(yán)重的矛盾,檔案信息化水平低下,已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案工作的開(kāi)展。在對(duì)現(xiàn)有的文獻(xiàn)管理信息進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上,發(fā)現(xiàn)約30%的檔案管理信息缺乏有效的鏈接和可運(yùn)行的體系。為全面保證國(guó)家檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)的完整安全性、真實(shí)性,使館藏檔案資料數(shù)據(jù)的全數(shù)據(jù)化、信息化,促進(jìn)社會(huì)各部門、各地區(qū)現(xiàn)有的電子檔案資源系統(tǒng)的快速科學(xué)、有效和整合,并逐漸建立起這樣一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一管理的檔案館網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)接口建設(shè)及技術(shù)服務(wù)信息平臺(tái),是切實(shí)提高普通民眾查閱獲取各類資料內(nèi)容的便捷、快捷、安全高效的途徑。

五、信息化背景下檔案管理的策略

（一）正確應(yīng)用有關(guān)文件和政策

從目前國(guó)內(nèi)高校的檔案工作情況來(lái)看,目前各高校的檔案工作還存在著不少問(wèn)題。正確運(yùn)用有關(guān)文件的法律法規(guī),充分發(fā)揮其作用,促進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)展,是保證檔案資料的安全、真實(shí)、高效的前提。信息化背景下檔案管理責(zé)任主體應(yīng)深入研究相關(guān)的文件，并從自身所處行業(yè)出發(fā)，規(guī)范檔案信息化管理的方式。這樣才能確保檔案管理單位在制定檔案信息化管理制度時(shí)，能夠依法依規(guī)設(shè)計(jì)管理制度。

（二）建立檔案信息化管理體系與規(guī)范

在信息化和數(shù)據(jù)化的建設(shè)中,缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),各部門制訂的各種檔案保密管理政策規(guī)定、規(guī)范也各不相同,使檔案管理工作更為繁雜。因此,要加快實(shí)現(xiàn)中國(guó)檔案信息服務(wù)的全方位信息化管理與全面數(shù)據(jù)化,實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源政務(wù)信息的全方位高層次共享,就成為了一種行之有效的途徑。標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系是提升檔案管理質(zhì)量的重要前提，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理方法，逐步提升自己的檔案管理水平。信息化經(jīng)濟(jì)時(shí)代,信息化、科技化、網(wǎng)絡(luò)化結(jié)合的發(fā)展趨勢(shì)和日益繁榮發(fā)展,為全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理規(guī)范化、統(tǒng)一的科學(xué)化管理現(xiàn)代化工作目標(biāo)創(chuàng)造好了更加良好便捷的信息條件,檔案專業(yè)管理單位工作骨干人員還應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中持續(xù)探索增強(qiáng)我們自身專業(yè)的管理信息化和技術(shù)的運(yùn)用和能力,強(qiáng)化科技檔案專管人意識(shí),穩(wěn)步摸索找到一整套更完善科學(xué)、更有效快捷的科學(xué)檔案服務(wù)管理模式。檔案監(jiān)督管理工作部門都要勇于適應(yīng)時(shí)代新特點(diǎn),積極學(xué)習(xí)運(yùn)用有關(guān)現(xiàn)代信息科技手段、設(shè)備、技術(shù)、方法,不斷總結(jié)提高基層檔案綜合管理信息化水平,不斷創(chuàng)新提高現(xiàn)代化檔案服務(wù)管理規(guī)范化水平,不斷努力推進(jìn)各級(jí)檔案工作服務(wù)的全面科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化,更好地滿足服務(wù)檔案于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的新發(fā)展所需要。

（三）建立數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺(tái),加快建設(shè)

建立檔案信息服務(wù)平臺(tái),不僅要保證數(shù)據(jù)的快速傳遞,還要確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的軟件和硬件設(shè)施。利用現(xiàn)代信息技術(shù),推動(dòng)各單位、部門檔案信息的數(shù)據(jù)化、信息化,科學(xué)合理地歸集、整理,并在滿足歸檔信息保密原則的基礎(chǔ)上,構(gòu)建信息檢索體系,實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享。這樣可以保證信息的安全性、真實(shí)性,并推動(dòng)信息數(shù)字化、信息化,從而提高用戶的使用效率,提高用戶的服務(wù)質(zhì)量。

（四）提高檔案管理人員運(yùn)用信息化技術(shù)的能力

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展,新技術(shù)層出不窮。為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要,檔案管理人員在信息系統(tǒng)中的運(yùn)用水平需要不斷提高，高校檔案管理工作必須具備一定的專業(yè)知識(shí),同時(shí)還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息管理等方面的信息技術(shù)。特別是一些電子文件的存檔,不僅需要掌握數(shù)據(jù)庫(kù)的知識(shí),還需要具備一定的電腦操作技能。

（五）軟硬件相結(jié)合

在檔案工作中,要實(shí)現(xiàn)軟件和硬件的結(jié)合,同時(shí)要兼顧軟硬件,不偏向一邊。要提高檔案管理水平,除了購(gòu)置高質(zhì)量、高水平的檔案管理設(shè)備外,還應(yīng)引進(jìn)檔案管理設(shè)備,配備各種輔助設(shè)備,并加強(qiáng)檔案管理軟件的研發(fā),增強(qiáng)檔案管理的功能。在實(shí)踐中,檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與軟件公司的溝通與合作,并結(jié)合不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn),進(jìn)行有針對(duì)性地開(kāi)發(fā),以改善系統(tǒng)的性能和品質(zhì),以取得較好的工作成效。加強(qiáng)各級(jí)檔案管理人員應(yīng)有的電腦數(shù)字化和信息自動(dòng)采集、數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理素質(zhì)和現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)綜合操作處理能力,使培養(yǎng)其最終成為能夠具有一定基礎(chǔ)的現(xiàn)代專業(yè)知識(shí)人才和具備熟練掌握運(yùn)用新一代信息技術(shù)方法的現(xiàn)代高素質(zhì)人才,是他們不斷學(xué)習(xí)適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展要求的新需要,檔案工作才能實(shí)現(xiàn)全面健康持續(xù)有序發(fā)展。

（六）培養(yǎng)高層次的人才隊(duì)伍

在抓好教育行政檔案館日常規(guī)范化管理的業(yè)務(wù)工作實(shí)際開(kāi)展情況中,要通過(guò)著力全面加強(qiáng)行政檔案室工作信息化、科學(xué)化建設(shè)等信息化管理,培養(yǎng)并造就一批高素質(zhì)和合格能力的專業(yè)教學(xué)行政檔案管理人員。同時(shí),要堅(jiān)持繼續(xù)探索具有我國(guó)現(xiàn)代高校檔案科學(xué)教育實(shí)踐工作特點(diǎn)的檔案教育工作實(shí)踐性。檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要注意定期針對(duì)性地要求進(jìn)行有關(guān)各類專項(xiàng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn),以進(jìn)一步提高專業(yè)檔案管理人員工作的專業(yè)技術(shù)水平。比如,通過(guò)社會(huì)招聘、校園招聘等途徑來(lái)分配高級(jí)人才。在企業(yè)引進(jìn)高層次檔案科技管理技術(shù)人才時(shí),既要注重從現(xiàn)代檔案高科技管理領(lǐng)域中去找出更適合本行業(yè)的復(fù)合型人才,又要從各個(gè)方面提高檔案管理人才的素質(zhì)。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，信息化背景下提升檔案管理質(zhì)量是當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展下檔案管理發(fā)展的大趨勢(shì)。因而企事業(yè)單位應(yīng)積極探索檔案信息化使用方法、多元化儲(chǔ)備形式，并積極建立與之相對(duì)應(yīng)的檔案管理制度，進(jìn)而規(guī)范檔案管理人員操作、提升其信息化素養(yǎng)。同時(shí)檔案管理主體應(yīng)建立科學(xué)的監(jiān)管體系，確保對(duì)檔案使用者的監(jiān)管。這樣才能從檔案安全、檔案使用以及檔案存儲(chǔ)三個(gè)方面提升檔案管理質(zhì)量。