航天AVIDM系統(tǒng)電子文件單套制管理策略研究

馮占江 ／上海機(jī)電工程研究所

航天產(chǎn)品集成設(shè)計與制造系統(tǒng)（AVIDM）是我國航天領(lǐng)域具有自主知識產(chǎn)權(quán)的，對航天型號產(chǎn)品技術(shù)文件進(jìn)行技術(shù)狀態(tài)管理的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）。該系統(tǒng)管理型號產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的與型號產(chǎn)品有關(guān)的電子數(shù)據(jù)，包括文本文檔、CAD二維圖樣、三維模型、物料清單（BOM）、裝配關(guān)系等，簡稱為AVIDM 文件。

AVIDM 系統(tǒng)電子文件單套制管理是相對于雙套制管理而言的，即AVIDM 系統(tǒng)形成的原生電子文件僅以電子的方式進(jìn)行管理、利用、歸檔與保存，而不再生成紙質(zhì)文檔的管理模式。在單套制管理模式下，AVIDM 文件從生成、流轉(zhuǎn)、利用，再到銷毀或歸檔保存、進(jìn)館的整個生命周期中都不會出現(xiàn)非電子形式，是一種純電子化的運行管理模式。AVIDM 文件單套制管理符合無紙化辦公需求和低碳發(fā)展方向，符合文檔信息化發(fā)展趨勢和數(shù)字航天發(fā)展要求，能夠真正改變傳統(tǒng)文檔管理模式和工作流程，實現(xiàn)文檔管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

近年來，中國航天科技集團(tuán)有限公司明確提出了加快數(shù)字航天建設(shè)，踐行綠色發(fā)展理念的要求。隨著航天數(shù)字化轉(zhuǎn)型的快速推進(jìn)，不少航天重大工程初步實現(xiàn)全數(shù)字化研制，有效保障了研制質(zhì)量和任務(wù)周期。而與此同時，伴隨著型號電子文件數(shù)量激增、類型多樣和結(jié)構(gòu)復(fù)雜，傳統(tǒng)的航天型號文檔管理模式的弊端也日益暴露，如資源浪費、效率降低、管理困難等問題日益嚴(yán)重，與數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展不相適應(yīng)。因此，要實現(xiàn)航天企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化發(fā)展，AVIDM 文件單套制管理是必須要面對的現(xiàn)實問題。

一、AVIDM文件管理的現(xiàn)狀分析

1.增量AVIDM 文件大量形成

隨著航天型號科研生產(chǎn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，AVIDM 系統(tǒng)中形成的電子文件數(shù)量越來越龐大、種類越來越繁多、結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜。目前，大部分航天企業(yè)單位已實現(xiàn)AVIDM 系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口對接，AVIDM系統(tǒng)流轉(zhuǎn)結(jié)束的電子文件通過接口導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。但對于AVIDM 系統(tǒng)產(chǎn)生二維原生圖樣、三維模型數(shù)據(jù)，部分單位僅是數(shù)據(jù)及條目導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)分散，無法結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)和形象化展示，無法進(jìn)行有效保存和利用。

2.AVIDM 文件雙套制管理

航天企業(yè)針對納入歸檔范圍內(nèi)的AVIDM 文件，凡是能夠紙質(zhì)輸出的，整體采用雙套制管理模式，即接收電子文件的同時，輸出相應(yīng)的紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件作為受控文件管理，并進(jìn)行保存、歸檔、利用。

航天企業(yè)針對納入歸檔范圍內(nèi)的AVIDM 文件，凡是能夠紙質(zhì)輸出的，整體采用雙套制管理模式，即接收電子文件的同時，輸出相應(yīng)的紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件作為受控文件管理，并進(jìn)行保存、歸檔、利用。

3.AVIDM 文件管理面臨的問題

一方面，AVIDM 文件呈指數(shù)增長。上海機(jī)電工程研究所作為航天型號總體設(shè)計單位，2021年一年存檔的AVIDM 文件達(dá)萬份以上，全部紙質(zhì)存檔管理占用了大量的人力和時間，消耗了大量的紙張和庫房空間，制約了管理效益的提升，若采取單套制管理，預(yù)估每年可節(jié)約萬張以上紙張消耗，存檔一份文件工作耗時僅為原來紙張存檔的五分之一。另一方面，三維模型、BOM 數(shù)據(jù)等越來越多的電子數(shù)據(jù)已無法制成紙質(zhì)版本保存歸檔，海量原始數(shù)據(jù)堆積在AVIDM 系統(tǒng)中，難以實現(xiàn)系統(tǒng)的整理、歸檔和長期有效保存；同時對于型號文件鑒定、歸檔、上報、進(jìn)館等工作帶來了新的一系列挑戰(zhàn)。另外，大部分單位現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)不具備電子文件元數(shù)據(jù)完整采集與封裝及版式文件轉(zhuǎn)換功能及數(shù)字水印技術(shù)，不具備電子文件“四性”（真實性、完整性、可用性和安全性）檢測功能及全文檢索、數(shù)據(jù)分析、在線移交功能，難以真正實現(xiàn)AVIDM 文件單套制管理。

二、AVIDM文件單套制管理策略的探討

AVIDM 文件單套存檔是指對型號產(chǎn)品科研生產(chǎn)中形成的，并經(jīng)AVIDM 系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，需移交檔案部門進(jìn)行受控管理和存檔的AVIDM 文件進(jìn)行電子存檔，文件在系統(tǒng)中批準(zhǔn)完成后，其電子原文及元數(shù)據(jù)信息通過歸檔接口自動導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，并在檔案管理系統(tǒng)中以電子文件形式長期存儲、管理和利用。本文結(jié)合航天企業(yè)單位實際，從管理原則和技術(shù)途徑兩方面對AVIDM 文件單套存檔策略進(jìn)行了研究和探索。

1.管理原則

（1）試點先行

AVIDM 文件單套制存檔將變革傳統(tǒng)的航天檔案管理模式，再造新的文檔管理流程。不僅是管理模式的創(chuàng)新，更是管理思維的轉(zhuǎn)變，對現(xiàn)有的管理制度、規(guī)范、方法以及管理系統(tǒng)影響較大，應(yīng)采取試點先行、逐步轉(zhuǎn)變的思路?？舍槍Σ糠中滦吞?、新產(chǎn)品產(chǎn)生的文件進(jìn)行試點和探索。在整個航天產(chǎn)品研制生產(chǎn)過程中，研制階段產(chǎn)生的AVIDM 文件數(shù)量最多，紙質(zhì)版本利用率較低，且不需要進(jìn)館。因此，也可以針對方案階段、模樣階段、試樣階段產(chǎn)生的AVIDM 文件由點及面試點開展單套制存檔管理。另外，AVIDM 系統(tǒng)中的科學(xué)技術(shù)研究類電子文件，已有國家相關(guān)制度支撐，也可進(jìn)行單套制管理。

（2）制度規(guī)范保障

AVIDM 文件單套制管理的推行將是一個漫長的過程，完善的制度規(guī)范是實現(xiàn)單套制歸檔的重要保障。單套制管理模式下檔案管理系統(tǒng)與AVIDM 系統(tǒng)流程和接口對接，實現(xiàn)電子文件全流程管理和融入式管理，變年度歸檔為隨辦隨歸。因此，應(yīng)對AVIDM 文 件的信息采集、編目、描述、轉(zhuǎn)換、整理、歸檔、保存、查閱以及深度利用等方面作出系統(tǒng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范安排，保障文件的真實、可靠、有效與安全，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案具備同樣的效力。如制定AVIDM 文件歸檔范圍和檔案保管期限表、歸檔整理操作規(guī)范、長期保存管理規(guī)范以及元數(shù)據(jù)采集、電子簽名、數(shù)字水印、安全管理等技術(shù)方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。制度和技術(shù)的有效結(jié)合，電子文件的單套制管理才能真正落地。

（3）重要檔案多套管理

雖然電子文件單套制管理已成為趨勢，但在實際工作中并不意味著檔案的單套管理同步開展。電子文件產(chǎn)生不過幾十年，不會在短時間內(nèi)全面替代紙質(zhì)文件，電子檔案也不會全面替代紙質(zhì)檔案。雙套制、異地異質(zhì)備份是檔案管理的共識和傳統(tǒng)，是確保檔案安全最常見的方法和最有效的保障。因此，應(yīng)從檔案的視角來看待電子文件單套制管理，既要順應(yīng)趨勢提升工作效率，又要確保重要檔案的安全。

就目前航天檔案管理要求和實踐來看，航天產(chǎn)品檔案中型號定型（鑒定）階段或正樣（試樣）階段文件的雙套制管理的模式不會改變。這不僅涉及到型號的批生產(chǎn)，還涉及到型號文件的上報、歸檔和進(jìn)館，相關(guān)方要求不一，很難實現(xiàn)單套制管理。而且航天型號作為國家、國防力量的重要支撐，其最終形成的各類檔案，從安全和戰(zhàn)略備份角度出發(fā)，不能僅以單套的形式存在。因此，不能放棄“多套制”的管理傳統(tǒng)，兩種模式應(yīng)該共存，相輔相成。

就目前航天檔案管理要求和實踐來看，航天產(chǎn)品檔案中型號定型（鑒定）階段或正樣（試樣）階段文件的雙套制管理的模式不會改變。這不僅涉及到型號的批生產(chǎn)，還涉及到型號文件的上報、歸檔和進(jìn)館，相關(guān)方要求不一，很難實現(xiàn)單套制管理。而且航天型號作為國家、國防力量的重要支撐，其最終形成的各類檔案，從安全和戰(zhàn)略備份角度出發(fā)，不能僅以單套的形式存在。因此，不能放棄“多套制”的管理傳統(tǒng)，兩種模式應(yīng)該共存，相輔相成。

2.技術(shù)途徑

電子檔案管理系統(tǒng)的功能拓展是實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)與檔案業(yè)務(wù)融合的必由之路。AVIDM 文件的單套制管理最終要依靠相應(yīng)的技術(shù)來實現(xiàn)。在開發(fā)和部署檔案管理系統(tǒng)時，技術(shù)上要緊緊圍繞電子文件的“四性”要求，應(yīng)用元數(shù)據(jù)采集、電子簽名、電子印章、數(shù)字水印、版式轉(zhuǎn)換、“四性”檢測、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，確保單套制管理的電子文件的真實、可靠、有效、安全和長期存取。

（1）元數(shù)據(jù)采集

元數(shù)據(jù)是電子文件管理的重要工具，提供了對電子文件的全面描述，是電子文件真實性、完整性的重要保障。首先應(yīng)制定航天各門類電子文件元數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確數(shù)據(jù)類型、長度、格式、值域以及元數(shù)據(jù)項著錄和必填著錄項等要求。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定采集策略，涵 蓋AVIDM文件生成、流轉(zhuǎn)、管理、歸檔等全過程中形成的各種元數(shù)據(jù)。實現(xiàn)電子文件在AVIDM 系統(tǒng)中流程結(jié)束后，對需要歸檔的AVIDM 文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行格式封裝，通過接口導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。

（2）版式轉(zhuǎn)換

目前，AVIDM 系統(tǒng)中形成的文本類電子文件導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中后基本都以原格式存在，面臨內(nèi)容易更改、版本不兼容、呈現(xiàn)不一致、遷移過程易變異和損失等問題，不符合電子文件長期保存要求，不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。因此，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備版式轉(zhuǎn)換的功能，在AVIDM 系統(tǒng)通過接口導(dǎo)入歸檔時將AVIDM 文件轉(zhuǎn)換為符合要求的版式文檔，同時進(jìn)行元數(shù)據(jù)及電子簽名信息的封裝。

《電子文件存儲與交換格式版式文檔》（GB/T 33190-2016）于2017 年正式實施，該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家版式文檔格式規(guī)范（OFD）。雖然版式文檔已有了國家標(biāo)準(zhǔn)，但目前實際應(yīng)用仍然比較局限。

（3）數(shù)字水印

數(shù)字水印是一種應(yīng)用計算機(jī)算法嵌入載體文件的保護(hù)信息。它將一些標(biāo)識信息直接嵌入數(shù)字載體當(dāng)中，且不影響原載體的使用，也不容易被修改?？煞譃榭梢曀『筒豢梢曀?，前者是可以看見的水印，可以作為文件的標(biāo)識，后者在文件中表面是不可查看的，但當(dāng)發(fā)生版權(quán)糾紛或被篡改時，所有者可以進(jìn)行證明和檢測。

在單套制管理模式下，原有紙質(zhì)文件中存檔環(huán)節(jié)加蓋的證明其有效性和受控的標(biāo)識將無處可加，為證明AVIDM 文件的受控性和版本有效性，需利用數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識，如單位標(biāo)識、受控標(biāo)識、批次標(biāo)識、版本標(biāo)識、來源標(biāo)識等。因此，在AVIDM 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)集成一個水印嵌入系統(tǒng)和水印恢復(fù)系統(tǒng)，來確保AVIDM 文件的分發(fā)、利用和歸檔環(huán)節(jié)的受控和有效。

（4）“四性”檢測

電子文件的“四性”根據(jù)國家相關(guān)制度要求，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)須具備“四性”保障的功能。由于電子文件具有易修改、易損毀、依賴環(huán)境等特點，因此“四性”是確保電子文件檔案性質(zhì)的重要屬性，是確保其憑證價值、查考價值和保存價值的關(guān)鍵。目前，針對“四性”檢測，國家檔案局已經(jīng)發(fā)布《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70-2018），該標(biāo)準(zhǔn)為開展“四性”檢測提供了技術(shù)規(guī)范和技術(shù)指導(dǎo)。相關(guān)單位可以參照這一標(biāo)準(zhǔn)要求，制訂詳細(xì)的檢測項目，在檔案管理系統(tǒng)中嵌入檢測工具，利用技術(shù)手段對AVIDM 文件歸檔、移交與接收、長期保存環(huán)節(jié)進(jìn)行“四性”檢測。

（5）數(shù)據(jù)管理

以大數(shù)據(jù)為代表的信息資源正向生產(chǎn)要素的形態(tài)演進(jìn)，數(shù)據(jù)已成為航天科技集團(tuán)重要的戰(zhàn)略資源和核心資產(chǎn)。通過數(shù)據(jù)來改變傳統(tǒng)的管理思路和模式，用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新，最終實現(xiàn)全量數(shù)據(jù)采集匯聚、全域數(shù)據(jù)貫通融合。AVIDM 文件單套制管理的最終目的是實現(xiàn)電子檔案資源的有效開發(fā)和利用，為企業(yè)科研生產(chǎn)管理等工作提供高效服務(wù)。單套制管理模式下，數(shù)字檔案資源將急劇增加，成為管理的重點，檔案利用已不能再局限于被動地提供查詢和借閱，而是要具備數(shù)據(jù)管理和知識服務(wù)的管理思維，強(qiáng)化數(shù)據(jù)思維轉(zhuǎn)化意識，運用先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，積極挖掘檔案價值，主動服務(wù)，實現(xiàn)由載體管理到數(shù)據(jù)內(nèi)容管理的轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備全文檢索和自然語義分析功能，實現(xiàn)智能檢索；應(yīng)能擴(kuò)展大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，并可根據(jù)需要開發(fā)知識管理功能，支持檔案信息的知識標(biāo)簽、知識地圖、深層次加工和主動推送，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析和知識服務(wù)。

三、結(jié)束語

無論從數(shù)字航天發(fā)展進(jìn)程，還是從檔案信息化發(fā)展的內(nèi)在需求看，多套制走向單套制都是檔案部門不可回避的趨勢和必須面對的課題。航天AVIDM 系統(tǒng)電子文件單套制管理必然要經(jīng)過一個過渡期，也必然會經(jīng)過一個管理思維和管理模式的轉(zhuǎn)變，既不能“一刀切”，也無法“齊步走”，而且兩種管理模式必然會長時間并存。當(dāng)前，應(yīng)結(jié)合單位實際、創(chuàng)新管理模式、轉(zhuǎn)變管理思維，采取合適的管理策略和技術(shù)方案，開展AVIDM文件單套存檔實踐，補齊短板，創(chuàng)新求變，以適應(yīng)發(fā)展的變遷與挑戰(zhàn)。